Microsoft Office -käyttäjät saavat aihetta, mutta eivät ehkä tiedä sitä

Muutaman viime vuoden aikana Microsoft on hiljaa lisännyt useita keinoälyn (AI) ominaisuuksia Office 365: een, mutta luulen, että useimmat Office-käyttäjät joko eivät tiedä näiden ominaisuuksien olemassaoloa tai pitävät niitä vain itsestään selvänä.

Viime vuoden Ignite-konferenssissa näin useita uusia AI-ominaisuuksia, ja näistä joukossa olivat merkittäviä uusia ominaisuuksia PowerPointille ja Outlookille. Mutta tänä vuonna monet näistä ominaisuuksista ovat syventyneet ja joukko uusia työkaluja on lisätty. Jotkut ilmoitettiin äskettäisessä Inspire-konferenssissa ja toiset ilmoitettiin juuri tällä viikolla.

Office-ohjelman hallintoryhmää johtava Kirk Gregersen selitti, että ryhmän tavoitteena on lisätä "älykkyyttä tuotteeseen tavalla, jonka käyttäjien ei tarvitse ymmärtää hyötyvän siitä". Tämä tarkoittaa, että yrityksellä on paljon tietoa "tietokaavion" muodossa - kaikista tiedoista, jotka tallennat asiakirjoihin ja sähköpostiin, mukaan lukien se, mitä jotkut yritykset ovat sopineet jakavansa Microsoftin kanssa - sekä molempien hyödyntämisen pilvi ja AI-kokemus. "Ilman siirtymistä pilveen emme voineet tehdä sitä, mitä olemme tekemässä", Gregersen kertoi, että monet näistä käsitteistä ovat olleet olemassa jo 1980- tai 90-luvulta lähtien, mutta etteivät ne olleet mahdollisia ilman kaikkia tietoja, jotka on nyt pilvessä.

Gregersenin mukaan tuotetiimi työskentelee nyt syvästi Microsoft Researchin kanssa, jota johtaa keinotekoisen älykkyyden ja tutkimuksen johtaja Harry Shum, tavalla, jota sillä ei olisi aiemmin ollut. Gregersen viittasi näihin uusiin AI-ominaisuuksiin "lahjoina Harryn orgilta" ja kertoi, että ne ovat mahdollistaneet tilanteet, joita tuoteryhmät ovat suunnitelleet vuosien ajan.

Jotkut uusista ominaisuuksista ovat melko ilmeisiä, kuten "keskittynyt" Saapuneet-kansio Outlookissa, kun taas toiset ovat vähemmän havaittavissa. (Huomaa jälleen, että kaikilla käyttäjillä ei ole vielä kaikkia näitä ominaisuuksia. Kannatan päivityskäytännöt tämän viestin lopussa.)

Sana taistelee kirjoitustyyliin

Viime kuukausina Word on lisännyt useita uusia todistustyökaluja. Oikeinkirjoituksen ja kieliopin ominaisuuksia on parannettu huomattavasti, ja niiden ulkoasu on huomattavasti erilainen.

Muutosten joukossa ovat ehdotukset, jotka perustuvat osittain asiayhteysjärjestykseen, ja "lukea ääneen" -ominaisuus, joka on tarkoitettu auttamaan näkövammaisia.

Ilmeisin on uusi "kulta-oikari", joka ehdottaa tyylimuutoksia asiakirjoissasi. Jokainen uusi kuukausittainen julkaisu lisää lisää näitä ominaisuuksia, jotka vaihtelevat yleisestä tyylikriitikosta siihen, että autat varmistamaan, että käytät kattavampaa kieltä, kuten tunnistamalla sukupuoleen liittyviä termejä tai termejä, joilla on erilaiset geopoliittiset merkitykset. Monet näistä ovat tällä hetkellä oletuksena pois päältä, joten käyttäjät eivät ehkä tiedä olemassaolostaan. (Nämä asetukset on lueteltu kohdassa File, Options, Proofing, Writing Style alla olevan kuvan mukaisesti). Ne ovat mielenkiintoisia ja mahdollisesti varsin hyödyllisiä työkaluja.

Gregersen sanoi, että tämä edustaa AI: n käyttöä, jossa se vie jotain, joka oli pelkästään sääntöihin perustuvaa ja lisää asiayhteyteen liittyvää tietoisuutta. Hänen mukaansa tulevaisuudessa on helpompaa nähdä, kuinka sitä voitaisiin käyttää LinkedIn-jatkotoimissa, samoin kuin siitä tulisi yksilöllisempi, joten voisit saada sen jättämään tietyt tyylikysymykset huomiotta.

PowerPoint muuttaa tekstin esityksiksi

Moniin mielenkiintoisimpiin ominaisuuksiin kuuluu PowerPoint. Viime vuonna Microsoft esitteli uuden vaihtoehdon nimeltä Designer, jossa PowerPoint voi ottaa erilaisia ​​dioja ja näyttää vaihtoehtoja eri malleille sisältösi perusteella.

Uusissa versioissa Designer on parantanut kuvananalyysiä taustalla, ja tämä auttaa sitä tunnistamaan valokuvan houkuttelevat alueet esimerkiksi kasvojentunnistuksessa (jotta se ei rajaa kasvoja) tai poiminnassa värejä määrittämään värisävy loppua esitystä varten. Lisäksi yritys seuraa, mitkä ihmiset suunnittelevat, ja käyttää sijoitusalgoritmia, joka on samanlainen kuin Bing-hakukoneen käyttämä ehdottaa sopivimpia vaihtoehtoja.

Uusi suosikkiominaisuuteni on kirjoittamasi tekstin ottaminen ja sen muuttaminen automaattisesti visuaaliseksi tai useiden prosessin vaiheiden kirjoittaminen ja muuntaminen visuaaliseksi prosessivirtaksi. Tämä paljastettiin viime vuonna (nimellä "SmartArts"), ja yritys on päivittänyt sitä ajan myötä.

Samoin toinen uusi ominaisuus muuttaa luetteloista, joissa päivämäärät, aikajanaan, ja se on aika siistiä. On jo kauan ollut mahdollista luoda sellaisia ​​visioita PowerPointissa, mutta se oli aikaa vievää ja vaati hieman taiteellista herkkyyttä. Tämä ominaisuus tekee siitä paljon helpomman.

Lisäksi viime vuonna PowerPoint lisäsi pikakäynnistyksen, lähinnä opiskelijoille tarkoitetun ominaisuuden, joka kirjoittaessasi aihetta luo sinulle esityksen peruspiirteet käyttämällä verkkosivustolla olevia tietoja ja kuvia, jotka ovat käytettävissä Mainoksen alla Commons-lisenssi. Myös tätä ominaisuutta on parannettu.

Ehkä salamannopein uusi ominaisuus on kuitenkin kyky kääntää esitys toiselle kielelle reaaliajassa. Esittelykääntäjä esiteltiin ensimmäisen kerran tämän vuoden Build -konferenssin avausohjelmassa, ja se näyttää melko vaikuttavalta.

Tämä on PowerPoint-lisäosa, jonka avulla voit antaa esityksen yhdellä kielellä, mutta antaa yleisölle seurata sitä toisella kielellä tekstityksen avulla. Kääntäjä työskentelee tällä hetkellä kymmenellä kielellä puhuessaan ja pystyy näyttämään tekstitykset noin 60 kielellä. Se on myös suunniteltu saavutettavuudelle kuurojen tai kuulovammaisten auttamiseksi yleisössä. Kääntäjä kulkee pilvessä olevaa mikropalvelua vastaan.

Muita mielenkiintoisia ominaisuuksia tässä suoneessa sisältää vaihtoehdon luoda korkeateksti, joka ottaa kuvan ja ajaa sitä mikropalvelua vastaan, jotta näkövammaiset voivat myös seurata sitä. Tämä konsepti on ollut olemassa jo jonkin aikaa, mutta viimeaikaiset lisäykset käyttävät enemmän yrityskoulutuksen tietoja ja kuvia. Gregersenin mukaan tunnistusaste on parantunut 30 prosentilla ammattilaisten käyttämien kuvien tyyppeihin verrattuna.

Muut työkalut

Viime syksynä Microsoft julkisti MyAnalytics-työkalun, joka analysoi kalenterisi ja sähköpostisi ja voi kertoa sinulle, kuinka suuri osa päivästäsi kuluu sähköpostien käsittelemiseen kaikilla laitteillasi, sekä kuinka käsittelet kyseistä postia. Toistaiseksi tämä ominaisuus on saatavana vain yritysasiakkaille, joilla on huippuluokan E5-lisenssi.

Päivitä aikataulu

Kun ihmiset näkevät erilaisia ​​ominaisuuksia, joita olen kuvaillut osittain, riippuu siitä, mitä Office 365 -versiota he käyttävät. Kuluttajat ja SMB-asiakkaat (Office 365 Business) saavat oletusarvoisesti nykyisen kanavan kuukausittaisilla päivityksillä. Yritysasiakkaat (Office 365 ProPlus ja uudemmat) ovat oletusarvoisesti lykkäävällä kanavalla. Viime aikoihin asti yritysasiakkaat saivat päivityksiä yleensä kolme kertaa vuodessa; Microsoft ilmoitti äskettäin julkaisevansa nämä kaksi kertaa vuodessa (kohdistettu maaliskuuhun ja syyskuuhun). Siksi tällaiset asiakkaat näkevät yleensä uusia ominaisuuksia vasta 6–12 kuukauden kuluttua kuluttajista. Kuten Gregersen selitti, yritysasiakkaat haluavat enemmän aikaa kouluttaa, päivittää, suunnitella ja testata sovellusten yhteensopivuutta. Mutta hän totesi, että jotkut yritysasiakkaat päättävät olla nykyisessä sivuliikkeessä.

Michael J. Miller on yksityisen sijoituspalveluyrityksen Ziff Brothers Investmentsin pääjohtaja. Miller, joka oli PC Magazine -lehden päätoimittaja vuosina 1991-2005, kirjoittaa tämän blogin PCMag.com-sivustolle kertoakseen ajatuksiaan tietokoneisiin liittyvistä tuotteista. Tässä blogissa ei tarjota sijoitusneuvoja. Kaikista velvollisuuksista luovutaan. Miller työskentelee erikseen yksityiselle sijoituspalveluyritykselle, joka voi milloin tahansa sijoittaa yrityksiin, joiden tuotteista keskustellaan tässä blogissa, eikä arvopaperikauppoja julkisteta.