Sisällysluettelo:
- Hinnoittelu ja suunnitelmat
- Mikä on Asana?
- Asanan rakenne
- Yksityisyys ja turvallisuus
- Katso ja tunne
- Lisäominaisuudet ja käytössä
- Mallit ja näkymät
- Kanban-taulut Asanassa
- Tarkennettu haku ja raportit
- Asanan mobiilisovellukset
- Kansi kortteja
Video: Управление проектами в Asana: подробный обзор таск-менеджера (Marraskuu 2024)
Hinnoittelu ja suunnitelmat
Jos haluat nähdä, mistä Asanasta on kyse, palvelu tarjoaa ilmaisen tilitasot joukkueille, joissa on 15 jäsentä ja vähemmän. Ainoat muut suuret rajoitukset ovat, että et voi käyttää Asanan aikajananäkymää, edistyneitä hallintapaneeleja tai tarkennettuja hakutyökaluja. Keskustelemme kaikista näistä ominaisuuksista yksityiskohtaisesti myöhemmin. Ilmaisten tilien käyttäjät saavat kuitenkin kaikki muut tehtävänhallintaominaisuudet, mukaan lukien mahdollisuuden luoda tehtäviä, osoittaa ihmisiä heille, lisätä määräaikoja, kirjoittaa kommentteja ja liittää tiedostoja. Luomiesi tehtävien tai projektien määrälle ei myöskään ole rajoituksia. Suosittelemme käyttämään ilmaista tiliä vähintään muutaman viikon pienen testiryhmän kanssa ennen paluutasoon päivittämistä.
Asana Premium maksaa 119, 88 dollaria henkilöä kohti vuodessa tai 11, 99 dollaria henkilöä kohti, jos maksat kuukausittain. Premium-tili sisältää kaiken ilmaisessa tilissä ja poistaa joukkuekoot, kojetaulut ja hakutyökalut. Premium-tileillä on muutama lisävaikutus, mukaan lukien Asanan aikajanaominaisuus, yksityiset ryhmät ja projektit, mukautetut kentät, tehtävien riippuvuudet, järjestelmänvalvojat ja ensisijainen tuki. Yksityiset projektit ovat saatavissa vain kutsutuille jäsenille, kun taas projektit, jotka eivät ole yksityisiä, ovat kaikkien ryhmän jäsenten saatavilla.
Hyvin pienet, vähintään 15 hengen ryhmät, jotka haluavat Premium-ominaisuuksia, maksavat alhaisemman hinnan: 75 dollaria henkilöä kohti vuodessa tai 7, 50 dollaria henkilöä kohti kuukaudessa. Opiskelijaryhmät voivat myös ottaa yhteyttä yritykseen ilmaiseksi kuuden kuukauden kokeiluversiona Asana Premiumista. Hinta on noussut viime vuosina, mutta ihmiset, joilla on voimassa olevat ja aktiiviset Asanan sopimukset, voivat jatkaa alhaisemmilla hinnoilla.
Vertailun vuoksi Todoist Premium maksaa 29 dollaria vuodessa henkilökohtaiseen käyttöön tai 29 dollaria henkilöä vuodessa joukkueille. Huippuluokassa Podio alkaa hinnasta 9 dollaria henkilöä kohti kuukaudessa tai noin 86 dollaria vuodessa, jos maksetaan vuosittain. Joten Asana on paljon kalliimpaa kuin Todoist, mutta on lähellä hintaa Podion Basic- ja Plus-suunnitelmiin.
Asanalla on myös kanban-levyn ominaisuuksia, joten muut suositut kanban-sovellukset, kuten Trello, Wrike ja Volerro, ovat myös reilu peli vertailuun. Trello veloittaa 119, 88 dollaria henkilöä kohti vuodessa, sama kuin Asana. Volerro veloittaa vain 7, 99 dollaria henkilöä kohti kuukaudessa. Wrike veloittaa lähes saman summan kuin Asana Premium ammatillisesta palvelutasostaan (117, 60 dollaria henkilöä kohti vuodessa) ja paljon korkeammasta hinnasta sen yritysluokan palvelusta (297, 60 dollaria henkilöä kohti vuodessa).
Mikä on Asana?
Asana on työnkulun hallintatyökalu, jota käytät ensisijaisesti tehtävien hallintaan. Se eroaa perinteisistä projektinhallintasovelluksista nimittäin rakenteen puutteen vuoksi. Asana on kuin korttipakka, kun taas projektinhallintaohjelmisto on kuin lautapeli. Lautapelit on suunniteltu pelaamaan sarjaan esiasetettuja sääntöjä. On epätavallista, että pelaajat harhailevat liian kaukana näistä ohjeista, vaikka kaikki saattavatkin suostua muutoksiin ajoittain.
Korttikannella sinulla on enemmän vaihtoehtoja. Voit esimerkiksi pelata tunnettua peliä, jolla on vakiintuneet säännöt, kuten viiden kortin tasapeli, tai keksiä oman pelisi. Oletetaan, että päätät pelata rommia. Kaikkien pöydässä olevien henkilöiden on ensin sovittava, mikä rummy-versio pelataan (suora rummy, 500 rommy, gin rommy ja niin edelleen). Pelille on malli, mutta kaikkien pelaajien on määritettävä tarkat säännöt etukäteen.
Asanan tapauksessa on olemassa yhtä monta ennalta määritettyä tapaa, jolla voit käyttää sitä, kuin on mukautettuja tapoja. Yksi lisäkohta on, että Asana soveltuu paremmin meneillään olevaan työhön, kun taas projektinhallintasovellukset ovat tyypillisesti parempia hankkeille, joilla on selkeät alkamis- ja lopetuspäivät sekä toimitettava. Uutissivuston rakentaminen ja käynnistäminen on projekti. Päivittäisen sisällön kirjoittaminen uutissivustolle on jatkuva työ.
Tarkemmin sanottuna Asana seuraa, kuka vastaa mistä tehtävästä, jokaiseen tehtävään liittyvät tiedot ja kaikki muut tehtävän etenemiseen liittyvät tiedot. Jos tämä kuulostaa edelleen hämmentävältä, tiedä, että Asanan asettaminen tarpeitasi varten on vaikeinta. Alkuvaiheen jälkeen Asanan avoin luonne on myös yksi sen parhaimmista puolista. Katso Asanan opas, kuinka pääset alkuun ja lopulta hallitset kaikki sen ominaisuudet.
Asanan rakenne
Ennen kuin avataan Asana kaikille organisaation jäsenille, järjestelmänvalvojien ryhmän on tehtävä lopullinen päätös siitä, miten Asana otetaan käyttöön ja käytetään. Vaikka jotkut yhteistyövälineet ovatkin yksinkertaisia, niin Asanan kohdalla se ei oikeastaan ole. Asana on intuitiivinen, mutta kun olet menossa, sen täydellinen rakenteellinen puute voi vaikeuttaa sukeltamista ilman hyvää ennakointia. Asana tarjoaa jonkin verran apua projektimallien rakenteeseen, joista keskustelemme myöhemmin, mutta mahdollisuus kääntää organisaatiorakenne järkevällä tavalla voi olla pelottava.
Työnkulun perushierarkian suhteen kukin ryhmä on vastuussa sarjasta hankkeita, joissa on erilliset tehtäväluettelot. Jokaisessa tehtävässä voi olla osatehtäviä sekä toimeksiantaja, eräpäivä, liitteet, kommentit, tunnisteet ja seuraajat. Käytät näitä tehtäviä ja osatehtäviä työn seuraamiseen. Kommentit ja muut tiedot auttavat sinua ymmärtämään, mitä tehtävän kanssa tapahtuu, joten sinun ei tarvitse keskustella asioista sähköpostitse tai jollain muulla tavalla. Kun tehtävät ja osatehtävät on saatu päätökseen, koko heidän historiansa ja kaiken tapahtuneensa lopulta liitetään itse tehtävään. Siksi jokaisella työtoiminnolla on merkityksellinen konteksti.
Sen lisäksi, että Asana pystyy seuraamaan yksityiskohtia, Asana on hyödyllinen myös laajemman näkemyksen saamiseksi jokaisen joukkueen jäsenen vastuusta. Mukautetut haut, joista keskustellaan yksityiskohtaisemmin myöhemmin, tai edes vain katsomalla jonkun toisen tehtäväluetteloa, on tehokas tapa selvittää, onko joku ylitarjonnut vai alitehokas. Voit käyttää näitä oivalluksia tehdä tehokkaita muutoksia.
Yksityisyys ja turvallisuus
Asana turvaa yhteydet sivustoonsa käyttämällä ainakin TLS 1.1 -protokollaa ja isännöi tietojaan "suojatuissa SSAE 16: n auditoiduissa tietokeskuksissa Amazonin kautta Yhdysvalloissa". Asana tarjoaa myös virherahoitusohjelman palvelun haavoittuvuuksien paljastamiseksi. Asana ansaitsi äskettäin SOC 2 Type 1 -sertifikaatin. Soc 2 -auditointeja ylläpitää American CPA: n instituutti, ja organisaation mukaan ne koskevat "palveluorganisaation tarkastuksia, jotka liittyvät järjestelmien turvallisuuteen, saatavuuteen ja prosessoinnin eheyteen, joita palveluorganisaatio käyttää käyttäjien tietojen käsittelemiseen ja luottamuksellisuuteen sekä näiden järjestelmien käsittelemien tietojen yksityisyys. " Kuten Slack, voit myös tarkistaa Asanan tilan online-kojelaudan kautta.
Käyttötasolla Asana omaksuu yhteistyön kaikkien ryhmän jäsenten välillä. Voit varmasti pitää projektit ja tehtävät yksityisinä Asanassa, mutta työkalun luonteena on antaa kaikille joukkueen jäsenille yhtäläinen pääsy nähdä, muokata ja olla vuorovaikutuksessa sovelluksen tietojen kanssa. Asana sallii sinun merkitä projektit vain kommenttiksi tai määrittää tämän lupatason yksittäisille jäsenille.
Ryhmille, jotka käyttävät Asanaa avoimena alustana, on erittäin tärkeää ylläpitää vuoropuhelua sitoutumista koskevista säännöistä, jotta varmistetaan, että kaikki suostuvat käyttämään sovellusta samalla tavalla, ettemme korvaa toistensa työtä ja niin edelleen. Äskettäin Asana lisäsi uusia yritysturvavaihtoehtoja, mukaan lukien kyky hallita, mitkä sovellukset ovat integroitavissa, ja rajoittaa, ketkä voivat lisätä vieraita.
Katso ja tunne
Asana on saatavana verkossa sekä App Storen ja Google Play Kaupan kautta, mutta se ei tarjoa työpöytäsovellusta. Jotkut yhteistyösovellukset, kuten Slack, tarjoavat työpöytävariantteja, mutta se ei ole kaupanpitäjä.
Asanan verkkokäyttöliittymä on tehokas ja reagoiva, sillä siinä on tarpeeksi väriä ja muotoilua, jotta se pysyisikin mielenkiintoisena ja hyödyllisenä katsomatta liian sotkuista. Sillä on myös joitain yllätyksiä, kuten juhla-animaatioita, jotka ilmestyvät ruudulle ajoittain, vaikka voit poistaa nämä lisätehosteet käytöstä, jos ne eivät vedota sinuun. Asana sisältää myös asetushakemistossaan sarjan pikanäppäimiä nimeltään Hacks, jotka lisäävät erilaisia toimintoja ja persoonallisuutta. Esimerkiksi, paina TAB + B vähän kissan hauskaa, kun olet ottanut käyttöön liittyvän hakkeroinnin.
Verkon kojetaulu on jaettu kolmeen pääalueeseen: vasen kisko; pääikkuna, joka muuttuu sen perusteella, mitä valitset vasemmalta; ja oikea tietokenttä, joka poistuu mihin tahansa ikkunaan katsot. Pääikkunassa on myös painike kohteiden, kuten tehtävien tai projektien, lisäämiseen nopeasti, hakupalkki ja profiilikuvake. Profiiliasetuksiin voit lisätä tilitietoja, asettaa ilmoitusasetuksia, säätää näyttöasetuksia ja yllä mainittuja visuaalisia tehosteita sekä määrittää integrointeja muihin sovelluksiin, kuten Harvest ja Zapier. Asana ylläpitää täydellistä luetteloa tuetuista sovelluksista ja integraatioista.
Viimeisimmän suunnittelupäivityksen mukaan navigoit käyttöliittymässä vasemman kiskon valikon kautta, joka voidaan myös piilottaa kokonaan, jos haluat keskittyä pääsivulle. Ylhäältä alaspäin tärkeimmät vaihtoehdot ovat Koti, Omat tehtävät, Saapuneet ja Hallintapaneeli. Nämä vaihtoehdot saattavat vaihdella organisaation globaalien asetusten mukaan. Koti on uusi osio, joka näyttää suosikkisi ja viimeisimmät projektisi, kun taas Omat tehtävät osoittavat kaiken, joka on määritetty sinulle tai jota seuraat. Jos näet Koti-välilehdessä jonkin projektin kohdalla uuden bannerin, voit siirtää hiiren osoittimen päälle nähdäksesi viimeisimmät aktiviteetit. Saapuneet ovat vain syöte Asanan toiminnoista. Voit lisätä tiettyjä projekteja Hallintapaneelit-osioon seurataksesi päivityksiä ja saadaksesi yleiskuvan tehtävien suorittamisesta. Keltainen piste näkyy Saapuneet-kansion vieressä, kun sinulla on lukemattomia ilmoituksia.
Huolellinen suunnittelu saa Asanan pääikkunan taipumaan tarpeitasi vastaavaksi. Esimerkiksi, kun napsautat projektia vasemmalla, pääikkuna aukeaa kontekstivalikko projektinimen alla, aikajanalla, kalenterilla, keskusteluilla, etenemisellä ja tiedostoilla. Voit myös lajitella kohteita toimeksiantajan tai eräpäivän perusteella esimerkiksi missä tahansa tehtävänäkymässä tai valita näyttää vain joko suoritetut tai puutteelliset tehtävät. Tehtävät liukuvat näytön poikki, kun napsautat ja vedät niitä muuttaaksesi järjestystä, mikä tekee priorisoinnin uudelleenjärjestyksestä todella yksinkertaisen. Halutessasi voit myös järjestää tehtäviä osioihin, mutta huomaa, että nämä osiot eivät vaikuta muihin tehtävien luokituksiin.
Lisäominaisuudet ja käytössä
Asana ei tuhlaa ominaisuuksia. Kun luot tehtävää, voit määrittää sen joukkueen jäsenelle, ajoittaa eräpäivän tai lisätä toistuvan päivämäärän, ladata tai linkittää niihin liittyviä asiakirjoja, kirjoittaa kommentteja, lisätä tageja ja jopa tilata tai tilata itsesi ja muut saadaksesi ilmoituksia milloin tahansa. muutokset tapahtuvat tehtävässä. Kommentit-osio on erityisen hyödyllinen, koska se tukee monimuotoisen tekstin muotoilua, kommenttien muokkausta ja suoraa mainintaa muun muassa @ -merkin kautta.
Tunnisteet auttavat tekemään tehtävistä entistä haettavampia, ja tarkennettu haku -toiminto, johon myöhemmin sukellamme, on melko hyvä. Interaktiivisten valintaruutujen avulla voit merkitä tehtävät pois suorittaessasi niitä - ja poistaa ne yhtä helposti poistamalla valinnat, jos sinä tai jokin muu Asanan jäsen lyö jotain erehdyksessä. Asana antaa sinulle myös mahdollisuuden luoda mukautettu kenttä. Voit lisätä kentän, joka osoittaa tehtävän prioriteetin (matala, keskitaso, korkea), tai voit käyttää mukautettuja kenttiä ilmoittamaan tehtävän tilan (odottaa, keskeneräinen, odottaa lopullista hyväksyntää).
Asana integroi myös kalenterin, jonka avulla voit seurata määräaikoja. Myönteisenä asiana Asana näyttää ottavan käyttäjän palautetta vakavasti. Saatuaan ylivoimaisesti negatiivista palautetta kalenterimuutoksista, Asana palautti päivityksen ja pyrkii varmistamaan, että vanhoja ominaisuuksia ylläpidetään suorituskyvyn parannusten lisäksi.
Asana ei tarjoa chat-ominaisuuksia, mikä on pettymys, vaikka se integroituu Slack- ja Microsoft Teams -järjestelmiin. Asana tarjoaa keskusteluiksi kutsutun tilan, viestitaulun, jolla ryhmän jäsenet voivat keskustella keskenään asioista, jotka eivät liity mihinkään tiettyyn tehtävään. Jäsenet voisivat esimerkiksi keskustella tulevien hankkeiden laajuudesta, luovista ideoista tai menettelystä. Tämä ei silti ole tehokasta suoraviestinnässä tai satunnaisissa keskusteluissa.
Asana ei ole myös sopivin työkalu grafiikkaintensiivisiin hankkeisiin, mutta se on parantunut vuosien mittaan. Kanabanäkymä, josta keskustelemme myöhemmin, on yksi tällainen parannus. Voit lähettää kuvia tehtäviin, mutta et voi merkitä niitä itse sovellukseen. Voit esikatsella liitettyjä kuvia, mutta muodostaa sovelluksen.
Mallit ja näkymät
Jos et ole varma kuinka perustaa projekti, Asana tarjoaa joukon malleja, joita voit käyttää. Aloita napsauttamalla Plus-painiketta> Projekti. Mallit on välilehti. Esimerkkejä ennalta suunnitelluista malleista ovat kokousohjelma, tuotesuunnitelma ja työntekijöiden mukanaolo. Tietysti voit myös luoda oman mallin, etteivät myöskään ole kiinni näissä rakenteissa. Ajattele niitä lähtökohtana.
Toinen hyödyllinen ominaisuus on Asanan kyky luoda riippuvuuksia tehtävien välillä. Oletetaan, että meillä on tehtävä A, tehtävä B ja tehtävä C kirjautuneena Asanaan. Jos tehtävä C ei onnistu, ennen kuin tehtävät A ja sitten B on suoritettu loppuun, voimme lisätä riippuvuudet näiden kolmen väliin.
Luonnollisesti saatat siis odottaa Asanan olevan jonkinlainen Gantt-kaavion toiminnallisuus. Anna suhteellisen uusi aikajananäkymä. Täällä käyttäjät näkevät kaikki tehtävänsä Gantt-tyylisessä muodossa. Riippuvuudet esitetään tehtävien välisillä riveillä, ja voit tehdä muutoksia haluamallasi tavalla. Gantt-taulukot ovat erityisen hyödyllisiä nähdessään, kuinka yhden tehtävän viivästyminen tai tiimin jäsenen pitkittynyt poissaolo voi vaikuttaa tavoitepäiviin. Asana kehitti myös kyvyn järjestää näkymän tehtävät osiin. Ryhmätyöprojektit tarjoaa Gantt-karttanäkymän, mutta se ei ole läheskään yhtä hyvin suunniteltu.
Kanban-taulut Asanassa
Asana sisältää nyt hallituksen näkymän, joka on suunniteltu antamaan joukkueille tapa hallita työtä kanbanin avulla. Kanban-sovellukset ovat erikoistuneet auttamaan sinua visualisoimaan kaikki tarvittavat ja meneillään olevat työt. Erityisesti on varmistettava, että joukkueet eivät ole ylikuormitetut niin monilla tehtävillä, että ne menettävät keskittymisensä ja muuttuvat vähemmän tuottaviksi. Kanban tekee tämän rajoittamalla henkilölle tai laitokselle tiettyyn aikaan osoitettavien tehtävien määrää.
Trello on toinen tuottavuussovellus, joka käyttää kanban-tyyliä. Yksi menetelmä on asettaa useita sarakkeita, jotka korreloivat valmistusasteeseen. Voi olla järkevää olla sarakkeita esimerkiksi DEV-, QA- ja Production-sarakkeille. Jos haluat siirtää tehtävän vaiheesta toiseen, vedä se seuraavaan.
Huomaa, että tämän Board View -sovelluksen käyttö edellyttää, että luot projekteja nimenomaan tähän tyyliin. Toisin sanoen, et voi yksinkertaisesti siirtyä oletuksena olevasta tehtävänäkymästä tähän tyyliin tämän tarkastelun aikana. Jos haluat muuttaa näkymääsi projektin luomisvaiheessa, katso vain asettelu-osan alla ja valitse Hallitus-vaihtoehto.
Kuten aiemmin mainittiin, hallituksen näkymät voivat olla hyödyllisempiä visuaalisten materiaalien parissa työskenteleville ryhmille, koska voit asettaa sarakekuvien jokaiselle tehtävälle. Aivan kuten Asanan muissa näkymissä, voit luoda mukautettuja kenttiä hallintanäkymässä ja merkitä kommentit suoraan ihmisille @ -merkillä, joka on hyödyllinen mutta vähemmän yleinen ominaisuus omistettujen kanban-sovellusten keskuudessa. Asanalla ei kuitenkaan ole kaikkia toivottavia kanban-ominaisuuksia. Siitä puuttuu uimaradat ja keskeneräisen työn rajoitukset. KanbanFlow sisältää kaikki nämä ominaisuudet.
Tarkennettu haku ja raportit
Asana sisältää erinomaisen tarkennetun hakutoiminnon. Ylimmällä tasolla, kun kysyt termiä, voit määrittää, etsitkö tehtävää tai keskustelua. Muita oletuskenttiä ovat: Määritetty, Projekteissa; ja seurasi. Lisäksi voit määrittää, onko tehtävällä liite, jos se on valmis, sekä sen eräpäivä. Tarkentaaksesi entistä pidemmälle, voit lisätä suodattimia mukautettuihin kenttiin, Ihmiset, Tunnisteet, riippuvuudet ja jopa Alitehtävät. Jos et löydä etsimääsi näiden työkalujen avulla, sitä ei todennäköisesti ole olemassa.
Asanan avulla on helppo tallentaa nämä monimutkaiset haut interaktiivisina raporteina, jotka sijaitsevat vasemmassa valikossa nopeaa käyttöä varten. Nämä raportit päivittyvät, kun uudet kohteet vastaavat termejä ja voit muokata hakuehtoja milloin tahansa. Arvostamme tätä ominaisuutta, koska se voi olla korvaamaton johtajille, jotka haluavat selvittää, kuka on tuottava. Jopa yksilöille, se on hyvä tapa seurata henkilökohtaista edistymistä ajan myötä.
Asanan mobiilisovellukset
Asana tarjoaa ilmaisia mobiilisovelluksia Androidille ja iOS: lle. Testausta varten asensimme Asanan Google Pixeliin, jossa on Android 9.0. Meillä ei ollut vaikeuksia ladata sovellusta ja laulaa tilille.
Sovellus on asetettu hiukan eri tavalla kuin verkossa, mutta käyttöliittymä säilyttää puhtaan ilmeen. Esimerkiksi suurin osa navigointilinkeistä ja rakenteista on näytön oikealla puolella vasemman sijasta. Kun olet kirjautunut sisään, Asana vie sinut suoraan tehtäväluetteloosi, johon todennäköisesti vietät suurimman osan ajasta. Vaikka kaikki ydintoiminnot, mukaan lukien kyky luoda, seurata ja suorittaa tehtäviä, ovat sovelluksessa, Asana pyrkii parhaiten työskentelemään suurella näytöllä, jossa voit nähdä paljon tietoa kerralla, joten pieni näytön koko ei ole ' t ihanteellinen.
Tästä huolimatta on ehdottomasti mahdollista olla tuottava puhelimellasi ja arvostamme, että voit käyttää Asanaa mistä tahansa, jolla on Internet-yhteys. Erityisesti sovelluksilla on myös paljon offline-ominaisuuksia. Kun työskentelet offline-tilassa mobiilisovelluksissa, näet harmaita pilviä, jotka ilmaisevat, että sisältöä ei ole vielä synkronoitu, joten kukaan yhteistyökumppaneistasi ei näe sitä ennen kuin laite muodostaa uudelleen yhteyden ja synkronoi.
Kansi kortteja
Asanan harkittu suunnittelu, sujuvat vuorovaikutteiset elementit ja runsas jäsenjako ilmaisessa versiossa tekevät siitä tehokkaan tehtävänhallintasovelluksen henkilökohtaisille projekteille ja ryhmätyölle. Sen joustavuus, laaja ominaisuusjoukko ja monipuoliset työnkulunäkymät ovat myös kiitettäviä. Kaikista näistä syistä Asana ansaitsee Toimittajan valinnan yhteistyösovelluksille. Vaikka se ei ole halpaa, ja sen rakenteen puute voi alun perin aiheuttaa ahdistusta, lupaamme, että se on työkalu, jota kannattaa käyttää.