Zoho-projektien arvostelu ja arviointi

Zoho-projektien asennus ja käyttöliittymä

Zoho Projects -sivustolla on puhdas ja ajantasainen ulkonäkö. Sivusto on riittävän intuitiivinen, että jos pystyt käyttämään tavallisimpia online-sovelluksia, kuten verkkopostia, pystyt selvittämään Zoho-projektit muutamassa minuutissa. Tämä helppokäyttöisyys ja yksinkertaisuus ovat välttämättömiä pienille yrityksille, joilla ei ole henkilöstölle omistettua projektipäällikköä.

Yritysten omistajat ja tiiminjohtajat arvostavat sitä, että Zoho Projects kehottaa ihmisiä ottamaan käyttöön kaksifaktorisen todennuksen tilien turvallisuuden varmistamiseksi. Kaksikerroinen todennus auttaa pitämään kaikki Zoho-tilillesi lisäämät yritystiedot turvallisemmina.

Zoho Projects -asettelu asettaa merkitykselliset vaihtoehdot hyppysissäsi oikeaan aikaan. Tilin luominen, ensimmäisen projektin luominen, virstanpylväiden ja tehtävien lisääminen ja uusien ihmisten kutsuminen vie sinut vievät minuutteja. Kun uusia ihmisiä liittyy, sivusto antaa heille interaktiivisia vinkkejä aloittamiseen ja mitä tehdä seuraavaksi.

Muokattavissa olevan hallintapaneelin avulla näet kaikki sinulle tärkeimmät kaaviot tai päivitykset, jotta kirjautuessasi Zoho Projects -tiliisi saat tilannekuvan tärkeistä projekteista tai tilasta. Voit esimerkiksi lisätä Tehtävän tila -widgetin, joka näyttää sekä ympyräkaavion että raa'an määrän määrän kuinka monta tehtävää on avoinna verrattuna suljettuihin. Olitpa tekemisissä aikataulujen tai yksittäisten työmäärien kanssa, voit muokata kojetaulua vastaavasti.

Viestintä ja yhteistyö

Jotkut Zoho-projektien suosikkiominaisuuksistamme liittyvät kommunikointiin ja yhteistyöhön. Sovellus tarjoaa sinulle runsaasti työkaluja, joista jotkut voit valita sisällyttää tai sulkea pois alkuperäisen asennuksen aikana. Yksi syy, jonka vuoksi jotkut näistä työkaluista voidaan sulkea pois, on, jos tiimisi käyttää joitain muita sovelluksia läpinäkyvämpään joukkueviestintään tai yhteistyöhön ja et halua viestinnän tapahtuvan muualla.

Yksi työkaluista, joista pidämme, on chat-ruutu, joka on rakennettu suoraan työtilaan. Jos sinulla on keskusteluruutu, voit kysyä kollegoilta kysymyksiä projekteista tai tehtävistä, joissa työskentelet joutumatta kääntämään toiseen sovellukseen.

Zoho Projectsilla on myös foorumeita, joissa voit keskustella kollegoiden kanssa asynkronisesti, tilan päivitysruudun kertoa kollegoillesi tekemästäsi ja aktiviteettisyötteen, jossa voit nähdä projektin kaiken toiminnan käänteisessä aikajärjestyksessä.

Toinen haluamamme viestintäväline on melkein saumaton integrointi Zoho Meeting -sovellukseen. Tietyillä sivuilla näkyy yläosassa painike, jonka sanoma on Meet Now. Paina sitä ja antaa sinun luoda online-video- tai äänitapaamisen uudelle välilehdelle. Ennen kokouksen alkamista ilmestyy kutsukehote, jonka avulla voit lisätä ihmisiä kokoukseen. Kollegasi saavat ilmoituksen, joka sisältää kutsun ja linkin kokoukseen reaaliajassa. He voivat liittyä liittymättä tarvitsematta avata muita ylimääräisiä sovelluksia tai kirjoittaa kokoustunnusta.

Yleensä Zoho Projects -ilmoitukset pannaan täytäntöön hyvin, koska osa niistä on vuorovaikutteisia. Voit esimerkiksi vastata tai kommentoida tärkeitä asioita ilmoitusruudusta sen sijaan, että linkität sivua, jolla alkuperäiset tiedot näkyvät. Se on hyvä tuottavuudelle.

Projektinhallinnan keskeiset ominaisuudet

Tehtäviä ja välitavoitteita koskevissa osioissa voit syöttää ja päivittää projektin työn hienoja yksityiskohtia. Jokaisella tehtävällä voi olla alkamis- ja lopetuspäivämäärä, ei vain määräaika. Voit arvioida, kuinka lähellä tehtävää olet tekemässä, kirjoittamalla prosenttiosuus.

Kun harkitset tehtävän yksityiskohtia, siinä on sisäänrakennettu ajastin tehtävään käytetyn ajan seurannalle, vaikka se on rajoitettu Express-tilin ja korkeampien suunnitelmien ihmisille (ts. Se ei ole vapaa- tai vakio-suunnitelmissa). Jos yrityksesi laskut tunnilla, pidät vaihtoehdosta joko tallentaa tehtävän aika laskutettavana tai ei-laskutettavana.

Toinen vaihtoehto antaa sinun asettaa projektin olevan "tiukalla" aikajanalla, eli et voi määrittää eräpäiviä välitavoitteille, jotka ovat projektin aikarajojen ulkopuolella.

Zoho Projectsilla on riippuvuuksia, vaikka niiden määrittäminen ei ole aivan yhtä intuitiivista kuin muun sovelluksen käyttäminen. Joissakin muissa projektinhallintasovelluksissa, kuten LiquidPlanner, voit luoda riippuvuuksia tehtävien välillä vetämällä viivan toiseen Gantt-kaavionäkymässä. Zoho Projects -sovelluksessa sinun on avattava tehtävä ja sitten lisättävä riippuvuus. Näkyviin tulee pieni ikkuna, jossa kirjoitat sen tehtävän nimen, jonka haluat liittää nykyiseen, ja uuden tehtävän on oltava samassa tehtäväluettelossa kuin toinen.

Ohjelmisto on lisännyt kanban-näkymän, jonka avulla voit nähdä tehtävät kortteina sarakkeissa. Se ei ole yhtä hyödyllinen kuin todellinen kanban-levysovellus, koska et voi mukauttaa Zoho Projects -sarakkeita. Voit pikemminkin valita jokaisesta esivalmistelusta, kuten Avaa ja Suljettu (ei kaikkein hyödyllisin näkymä), Ensisijaisuus tai Prosentti valmis. Jotkut projektinhallinta- ja tehtävänhallintasovellukset sisältävät kanban-näkymät, Asana on mieleen tuleva asia, mutta sinun on valittava käyttää kanbania ennen projektin luomista. Kun olet päättänyt käyttää kyseistä menetelmää, ei ole enää paluuta takaisin. Kanban ei oikeastaan ​​ole "näkymä" niin paljon metodologiaa, että sinun on noudatettava sitä, kun olet päättänyt käyttää sitä.

Toinen keskeinen Zoho Projects -projektinhallintaominaisuus on resurssienhallintaraportti. Se auttaa sinua näkemään, ketkä ryhmäsi jäsenistä ovat saaneet tehtäväkseen liian paljon työtä, ei tarpeeksi työtä tai juuri oikea määrä eri ajanjaksoina. Se esitetään visuaalisesti suuressa taulukossa, pienellä tasapainolla (kuten teeter totter), joka ilmaisee kuinka paljon tai vähän työtä kukin henkilö on antanut heille viikossa. Pienille joukkueille tällainen epätavallinen tietojen esittäminen toimii todennäköisesti hienosti. Suurille ryhmille, joissa on vähintään 50 työntekijää tietyssä osastossa, olisi painajainen selata läpi ja etsiä tasapainottomuutta. Suurten ryhmien, jotka tarvitsevat vankkaa resurssienhallintatyökalua, tulisi katsoa LiquidPlanneria. Se on yksi sovelluksen vahvuuksista.

Olemme maininneet Gantt-kaaviot lyhyesti, mutta se auttaa tietämään, mistä ne löytyvät: sovelluksen vasemmassa reunassa olevan Raportit-painikkeen alla (jos se on piilotettu, napsauta kolme pistettä paljastaaksesi sen). Se on sama alue, josta löydät Resurssien käytön, Suunnitellut vs. tosiasialliset raportit ja Tehtäväraportit. Gantt-kaavioissa voit vetää ja pudottaa tehtäväavainpalkin reunaa muuttaaksesi sen pituutta, ja siellä on vaihto, joka näyttää kriittisen polkusi. Jos kysyt itseltäsi: "Mikä on kriittinen polku?" Tämä määritelmä julkaisusta 2020ProjectManagement.com saattaa auttaa: "pisin toimintasarja projektisuunnitelmassa, joka on suoritettava ajoissa, jotta projekti saadaan päätökseen määräpäivänä".

Ajan seurannan toiminnallisuus

Zoho Projects tarjoaa perustiedot ajan seurannalle osana kattavaa projektinhallintaan keskittynyttä pakettia, kuten Mavenlink. Kun sukellut tehtävän yksityiskohtia, oikeassa yläkulmassa on sisäänrakennettu ajastin, jolla voidaan seurata tehtävään käytettyä aikaa, ja se tikittää edelleen, jos poistut sivulta. Ajastin on rajoitettu Express-tilin ja korkeampien suunnitelmien käyttäjille (ts. Sitä ei ole saatavana Free- tai Standard-suunnitelmissa). Jos yrityksesi laskut ovat tunnit, sinun kannattaa vaihtoehtoa joko tallentaa tehtävän aika laskutettavana tai ei-laskutettavana.

Lisäsimme hankkeisiin nimityksen "Valtion viraston maalaus", jotta voimme seurata aikaa. Voit kirjata ajan napsauttamalla oikean yläkulman kelloa tai kirjoittamalla aika aikataululle takautuvasti. Löysimme viikkoloki-vaihtoehdon helpon tapaa seurata aikaa. Löydät viikkolokityypin siirtymällä kohtaan Taulukko ja muuttamalla sitten oikeassa yläkulmassa olevaa avattavaa kohtaa Lisää lokiaika viikkolokiin. Pystyt napsauttamaan kentät läpi ja antamaan kunkin projektin tuntimäärän. Tehtävän napsauttaminen kalenterissa on myös hyvä tapa tarkastella projektin historiaa. Voit yhdistää alitehtävän, lokitunnit, liittää asiakirjat ja seurata ongelmia.

Toinen ominaisuus, josta pidimme Zoho-projekteissa, on kyky merkitä työ kriittiseksi tehtäväksi. Tämä on hyvä muistutus sisäänkirjautumisesta ja työn tekemisestä. Plussa Zoho Projektien kanssa on kyky kelloida useisiin tehtäviin kerralla. Et löydä tätä ominaisuutta muista aikaseurantasovelluksista, kuten Hubstaff tai VeriClock, tai edes TSheetsistä, muusta toimittajan valinnastamme. Zoho Projects tarjoaa tehokkaampia projektinhallinta- ja aikaseurantaominaisuuksia, mutta löysimme TSheets-kaltaisia ​​tuotteita helpommin käytettäviksi. Et myöskään voi seurata tulevaa aikaa kuten muissa ohjelmissa, kuten Wrike.

Zoho Projectsissa on vahvat järjestelmänvalvojan aikaseurantaominaisuudet. Voit seurata hyväksyntöjä etsimällä pientä kuvaketta Aikataulu-moduulin vieressä. Jos napsautat kuvaketta, näet kaikki tehtävät ja hyväksyntäpyynnöt. Zoho Projektien avulla voit myös merkitä kaiken työn laskutettavaksi tai ei laskutettavaksi, mikä auttaa kirjanpidossa.

Toisin kuin TSheets, Zoho Projects ei anna sinun erottaa tilit järjestelmänvalvojan tai työntekijän ajan seuraamiseksi. Asetit vain oikeudet siihen, kuka voi mitä katsella. Zoho Projects tarjoaa todella vaikuttavia kokoonpanovaihtoehtoja, kuten VeriClock. Zoho Projects -sovelluksessa voit estää työntekijöitä lisäämästä aikataulua tai voit asettaa käyttöoikeuksia, jotta he voivat nähdä vain omat.

Kirjauduin sisään Zoho Projects -mobiilisovellukseen ja havaitsimme, että Syöte- ja Kotisivut on järjestetty hyvin. Syötte-sivulla näet luettelon suoritetuista toimista, kuten tehtävien määrittämisestä. Jos haluat muuttaa aikaa mobiilisovelluksessa, valitse Timesheet ja valitse muokattava tehtävä. Napsauta Muokkaa ja avaa sitten aika. Napsauta seuraavaksi valintamerkkiä oikeassa yläkulmassa. Haluamme nähdä sekuntikelloa, jota voidaan helposti käyttää mobiilisovelluksessa. Zoho Projects kuitenkin sanoo, että kentällä olevat käyttäjät saattavat kirjata aikansa muutoksen päätyttyä, koska asiakkaat saattavat paheksua puhelimiaan katselevia työntekijöitä, kun he tekevät työtä kuten kodinsisustusta. Haluamme silti nähdä tämän ominaisuuden.

Kaiken kaikkiaan havaitsimme Zoho Projektien aikaseurannan olevan hieman vaikeampaa navigoida kuin Hubstaff ja TSheets, jotka molemmat keskittyvät ajan seurantaan. Siksi Zoho Projects saa viiden tähden Editors 'Choice -luokituksen projektijohtamiskampanjassamme, mutta jää jonkin verran TS-taulukkojen Editors' Choice -lehden taakse ajankäyttöohjelmistomme roundupissa. Kun otetaan huomioon Zoho Projectsin tarjoamat täydet toiminnot, ajan seurantatyökalulla tulisi olla enemmän näkyvyyttä. Zoho Projects tarjoaa kuitenkin edelleen syvän ja vaikuttavan ominaisuusjoukon.

Vianseuranta, ongelmanseuranta

Jos olet ohjelmistokehitysryhmä, joka tarvitsee tarkkaa vianseurantaa osana projektinhallintasovellusta, sinulla on muutama vaihtoehto. Yhden tapauksessa voit tuoda virheitä Zoho Projectsiin CSV-, XLS- ja XLSX-tiedostoista sekä JIRA-tiedostoista. Toinen vaihtoehto on käyttää Zoho-projektien mukana toimitettua IssueTracker-ohjelmaa. Tämä työkalu auttaa lähettämään, seuraamaan, järjestämään ja korjaamaan kaikki ohjelmistokehitysprojektissa esiintyvät ongelmat. Kaikki tilisi jäsenet eivät voi käyttää IssueTracker-tietokannassa olevia tietoja. Vain järjestelmänvalvojat ja ylläpitäjät saavat määrittää ongelmien tilan ja työnkulun.

Zoho myy myös IssueTrackeria itsenäisenä sovelluksena nimeltään Zoho BugTracker. Sieltä löytyy ilmainen versio erittäin pienille joukkueille, mutta muuten voit odottaa maksavan 480 dollaria vuodessa jopa 15 henkilölle ja lisäksi 36 dollaria vuodessa jokaisesta ylimääräisestä henkilöstä.

Integroinnit ja sovellukset Zoho-projekteihin

Zoho tekee koko paketin yrityssovelluksia. Tästä seuraa, että monet sen omista ohjelmista ovat tiiviisti integroituneita Zoho-hankkeisiin tai ainakin voivat olla.

Olemme jo maininneet, kuinka sen videoneuvottelutyökalu, Zoho Meeting, aukeaa milloin tahansa, kun tarvitset tapaamista kollegojen kanssa. Voit myös integroida Zoho-projektit Zoho Books- ja Zoho Invoice -sovelluksiin kirjanpidon hallintaan.

Zoho Projects toimii myös Google Appsin kanssa. Kun nämä kaksi on integroitu, voit lähettää tiedostoja suoraan Google Drive -sovelluksesta Zoho-projektiihin ja viedä kalenteritapahtumia yhdestä toiseen. Voit jopa käyttää Gmailia tehtävien luomiseen ja työtuntien kirjaamiseen.

Muita tuettuja integrointivaihtoehtoja ovat Dropbox, Box, Evernote, GitHub, Microsoft OneDrive, Bitbucket ja Zapier. Se ei ole erityisen pitkä luettelo, mutta se kattaa monet perusasiat.

Zoholla on mobiilisovelluksia monille työkaluilleen, mukaan lukien Zoho Projects ja Bug Tracker. Sovellukset ovat sekä Android että iOS. Mobiiliprojektinhallintasovellukset eivät korvaa koko Web-sovellusta, mutta ainakin niiden avulla ihmiset voivat pysyä tärkeissä keskusteluissa ja nähdä, mitä kaikki edistyvät projektissa riippumatta siitä, missä he ovat.

Hyvin tasapainotettu projektinhallintasovellus

Zoho Projects on tasapainoinen projektinhallintasovellus. Se tarjoaa kaikki työkalut, joita tarvitaan monimutkaisen projektin hallitsemiseksi, kuten Gantt-kaaviot ja ajan seuranta-widget, kohtuulliseen hintaan ja intuitiiviseen käyttöliittymään. Se on erityisen houkutteleva pienille yrityksille, jotka johtavat muutamaa hanketta ja ihmisiä, mutta eivät satoja. Zoho-projektien hienompien kohtien oppiminen vie vähän aikaa, mutta ei paljon. Kaiken kaikkiaan Zoho Projects on erinomainen projektinhallintatyökalu ja on edelleen PCMag-toimittajan valinta.