Lue tämä ennen kuin jätät sähköpostin löysäksi

Sähköposti on helppo vihata. Ja voi, kuinka me rakastamme vihata sitä. Linkkiä ulkomaailmaan on hienoa. Tapana puhua työtovereille, ei niin paljon. Se ei ole reaaliaikainen, ihmiset käyttävät sitä väärin (hei, "Vastaa kaikille"), ja tärkeät viestit haudataan uutiskirjeiden, mainosten ja tuotteiden ja palveluiden päivittäiseen lietteeseen, joihin voit vannoa, ettet koskaan ole tilannut.

Se ei aina ollut näin. Kesti yli kaksi vuosikymmentä sen jälkeen, kun amerikkalainen tietokoneohjelmoija Ray Tomlinson otti käyttöön ensimmäisen sähköpostijärjestelmän vuonna 1971, jotta sähköposti saataisiin kiinni. Mutta kun se tapahtui, se loi vallankumouksen tapaan, jolla ihmiset kommunikoivat työssä ja sen ulkopuolella. Tomlinson kuoli 6. maaliskuuta 74 vuoden ikäisenä.

Nykyään yritykset ohittavat sähköpostiviestejä verkkoyhteistyökaluille, kuten Atlassian HipChat, Google Hangouts ja etenkin Slack. IDC: n heinäkuun 2015 raportin mukaan aktiviteetin odotetaan työntävän globaalit markkinat analyytikoiden kutsumiksi yritysten sosiaalisiksi verkostoiksi 3, 5 miljardiin dollariin vuoteen 2019 mennessä - yli kaksinkertaiseksi verrattuna siihen, mitä se oli vuonna 2014.

Vaihtaminen Slackiin tai vastaavaan toimiston sisäiseen viestintätyökaluun on yhtä helppoa kuin ilmaisen kokeilutilin avaaminen. Hienovaraisuus voi olla hieno tapa vaihtaa tiimin jäseniä nopeasti tai jakaa asiakirjoja ja raportteja yrityksen sisällä. Mutta on olemassa oppimiskäyrä, se voi kallistua, ja se voi muuttua yhtä suureksi ajanhaluksi kuin sähköposti, jos ei vielä pahempaa.

"Se vaatii työntekijöiden sisäänostoon", kertoi Danger Groner, Blogger Partnerships ja Outreach Manager Stock Photo-verkkosivustolla Shutterstock, joka käyttää Slackia sisäiseen viestintään. "Jos ihmiset ostavat sen ja haluavat tunnistaa arvonsa, kolmesta kuuteen kuukauteen olet vanhalla tavalla."

Tässä on tekijöitä, joiden avulla voit päättää, onko yrityksesi valmis suudella sähköpostilla hyvästit. Ne perustuvat yli puoli tusinaa keskisuuriin yrityksiin, joita haastattelin ja jotka muuttivat toimistoviestinnän Slackiin tai vastaavaan työkaluun.

1. Selvitä miksi vaihdat

Se ei riitä sähköpostin lataamiseen, koska se on "huono". Konkreettiset tavoitteet voivat auttaa sinua määrittämään, kuinka perustaa ja ottaa käyttöön uusi palvelu. Tietoturvayrityksen WatchPoint Data toimitusjohtaja Greg Edwards halusi nopeamman tavan saada tietoja työntekijöille ja työntekijöiltä, ​​mutta kyvyn liittää tiedostoja, tehdä yhteistyötä ja arkistoida materiaalia. Hän tarvitsi rikkaampia toimintoja kuin pikaviestit (IM) voisi tarjota, joten hän testasi Slackia ja löysi "se teki kaiken mitä etsin".

2. Suurten aseiden on johdettava taistelua

Kyllä, se on taistelu. Useimmat ihmiset ovat tottuneet siihen, vaikka sähköposti on rikki. Vaihtaminen ei onnistu, elleivät ylimmät johtajat ole suurimmat cheerleaderit ja ensimmäiset käyttäjät. Pienemmässä yrityksessä se voi olla omistaja tai toimitusjohtaja. Suuremmassa yrityksessä se voisi olla osastopäällikkö. Liittyessään Slackiin, Edwardsin oli jatkuvasti muistutettava siitä kahdeksalle työntekijälle. "Minulla olisi edelleen ihmisiä sähköpostitse minulle ja vastaisin ja sanoisin:" Lähetä tämä minulle Slackissa. ""

Muut yritykset suhtautuvat tyylikkäämmin lähestymistapaan. Virtuaalinen puhelinnumerovalmistaja Burner käytti toista chat-sovellusta, kun yksi yrityksen perustajista kutsui muutama ystävä kokeilemaan Slackia. "Kaikki alkoivat käyttää Slackia yhä enemmän ja tappoimme toisen", sanoi Burnerin toimitusjohtaja Greg Cohn. Hän arvioi, että hänen sähköpostimääränsä laski 30-50 prosenttia seurauksena - ja olisi vähentynyt enemmän, jos hänen työnsä ei edellyttäisi sähköpostin lähettämistä yrityksen ulkopuolelle.

3. Mieti vaihtoehtoja

Slack on iso pelaaja, mutta on olemassa vaihtoehtoja. Sameroomin työkalut auttavat jakamaan viestejä yhteensopimattomien viestintäalustojen välillä, ja yritys käyttää toimistojenväliseen viestintään useita ratkaisuja, kuten Atlassian HipChat, Intercom ja Slack, vaikkakin se käyttää pääasiassa nukkumista. Muun muassa Fleep-käyttäjät voivat kirjoittaa viestejä alustan sisällä toimitettaviksi sähköpostiin ja sähköpostista. Tämä ominaisuus ei ole käytettävissä Slackin ilmaisversiossa (Sameroomin toimitusjohtajan Andrei Sorokerin mukaan).

4. Harkitse kustannuksia

Löysä on ilmainen, kunnes osut 10 000 viestiä ja viisi tuettua työkalua. Sen jälkeen se maksaa 8 dollaria kuukaudessa käyttäjää kohti (tai 6, 67 dollaria, kun maksetaan vuosittain). Jeff Gladnick, web-kehitysyrityksen Great Dental Websites (GDW) perustaja ja toimitusjohtaja, maksaa 200 dollaria kuukaudessa Slackista 30 työntekijälleen. Hän rakastaa palvelua, mutta haluaisi löytää jotain halvempaa. "Osut seinälle nopeammin kuin luulet", hän sanoi, "ja sitten henkilöstösi valittavat, kun he eivät löydä tavaroita, ja sanovat, että palataan takaisin sähköpostiin. Joten ostat. Se on kuin heroiini, juutut siihen ja ei pääse pois."

5. Tarjoa koulutusta

Vaikeaa kuin kuvitellaan, ihmisten piti kerralla oppia käyttämään sähköpostia. Se on sama Slackille. Varmista, että työntekijät tietävät löysät perusasiat, kuten miten kanavat toimivat ja kuinka päästä niistä pois tai pois. Jos integroit Slackin olemassa oleviin toimiston tuottavuussovelluksiin, varmista, että he ymmärtävät, mitkä ne ovat ja miten ne yhdistyvät. Hanki lisää ohjeita 7 välttämättömästä vinkistä heikoille käyttäjille. Mitä enemmän laivalla työntekijöitä on, sitä vähemmän on todennäköistä, että he luisuvat sellaisiin huonoihin tapoihin, jotka loivat morass-sähköpostin.

6. Päätä, kuinka paljon kulttuurisi seurustelu muussa kuin työssä sallii

GDW: n työntekijät aloittivat löysät kanavat ihmisille, jotka pitävät kissoista, hiihdosta ja lumilautailusta. "Suuri osa kulttuuristamme on kulkenut Slackiin", sanoi GDW: n Gladnick.

Mutta liian hauskaa voi olla huono asia. Sen sijaan, että ihmisille annettaisiin mahdollisuus puhaltaa höyryä tehtävien välillä, huonoista kanavista voi tulla valtavia aikahukkaajia.

Slack ilmoitti äskettäin omasta sisäisestä äänikeskustelustaan ​​samalla tavoin kuin Skype.

Soroker kertoo työskennellytään Skypeä käyttäneessä yrityksessä ja "oli ihmisiä, jotka viettivät koko työpäivän vain vitsailemalla näissä (Skype) chat-huoneissa vaihtamalla kissan kuvia ja animoituja GIF-tiedostoja", hän sanoi. "Jos siitä tulee todellisuutta, se on vaarallista." Samassa huoneessa Soroker sanoi, ettei hauskoja Slack-kanavia ole. "Emme sano mitään, ellei se ole työhön liittyvää. Yritämme olla tylsää tarkoituksella."

7. Älä sivuuta viestintäsovelluksia, joiden avulla voit ottaa yhteyttä asiakkaisiin

Yhteistyövälineitä ja sisäisiä viestisovelluksia ei ole välttämättä tarkoitettu viestintään asiakkaiden kanssa, mutta yritykset käyttävät niitä nyt tällä tavalla. Cohesion Singapore, ryhmätiimityötilaisuuksien järjestäjä, kuten laserlappu ja kuplajalkapallo, käyttää WhatsApp Messenger- ja Telegram Messaging -sovelluksia vastatakseen potentiaalisten asiakkaiden kyselyihin. 18 kuukautta vanha yritys hylkäsi sähköpostin viestisovellusten hyväksi noin vuosi sitten, koska se antoi työntekijöille mahdollisuuden vastata nopeammin, sanoi Cohesion Singapore -yhtiön perustaja Xavier Chng. Ja hän totesi, asiakkaat ovat valmiita maksamaan palkkion "sisäisistä arvoista", kuten nopeista vastauksista.