Pika-aloitus: määritä perus crm 10 helpossa vaiheessa

Base CRM on PCMagin toimittajien valinta CRM-ohjelmistoille. Suunniteltu videosarja on suunniteltu saattamaan sinut ajan tasalle Base CRM: n kanssa nopeasti ja helposti. Se opastaa kaikki tilisi perustamisen, järjestämisen ja käytön ensimmäiset vaiheet. Artikkelissa eritellään tehtävät, kuten myyntiputkien mukauttaminen, lyijyn hallinnan määrittäminen ja automatisoitujen toimintojen määrittäminen.

Sisällysluettelo

• Vaihe yksi: kojelaudan esittely
• Vaihe toinen: Ilmoitusten mukauttaminen henkilökohtaiseksi
• Vaihe kolme: johtaa vs. yhteystiedot
• Vaihe neljä: Tarjousten luominen ja hallinta
• Vaihe viisi: Myymäläputkien mukauttaminen
• Vaihe kuusi: Mukautettujen kenttien lisääminen
• Vaihe seitsemän: Tapaamisten ajoittaminen
• Vaihe kahdeksan Tehtävien luominen ja määrittäminen
• Vaihe yhdeksän sähköpostin integrointi
• Vaihe 10 Automaattisten toimintojen määrittäminen

Hallintapaneelin yleiskatsaus Ilmoitusten mukauttaminen johtoihin ja yhteystietoihin Tarjousten luominen ja hallinta Myyntijohtojen mukauttaminen Mukautettujen kenttien lisääminen Ajoituksen nimittäminen Tehtävien luominen ja osoittaminen Sähköpostisi integrointi Automaattisten toimintojen määrittäminen

Vaihe yksi: kojelaudan esittely

Opi käyttämään Base CRM -hallintapaneelia tässä lyhyessä videossa, joka sisältää yleiskatsauksen tilitoiminnoista, pipeline-yhteenvedosta ja suodatusvaihtoehdoista. CRM-perusprofiileja on kolme tyyppiä, jokaisella on erilaiset käyttöoikeudet: käyttäjä, hallinta ja yritys. Käyttäjäprofiili voi nähdä vain oman toiminnan, johtaja näkee heidän ja heidän suorien raporttiensa toiminnan, ja yrityskäyttäjät voivat nähdä koko ryhmän toiminnan.

Muutoin kojetaulut näyttävät samoilta kaikilta profiileilta, joissa putkilinjan ja kaupan yhteenveto ovat vasemmalla puolella, tilitoiminnot keskellä ja tehtävät ja tapaamiset oikealla puolella. Uusi lisä käyttöliittymään (UI) on yleinen Lisää-painike, jota voidaan käyttää lisäämään uusia yhteystietoja, liidejä ja muita tietueita mistä tahansa näytöstä, myös kojelautaan.

Voit nähdä korkeimman tason tiedot tarjouksistasi, suodatettu putkijohdolla, sekä viimeisen 30 päivän toiminnasta, mukaan lukien yhteenveto niistä tarjouksista, jotka on voitettu ja menetetty tai merkitty luokittelemattomiksi. Tilitoiminta järjestetään muistiinpanoin, suoritetuin tehtävin ja sopimuksin. Tässä sarakkeessa näet joka kerta, kun joku lisää uuden kaupan, yhteystiedot, muistiinpanot, tehtävät tai muuttaa tilauksen tai vaiheen johdannon tai kaupan. Lopuksi, tehtävät ja tulevat tapaamiset ovat oikealla puolella; erääntyneet tehtävät näytetään punaisella. Katso videosta vinkkejä sisällön suodattamiseen ja kojelaudan mukauttamiseen tarpeitasi varten.

Vaihe toinen: ilmoitusten mukauttaminen

Tämä video opastaa sinua ilmoitusten hallinnassa. Base CRM: ssä on kolme erityyppistä ilmoitusta: esiasetetut ilmoitukset, henkilökohtaiset ilmoitukset ja web-ilmoitukset.

Esiasetetut ilmoitukset sisältävät ohjelmistotoiminnot, kuten silloin, kun sinulle on annettu lyijy, sopimus tai tehtävä, sekä tapaamisten ja tehtävien muistutukset. On myös järjestelmäilmoituksia, kuten kun tuonti tai vienti on valmis tai kun sieppauslomakkeesta luodaan uusi liide. Jokaiselle näistä voit valita verkkohälytyksen, sähköpostihälytyksen tai poistaa ilmoitukset käytöstä.

Käyttäjät voivat luoda henkilökohtaisia ​​ilmoituksia, jotka liittyvät liitoihin, yhteystietoihin ja tarjouksiin. Jokaiselle valitset ensin suodattimen, kuten tietyille joukkueille tai käyttäjille kuuluvat liidit tai tietyssä vaiheessa olevan kaupan. Sitten valitset liipaisimen. Voit esimerkiksi saada hälytyksen, kun tehtävä lisätään uuteen sopimukseen tai kun kaupan valmisteluvaiheen vaihe muuttuu. Ilmoituksilla voi olla useampi kuin yksi liipaisin. Voit saada verkko-, sähköposti- ja mobiilihälytyksiä.

Viimeinkin käyttäjät, jotka ovat kirjautuneet Base Voiceen tai integroituneet jonkin muun yrityksen puhelinpalvelujen tarjoajaan, voivat kirjautua saapuvien puheluiden ja tekstiviestien Web-ilmoituksiin. Base Voice sisältää yksilöivän puhelinnumeron ja tallentaa puhelut ja viestit automaattisesti johtoihin ja yhteystietoihin.

Vaihe kolme: johtaa vs. yhteystiedot

Jos olet CRM: n uusi käyttäjä, sinulla voi olla hämmennystä johtojen ja yhteystietojen suhteen. Base CRM: ssä lyijy on johtava henkilö, yritys tai liiketoimintamahdollisuus, joka ei vielä ole osa myyntiä. Näihin kuuluvat ihmiset ja yritykset, jotka olet löytänyt verkottumisen kautta, mutta joiden kanssa et ole vielä tehnyt yrityssopimusta. Lyijyt ovat kaikki potentiaalista. Kun lyijy osoittaa kiinnostusta tuotteeseen tai palveluun, se voidaan muuttaa yhteyshenkilöksi. Yhteyshenkilö voi olla myös joku, jonka kanssa olet aiemmin käynyt kauppaa ja todennäköisesti tarjoa toista liiketoimintaa.

Base CRM: n Lyijy- ja Yhteys-välilehdet näyttävät ja toimivat samalla tavalla, monenlaisilla hakusuodattimilla. Liidit luokitellaan kolmella tavalla: uudet, toimivat ja pätemättömät. Yhteydet on jaettu potentiaalisten ja asiakkaiden kesken. Yhteystiedot voidaan liittää yhteen tai useampaan tarjoukseen. Sekä liidit että yhteyshenkilöt näkevät liittyvät tehtävät ja tapaamiset heidän merkinnöissään ja niihin liittyvät asiakirjat. Liidit voidaan muuntaa kontakteiksi, mutta sitä ei voida peruuttaa.

Vaihe neljä: Tarjousten luominen ja hallinta

Tarjoukset ovat myyntimahdollisuuksia, jotka liittyvät lyijyyn tai yhteyshenkilöön. He liikkuvat myyntiputkisi läpi, joka edustaa myyntiprosessiasi. Jokainen putkilinja päättyy yhdestä kolmesta suljetusta vaiheesta: voitettu, hävinnyt tai kelpaamaton. Voitetut ja menetetyt ovat itsensä selittäviä; Kaupan merkitseminen ehdottomaksi tarkoittaa, että se ei ollut täydellinen hylkääminen. Määrittelemättömät syyt voivat olla ajoitusta, budjettia, yrityksen uudelleenorganisointia tai mitä tahansa asiakirjaasi, joka ei ole sinun hallinnassasi. Nämä kolme tarjouskauhaa helpottavat menestyksen seuraamista ja kohdistavat paremmin myyntitiimiisi.

Tarjoukset-sivulla näet, kuinka monta tarjousta on valmisteluvaiheen jokaisessa vaiheessa. Kuten liidit ja yhteystiedot, voit myös suodattaa tarjoukset minkä tahansa käyttämäsi kentän perusteella. Kaupan merkinnässä näet, mikä yhteyshenkilö, lyijy tai yritys on siihen yhteydessä, viimeaikainen toiminta ja sen arvo- ja todennäköisyysprosentti. Myös kaikki siihen liittyvät tehtävät tai tapaamiset näytetään. Voit myös muuttaa kaupan vaihetta täällä.

Vaihe viisi: Myymäläputkien mukauttaminen

Myynnin putkistot koostuvat vaiheista. Base CRM: ssä on kuusi vaihetta, mutta voit lisätä lisää tai poistaa sellaisia, joita et aio käyttää. Voit myös nimetä ja järjestää vaiheet uudelleen yrityksen prosessien perusteella. Vaihetyyppejä on kahta tyyppiä: aktiivinen ja suljettu. Vaikka voit nimetä minkä tahansa kolmesta suljetusta vaiheesta, jotka ovat oletusarvoisesti voitetut, hävinneet ja määrittelemättömät, voit poistaa ne tai lisätä uusia.

Jos sinulla on useita myyntiputkistoja, voit muokata kutakin eri vaiheilla. Joten jos myyt sekä tuotteita että palveluita, sinulla voi olla putkistoja, jotka sopivat jokaiseen prosessiin.

Vaihe kuusi: Mukautettujen kenttien lisääminen

Lyijyillä, yhteystiedoilla ja tarjouksilla on useita oletuskenttiä, mutta se ei aina riitä. Mukautettujen kenttien avulla voit kerätä ja tallentaa lisätietoja mahdollisista näkymistä, jotka ovat ainutlaatuisia yrityksillesi. Base CRM: ssä on useita mukautettuja kenttävaihtoehtoja. Voit luoda kenttiä yhdelle riville tekstiä, tekstiä kohtaa, valintaruutua, avattavaa valikkoa, monivalintavalikkoa, päiväystä, sähköpostia, puhelinta, osoitetta ja URL-osoitetta. Voit lisätä niin monta mukautettua kenttää kuin haluat, ja avattavaan valikkoon ja monivalintavalikkoon jopa 500 vaihtoehtoa.

Vaihe seitsemän: Tapaamisten ajoittaminen

Base CRM sisältää kalenteritoiminnon, ja voit myös integroida yhden tai useamman Google-kalenterin tiliisi. Sinun on valittava yksi kalenteri oletusarvoksi, jota voit muokata vain. Muiden kuin oletuskalenterien nimitykset näkyvät harmaana. Kun luot tapaamisen, voit liittää sen lyijyyn, sopimukseen tai yhteystietoon. Aloita vain kirjoittaminen nimeen ja Base CRM ehdottaa kaikkia vastaavia tietueita.

Nämä tapaamiset näkyvät lyijyä, yhteyshenkilöä tai sopimusta koskevassa merkinnässä. Tapaamisen tallentaminen lisää sen kalenteriin ja lähettää kutsut muille osallistujille. Voit lähettää yrityksesi logon niin, että se näkyy kaikissa kutsuissa. Voit lisätä tapaamisia myös lyijy-, yhteys- tai kauppasivuilta. Kun tarkastelet tapaamista, näet, mitkä osallistujat ovat hyväksyneet kutsun.

Kahdeksas vaihe: Tehtävien luominen ja määrittäminen

Base CRM: ssä kaikki tehtävät liittyvät sopimuksiin. Voit lisätä tehtäviä Kalenteri- tai Tehtävä-välilehdeltä tai suoraan lyijy-, yhteyshenkilö- tai kauppamerkinnöistä. Tehtävissä on määräaikoja ja valinnaisia ​​muistutuksia, jotka voidaan lähettää viikkoa, yksi päivä, yksi tunti, 30 minuuttia, 15 minuuttia tai viisi minuuttia ennen eräpäivää tai tarkkaan ajankohtaan. Erääntyneet tehtävät näkyvät punaisella. Käyttöoikeuksien mukaan voit määrittää tehtäviä itsellesi tai muille käyttäjille.

Vaihe yhdeksän: Sähköpostin integrointi

Base CRM: llä on sähköpostityökalu, mutta se integroituu myös Gmailiin ja muihin sähköpostin tarjoajiin. Sähköpostitilisi integrointi tarkoittaa, että viestintä liidien ja yhteyshenkilöiden kanssa kirjataan automaattisesti, jolloin sinulla on aikaa tärkeämpään työhön. Sähköpostitilisi synkronoidaan kahdella tavalla: Base CRM: ssä lähettämäsi sähköpostit näkyvät sähköpostiohjelmassa ja päinvastoin. Base CRM lähettää sinulle sähköpostia, kun alkuperäinen sähköpostisynkronointi on valmis.

Sähköpostisi on jaettu neljään kansioon: Saapuneet, Löydämättömät sähköpostit, Lähetetyt ja Arkistoidut. Saapuneet-kansio sisältää sähköpostit, jotka on kytketty tilisi liidiin, yhteystietoihin ja tarjouksiin. Jäljittämättömät sähköpostit ovat niitä, joita ei liitetä tiliisi. Tästä kansiosta voit lisätä sähköpostin lyijynä tai yhteyshenkilönä. Lähetetyt-kansiossa voit nähdä, onko sähköpostiviesti katsottu ja kuinka monta kertaa sitä on tarkasteltu. Näin voit tunnistaa viestit, jotka ovat saattaneet halkeamien läpi tai menneet väärään sähköpostiosoitteeseen. Voit poistaa viestejä tai arkistoida ne, kun ne eivät ole enää tärkeitä.

Vaihe 10: Automaattisten toimintojen määrittäminen

Jos huomaat tekevän saman tehtävän yhä uudelleen, miksi et automatisoisi sitä? Base CRM: llä on useita vaihtoehtoja tehtävien automaattiseen luomiseen tiettyjen tapahtumien perusteella. Sinun on oltava ylläpitäjän tason käyttäjä, joka on tilin järjestelmänvalvoja luodaksesi automatisoituja toimia. Esimerkkejä ovat tehtävien luominen, kun sopimus siirtyy uuteen vaiheeseen, tai mukautetun kentän päivittäminen, kun uusi kauppa luodaan. Ensin valitset tapahtuman, joka laukaisee toiminnan. Vaihtoehtoja ovat: kun uusi viitta luodaan; kun uusi yhteyshenkilö luodaan, kun sopimus luodaan tai kun sopimus siirretään toiseen vaiheeseen. Joillakin näistä tapahtumista on tarkempia vaihtoehtoja, kuten suodattaminen yrityksen, putki- tai kauppavaiheen mukaan.

Seuraavaksi päätät, minkä tehtävän pitäisi olla, määritä se käyttäjälle ja lisää valinnaisesti eräpäivä. Voit luoda useita tehtäviä automatisoitua toimintaa kohden.