Huono sopimushallinta voi maksaa yrityksellesi rahaa

SpringCM: n uuden raportin mukaan 64 prosenttia yrityksistä sanoo, että sopimusten hyväksymisprosessit aiheuttavat kauppojen pysähtymisen. Suurimmat haasteorganisaatiot kohtaavat sopimusten työnkulkujen hallinnan ja ilmoittautumisen saamisen ensisijaisilta sidosryhmiltä. Suurin este, jonka yritykset kohtaavat tutkimuksen mukaan, on prosessien puute hallita ja siirtää sopimuksia pitkin. Kuusikymmentä prosenttia yrityksistä käyttää sähköpostia hallinnoimaan sopimuksia, kun taas vain 32 prosenttia yrityksistä käyttää sopimusten hallintatyökalua. Kuusi prosenttia yrityksistä ilmoittaa, ettei niillä ole lainkaan sopimustenhallintaprosessia.

"Yritäminen saada sopimuksia sisäisten ja ulkoisten hyväksyntäprosessien kautta on vain valitettava kokemus", kertoi SpringCM: n strategia- ja liittovaltion pääjohtaja Erik Severinghaus. "Sopimus on pohjimmiltaan jäsentämätön tieto, jota työskentelet kahdessa eri organisaatiossa kahdella erilaisella työkaluilla ja prosesseilla. Jos suoritat sähköpostin ja liitteiden kautta päivän lopussa, kukaan ei tapahdu näkyvissä prosessissa., eikä kukaan voi optimoida prosessia."

"Jos tarkastellaan kyselyä ja vastaajien suurimpia haasteita", kertoi SpringCM: n markkinointijohtaja Will Wiegler, "neljä parasta ovat työnkulku, uusien sopimusten luominen, seuranta ja hyväksyntä. Nämä ovat liiketoimintaprosesseja, jotka ovat jumissa. Tyypillisesti, ihmiset eivät edes tiedä, missä sopimukset ovat prosessissa. Kenen postilaatikossa se on? Kuka saa sen seuraavaksi?"

(Image Via: SpringCM)

Mitä sopimuksenhallinta voi tehdä?

Sopimuksenhallintatyökalut tarjoavat yrityksille mahdollisuuden tallentaa, seurata, kerätä ja suorittaa raportteja sopimuspohjaisesta tiedosta. Tähän sisältyy tyypillisesti pilvipohjaisia ​​ohjelmistoja, jotka pystyvät lukemaan ja yhdistämään tietoja automaattisesti sekä lähettämään hälytyksiä sidosryhmille, kun on aika ryhtyä toimiin tietyn sopimuksen yhteydessä. Severinghausin mukaan yritykset, jotka yrittävät hallita näitä prosesseja ilman ohjelmistoja, kamppailevat korjataksesi tietoja seitsemästä tai kahdeksasta eri asiakirja- tai tiedostotyypistä ylöspäin, ja kääntävät sitten nämä tiedot standardoituun sopimukseen tai laskuun. Näissä skenaarioissa hän selitti: "Siellä on varmasti inhimillisiä virheitä."

Itse asiassa jopa yritykset, jotka hyödyntävät sopimuksenhallintaohjelmistoja, pyrkivät edelleen välttämään yleisiä virheitä. Vastaajien mukaan yhdeksänkymmentäkaksi prosenttia sopimuksen hallinnointivirheistä johtuu ihmisistä. Seitsemän prosenttia yrityksistä sanoo, että inhimillisiä virheitä tapahtuu hyvin usein. "Myyjä rakastaa puhua asiakkaiden kanssa, rakastaa rakentamaan suhteita, mutta yleensä vihaavat matematiikkaa, aritmeettisia asioita, rahoitusta ja numeroiden kääntämistä käsin eri järjestelmissä", Severinghaus sanoi. "Jos velvoitat heitä siirtämään näitä tavaroita manuaalisesti, sinun ei pitäisi olla yllättynyt, jos näet prosessissa virheitä."

(Image Via: SpringCM)

Neljäsosa kaikista tutkituista yrityksistä sanoo, että tietotekniikka on mukana sopimusten työnkulkuprosessissa, mikä voisi auttaa korvaamaan osan ihmisten virheistä, jotka aiheutuvat sopimusten kirjaamiseen ja käsittelyyn. Ennen kuin sopimushallintaohjelmistojen toimittajat puhuvat potentiaalisten asiakkaiden kanssa, IT-osasto on yleensä työskennellyt liiketoimintaanalyytikkojen kanssa määritellä standardoitu työnkulku, joka ottaa huomioon liiketoimintaprosessit, tekniikka ja kaikki nämä aikaisempaa yhdistävät kysymykset (esim. Miksi laskentataulukoita ei käännetä laskut).

Esimerkiksi: Parhaat tarkistamamme sopimuksenhallintatyökalut tarjoavat esimerkiksi työnkulun automaatioita, sovelluksen sisäisen chat-toiminnon ja sähköpostihälytykset, jotka varoittavat ihmisiä, kun on aika toimia sopimuksessa. Jotkut näistä ominaisuuksista löytyvät Editors 'Choice-työkaluista, kuten Agiloft ja Mitratech Getting Contracts Done, sekä SpringCM.

Nämä ominaisuudet voivat myös auttaa nopeuttamaan sopimusjaksoa ja säästämään yritysten rahaa. Kyselyyn vastanneiden tyypillinen sopimusjakso oli pituudeltaan yksi ja kaksi kuukautta (33 prosenttia). 22 prosenttia vastaajista kertoo, että heidän sopimussyklinsä kestää yli neljä kuukautta. Kaksikymmentä prosenttia vastaajista sanoo, että sopimushallintaohjelmistojen käyttäminen on säästänyt liiketoiminnan rahaa.

Tulevaisuuden sopimusten hallinta

Kun lisäät uusiin tekniikoihin, kuten tekoälyyn (AI) ja koneoppimiseen (ML), sekoituksiin, sopimushallinnalla on potentiaalia olla vielä hyödyllisempi käyttäjille. "AI on uskomattoman tärkeä", sanoi Severinghaus. "On syntymässä olevia tapauksia, joissa AI sallii vastavuoroisten salassapitosopimusten. AI voi tehdä perussopimusten uudelleentarkastelun ja luokituksen."

Valitettavasti AI ei ratkaise hankalaa haastetta kehittää sopimuksenhallintaprosessi, joka on ensimmäinen askel kohti automatisointia. "Olemme etäisyys AI: stä liiketoimintaprosessien haasteiden ratkaisemiseksi", Severinghaus sanoi. "Uutta tekniikkaa syntyy, ja kaikki luulevat olevansa taikuutta. Koska tämä tekniikka on jo olemassa, heidän mielestään meidän ei tarvitse tehdä kovaa työtä ja analysoida liiketoimintaprosessejamme. Erityisesti AI on tässä vaiheessa, jossa ihmiset sanovat voittaneensa. "Ei tarvitse tehdä kovaa työtä, koska AI tekee maagisen työn meidän puolestamme. Itse asiassa AI on ruumiillistuma järjestelmälle, joka riippuu jäsennellystä tiedosta ja jäsennellystä prosessista näiden algoritmien kouluttamiseksi."

Tämän standardoinnin puute on syy siihen, miksi SpringCM: n kaltaiset yritykset kehottavat yrityksiä kehittämään prosessin sopimusten hallitsemiseksi jo ennen keskustelua myyjän kanssa. "Prosessin puuttuminen on resepti ongelmiin kaikissa vaiheissa", sanoi Wiegler. "Et voi skaalata yritystä ilman prosessia, jolla hallitset sopimuksia." Aloittaakseen sopimuksenhallintaprosessin kodifioinnin Wiegler sanoi, että yritysten on esitettävä itselleen seuraavat kysymykset: "Mitä teet nyt? Mitä voidaan rakentaa tunnistettavan prosessin kannalta?" Kun olet selvittänyt, mikä prosessisi on ollut ja pitäisi olla, voit työskennellä yhdessä IT- ja ohjelmistovalmistajien kanssa luoda toimivan järjestelmän. Tai, kuten Wiegler sanoi: "Et voi automatisoida jotain, jos et ymmärrä mikä se on ensin."

SpringCM haastatteli 1 409 vastaajaa, joista 32 prosenttia on alle 100 työntekijän yrityksistä ja 16 prosenttia yli 8000 työntekijän yrityksistä.