Microsoft, google, zoho: paras toimistopaketti sen ammattilaisille

Yrityksen siirtäminen pilvipalvelutoimistojen tuottavuussarjaan ei ole jotain mitä tahansa yritys sitoutuu kevyesti. On monia tekijöitä, jotka voivat motivoida tällaista siirtymää, ja jopa yritykseesi elementtejä, joihin päätös vaikuttaa. Siksi sinun tulee harkita kaikkia niitä ennen kuin hyppää sisään. Motivoijat voivat olla mitä tahansa avainkäyttäjille, jotka rakastavat uutta ominaisuutta, uusien työkalujen tarpeeseen, jotka auttavat liikkuvampaa työvoimaa.

Lisensointi on usein myös motivaatio, ja pilvipalvelutoimistojen tuottavuuspaketteja pidetään tehokkaana kustannusten vähentämisvaiheena. Mutta usein huomiotta jätetty tekijä on vaikutus, joka tällaisella muutoksella on IT-ammattilaisille. Tämän ohittaminen voi olla virhe, koska tietotekniikan tehtävänä on integroida uusi tuotepaketti kaikkiin organisaation taustapalvelimiin ja tietovarastoihin, ja pitää uuden sovellusohjelman käyttäjät työskennellä turvallisesti ja luotettavasti riippumatta siitä, missä he ovat.

Suuren määrän käyttäjien ja heidän toimistojen tuottavuusohjelmistojen hallinta voi olla vaikea tehtävä, ja kyseisen ohjelmistopaketin tarjoaminen erillisestä organisaatiosta pilven kautta paikallisen asennuksen ja hallinnan sijaan tuo mukanaan sekä uusia etuja että uusia vaikeuksia. Esimerkiksi siitä tulee erittäin tuskallinen, jos joudut tekemään suuren määrän muutoksia (esimerkiksi poistamaan pääsyn tiettyyn asiakirjaan tai tiedostojakoon), jotka vaikuttavat pitkään käyttäjäluetteloa. Näiden tehtävien automatisoinnista tulee sitten välttämätöntä, samoin kuin uuden ohjelmiston toiminnan varmistaminen IT-henkilöstön käyttämien automaatiotyökalujen kanssa. Se voi olla yksinkertaisesti skriptimoottori, kuten Microsoft Windows PowerShell, tai se voi olla yrityshakemisto, jota hallinnoi identiteetinhallinta (IDM) -alusta, kuten Okta Identity Management.

Varmuuskopiointi on toinen alue, jonka pitäisi koskea kaikkia IT-ammattilaisia. Äskettäisen ransomware-hyökkäysten seurauksena varmuuskopioiden on oltava etusijalla ja keskellä. Mihin uuden toimiston tuottavuuspaketin asiakirjat tallennetaan? Onko tämä sijainti suojattu paitsi lunaohjelmilta, myös muilta haittaohjelmilta? Jos lyhyt vastaus ensimmäiseen kysymykseen on "pilvessä", vastaukseksi tietojesi turvallisuuteen vai ei muutu "ehkä". Jos paikalliset asiakirjat synkronoidaan pilvisäilön kanssa ja paikallinen järjestelmä vaarantuu, on täysin mahdollista, että nämä kaksi synkronoidaan ja menetät molemmat kopiot, ei vain paikallisen.

Tietojen turvallisuudesta on tullut keskeinen painopiste IT-johtajille. Niiden auttamiseen on saatavana monia erinomaisia ​​yritysluokan pilvivarmuuskopioratkaisuja, erityisesti Zetta Data Protection, Editors 'Choice -voittaja tässä kategoriassa. Tuotteissa, kuten Zetta Data Protection, on agentteja, jotka sijaitsevat palvelimillasi ja käyttäjien erilaisissa tietokonelaitteissa, joiden avulla he voivat hallita kaikkien kyseisten paikallisten ja mobiililaitteiden hienostuneita varmuuskopioita pilvelle. Tähän sisältyy paitsi varmuuskopiointitoimittajan hallinnoimien pilvitallennusvarastojen lisäksi myös kaikki muut IT-henkilöstön määrittelemät tallennuskohteet, kuten paikallinen palvelin tai muu pilvipalveluntarjoaja, kuten Amazon Web Services (AWS). Perusvarmuuskopion lisäksi nämä työkalut toteuttavat myös lisävarmuuskopioita ja yleensä PIT (Point-in-Time) -palautuskyvyn. Jälkimmäinen on, kun ohjelmisto napsauttaa varmuuskopion täydellisestä laitejärjestelmästä tietylle aikaleimalle. Jos se on järjestetty oikein, tämä tarkoittaa, että sinulla voi olla yksi tai useampi tilannekuva koko ympäristöstäsi ennen hyökkäystä. Sitten sinun tarvitsee vain löytää kopio kriittisistä asiakirjoista, jotka on arkistoitu ennen ransomware-hyökkäystä, tai yksinkertaisesti kääntää koko ympäristö takaisin ajanjaksoon ennen tartuntaa.

Se on vain pieni välähdys ongelmiin, joita laajasti käyttöön otettavat ohjelmistot, kuten tuottavuuspaketit, voivat olla IT-operaatioissa. Joten vaikka ydinarvostelut korkeimmista pilvipalveluiden tuottavuussarjoista, kuten Google G Suite, Microsoft Office 365 ja Zoho Office (joka toimitetaan Zoho Docsin kanssa), keskittyvät käyttäjien tarvitsemiin ominaisuuksiin, päätimme tässä tarkastella näitä samoja tuotteita IT-ammattilaisten näkökulmasta. Mietimme: Kumpi näistä sarjoista tekee eniten IT-ammattilaiselle, jonka tehtävänä on ottaa käyttöön, hallita ja varmistaa toimistojen tuottavuuspaketti sekä pienille että keskisuurille yrityksille ja yrityksille?

Google G Suite

Google on hitaasti kasvattanut toimistojen tuottavuuspakettinsa viime vuosien aikana tarjoamalla alkuperäisen tarjouksen yksilöille tai parhaimmillaan pienille joukkueille. Viime vuosina se on kuitenkin edistynyt tarjonnan suhteen, jonka muistatte todennäköisesti "Google Apps", mutta jonka yritys nimitti äskettäin nimellä "G Suite" ja päivitettiin keskittymällä entistä enemmän yrityskäyttäjiin. IT-järjestelmänvalvojan näkökulmasta käyttöliittymä (UI) on puhdas ja yksinkertainen. Tehtävien, kuten salasanan palauttaminen ja ryhmänhallinta, käsittely vaatii minimaalisen määrän napsautuksia. Helppo integrointi muihin Google-palveluihin, kuten Google Drive, tekee manipuloinnista ja tiedon jakamisesta välitön. Käyttäjät voivat myös tallentaa liitteitä Google Team Drivesiin, jotka ovat samankaltaisia ​​kuin Microsoft SharePointissa löytyvä Team Sites -ominaisuus. Google-ryhmäasemien avulla dokumenttien käyttö on helppoa ja hallittua ryhmän, ei vain yksittäisten, ulottuvilla.

Google G Suiten perustarjous maksaa 5 dollaria kuukaudessa käyttäjää kohti. Sen mukana toimitetaan Gmail yritys-, ääni- ja videoneuvotteluihin sekä älykkäät jaetut kalenterit, asiakirjat, laskentataulukot ja esitykset. Sen mukana tulee myös 30 Gt: n pilvitallennustila. Yritystarjous maksaa 10 dollaria kuukaudessa ja lisää joukon muita ominaisuuksia, kuten sähköpostin ja chatin arkistointi- ja säilytyskäytännöt, sähköpostien, keskustelujen ja tiedostojen eDiscovery-toiminnot; jopa 1 TB tallennustilaa ja tarkastusraportteja. Enterprise-tarjous lisää tietojen menetyksen estämistä Gmailiin ja Google Driveen, kolmansien osapuolten arkistointiintegraatiota ja parannettua tietoturvaa sekä lokianalyysiä BigQueryn avulla.

Voit toteuttaa jonkin verran automaatiota Google-sovellusohjelmointirajapinnan (API) kautta käyttämällä mitä tahansa määrää erilaisia ​​ohjelmointikieliä, vaikka tämä tarkoittaa, että tarvitset jonkin verran ohjelmointia tai DevOps-kykyjä IT-henkilöstöllesi. Kaikissa automaatiotöissä on käytettävä järjestelmänvalvojan ohjelmistokehityspakettia (SDK), joka on saatavana Googlen verkkosivustolla. Mutta jälleen kerran tämä vaatii todellista ohjelmointitaitoa käyttääkseen. Google tarjoaa dokumentaatiota ja oppaita mallikoodilla aloittamisen helpottamiseksi. Löydät myös melko vähän YouTube-videoita aiheesta, mutta tämä ei ole tehtävä, jonka neofyytit-ohjelmointi löytää yksinkertaista. Vaihtoehtoisesti Business-tarjous tarjoaa pääsyn myös Google App Makeriin, Googlen matalan koodin kehityssuunnitelmaan yrityssovellusten rakentamiseksi visuaalisen vetämisen ja pudottamisen ja lomakepohjaisen käyttöliittymän kautta, joka ei vaadi koodausta sovelluksen perustamiseen.

Ilmoitukset tarjoavat tavan hälyttää IT-järjestelmänvalvoja, kun tapahtuu huomiota vaativa tapahtuma. Google käyttää päälle / pois-kytkintä salliaksesi tai poistaa käytöstä hälytykset mahdollisten tapahtumien luettelosta. Vaikka luettelo on hiukan rajallinen, se kattaa suurimman osan IT-järjestelmänvalvojan kiinnostavista tapahtumista, mukaan lukien sovelluskatkoksien tietoturvaongelmat ja palveluhälytykset.

Koska yrityksen Google G Suite -tili sisältää sähköpostin, käyttäjien tehokkaasta hallinnasta tulee turvallisuusrintamalla perushakemisto, etenkin pienille ja keskisuurille yrityksille, jotka eivät ehkä tarvitse täysimittaisen IDM-alustan tarjoamia syvempiä toimintoja. Tästä huolimatta Google tukee täällä joitain melko hienostuneita ominaisuuksia, mukaan lukien kaksitekijäinen todennus (2FA) tilitasolla. IT-järjestelmänvalvojat voivat vaatia 2FA: ta, joka koostuu salasanasta ja vahvistuskoodista. Enterprise-tilaustasolla IT-järjestelmänvalvoja voi päättää sallia vain suojausavaimet, jotka vaativat fyysisen laitteen, kuten USB-dongle tai älypuhelin. Tämä poistaa erityisen koodin tarpeen ja lisää ylimääräisen kerroksen fyysisen laitteen vaatimisesta. IT-järjestelmänvalvojat voivat sallia integroinnin ulkoisiin todennuspalveluihin, kuten Microsoft Active Directory (AD) tai Microsoft Azure Active Directory (Microsoft Azure AD) ja muihin lähteisiin, jotka ovat yhteensopivia Security Assertion Markup Language -sovelluksen (SAML) kanssa. Google käyttää myös 128-bittistä tai voimakkaampaa AES-salausta kaikkiin levossa oleviin tietoihin. Lähetettävissä tiedoissa käytetään HyperText Transfer Protocol Secure (HTTPS) - ja edelleenlähetyssalaisuutta (FS). Jälkimmäinen on tekniikka, joka on tarkoitettu tietoliikennekanavien turvaamiseen estämällä yrityksiä salata vanhempia HTTPS-istuntoja takautuvasti.

Google tarjoaa sekä säilöttyjä raportteja, joita voit käyttää milloin tahansa järjestelmänvalvojan hallintapaneelista, että raporttien sovellusliittymän, jonka avulla voit luoda omia mukautettuja raportteja. Säilytetyt raportit sisältävät aktiviteetin, sovelluksen käytön, tietoturvan ja useita tarkastusraportteja. Tarkastusraportit sisältävät yksityiskohtaisia ​​tietoja esimerkiksi tilien ja ryhmien luomisesta, käyttäjän kirjautumistoiminnasta, tiedostojen luomisesta ja poistamisesta sekä sähköpostihausta. Jokaisella näistä tarkastusraporteista on suodatusmahdollisuus vähentää palautettujen tietojen määrää. Tapahtumien nimet ovat erityisiä kullekin tarkastustyypille, mutta tarjoavat tavan nähdä nopeasti esimerkiksi epäonnistuneita kirjautumisia.

Kuten aiemmin mainittiin, Google tarjoaa Team Drive -sovelluksen, joka toimii tiedostovarastona tietylle käyttäjäryhmälle, joka on tarkoitettu nopeaan tiedostojen jakamiseen ja yhteistyöhön. Hallinnollisiin toimintoihin kuuluu jäsenyyden hallinta, tiedostojen siirron ja linkkien jakamisen kaltaisten käyttöoikeuksien hallinta ja omistajuuden siirtäminen käyttäjältä toiselle. IT-järjestelmänvalvojalla on myös erittäin yksityiskohtainen hallinta siitä, miten ryhmän jäsenet jakavat tiedostoja. Yleiset oletusasetukset asetetaan Drive- ja Docs-asetukset -sivulle.

Microsoft Office 365

Microsoft on aina suunnitellut yrityksiä ajatellen, ja tämä kokemus osoittaa Office 365: ssa. Alustan hallintakeskus on ensisijainen lähtökohta kaikille Office 365: n hallintotehtäville. Kojelaudan kotisivu esittelee yleisiä toimintoja, kuten Lisää, Poista, Muokkaa käyttäjää, Hallinnoi laskutusta ja muuta yksittäisillä paneeleilla, nimeltään Kortit. Nämä kortit voidaan poistaa tai järjestää tarpeitasi vastaavasti, minkä ansiosta on helppo luoda mukautettu sivu, joka näyttää vain ne tiedot, joita IT-ammattilainen tarvitsee valvoakseen nykyistä tilaa, hallita käyttäjiä tai hallitsemaan yritystilin asetuksia.

Microsoft tarjoaa Office 365 Admin-mobiilisovelluksen Android-, iOS- ja Windows Phone -sovelluksille. Tämän kätevän apuohjelman avulla voit suorittaa suurimman osan tyypillisistä IT-järjestelmänvalvojan toiminnoista suoraan puhelimestasi. Turvallisuuden lisäämiseksi mobiilisovellus sisältää kirjautumistunnuksen PIN-koodin estämiseksi luvattomilta toimilta, jos kadotat puhelimesi. Vaikka pääset sekä Google G Suite -sovelluksen että Zoho Officen IT-järjestelmänvalvojan sivuille mobiiliselaimella, Office 365 on tällä hetkellä ainoa kolmesta, jolla on oma mobiilisovellus. Ja tietysti siinä on myös käyttäjäystävällisiä versioita ydinsovelluksistaan, jotka ovat saatavana Androidille, iOS: lle ja Windows Phone -sovelluksille.

Microsoft esitteli Windows PowerShellin vuonna 2003 koodinimellä "Monad". Siitä lähtien yritys on investoinut voimakkaasti tämän uuden komentosarja- ja automaatiomoottorin laajentamiseen, minkä seurauksena on syntynyt PowerShell Core ja Office 365 PowerShell. Tämä PowerShell-laajennus tarjoaa useita työkaluja käyttäjätilien ja lisenssien hallintaan. Microsoft tarjoaa Office 365 Admin -keskuksen IT-järjestelmänvalvojan tarvitsemien pääominaisuuksien ja määrityspisteiden hallintaan; Tärkeää on kuitenkin huomata, että joitain ominaisuuksia voidaan hallita vain PowerShellin kautta. Tämä tarkoittaa, että Office 365: n optimaalisen toiminnan varmistamiseksi tarvitaan jonkin verran tuntemusta komentosarjoista.

IT-kaupat, jotka käyttävät Microsoftin tuotteita joko käyttöliittymässä tai takaosassa, voivat kuitenkin löytää merkittäviä etuja investoimalla PowerShell-tietoihin. Esimerkiksi joukkotoimintojen suorittaminen suurelle määrälle käyttäjiä on paljon helpompaa PowerShellin avulla. PowerShell paistaa myös silloin, kun joudut suodattamaan tietoja tai suorittamaan toimintoja, kuten laskemaan kohteiden lukumäärä kaikissa hallinnassasi olevissa Microsoft SharePoint Online -luetteloissa. Ja jos hallitset Office 365: ää pilvessä muiden Microsoft-tuotteiden kanssa paikan päällä tai muualla pilvessä, myös niiden yhdistäminen voi olla paljon helpompaa myös PowerShellin avulla.

Tietotekniikan ammattilaisille, jotka haluavat kehittää Office 365 -taitojaan, Microsoft tarjoaa erityisen Microsoft Certified Solutions Associate (MCSA) -sertifikaatin Office 365: lle. Tämä sertifikaatti vaatii sinun suorittaa kaksi tenttiä, mukaan lukien tentti 70-346: Office 365 -tunnusten ja vaatimusten hallinta ja tentti 70-347: Ota Office 365 -palvelut käyttöön. Microsoft tarjoaa kaksi videotentin valmisteluistuntoa Channel 9 -kehittäjäverkon verkkosivustollaan, joita voit katsella valmistautuaksesi tähän kokeeseen. Nämä oppimisresurssit eivät vain valmistaudu sinua tenttiin, vaan ne antavat hyödyllistä tietoa myös ihmisille, joille on asetettu Office 365: n hallinnointi, suurelle määrälle käyttäjiä, mukaan lukien tietojen turvaaminen, käyttäjien hallinta ja Office 365 PowerShell.

Uusien Office 365 -tilien luominen voidaan suorittaa myös PowerShellin avulla. Käyttämällä PowerShell New-MsolUser-cmdlet-tiedostoa (joka tarkoittaa "komento-anna"), on mahdollista lukea nimiluettelo pilkuilla erotetusta arvosta (CSV) -tiedostosta ja luoda sitten kyseinen käyttäjä automaattisesti, mukaan lukien ei vain lupa Officeen. 365, mutta myös Outlook-sähköpostitilille ja AD-merkinnöille, jotka ovat oletus- tai mukautettujen ryhmäkäytäntöasetusten alaisia. Tämän avuksi Office 365 on tiiviisti sidottu Microsoft Azure AD: ään, joka voidaan linkittää paikalliseen AD-verkkotunnukseen. Tämä integrointi tarjoaa saumattoman käyttäjän todennuksen paikallisten tietokoneiden, resurssien ja Office 365: n välillä. Kun AD on tietokoneiden todennuksen tosiasiallinen alan standardi, se helpottaa Office 365: n käyttöönottoa huomattavasti helpommin, etenkin organisaatioille, jotka käyttävät sitä jo toimitilassa.

Office 365 tukee useita 2FA-menetelmiä, kuten puhelu tai teksti matkapuhelimeen, puhelu toimistopuhelimeen tai käyttämällä erityistä ilmoitussovellusta, joka on saatavana Android-, iOS- ja Windows Phone -laitteille. Monitekijän todennuksen (MFA) asetukset voidaan määrittää yksittäiselle käyttäjälle. Tämän asetuksen käyttöönoton tilan seuranta tapahtuu Office 365 -hallintakeskuksen Käyttäjät-näytössä. Aktiiviset käyttäjät -näkymässä näkyy käytöstä poistettu, käytössä tai pakotettu jokaiselle käyttäjälle. Käytössä tarkoittaa, että käyttäjä on rekisteröity MFA: hon, mutta hän ei ole vielä suorittanut rekisteröintiprosessia. Lisäsuojausta varten Microsoft käyttää useita erilaisia ​​salauskerroksia tietosi suojaamiseksi. Jokainen tilin järjestelmänvalvoja saa pääsyn Service Trust Preview -portaaliin, joka tarjoaa tietoja Microsoftin täydestä tietoturvastrategiasta.

Microsoft tarjoaa Office 365: lle erilaisia ​​hinnasuunnitelmia, jotka alkavat 8, 25 dollaria käyttäjää kohti pienyrityksiltä ja 20 dollaria käyttäjää kohti kuukaudessa Enterprise E3 -tilaukselta. IT-ammattilaisten näkökulmasta Office 365: n hallitsemiseksi ei ole suosittua hinnoittelutasoa; hallintatyökalut ovat samat kaikilla hinnoitustasoilla. Huippuluokan ominaisuudet, kuten tietojen häviämisen estäminen, vaatimustenmukaisuuteen liittyvä tuki ja edistynyt uhkien suojaus, vaativat kaikki E3-lisenssin, joka maksaa 35 dollaria käyttäjää kohti kuukaudessa. Kuten Googlen matalan koodin työkalu, myös Office 365 tarjoaa pääsyn Microsoft PowerApps -sovelluksille sovellusten rakentamiseksi ilman mitään koodausasiantuntemusta.

Viimeinkin Office 365 helpottaa IT-ammattilaisten mahdollisuuksia yhdistää perustason toimisto-ohjelmistopaketti edistyneempiin työkaluihin, jotta käyttäjät voivat käyttää enemmän ominaisuuksia, koska se integroituu helposti monien muiden Microsoftin liiketoimintaympäristöjen kanssa. Näihin alustoihin sisältyy uusi Dynamics 365 kirjanpito- ja asiakassuhteiden hallinta (CRM) -alusta, Microsoft Power BI -yrittäjyys (BI) -sovellus ja edellä mainittu Microsoft SharePoint Online -alusta muutamia mainitakseni. Zoho tarjoaa myös tällaisen integroinnin pitkään sovellusluetteloonsa, mutta Microsoftin ohjelmisto tarjoaa ominaisuuksellisuuden ja yrityssuunnittelun, joka on silti vertaansa vailla.

Zoho-toimisto

Zoho Office tulee osaksi Zoho Docs -tilausta. Jälkimmäinen on Zohon pilvitallennus-, yhteistyö- ja tiedostojakoalusta. Se tarjoaa samanlaisen sovelluskokonaisuuden ja tiedostovarastoinnin kuin sekä Google G Suite että Office 365. Alkutason tarjous on ilmainen jopa 25 käyttäjälle ja tarjoaa 1 Gt online-tallennustilaa sekä online-hallinnan ohjaimia. Maksetut kerrokset lisäävät käyttäjän tallennustilaa 100 Gt: llä 5 dollaria kuukaudessa ja 1 TB: ta 8 dollarilla kuukaudessa. Sinun on oltava Premium-tasolla hyödyntääksesi kaikkia ominaisuuksia, mukaan lukien AD- ja SAML-integraatiot. Premium-tasoa vaaditaan myös huippuluokan tiedonhallintaominaisuuksiin, mukaan lukien kaikkien tuotteen avulla luotujen asiakirjojen seuranta.

Käyttäjien lisääminen Zoho Office -palveluun edellyttää kirjautumisprosessia, joka aloitetaan sähköpostista. Kutsuvien käyttäjien luettelo voidaan syöttää CSV-tiedostosta, jossa luetellaan kaikki käyttäjän sähköpostiosoitteet. Sama toiminto voidaan suorittaa ohjelmallisesti käyttämällä Zoho Mail API -sovellusta. Esimerkiksi Googlen G Suite -sovelluksessa, jos sinun on muutettava osaston nimeä koko käyttäjäryhmälle, niin sinun pitäisi tehdä se Googlen sovellusliittymän kautta kirjoittamalla lyhyt ohjelma, joka lukee käyttäjien luettelon tiedostosta (tyypillisesti CSV-tiedosto) ja kutsuu sitten sovellusliittymätoiminnon, joka tarvitaan näiden käyttäjien lisäämiseksi uuteen osastoryhmään. Zoholla se on yksinkertaisesti Zoho Mail API. Tämä kuulostaa monimutkaiselta, mutta pienellä ohjelmointikokemuksella se ei ole niin vaikea tehdä. Se on silti monimutkaisempaa kuin saman tehtävän suorittaminen Microsoft AD: llä, jolle tämä olisi enimmäkseen ohjattu toiminto. Zoho Office käyttää kaikessa ulkoisessa vuorovaikutuksessa edustavan valtionsiirron (REST) ​​perustaista sovellusliittymää, joten voit käyttää mitä tahansa skriptikieltä, jonka haluat automatisoida tehtäviä, ja integroida (ainakin korkealla tasolla) lukuisiin muihin ohjelmisto-as -a-Service (SaaS) -sovellukset, jotka ovat myös standardisoituneet REST-tilassa.

Automaation kannalta Zoho Office -sovelluksen API-toiminnallisuus on hiukan erilainen kuin kaksi muuta tuotetta. Kaikki Zohon sovellukset on integroitu oletuksena. Jotta käyttäjiä voidaan manipuloida ohjelmallisesti, sinun on käytettävä Zoho Mail -sovellusliittymää. Käytettävissä olevien toimintojen luettelo on melko laaja, mukaan lukien kyky muuttaa käyttäjän 2FA-tilaa. Tilit-sovellusliittymä lisää lisätoimintoja, kuten mahdollisuuden muuttaa sähköpostin edelleenlähetyssääntöjä ja loma-automaattisia vastausviestejä.

Zoho Office tukee salausta siirron aikana, kun synkronoidaan tiedostoja käyttäjän laitteen ja pilven välillä. Taustalla oleva tekniikka sisältää RSA-pohjaisen, 2048-bittisen ainutlaatuisen avaimen, joka on generoitu täydellisen eteenpäin suuntautuvan salaisuuden (PFS) avulla, sekä TLS-protokollan (Transport Layer Security). Tietoja on suojattu useissa paikoissa tietojen häviämisen estämiseksi. Lisäksi 2FA voidaan ottaa käyttöön käyttäjille ensimmäiseksi vahvistusvaiheena.

Zoho Office on mobiilisovellus sekä Androidille että iOS: lle. Yhtiö ei tarjoa mobiili IT-järjestelmänvalvojan sovellusta, mutta voit käyttää koko verkkosivustoa mistä tahansa selaimesta. Vaikka suurin osa hallinnointitehtävistä voidaan tehdä mobiiliselaimella, suurempi näyttö helpottaa prosessia.

Kaiken kaikkiaan Zohon vahvuus näyttää olevan vähäisempi Zoho-toimiston tarjoamissa edistyneissä ominaisuuksissa kuin pelkissä määrässä muita tuotteita, joita Zoholla on portfoliossaan, jotka kaikki integroituvat melko helposti tuottavuuspakettiin. Nämä tuotteet ovat monipuolisia, mukaan lukien kirjanpitoon, BI: hen, CRM: iin, myyntipisteisiin (POS) ja moniin muihin, mukaan lukien yrityksen matalan koodin Zoho Creator -alusta, joka kilpailee G Suite: n ja Office 365: n visuaalisten sovellusten luomisominaisuuksien kanssa. Tämä tarkoittaa, että IT-ammattilaiset voivat luoda melko kohdennetun työkalusarjan monenlaisille yrityksille yksinkertaisesti valitsemalla oikean ohjelmistoyhdistelmän. Haittapuoli on, että nämä työkalut eivät ole niin mukautettavissa automaation, käyttöliittymän ja työnkulun kannalta kuin Microsoftin portfoliossa. Toisaalta, ne ovat edullisesti hinnoiteltuja ja asettavat Zohon askeleen eteenpäin Googlesta, koska Google ei yksinkertaisesti tarjoa suurimpaa osaa näistä muista työkaluista (BI- ja data-analytiikkaa lukuun ottamatta).

Bottom Line

Office 365 on paras valinta IT-ammattilaisten näkökulmasta. Koska Office 365 on rakennettu IT-suuntautuneille ohjelmistoille ja käyttäjien hallinnan alustalle AD-muodossa, Office 365: ssä on yksinkertaisesti enemmän IT-työkaluja IT-ammattilaisten hyödyntämiseen kuin muilla pelaajilla. Microsoft lisää tähän lukuisilla lisätyökaluilla ja resursseilla, kuten Trust Centerissä ja Office TechCenterissä, ja tarjoaa lisäksi rikkaan pilviinfrastruktuurin ja hallintatyökalujen lähteen Microsoft Azuressa, jotka mahdollistavat käytännössä "laajennuksen" integroinnin Office 365.

Vaikka Google ja Zoho tarjoavat joitain näistä toiminnoista, ne eivät vastaa toisiaan täysin, vaikka Google on lähellä Google Cloudin tarjoamia hallinta- ja infrastruktuurityökaluja. Kun kuitenkin katsot, että Office 365: ää voidaan helposti laajentaa Microsoftin suosituimpien taustapalvelintuotteiden, kuten Dynamics 365, Exchange Online ja Microsoft SharePoint Online, pilviversioilla, Google tulee heikommaksi toimijaksi, ja vain Zoholla on kilpailukykyinen ohjelmistovalikoima (vaikka sen tuotteet ovatkin enemmän keskittyneitä pk-yrityksiin, kun taas Microsoftin tavoitteena on suoraan yritys).

Kaiken kaikkiaan Google G Suite on edistynyt ja vetoaa niille, jotka etsivät Microsoftin vaihtoehtoa. Vaikka se ei aivan vastaa todentamis- tai automatisointiominaisuuksiaan, se tuo Gmailin yksinkertaisuuden IT-järjestelmänvalvojan tehtävien suorittamiseen. Zoho Office on halvin kaikista kolmesta, ja se tarjoaa mielenkiintoisia ominaisuuksia, kuten 1 Tt tallennustilaa kuukaudessa 8 dollaria. Haittapuolia varten hallinto- ja raportointivälineet puuttuivat jonkin verran. Automaatio voidaan suorittaa, mutta ei samalla toiminnallisuustasolla, jota muissa kahdessa tuotteessa löytyy.