Toimialakatsaus: minne asiakirjanhallinta menee?

Asiakirjanhallintatyökalut antavat yrityskäyttäjille valinnan paitsi muokata tiedostoja myös muuttaa sisällön luomista, virtaviivaistaa työnkulkuja ja johtaa organisoidumpaa yritystä kokonaisuutena. Nämä työkalut, jotka usein hyödyntävät PDF-tiedostoja, ovat olleet niin yleisiä, että käytät todennäköisesti DM-hallintaa päivittäisessä työelämässäsi ajattelematta sitä paljon. Silti kenttä kehittyy ja modernisoituu jatkuvasti.

Puhuimme äskettäin perustajan Eugene Xiongin kanssa ja Foxit Software Inc: n puheenjohtaja kertoo, kuinka kilpailutilanne muuttuu PDF-tekniikan suhteen ja joitain haasteita yrityksille kohtaavat edelleen tämän läsnä olevan tekniikan suhteen. Keskustelussa käsitelimme DM: n nykyistä suuntaa ja joitain ennusteita älykkäistä ominaisuuksista avaruudessa.

PCMag (PCM): Missä näet koko DM-tilan menevän seuraavan 18 kuukauden aikana?

Eugene Xiong (EX): Yksi näkemämme asia erityisesti on se, että DM keskittyy yhä enemmän antamaan yksittäiselle asiakirjalle uutta identiteettitunnetta. On erittäin vaikeaa saada täysi, täydellinen digitaalinen työnkulku nykypäivän vakio-DM-järjestelmien kanssa. Joskus tiedosto on ladattava järjestelmästä ja käsiteltävä sitten toisella työkalulla. Tällöin tämä asiakirja on täysin asiakirjajärjestelmän ulkopuolella.

Useita vuosia sitten kehitimme tekniikan, jota kutsumme ConnectedPDF . Perusajatus oli, että jos hyödyntäisimme asiakirjan upotettuja yhteyksiä, se antaisi tiedostolle enemmän merkitystä. Yhdistetty PDF toimii näin: Kun asiakirja on jaettu, luoja voi seurata, kuka sen vastaanotti, mitä he tekivät sen kanssa, ja nähdä milloin tehtävät suoritettiin. Se tarjoaa myös vahvat pääsynhallinnat yksittäisille käyttäjille. Tämä kaikki tapahtuu reaaliajassa. Voit määrittää PDF-käyttöoikeudet myös tiedoston lähettämisen jälkeen.

Juuri täällä tajusimme, että DM-tilan muuttuva maisema tarkoittaa sitä, että annamme yrityksille paremman hallinnan PDF-tiedostojensa suhteen ja saadaan se tuntemaan olonsa "elossa" kuin tavallinen asiakirja. Uskon, että tulevaisuudessa mainitsemassasi aikataulussa vuoden tai kahden kuluessa luulen, että DM-järjestelmät muuttavat painopistettä päälle itse asiakirja. Tämä on suuntaus sen sijaan, että niillä olisi vain erilaisia ​​järjestelmiä, jotka eivät toimi yhdessä. Sitä yritämme toivottavasti tehdä: mainostaa asiakirja vapaampaan tilaan, joka perustuu avoimiin standardeihin ja myös pilvipalveluihin. Rakennamme pilven, joka yhdistää kaikki eri asiakirjat toisiinsa.

PCM: Millaiset tekniikat vaikuttavat DM: hen tulevaisuudessa? Näetkö PDF-tilan, joka toteuttaa tekoälyn (AI) ominaisuuksia?

EX: En todellakaan usko, että se olisi oikein sopiva. Se on paljon jäsentämätöntä tietoa PDF-muodossa. Jos otat kaikenlaisia ​​erilaisia ​​PDF-tiedostoja ja laitat ne AI-moottoriin, se ei tuota merkityksellisiä tuloksia. Yritämme tosiasiallisesti ymmärtää asiakirjaa hieman enemmän, joten määrittelemme asiakirjalle tunnuksen tiedoston luomisesta alkaen. Tämän avulla asiakirja voi matkustaa eri paikkoihin ja ymmärtää mitä ihmiset tekevät tiedoston suhteen. Kun meillä on tarpeeksi tietoa asiakirjasta, voimme lähestyä AI: n soveltamista tarkastelemalla joitain jäsennellympiä tietoja. Se tuottaa paljon merkityksellisempi tulos.

Asiakirjat itsessään sisältävät ns. Jäsentämätöntä tietoa. On erittäin vaikeaa purkaa tietoja luotettavalla ja johdonmukaisella tavalla mistä tahansa kuten PDF-valkoisesta paperista. Mielestäni on erittäin helppoa mainostaa AI: ta nykyään tuote koska se on erittäin jännittävä tekniikka. Asia on totta, että asiakirjat on suunniteltu vain ihmisravinnoksi. Heillä on paljon jäsentämätöntä tietoa, jota nykyinen AI-tekniikka ei vain pysty tulkitsemaan tehokkaasti. Tämän jälkeen näemme lisää aloitteita strukturoidun tiedon - esimerkiksi hinnoittelutietojen, otsikkojen ja nimien - poimimiseksi, ja jotka antavat käyttäjille ja johtajille merkityksellisempää asiakastietoa. Se tarjoaa paljon suurempaa apua tietotyöntekijöiden tuottavuuden lisäämiselle.

PCM: Mitä pienten keskisuurten yritysten tulisi ajatella DM: n suhteen?

EX: Se on hyvä kysymys, ja pienyritysten on mietittävä paljon DM: lle. Foxit ei sinänsä ole iso yritys; olemme edelleen SMB itse. Ja silloinkin näemme edelleen valtavia määriä tietoja, joita vaihdetaan organisaatiomme sisällä ja keskuudemme ja muiden yritysten välillä. Vastaus tähän on rakentaa kokonaisvaltainen dokumenttiratkaisu, joka on pilvi- ja web-pohjainen.

Monet pienet yritykset saattavat pelätä, kun he puhuvat DM: stä. Heidän on maksettava paljon rahaa ja suoritettava myös paljon vaivaa käyttöönottamiseksi, määrittämiseksi ja ylläpitämiseksi sellaisia DM-järjestelmistä. Näemme, että lähitulevaisuudessa monet palveluntarjoajat, mukaan lukien me täällä Foxitissa, aikovat tarjota kokonaisratkaisun - paitsi DM-järjestelmän myös dokumentoidakseen tuottavuuden työkaluja. Meillä on helppokäyttöinen selainpohjainen PDF-versio, joka tarjoaa kaikki mukautusominaisuudet kuin mikä tahansa muu tuote, mutta se ei vaadi ylimääräistä asennusta. Pienempien yritysten tulisi keskittyä ottamaan käyttöön kevyempiä, järkevämpiä ratkaisuja PDF-toimintoihinsa.