Järjestäytyminen: kuinka työskennellä versiohistorian kanssa google-dokumenteissa

Yksi Google-dokumenttien käytön etu on, että se tallentaa työsi aina automaattisesti. Toinen on se, että Google pitää historiaa kaikista muutoksista, joita teet asiakirjaan. Koska sinulla on pääsy version historiaan Google-dokumenteissa, voit palauttaa tiedoston vanhemman version tai tehdä kopion aiemmasta versiosta ja kehittää sen toiseen projektiin.

Huomaa, että voit nähdä ja hakea tiedostojen aiempia versioita vain, jos sinulla on muokkausoikeus. Jos joku jakaa tiedoston kanssasi ja antaa sinulle vain luku -oikeuden, et voi nähdä sen historiaa. Huomaa myös, että Google-dokumenttien yritysversion nimi on G Suite; näiden vinkkien tulisi toimia kummankin version suhteen.

Näin se toimii.

Kuinka nähdä Google-dokumentin vanhempia versioita

Voit nähdä luettelon minkä tahansa Google-dokumentin versiohistoriasta kolmella tavalla.

1. Valitse valikosta Tiedosto> Versiohistoria> Katso versiohistoria.

2. Käytä Windowsin pikavalintaa Ctrl + Alt + Shift + H tai Command + Option + Shift + H MacOS-käyttöjärjestelmässä.

3. Napsauta alleviivattuja sanaryhmää aivan Ohje-valikon oikealla puolella. Nämä sanat muuttuvat tiedoston tilasta riippuen. Kun työskentelet aktiivisesti dokumentin parissa, se lukee "Tallentaminen…" ja se on ainoa kerta, kun et voi napsauttaa sitä. Muussa tapauksessa sanotaan: "Kaikki Driveen tallennetut muutokset" tai "Viimeisin muokkaus tehtiin", jota seuraa päivämäärä. Napsauta jompaa kumpaa näistä, ja versionhistoriasi tulee näkyviin.

Luettelo asiakirjahistoriasta näkyy uudessa sarakkeessa oikealla. Yksittäisten versioiden tiivistelmä on kunkin päivämäärän otsikon alla. Laajenna mitä tahansa näistä, jotta muutokset ovat yksityiskohtaisempia.

Palaa nykyiseen versioon napsauttamalla Takaisin-nuolta ikkunan vasemmassa yläkulmassa.

Huomaa, että sinulla ei ehkä ole täydellistä historiaa, koska Google toteaa asiakirjoissaan, että "tiedostojesi versiot voidaan toisinaan yhdistää tallennustilan säästämiseksi".

Kuinka palauttaa Google-dokumentin versio

Kun sinulla on pääsy Google-dokumentin version historiaan, voit palauttaa kaikki aiemmat versiot. Napsauta oikealla olevassa versioluettelossa tiedostoa, jonka haluat avata.

Ikkunan yläosaan ilmestyy iso sininen painike, joka sanoo "Palauta tämä versio". Jos palautat valitun version, pidät silti kaikki muut versiot, myös ne, jotka on luotu nykyisen valitun version jälkeen.

Kuinka kopioida Google-dokumentin aikaisempi versio

Tiedoston vanhan version palauttamisen lisäksi voit tehdä siitä kopion. Kopion tekeminen antaa sinun nopeasti spin ulos saman tiedoston eri versiot. Esimerkiksi, se on hieno temppu haettaessa töitä ja haluat tehdä jokaisesta ansioluettelosta ja saatekirjeestä ainutlaatuisen, mutta et halua aloittaa tyhjästä joka kerta.

Kopioidaksesi avaa tiedostohistoria, valitse haluamasi, napsauta kolmen pinotun pisteen kuvaketta ja valitse Kopioi.

Vinkkejä muokkaamiseen ja versionhallintaan Google-dokumenteissa

1) Nimeä versiot

Nyt kun tiedät kuinka löytää versionhistoriasi Google-dokumenteista, voit saada siitä enemmän hyötyä nimeämällä eri versioita. Nimeämällä ne voit helposti tunnistaa versiot, jotka haluat ehkä palauttaa myöhemmin tai kehittää toiseen tarkoitukseen. Jos et nimeä niitä uudelleen, oletusnimi on kellonajan ja päivämäärän leima. Voit nimetä ne uudelleen jollakin seuraavista tavoista:

• Avaa version historia, napsauta kuvaketta, jossa on kolme pistettä, ja valitse Nimeä tämä versio.
• Valitse valikosta Tiedosto> Versiohistoria> Nykyisen version nimi.

2) Seuraa muutoksia Google-dokumenteissa

Valikkopalkin oikeassa yläkulmassa on valikkopainike, jossa lukee Muokkaus oletuksena. Napsauta sitä ja esiin tulee kaksi uutta vaihtoehtoa: Ehdotus ja Katselu.

Kun vaihdat kohtaan Ehdotus, se mahdollistaa lähinnä seurata muutoksia asiakirjassa. Kun sinä ja yhteistyökumppanisi käytät sitä, Google Docs tallentaa kaiken uuden materiaalisi ja muutokset ehdotuksina. Ne näkyvät eri värillä, jotta ne olisivat helposti näkyviä. Voit hyväksyä ne tai hylätä ne yksitellen tai massiivisesti .

3) Käytä kommentti-työkalua kysymyksiin ja keskusteluihin

Kirjailijat ja toimittajat oppivat usein kovalla tavalla, että kommenttien lisääminen tuotettavan materiaalin kanssa tarkoittaa, että se voidaan julkaista vahingossa lopullisen kopion mukana. Google Docsissa on kommentointityökalu, jonka avulla kirjoittajat ja toimittajat voivat keskustella sisällöstä laittamatta sivulle tarpeettomia sanoja. Olet kiitollinen siitä, että käytit sitä.

4) Käytä @ Viestit

Kutsu jonkun huomio muokkaukseen tai kommenttiin käyttämällä @ viestit - tai ehkä minun pitäisi sanoa + viestit, koska Google käyttää eri symbolia kuin useimmat muut sovellukset. Itse asiassa, jos kirjoitat @ sanan + sijasta, Google muuttaa sen puolestasi.

Merkitse jonkun huomio luomalla kommentti ja kirjoittamalla plusmerkki (+) ja henkilön nimi tai sähköpostiosoite. Google ehdottaa autoyhteydestäsi lähintä ottelua. Jos henkilö ei ole vielä yhteystiedoissasi, kirjoita hänen sähköpostiosoitteensa. Ota aikaa ja hanki se oikein, ennen kuin pääset sisään. Mitä kirjoitat, menee kyseiselle henkilölle heti sähköpostitse, linkin avulla asiakirjaan. Jos teet muutoksia kommenttiin, henkilö saa myös ilmoituksia niistä. Joten säästä heille roskapostia ja mieti kommenttisi ennen kuin painat Enter.

5) Kirjoita ja muokkaa offline-tilassa Google Docs / Drive -sovellusta

Tiesitkö, että voit käyttää Google-dokumentteja myös silloin, kun tietokoneesi tai mobiililaitteesi ei ole yhteydessä Internetiin? Sinä pystyt. Kollegani Eric Ravenscraft kirjoitti kokonaisen artikkelin Google Drive -sovelluksen asettamisesta offline-tilaan, ja siinä oli vaiheittaiset ohjeet.

6) Poista sähköpostihälytykset käytöstä

Jos kirjoitat ja muokkaat paljon G Suite -sovellusta, sähköpostin saaminen jokaisesta asiakirjan muutoksesta voi olla haittaa. Näin poistat nämä ilmoitukset käytöstä. Siirry Google Driveen. Napsauta rataskuvaketta oikeassa yläkulmassa ja avaa asetukset. Valitse vasemmalla puolella Ilmoitukset ja poista sitten Sähköposti-valintaruutu.

Lyhyet ohjeet ovat: Google Drive> Asetukset> Ilmoitukset> Sähköposti

Lisää G Suite -vinkkejä

Jos käytät Google-dokumentteja päivittäin, oppimalla joitakin hyödyllisiä vinkkejä G Suite -sovellukseen voit säästää aikaa ja olla ohjelman tehokkaampi. Kun tiedät, mitä ohjelmistosi voi tehdä, se voi myös avata uusia ideoita työllesi tekemistä varten.