Järjestäytyminen: kuinka seurata muutoksia google-dokumenteissa

Vuodesta 2014 lähtien Google Docs on antanut ihmisille mahdollisuuden seurata muutoksia muokkaamalla tai tekemällä yhteistyötä muiden kanssa. Mahdollisuus seurata muutoksia antaa sinulle lisää editointitehoa kahdella tavalla. Ensinnäkin, voit muokata omaa työtä tekemättä muutoksia, jos sinä tai joku muu haluaa tarkistaa ne. Toiseksi voit luoda asiakirjan ja jakaa sen muiden kanssa, ja he voivat ehdottaa tiedostoon muutoksia, jotka sinä tai joku muu voi nähdä ja hyväksyä, hylätä tai muuttaa edelleen. Se tekee yhteistyöprosessista avoimemman ja helpommin hallittavan.

Vaikka monet ihmiset viittaavat tähän toimintoon seuraamaan muutoksia - niin kutsutaan Microsoft Wordissa, ja se on ollut siellä kauemmin -, Google kutsuu sitä ehdottamaan. Se toimii samalla tavalla kuin Microsoft Office -ominaisuus. Itse asiassa, jos tuot Google-dokumentin Microsoft Wordiin tai päinvastoin, kaikki jäljitetyt muutokset tai ehdotukset säilyvät ja näkyvät.

Näin voit käyttää ehdotusta Google-dokumenteissa.

Kuinka ottaa käyttöön ehdotustila

Jos kirjoitat ja muokkaat yksin tai ehdotat muutoksia jonkun muun työhön, aloita ottamalla käyttöön Ehdotus-tila. Katso työpöydältä näytön oikeasta yläkulmasta kynäkuvaketta ja sanaa Editing. Napsauta sitä ja valitse Ehdota. Katso mobiililaitteissa asetusvalikosta, jossa sen nimi on Ehdota muutoksia. Ota se käyttöön.

Kun olet ottanut Ehdotus käyttöön, uudet muokkaukset näkyvät sivulla muokkauksina eikä sitoutuneena tekstinä. Esimerkiksi kukin poisto näkyy tekstinä, yliviivattu. Uudet kirjoittamasi sanat näkyvät uudella värillä (tässä tapauksessa vihreällä).

Jokaiselle ehdottamallesi muutokselle Google Docs luo oikean reunan pienen yhteenvetoruudun, joka näyttää kuka ehdotti muutosta ja mikä se on. Nämä tiivistelmäruudut antavat sinulle ja muille toimittajille myös valtuudet hyväksyä tai hylätä muutokset, joita käsittelen tarkemmin myöhemmin.

Kuinka jakaa asiakirjasi

Jos haluat saada ehdotettuja muutoksia muilta ihmisiltä, ​​sinun on ensin jaettava asiakirjasi ja sallittava muokkaaminen. Napsauta työpöydän oikeassa yläkulmassa olevaa sinistä Jaa-painiketta. Mobiililaitteissa tämä vaihtoehto on Jaa ja vie -kohdassa. Voit jakaa asiakirjan vain valitsemiesi ihmisten kanssa tai luomalla linkin, jonka avulla asiakirja näkyy kaikille, joilla on kyseinen linkki.

Tässä on tärkein osa: Sinun on annettava yhteistyökumppaneillesi muokkauslupa. Valitse sovellettavasta vaihtoehdosta Voi muokata.

Kun yhteistyökumppanisi saavat asiakirjan, heidän tulisi tarkistaa, että he ehdottavat eikä muokkaa niitä, jotta kaikki näkevät muutokset. Kun joukkueet työskentelevät tällä tavalla usein, kaikki ovat tottuneet näkemään muokkauksensa näytöllä ja tietävät heti, jos Ehdotus ei ole käytössä. Jos ihmiset ovat uusia seuraamaan muutoksia, sinun on ehkä muistutettava heitä.

Kuinka käyttää kommentteja

Yleinen muokkaussääntö (jota kaikki rikkovat koko ajan) on, ettei koskaan kirjoiteta asiakirjaan jotain, jota et halua julkaista. Esimerkiksi, älä koskaan laita vitsiä paikkamerkkitekstinä, äläkä koskaan kirjoita kommenttia riviin. Kysymykset ja pidemmät keskusteluideat kuuluvat kommenttina.

Lisää kommentti etsimällä työkaluriviltä kuvaketta, joka näyttää puhelaatikolta, jonka keskellä on plusmerkki. Voit vaihtoehtoisesti korostaa jonkin tekstin ja kommentointipainike näkyy oikeassa reunassa. Napsauta sitä ja voit lisätä kommenttisi.

Kommentit näkyvät oikeassa reunassa kaikkien muiden seurattujen muutosten rinnalla. Yhteistyökumppanit voivat vastata kommentteihin, mikä antaa sinun keskustella asiakirjassa mahdollisista muutoksista.

Kuinka hyväksyä, hylätä ja ratkaista kommentteja

Kun kaikki ehdotukset ovat, kuka tahansa, jolla on työn lopullinen sana, voi lukea asiakirjan läpi ja hyväksyä tai hylätä muutokset.

Kommentteja varten sinulla on mahdollisuus "ratkaista" jokainen niistä. Kommentin ratkaiseminen poistaa keskusteluhistorian pysyvästi ja kaikille, joten varmista, että asia on todella ratkaistu, ennen kuin painat tätä painiketta.

Mitä muut ihmiset näkevät?

Jotakin muistettavaa ehdotettaessa muutoksia ja kommentteja asiakirjalle on sitä, mitä muut ihmiset näkevät, jos heillä on pääsy samaan tiedostoon. Esimerkiksi, ellei he ole poissulkenut, alkuperäkirjailija tai -kirjailijat saavat sähköposti-ilmoituksen jokaisesta tekemästäsi ehdotuksesta ja kommentista, jonka lisäät lähes reaaliajassa. Tämä tarkoittaa, että jos joku ehdottaa muokkausta ja muuttaa sitten mieltään, kirjoittaja näkee silti alkuperäisen ehdotuksen sähköpostitse. Se on kauhistuttavaa.

Suosittelen näiden ilmoitusten poistamista käytöstä, etenkin jos muokkausprosessi on vaikea. Sen sijaan, että piinaa itsesi tietoisuudesta jokaisesta pienestä ajatuksesta, joka ylittää toimittajan mielen, mene Google Driveen, napsauta rataskuvaketta ja valitse asetukset. Varmista Ilmoitukset-kohdassa, että molemmat ruudut eivät ole valittuna.

Kuinka käyttää versiohistoriaa

Toinen työkalu, joka ei ole ehdottomasti osa ehdotusta, mutta on silti hyödyllinen yhteistyöhön kirjoittamisessa ja muokkaamisessa, on versiohistoria.

Katso kohta Tiedosto> Versiohistoria. Näkyviin tulee kaksi vaihtoehtoa: Nimeä nykyinen versio ja Katso versiohistoria.

Voit tallentaa kopion tiedostostasi Nimi Nykyinen versio -sovelluksella ennen kuin avaat sen muille ihmisille muokattavaksi. Tällä tavoin, jos jokin menee pieleen, kun yhteistyökumppani unohtaa ottaa käyttöön ehdotuksen, voit palata nopeasti ja helposti takaisin edelliseen luonnokseen.

Toinen vaihtoehto, katso versiohistoria, näyttää aiemmin tallennetut tiedoston versiot, jotka on merkitty päiväyksen ja ajan mukaan. Voit muuttaa nimiä jotain kuvaavampaa, jos se auttaa. Kun tarkastelet tiedostoosi aiempia versioita, näet muutokset korostettuna eri värillä. Se on hyödyllinen työkalu kellon kääntämiseen taaksepäin, kun ehkä hyväksyi tai hylkäsi muutokset ja toivot nyt, ettet olisi tehnyt.

Kuinka vertailla asiakirjoja

Viimeinen mainitsemisen arvoinen työkalu on uusi, nimeltään Vertaa asiakirjoja. Se on Työkalut-valikon alla (Työkalut> Vertaa asiakirjoja). Tämän työkalun avulla voit verrata kahta asiakirjaa nähdäksesi, mikä niiden välillä on eroa. Se on kätevä, kun etsit muutoksia, jotka olet lisännyt (tahallisesti tai muuten) asiakirjaasi joko sinä tai joku muu. Tämä näkymä voi myös tuoda kommentteja tiedostoihin.

Jos teet yhteistyötä ihmisryhmän kanssa, joka ei ole tottunut ryhmäeditointiin, voit aina tallentaa työsi luonnoksen ja verrata sitä muokattuun versioon, jotta varmistat, etteivät muutokset vahingossa luiskahta sinua.

Lisää Google-dokumenttien vinkkejä

On joitain muita vinkkejä, jotka kannattaa tietää, jos käytät Google-dokumentteja usein. Ensinnäkin, varmista, että osaat tallentaa Google-dokumentit offline-tilassa. Siten internetkatkokset ja muut odottamattomat tapahtumat eivät häiritse työtäsi. Voit salata myös Driveen tallennetut Google-asiakirjat, joka on toinen kätevä vinkki. Tutustu myös luetteloomme parhaista Google-dokumenttien vinkistä.