Kuinka tappaa sähköpostia oikealla projektinhallintaohjelmalla

Sähköposti lisää stressiä, luo tarpeetonta työtä ja saa ihmiset tuntemaan uupumusta. Kukaan ei voi olla paras versio itsestään työssä näissä olosuhteissa. Viime vuosina organisaatiot ovat alkaneet siirtyä pois sähköpostista ryhmäviestintäsovellusten, kuten Slackin ja muiden työpaikan viestintävälineiden, hyväksi. Oikean työkalun tai työkaluryhmän löytäminen vaikuttaa siihen, pystyykö ryhmäsi luopumaan perinteisistä postilaatikoistaan. Monille ryhmille projektinhallintaohjelmistojen tulisi olla osa ratkaisua.

Mikä on projektinhallintaohjelmisto?

Projektinhallintaohjelmat, joita kutsutaan myös projektinhallintasovelluksiksi, ovat online-työkaluja, joita joukkueet käyttävät työn seuraamiseen. Laajimmassa merkityksessä projektinhallintasovellus voi olla mikä tahansa monimutkaisesta työnhallintaa varten tarkoitetusta ohjelmistosta, kuten Microsoft Projectista, tehtävän perussovellukseen. Lihavoimaisimmat sovellukset sisältävät muita liiketoiminnan työkaluja resurssien hallintaan, tehtävään käytetyn ajan seurantaan tai jopa laskutukseen.

Erotamme usein erityyppiset yhteistyövälineet projektinhallintasovelluksista, jotta voimme suositella oikeaa sovellusta oikeaan tarkoitukseen. Kyseiset kaksi luokkaa ja muutama muu (kuten kanban-levyt- ja työnhallintasovellukset) ovat päällekkäin. Joten vaikka toistan joskus, että sovellukset, kuten Asana, Trello, Airtable ja Basecamp, eivät ole ehdottomasti projektinhallintasovelluksia, voimme sisällyttää ne tähän.

Mitä teet projektinhallintaohjelmissa?

Jokainen projektinhallintasovellus on hiukan erilainen, mutta useimpien avulla voit nähdä ryhmäsi työskentelyn eri näkökohdat tarvitsematta kysyä kollegoiltasi heitä.

Kun kirjaudut sisään, näet kaikki tehtävät, jotka ryhmäsi on suoritettava, ja määräajat. Näet kuka on määrätty mihin tehtävään, jos ja milloin he suorittivat sen, ja onko heillä kommentteja siitä. Jos toinen kollegoistasi poistuu odottamatta, voit kirjautua sisään projektinhallintasovellukseen ja tarkistaa, onko heille tänään annettu kiireellisiä asioita, jotka toisen ryhmän jäsenen pitäisi valita. Jos käytät tällä hetkellä sähköpostia ilmoittaaksesi jollekin, että tehtävä on suoritettu, kysyä tehtävästä tai lähettää jotain hyväksyttäväksi, hyötyisit todennäköisesti projektinhallintasovelluksesta.

Siinä on enemmän. Kun sinä ja kollegasi käytät projektinhallintasovellusta, sovellus pitää lukemaa tehdystä työstä. Kuinka monta tehtävää suoritettiin ajoissa? Onko projekti kokonaisuutena vielä jäljellä määräaikaan mennessä? Vahvat projektinhallintasovellukset sisältävät kaikenlaisia ​​kaavioita ja kaavioita, joiden avulla voit pitää silmällä tällaista asiaa. Tällä tavoin, jos projekti alkaa liukastua, voit havaita sen varhain ja estää sitä. Mutta emme saa sivuuttaa. Pidetään kiinni siitä, kuinka projektinhallintasovellukset auttavat ihmisiä kommunikoimaan.

Mitä projektipäällikkö tekee?

Projekti on sarja tehtäviä. Projektipäällikkö on henkilö, joka tietää, mitkä kaikki nämä tehtävät ovat - tai ainakin valvoo niitä. Joskus projektipäällikkö hoitaa tehtävät tai asettaa ne ryhmään, jotta ihmiset voivat vaatia niitä. Projektipäällikkö seuraa silloin tehtäviä ja niitä tekeviä ihmisiä, kunnes kaikki on tehty.

Kaikilla joukkueilla ei sinänsä ole projektipäällikköä, mutta useimmissa on joku, joka vastaa. Se voi olla yrityksen omistaja, johtaja tai tiimin vetäjä. Kuka tahansa on henkilösi tai päivittäinen päätöksentekijäsi, se on projektipäällikkösi.

Miksi sähköposti on huono projekteille

Sähköposti on sähköposti, joka tiedän kuulostavan ilmeiseltä, mutta pysy täällä täällä. Mail on kamala tapa työn osoittamiseen. Kuvittele, jos tehtävät tulivat sinulle etanapostina. Se on melkein naurettavaa. Sähköposti ei kuitenkaan ole niin erilainen kuin tavallinen posti, paitsi että se on nopeampaa.

Ajattele, mitä sähköpostia on hyvä tarjota:

• asynkroninen tiedonsiirto paperipolun kanssa
• asiakirjojen toimitus

Mieti nyt, mitä projektipäällikön on tiedettävä hoitaessaan sarjan tehtäviä:

• kuka on käytettävissä
• kuinka paljon työtä jokainen työntekijä on tällä hetkellä antanut heille ja milloin se on määrä
• jo osoitetun työn eteneminen (esim. "Johnilla on kaksi tehtävää hänelle osoitettu ja molemmat ovat 90 prosenttia valmis")
• määräaikakalenteri
• kyky priorisoida ja priorisoida tehtävät uudelleen projektin tarpeiden perusteella

Tällaisen työn postitse tekeminen on naurettavaa.

Vielä tärkeämpää on, että tapa, jolla suurin osa toimistotyöntekijöistä käyttää sähköpostia, aiheuttaa keskeytyksiä. Kun uudet sähköpostiviestit saapuvat päivämäärillä tai ponnahdusikkunoilla, työntekijät yleensä tarkistavat varmistaakseen, että saapuva viesti ei ole kiireellinen. Sitten he palaavat siihen, mitä teimme, seuraavaan keskeytykseen saakka. Ihmiset tekevät tämän koko päivän, tarkistaen ja skannaamalla sähköpostinsa. Useat tutkimukset osoittavat, että sähköpostin käyttö vie noin 30 prosenttia tietotyöntekijän päivästä ja että aika on jakautunut tasaisesti koko päivälle sen sijaan, että se olisi erillisiä paloja. Toisin sanoen, sähköposti keskeyttää meidät jatkuvasti.

Keskeytyksillä on yleensä negatiivinen negatiivinen vaikutus, vaikka se ei välttämättä olekaan oletetulla tavalla. Keskeytykset saavat ihmiset tuntemaan olonsa stressaantuneemmiksi ja pitämään heistä suurempaa työmäärää kuin he itse asiassa tekevät. Ihmiset kokevat myös suuremman turhautumisen ja aikapaineen.

Tapa, jolla ihmiset käyttävät sähköpostia, johtaa myös ajanhukkaan. Menettää aikaa, kun joudumme lukemaan saman sähköpostin, jonka skannimme aiemmin päivällä, koska olemme unohtaneet sen sanoman. Jos unohdat, mikä päivämäärä avaintoimitukselle on, sen kaivaminen sähköpostista vie aikaa. Entä jos etsimäsi sähköpostiosoite on vanha ja päivämäärä on sittemmin siirtynyt viikossa eteenpäin?

Tämä kaikki tarkoittaa, että sähköpostia ei ole suunniteltu tehtävien hallintaan. Se on väärä työkalu tähän työhön.

Viestintä projektijohtamispalvelun kanssa

Projektinhallintaan sisältyy ihmisten ja resurssien jonglointia, tarkkailun ajankohdan seurantaa ja tehtävien uudelleenjakoa tai priorisointia tilanteen muuttuessa. Projektinhallintaohjelmisto on suunniteltu käsittelemään sellaisia ​​asioita ja muita, jotka yleensä tulevat esiin projektin aikana.

Millaista on kommunikoida projektinhallintasovelluksessa vai sähköpostissa? Se on kuin ero nähdä jotain omilla silmilläsi ja lukea siitä kuvaus. Ensimmäisessä tilanteessa voit hallita sitä, mitä haluat nähdä ja milloin. Toisessa luottaa siihen, että muut ihmiset kirjoittavat viestejä, jotka kertovat sinulle, mikä heidän mielestään on tärkeintä - tai mikä pahempaa, mitä he luulevat haluavansa kuulla.

Eri projektinhallintasovelluksissa on erilaisia ​​työkaluja kommunikointiin. Lähes kaikki he tukevat esimerkiksi @-mainintaa. Koska Slackista ja muista ryhmän viestisovelluksista on tullut niin suosittuja, voit yhdistää ne usein projektinhallintasovellukseen ja siten virtauttaa keskustelut yhteen paikkaan. Jos sinulla ei vielä ole ryhmäkeskustelusovellusta, voit ohittaa sen ja etsiä sen sijaan projektinhallintasovelluksen, joka sisältää sovelluksen sisäisen chat-kentän. Sekä Zoho Projects että ProofHub tarjoavat sitä.

Oletetaan, että kyseisessä projektissa on paljon visuaalisia elementtejä, ja sen parissa työskentelevän ryhmän on keskusteltava niistä. Elämäsi on paljon helpompaa, jos projektinhallintasovelluksessasi on kuvanmerkityökalut. Tällä tavalla voit kirjoittaa kuvan sähköisesti ja liittää kommentteja, jolloin jokaisen joukkueesi jäsenen on helpompaa antaa ja ymmärtää palautetta. Volerro on yksi esimerkki projektihallintasovelluksesta, jossa on merkintätyökalut.

Kuten mainittiin, projektinhallintasovellukset käsittelevät kaikkia perusteltuja asioita, joita tarvitset taisteluun ja seuraamiseen, kuten tehtävät, määräajat, edistyminen ja toimeksiannot. Kaikki tämä tieto on näkyvissä niille, jotka sitä tarvitsevat. Tässä mielessä on vähemmän tarpeen kommunikoida tällaisista asioista. Sinun ei tarvitse koskaan lähettää sähköpostia jollekin CC: lle puoli tusinaa ihmistä tietääksesi, onko he melkein suoritettu tehtävällä, kun voit kirjautua järjestelmään ja nähdä, että se merkitään 75%: ksi valmiiksi. Suuri osa asioista, jotka vaativat rivien välillä lukemista sähköpostin käyttämisessä tehtävien hallintaan, muuttuu yhtäkkiä kristallinkirkkaaksi, kun käytät projektinhallintaohjelmistoa.

Vähemmän aikaa sähköpostitse tarkoittaa enemmän työtä

Edut siitä, että joukkue saadaan sähköpostista ja projektihallintaohjelmaan kommunikoimaan, voi olla valtava. Pelkästään sähköpostin vähentäminen tekee varmasti kaikki onnelliseksi, mutta se on haaleampaa kuin lisäarvo, joka johtuu paremmasta näkyvyydestä kuka tekee mitä, mitä muuta he tekevät ja jokaisen tehtävän tilaan. On paljon helpompaa saada tarkkoja tietoja kädessäsi työskennellessäsi, jotta päätöksentekijät voivat tehdä hyviä päätöksiä.

Tarkempia vinkkejä projektinhallintasovelluksen kanssa työskentelyyn on artikkelissa 7 tapaa yksinkertaistaa projektinhallintaa ryhmätyöprojekteissa ja viidessä Zoho-projektien ominaisuudessa yrityksesi organisoimiseksi.