Järjestäytyminen: kuinka tärkeiden tietojen sieppaaminen skannaus- ja ocr-sovelluksilla

Skannaussovellus, jossa on optinen merkintunnistus (OCR), on välttämätön organisoitumisen kannalta. Paras skannaussovellus auttaa sinua kaappamaan kaikenlaista tietoa, kuten kokouksen esitys dioja, taulun muistiinpanoja, käyntikortteja puhumattakaan tärkeistä asiakirjoista. Ne ovat hyödyllisiä myös muihin tarkoituksiin, kaikkea paperireseptien digitalisoinnista takuiden tallentamiseen.

Muutama vuosi sitten minun piti hankkia uusi passi ja jättää sinulta samana päivänä viisumi. Heti kun otin passin, ajattelin: "Minulla pitäisi todennäköisesti olla kopio tästä ennen kuin annan sen." Otin puhelimeni ja skannisin sen. Tosiaankin, viisumi kesti yli kaksi viikkoa, ja sillä välin tarvitsin passi tiedot nippu paperityötä varten. Hyvä asia, että minulla oli luettava kopio!

Kuinka skannaussovellukset toimivat?

Kun käytät mobiiliskannaussovellusta, se ei ole paljon erilainen kuin kuvan ottaminen. Ihanteellisessa tilanteessa toistat asiakirjasi tasaisella kontrastisella taustalla ja osoitat puhelimesi kameraa siihen.

Sitten skannaussovellus opastaa sinut prosessin läpi. Yleensä siinä kerrotaan, että linjaat asiakirjan reunat rajausmerkeillä puhelimen näytöllä. Pidä vakaana kuin pystyt, mutta älä huoli. Sovellus säätyy pieniin liikkeisiin. Skannaus kestää sekunnin tai kaksi. Kun se on valmis, näet yleensä esikatselun asiakirjasta. Sovellus yleensä kysyy sitten, haluatko lisätä lisää sivuja vai aloittaa uuden skannauksen.

Ehkä olet ajatellut, että voit ohittaa skannaussovelluksen kokonaan ja ottaa sen sijaan kuvan kaikista papereista, jotka haluat tallentaa digitaalisesti. Voisit, mutta siinä on kaksi haittaa. Ensinnäkin kuva ei todennäköisesti ole yhtä selkeä kuin skannaus, joten sinulla on riski, että sinulla ei ole luettavissa olevaa tekstiä. Toiseksi, et voi etsiä tekstiä, mikä voi tehdä erittäin vaikeaksi löytää tarvitsemasi myöhemmin.

Mitä sinun pitäisi skannata skannaussovelluksella?

Katsotaan esimerkkejä siitä, kuinka voit käyttää skannaussovellusta pysyäksesi järjestäytyneenä. Sen jälkeen selitän, mitä ominaisuuksia sinun pitäisi etsiä parhaimmista skannaussovelluksista ja nimetään muutamia sovelluksia, joissa niitä on.

Käyntikortteja

Kun seuraavan kerran luovutat sinulle käyntikortin, käytä skannaussovellusta tämän henkilön yhteystietojen keräämiseen ja palauta sitten kortti. Näytät kuinka helppoa on olla paperiton samalla kun kerät niiden tietoja digitaalimuodossa, joten sinun ei tarvitse kirjoittaa mitään myöhemmin. Jotkut skannaussovellukset voivat tunnistaa käyntikortit ja luoda uuden merkinnän yhteyssovellukseesi. Toiset etsivät LinkedInistä ehdottaakseen yhteyden muodostamista sinne.

Taulut ja esittelymateriaalit

Kokouksissa suurin osa meistä haluaa kiinnittää jokaiseen puhujaan täyden huomion. Sitä on vaikea tehdä, jos rynnämme esityksessä tai taulussa toivoen, että et unohda tärkeätä yksityiskohtaa. Erinomainen ratkaisu on skannata dioja tai muita materiaaleja nopeasti, kun ne näyttävät tietävän, että voit tarkastella niitä yksityiskohtaisemmin myöhemmin.

Asiakirjat sähköpostiin tai varmuuskopiointiin

Vaikka monet ihmiset ja organisaatiot lähettävät mielellään digitaalisia asiakirjoja, tapauksia, joissa kohtaamme paperia, on edelleen paljon. Oletetaan, että pankkisi antaa sinulle tärkeän paperisen asiakirjan allekirjoittamista varten, mutta haluat, että lakimies tarkistaa sen ensin. Se on hyvä aika käyttää skannaussovellusta. Skannaa muutama sivu, jotta voit lähettää ne sähköpostitse. Joissakin skannaussovelluksissa on työkalu, jonka avulla voit myös allekirjoittaa ne digitaalisesti.

Muita tärkeitä papereita, joita haluat ehkä skannata ja varmuuskopioida, ovat rokotusrekisterit, veroasiakirjat ja lailliset todistukset (syntymä, avioliitto, maahanmuutto jne.).

Mitä etsiä skannaussovelluksesta

Parhaat skannaussovellukset kaappaavat asiakirjat selkeästi, tekevät tekstistä haettavan ja auttavat tallentamaan valmiit tiedostot oikeisiin paikkoihin. Tässä on mitä etsiä:

Automaattinen reunantunnistus

Upea skannaus- ja tekstintunnistussovellus löytää automaattisesti asiakirjojen reunat automaattisesti. Kun osoitat kameran paperille, näytöllä näkyvien rajausmerkkien tulisi etsiä asiakirjan reunat yksinään ja säätää niiden eri mitat. Joten skannaatko A4-arkkia tai käyntikorttia, sovellus selvittää sen automaattisesti.

Tallenna ja vie asetukset

Parhaat skannaussovellukset antavat sinulle vaihtoehtoja, joihin voit tallentaa tai viedä vasta skannatut tekstit, kuten Google Drive, Dropbox tai jokin muu tallennuspalvelu. Et halua sovellusta, joka pakottaa sinut pitämään asiakirjat uudessa paikassa.

OCR

Mainitsin tekstintunnistuksen tämän artikkelin yläosassa. Kun sinulla on tekstintunnistus, kaikista skannatuista sanoista tulee tekstiä. Voit myös kopioida ja liittää tekstin tai muokata sitä. Oletetaan, että skannaat reseptin ja huomaat, että siinä on kirjoitusvirhe. Todella hyvällä skannaus- ja tekstintunnistussovelluksella sinun pitäisi pystyä korjaamaan kirjoitusvirhe. Jotkut sovellukset voivat muuntaa lopullisen tekstin tutuksi tekstinkäsittelymuotoksi, kuten.docx. Toiset antavat sinun muuttaa tekstiä suoraan sovelluksessa joutumatta avaamaan asiakirjaa ensin tekstinkäsittelyohjelmassa.

OCR: n avulla voit myös etsiä asiakirjojen tekstiä. Tämä tarkoittaa, että jos haluat löytää immunisaatiotietosi, voit yrittää etsiä lääkärisi nimeä tiedoston löytämiseksi. Sinun ei tarvitse muistaa mitä nimeit tiedostoksi. Jos käytät hakua paljon tiedostojen löytämiseen, tarvitset ehdottomasti tekstintunnistusta.

Hakutoiminto

Ehkä et ole erittäin järjestäytynyt, kun kyse on tiedostojen viennistä ja tallentamisesta toiseen sijaintiin. Siinä tapauksessa haluat pystyä etsimään skannaussovelluksen sisällöstä mitään, mitä olet skannannut ja jota nyt tarvitset. Hyvällä skannaussovelluksella on oma hakuominaisuus.

Monisivuinen tuki

Todella hyvät skannaussovellukset voivat skannata useita sivuja peräkkäin. Niiden tulee sitten koota kaikki sivut yhdeksi PDF: ksi helposti. Useimmat huippuluokan skannaussovellukset korjaavat myös sivujen vääristymät, kuten kun skannaat sivuja teoksesta, etkä pysty saamaan sitä tasaisesti.

Hinta

Monilla parhaimmista skannaus- ja tekstintunnistussovelluksista on ilmainen palvelutaso ja maksettu palkkio. OCR: tä pidetään joskus premium-ominaisuutena. Skannaus- ja OCR-sovellusten hinnoittelu on pieni pähkinä. Voit odottaa jonkin aikaa maksavan 4–7 dollaria kunnollisesta sovelluksesta. Nyt kertaluonteiset maksut ovat kymmenen kertaa korkeammat. Vaikka tilaushinnat ovat kohtuullisempia, jotkut ihmiset tarvitsevat skannaussovelluksen vain muutaman kerran vuodessa.

Parhaat skannaussovellukset

Nyt kun ymmärrät, mitä skannaussovellukset voivat tehdä ja miksi haluat ehkä käyttää tätä, tässä on joitain parhaista, joita voit löytää. Olen keskittynyt sovelluksiin, jotka tarjoavat skannauksen ja tekstintunnistuksen ja tekevät tekstistä muokattavissa. On paljon sovelluksia, jotka vain skannaavat. Evernote Scannable ja mobiili Dropbox -sovellus ovat kaksi esimerkkiä. Mutta ne eivät anna sinulle lopullista tekstiä, jonka voit kopioida, liittää tai muokata. Nämä sovellukset tekevät.

Riippumatta siitä, minkä sovelluksen valitset, huomaat, että luotettavan skannaussovelluksen avulla voit digitalisoida asiakirjat ja pysyä järjestettyinä.

ABBYY FineScanner

Vapaa; Pron 4, 99 dollaria kuukaudessa, 19, 99 dollaria vuodessa tai 59, 99 dollaria kertaluonteinen maksu

ABBYY FineScanner on ehkä paras ja tehokkain skanneri- ja OCR-sovellus mobiililaitteille. Se vie tiedostoja eri muodoissa, voit tallentaa tiedostoja suurimpiin tallennuspalveluihin ja käyttää jopa tekstintunnistusta yli 40 kielellä. Tarvitset Premium-tilin, kun haluat saada tekstintunnistuksen, joka maksaa 4, 99 dollaria kuukaudessa, 19, 99 dollaria vuodessa tai 59, 99 dollaria kertaluonteisesta maksusta.

Saatavana Androidilla, iOS

Microsoft Office -linssi

Vapaa

Microsoft Office Lens on yksi harvoista skannaussovelluksista, joka on täysin ilmainen. Se on hiukan hitaampi ja pirteämpi kuin muut sovellukset, joissa on reunatunnistus ja rajaus, mutta se saa työn suoritettua. Sovelluksessa on erityiset tilat käyntikorttien ja taulun skannaamiseksi. Jos haluat muokata skannattua tekstiä, sinun on vietävä teksti Microsoft OneDriven kautta ja avattava sitten Word.

Saatavana Android-, iOS- ja Windows-käyttöjärjestelmissä

Scanbot 9

Vapaa; Pron 4, 49 dollaria ensimmäisenä vuonna, sitten 22, 49 dollaria vuodessa; tai 69, 99 dollaria kertaluonteinen iOS-käyttöjärjestelmä

Scanbot on erinomainen skannaus- ja tekstintunnistussovellus. Yhtiö muutti äskettäin hinnoittelumallinsa edullisesta kertaluonteisesta maksusta vuosittaiselle tilaukselle tai kalliimpaan kertaluonteiseen maksuun (69, 99 dollaria). Lisäksi hintoja on erittäin vaikea jäljittää. Joka tapauksessa Scanbotin Pro-versio on harkinnan arvoinen, jos tarvitset nopean ja tarkan skannaussovelluksen melkein minkä tahansa tyyppiselle asiakirjalle. Siinä on hyvät värinkorjaus- ja optimointityökalut sekä muut skannausominaisuudet, kuten QR-koodinlukija ja viivakoodinlukija. Voit käyttää sitä myös asiakirjojen allekirjoittamiseen vain sormella ja puhelimella tai tablet-laitteella.

Saatavana Androidilla ja iOS: lla