Kuinka yritykset voivat pysyä muutoksenmukaisuusmääräysten kärjessä

Erittäin säänneltyjen alojen, kuten rahoituksen ja terveydenhuollon, yritykset ovat jatkuvasti muuttuvien vaatimustenmukaisuusmääräysten, samoin kuin yritysten, jotka tekevät tiivistä yhteistyötä paikallis- ja osavaltion hallitusten kanssa. Uudet politiikat ja säännöt on yhdenmukaistettava organisaation monilla tasoilla, ja "etiikka- ja noudattamisammattilaisten" rooli kuuluu usein henkilöstöjohtajalle (HR) ja tietotekniikan (IT) osastoille. Nämä ammattilaiset ovat usein vastuussa muun muassa infrastruktuurin hallinnasta ja verkon turvallisuudesta, joka sisältää virtuaalisten yksityisten verkkojen (VPN) käytön arkaluonteisten yritystietojen suojaamiseksi, kun etätyöntekijät pääsevät niihin. Henkilöstö- ja tietotekniikan ammattilaisten on ylläpidettävä näitä järjestelmiä varmistaen samalla, että liiketoiminta noudattaa edelleen tietoja, yksityisyyttä ja muita määräyksiä.

Mutta kuinka yritykset voivat pysyä vaatimusten mukaisina? NAVEX Globalin tutkimuksen mukaan vastaus voi olla käyttämällä parempaa automatisoitua politiikanhallintaohjelmistoa. Yhtiön vuoden 2016 etiikan ja vaatimustenmukaisuuden ulkopuolisen politiikan johtamisen vertailuanalyysiraportissa kysyttiin 1 075 vastaajaa maailmanlaajuisesti (75 prosenttia Yhdysvalloissa) monilla aloilla. Näitä toimialoja olivat terveydenhuolto, valmistus ja pankkitoiminta sekä rahoittaminen voittoa tavoittelemattomille järjestöille, vakuutus-, energia- ja apuohjelmat, hallinto ja hallinto sekä teknologiayritykset. Raportissa tutkittiin etiikkaa ja eettisyydestä vastaavia johtajia ja johtajia heidän nykyisistä politiikanhallinnan haasteistaan ​​ja siitä, mitkä strategiat ja ratkaisut voisivat parantaa organisaation prosessia. (Katso vuoden 2018 samanniminen raportti täältä.)

Puhuimme NAVEX Globalin neuvontapalveluiden varatoimitusjohtaja Randy Stephensin (ja vuoden 2016 raportin yhteistyökumppanin) kanssa tärkeimmistä tutkimuksesta otetuista otteista ja siitä, kuinka yritykset voivat puuttua ennakoivaan noudattamiseen sekä tekniikan että organisaation näkökulmasta.

"Mitä olemme löytäneet, on yleisesti ottaen, ja tämä ei ollut yllättävää, monet ihmiset ovat tyytymättömiä politiikanhallintaohjelmiinsa noudattamisessa. Jopa onnellisten kanssa on aina parantamisen varaa", Stephens sanoi.. "Näimme, että sekä budjetti että vastuu politiikan hallinnasta voidaan jakaa suurelle ryhmälle liiketoimintayksiköitä ja että hajautettu vastuu organisaation sisällä voi johtaa tehottomuuteen."

Raportin erittely

NAVEX Globalin tutkimusnäyte kattoi vastaajat pienissä (25 prosenttia), keskikokoisissa (31 prosenttia) ja yritystoiminnassa (43 prosenttia) toimivissa yrityksissä. Liikevaihdon tulot vaihtelevat alle 50 miljoonasta dollarista yli miljoonaan dollariin, samoin kuin valtion ja voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden edustajat. Yleisimpiä vastaajien tyyppejä olivat omistautuneet etiikka- ja vaatimustenmukaisuuden ammattilaiset, mutta tutkimukseen osallistui myös vastaajia, kuten yritysanalyytikot ja henkilöstöhallinnon, tietotekniikan, sisäisen tarkastuksen, lakien, riskienhallinnan ja turvallisuuden ammattilaiset, jotka hallinnoivat noudattamista organisaatiossa.

Seuraava on muutama tärkeä ote raportista. Vastaajat voivat valita useita vastauksia:

• Lähes puolet organisaatioista (47 prosenttia) sanoi, että niiden politiikan johtamisen suurin haaste on pitää politiikat ajan tasalla uusien ja muuttuvien asetusten kanssa.
• Muihin politiikan johtamisen haasteisiin kuuluivat työntekijöiden kouluttaminen politiikoista (40 prosenttia), politiikan irtisanominen ja epätarkkuus (32 prosenttia), vaatimukset, jotka liittyvät erityisesti lain noudattamiseen (31 prosenttia), helppo pääsy nykyisiin käytäntöihin ja menettelyihin (28 prosenttia) sekä asiakirjojen hallinta (DM) (23 prosenttia).
• Yli 50 prosentilla organisaatioista on seitsemän tai enemmän osastoa, joilla on jonkin verran vastuuta politiikan hallinnasta ja budjetointiprosessista, ja lähes 50 prosenttia sanoi, että heillä joko ei ole rahoitusta politiikan johtamiseen tai että se on osa koko yrityksen budjettia.
• 57 prosenttia vastaajista käyttää verkkokoulutusta politiikan ymmärtämisen varmistamiseksi, ja 55 prosenttia vastaajista seuraa henkilökohtaista koulutusta.
• Raportissa todettiin, että automatisoidut ohjelmistot paransivat politiikanhallinnan toteutusta kokonaisuudessaan 16 prosenttia, ja paransivat erityisesti politiikan laadun, viestinnän, työnkulun ja käyttöoikeuksien tehokkuutta.

NAVEX Global tarjoaa noudattamis- ja politiikanhallintaohjelmistoja, palveluita ja konsultointia. Stephens myönsi, että yrityksellä on tosiasiallinen intressi automatisoitujen ohjelmistojen käyttöön, mutta painotti, että raportti on myyjä-agnostinen.

"Yksi suurimmista haasteista on pysyminen muuttuvien lakien ja asetusten kanssa", sanoi Stephens. "Se on yksi niistä alueista, joilla ihmiset todella kamppailivat. Automaattisen prosessin toimintatapa on se, että tehokkaan ohjelman käytännöt tarkistetaan säännöllisesti - päivitys, käännös, versionhallinta, kaikki mitä tarvitset varmistaaksesi, että ihmisillä on pääsy viimeisimpään Viime kädessä mietinnössä selvinnä oli, että ihmiset, joilla oli automatisoitu politiikanhallintaprosessi, ohjelmistopohjainen strategia, pitivät ohjelmia tehokkaimpana. Ja se päsi kaikkiin kriteereihin."

5 politiikan hallinnan vaiheet, jotka yrityksesi voi suorittaa

Politiikanhallintaohjelmistot voivat vaihdella paljon toimialasta riippuen. Verkkosairausvakuutusvaatimustenmukaisuuskoulutusohjelmistoista, kuten Accountable, erikoistuneisiin ratkaisuihin olemassa olevaan yhteistyöhön ja DM-ohjelmistoihin, kuten Microsoft SharePoint Online, ratkaisut ovat kaiken muotoisia ja kokoisia, ja ne vaihtelevat sen mukaan, kuinka syvästi ne integroidaan olemassa oleviin järjestelmiin.

Stephens sanoi kuitenkin, että riippumatta järjestelmästä, jota yrityksesi käyttää noudattamisen ja käytäntöjen hallintaan, politiikan hallinnan ja vastuuvelvollisuuden parantamiseksi voidaan tehdä useita keskeisiä organisatorisia toimia, samalla kun varmistetaan, että organisaation kaikki ovat ajan tasalla. Seuraavat ovat hänen viisi suositusta:

1. Erikoistuneet politiikan omistajat

Stephens sanoi, että sääntöjenvastaisuuteen liittyvät epäonnistumiset voivat usein johtua siitä, ettei kukaan tarkista politiikkaa kuukausien tai vuosien ajan sen perustamisesta. Yritykset voivat joutua vaikeuksiin, kun kyse on vastuuvelvollisuudesta tai kurinpidollisista toimenpiteistä, jos työntekijä rikkoo käytäntöä, mutta sääntöjenvastaava ei voi edes asettaa sormeaan mitä käytäntöä rikottiin.

"Politiikoilla on oltava omistaja", Stephens sanoi. "Joskus voi olla, että useat osapuolet antavat panoksensa, mutta jonkun on omistettava tämä politiikka ja varmistettava, että se heijastaa lakien, asetusten ja yrityskäytäntöjen muutoksia.

2. Helppo pääsy ja saatavuus

Stephens sanoi, että politiikat ovat usein levinneet koko organisaatioon, henkilöstö- ja tietotekniikkapolitiikoista terveys- ja turvallisuuspolitiikkoihin. Joten yritysten on varmistettava, että politiikat ovat helposti saatavissa, olipa kyse politiikanhallintaohjelmistoista, yrityksen intranetistä tai HR-portaalista tai DM-alustasta.

"Kun työntekijöillä on kysymys, heidän on voitava tarkastella politiikkaa. Jos he eivät löydä sitä, heitä ei voida kouluttaa", Stephens sanoi. "Siellä automatisoidut ratkaisut ovat voittajat, koska nämä käytännöt sijaitsevat keskeisellä paikalla. SharePoint-sivustot ja intranet-sivustot voivat toimia, mutta usein löydetyissä sivustoissa on edelleen keskitetyn hallinnan puute. Jos et voi tehdä että tämä käytäntö on helposti saatavilla ja ymmärrettävissä suurimmalle osalle käyttäjiä, sinun ei tule noudattaa sitä ".

3. osastojen välinen viestintä

Vastuun ja politiikan hallinnan siirtäminen yrityksen tai suuren organisaation osastojen välillä vaatii avointa viestintää, jotta kaikki pysyy synkronoituna. Stephens kertoi, että riippumatta siitä, onko kyseessä jonkinlainen politiikkakomitea tai säännöllinen arviointi, yritykset tarvitsevat sääntöjenvastaisia ​​yhteistyöhön koko organisaation alueella ja sopimaan yhteisistä kohdista, kuten kurinpidosta.

"Ajattele sitä, että lakiasiainosaston on tarkasteltava politiikkoja sääntelyn kannalta, ja sitten kehitysryhmä tai henkilöstöryhmä tarkastelee politiikkoja varmistaakseen, että ne ovat helppolukuisia ja ymmärrettäviä", Stephens sanoi. "Tuo nämä ihmiset säännöllisesti yhteen varmistaakseen vastuun ja varmistaaksesi, että politiikat päivitetään ja asetetaan kaikkien saataville."

4. Verkkokoulutus

Stephens sanoi, että yksi tärkeimmistä tutkimuksessa käydyistä asioista on, että verkkokoulutus on tehokkain tapa toimittaa muutoksia politiikan muutoksiin ja varmistaa organisaation laajuinen tietoisuus. PCMag on tarkistanut useita hyviä verkko-oppimisalustoja ja oppimisen hallintajärjestelmiä (LMS), jotka voivat toimittaa tämäntyyppistä koulutustietoa työntekijöille, mukaan lukien Editors 'Choice Docebo.

"Kyse on politiikkojen sitomisesta ja koulutuksesta saumattomasti", Stephens sanoi. "Kun teet tämän automatisoidulla järjestelmällä, on helppo seurata, kuka näki käytännön sähköpostin tai koulutuksen uudesta tai päivitetystä käytännöstä, kuka sen lukei, kuka tunnisti sen ja kuka suoritti sertifioinnin."

5. Automaatio ja tapahtumien hallinta

Stephens selitti, että automatisoitu ohjelmisto on helpoin tapa hallita käytäntöjen luonti-, päivitys-, tarkistamis- ja lähettämisprosessia. Versioiden hallinta on myös tärkeää, jotta yritykset voivat seurata sitä, kuka on tarkistanut tai päivittänyt käytäntöä ja käsitteleekö se viimeisintä versiota. Tässä vaiheessa Stephens sanoi, että on tärkeää rajoittaa pääsyä politiikkaan ja sitoa politiikan päivitykset tapahtumien hallintaan ennakoivamman noudattamisen varmistamiseksi.

"Varsinkin silloin, kun kyse on politiikasta eri osastojen ja monien maiden välillä monikansallisille organisaatioille, tämä pääsy ja näkyvyys varmistavat, että politiikka todella koskee esimerkiksi työntekijöitämme Isossa-Britanniassa", Stephens selitti. "Ja sitten sinulla on versionhallinta nähdäksesi tehdyt muutokset ja kuka ne tarkistaa, ja lähetä päivitys nopeasti käyttäjälle ilmoittaen, että olet muuttanut hänen matkustuskäytäntöönsä."

"Sitten, kun hallinnoit käyttäjien kanssa jakamaa sisältöä ja seuraat, mihin olet kouluttanut heitä, voit linkittää sen myös tapahtumien hallintaraportointiin", hän lisäsi. "Jos käyttäjällä on kysymys tai ongelma, voit nostaa ongelman ja muuntaa sen automaattisesti raportiksi lisätäksesi entistä tehokkaammin noudattamaan mitä tahansa politiikkaa, jota käsittelet. Et voi odottaa, että ihmiset noudattavat politiikka, jos heillä ei ole aavistustakaan, mitä odotukset ovat."