Kuinka välttää viisi yleistä ideanhallintavirhettä

Ideanhallinta voi olla hyödyllinen monissa liiketoimintaympäristöissä. Työkaluilla voidaan mielenkarttoja käyttää järjestämään ajatuksia ja tehtäviä, auttamaan visuaalisesti ymmärtämään monimutkaisia ​​tietoja ja käyttämään sosiaalisen tiedon hallintaa työntekijöiden ja johtajien aivovoiman yhdistämiseen ja luovuuden edistämiseen. Vaikka tarkastajamme asetti sen markkinoiden parhaan ideanhallintaohjelmiston joukkoomme, tekniikalla on vielä pitkä tie kuljettavanaan.

Ideanhallintaohjelmisto on edelleen rajoitettu monella tavalla. Front & Main Honey antaa sinulle intuitiivisen, helppokäyttöisen käyttöliittymän ilman paljon syvempiä toimintoja; XMind on kykenevä ja kannettava, mutta sillä on tapoja saavuttaa käytettävyys; jopa Editors 'Choice Expert -sovellussovellukset Mindomo, joka pakkaa sekä sosiaaliset että mielen kartoitusominaisuudet, on arvioijamme nimeltään "joukon vähiten virheellinen tuote". Ideanhallinta on kunnianhimoinen tekninen konsepti, ja sen vuoksi toteutus on ollut ennustettavasti kivistä ohjelmistotoimittajien laatiessa linkkejä. Sillä välin yrityskäyttäjällä on velvollisuus välttää yleisiä virheitä ja tuottavuuslukuja. Tässä on viisi vältettävää estettä.

1. Pidä turvallisuus huipputasolla

Useimmat pilvipohjaiset ideanhallintaympäristöt käsittelevät tietoturvaa kurissaan, ja kuluttajien sisäänkirjautumisprotokollat ​​tarjoavat joskus mahdollisuuden suojata salasanalla tietyt asiakirjat tai tiedostot. kaksifaktorinen todennus on vankka, ehkä ratkaisusta riippuen. Se ei ole kaukana yritysluokan tietoturvasta, varsinkin jos puhutaan lisätyistä salauskerroksista avaintietojen salattaviksi tai loistavasta ideasta, joka voi olla arvokas liikesalaisuus kilpailijan käsissä.

Tärkeää on, että älä hyväksy oletusvarmuutta ideanhallintaympäristössä tekemättä asianmukaista huolellisuutta. Muutamia vaihtoehtoja on, jos et ole tyytyväinen ohjelmiston tietoturvatasoon. Työskentele yrityksesi IT-osaston kanssa päättääksesi, onko se mahdollista ja valitsemasi ideanhallintaalusta on räätälöitävissä sovellusohjelmointirajapinnoilla (API), jotta voidaan vahvistaa sisäänrakennettua tietoturvaa ja lisätä syvempää salausta ja todennusta. Vaikka useimmiten se joko ei ole toteutettavissa tai olisi liikaa vaivaa.

Hallittavissa oleva vaihtoehto on viedä tärkeitä asiakirjoja ja tietoja - olipa kyseessä sitten erityisen nerokas mielenkartta, läpimurtoisa aivoriihi-asiakirja tai arvokkaita sosiaalisia kyselyjä koskevia tietoja luottamuksellisilla työntekijöiden vastauksilla - ja sen sijaan salaa ja tallentaa tiedosto pilvitallennusratkaisuun. Muista poistaa tiedot ideanhallintaympäristöstä, kun olet vienyt ja varmuuskopioinut ne. Yritystason dokumenttienhallintaratkaisut, kuten Zoho Docs Standard tai Box (for Business), tekevät työn, tai voit etsiä salattua pilvitallennusratkaisua, kuten CertainSafe, saadaksesi vielä paranoidimpia turvatoimenpiteitä, kuten MicroEncryption. Pidä nämä kultaiset ideat lukituksen alla.

2. Ota mobiili toiminnallisuus suolajyvällä

Kun arvioijamme oli ajatellut kaikkia ideanhallintatuotteita nopeudellaan, hän joutui esteisiin, kun oli kyse mobiililaitteiden tuottavuudesta. Vaikka useimmissa ideanhallintaohjelmissa on kunnolliset Android- ja iOS-sovellukset, mobiili-integraatioominaisuuksia muiden sovellusten kanssa ei ole paljon, eikä tietoja synkronoida ja työskennellä offline-tilassa. Ideanhallinnan mobiilisovellukset paranevat jokaisen asteittaisen päivityksen myötä, mutta jos olet liikkeellä ja saavut liikeidean, jonka haluat kartoittaa, suojaa vedot.

Kaiken kaikkiaan avaa Mindomo-sovelluksesi ja kerää mielenkartta tai Bloomfire aloittaaksesi aivoriihakysymyksen asettamisen henkilöstöllesi. Tallenna vain työ muistiinpanoon tai asiakirjaan myös toiseen sovellukseen. Sitten kun joudut muotoiluongelmaan, synkronointivirheeseen tai epäonnistuneeseen tallennukseen ideoiden hallinnan mobiilisovelluksessa - kaukana varmuudesta, mutta riskiä, ​​jota kannattaa varmasti vähentää - et jätä istumaalla metrolla loistavan idean luistaessa pois eikä mitään konkreettista näyttää sen puolesta.

3. Ole varovainen sovellusten integroinnissa

Yksi suurimmista ideanhallintaohjelmistojen rajoituksista on selkeän dokumentoinnin puute tai vielä paremmat valmiiksi integroidut integraatiot muihin suosittuihin yritysohjelmistoihin, joissa alustaan ​​muodostetut ideat juurtuvat ja muuttuvat todellisiksi hankkeiksi ja aloitteiksi. Bloomfire integroituu Salesforce.com Sales Cloud Professional Editioniin asiakassuhteiden hallintaan (CRM), mutta suurin osa ensimmäisistä sosiaalisista alustoista ei integroi natiivisti CRM: n tai henkilöstöhallinnon hallintajärjestelmiä eikä edes sisäiseen Wikiin, jossa paljon äänestystiedoista päätyisi väistämättä.

Sama pätee mielenkarttakeskeisiin alustoihin, joissa integroituminen tietojen visualisointityökaluun houkuttelevamman käsitteellisen esityksen saamiseksi olisi hyödyllistä tarkastella mielenkartoitettuja ideoita eri tavalla. Edelleen kykenevälle koodaajalle ei ole täysin suositeltavaa yrittää rakentaa integraatiota itse ilman avoimen lähdekoodin ohjelmistokehityspakettia (SDK) ja selkeitä ohjeita tai dokumentaatiota toisen alustan integroimiseksi. Paras vaihtoehto on jälleen kerran manuaalinen tietojen vienti ja tuonti ideoiden hallintaympäristöstäsi tarvittavaan yrityssovellukseen. Seuraa manuaalisia työnkulkuja - mitä tietoja on vietävä ja tuotava ja kuka on vastuussa - Asanan kaltaisessa työkalussa kaiken pitämiseksi suorana.

4. Älä yritä jälkiasentaa projektinhallintaa

Ideanhallinta ja mielenkartat voivat olla loistava tapa kumota projektinhallintaa siirtämällä tehtäviä ja järjestämällä ajatuksia interaktiivisten visuaalien ja hyödyllisten symbolien avulla. Vaara ei ole ideanhallinnan käyttäminen projektinhallinnan parempaan toteuttamiseen, vaan projektinhallintaalustan käyttäminen jollei sitä ole tehty. Jos tietotekniikkaosasto on jo sijoitettu projektihallinta- tai yhteistyöjärjestelmään, kustannustehokas polku on tuo tekniikka kenkääänelle myös ideanhallintaan.

Tässä tapauksessa päädyt hämmentävään monimutkaisten projektien, chat-huoneiden tai kanavien tilkkutäkkiin, jotka tuottavat käsittämätöntä melua kommenttien muodossa kommenttien päällä ilman käsitteellistä organisointia. Yritykset päätyvät toiseen sähköpostilaatikkoon, jossa idean ylikuormitus ilman rakennetta johtaa siihen, että liian monet haudataan kasan alle. Ideanhallintaohjelmisto ei ole ominaisuuksien näkökulmasta yhtä kypsä kuin projektinhallinta- tai yhteistyökalu, mutta se tekee sen, mitä se on suunniteltu - tarjoaa polun, jolla on vähiten vastustuskyky idean hankkimiseksi ja muotoiluun sekä päällekkäisyyden hallintaan jokaisen siihen osallistuvan käyttäjän ajatuskuplat.

5. Idea ei ole tarpeeksi, tee jotain sen kanssa

Esteettisellä tasolla ideanhallinta on houkuttelevaa, koska se näyttää siistiltä. Mindomo- ja Bloomfire-kaltaiset käyttöympäristöt ovat visuaalisesti pakottavia ja tarjoavat ideoita älykkäästi suunnitelluissa mielukarttoissa ja värikkäissä vuorovaikutteisissa sosiaalisen vasteen kaavioissa. Tällaisten alustojen vaara tarkastelee niiden tyylikkäitä visualisointeja ja ajattelee, että työ tehdään.

Tämä mielikuva ja kyseiset kyselytulokset eivät tarkoita mitään, jos tätä käsitystä ei kerätä ja muuttaa korkeampaan yritystarkoitukseen. Viidestä tarkistamastamme alustasta vain Bloomfiressä on sisäänrakennettu analytiikka, mutta kaikki paitsi Front & Main Honey integroituvat suoraan Microsoft Office 365: ään. Joten viet sitten tietoja CRM: ään, projektinhallintaan tai yritystiedusovellukseen tai lähettämällä sen suoraan Office 365: een rakentaaksesi strategian idean ympärille, lopeta työ. Ideoiden kerääminen on kriittinen osa liiketoiminnan kaikkien osien orgaanista innovointia, mutta se on vasta ensimmäinen osa.