Video: Pienyritysten automatisoitu kirjanpito (Lokakuu 2024)
Tehokkaampien pilvipalvelupalveluiden nousu muuttaa tapaa, jolla sekä kirjanpitäjät että heidän palvelemansa asiakkaat hallitsevat yrityksen taloutta. Verkkopohjaiset ohjelmistot vaikuttavat kaiken kokoisiin yrityksiin, mutta tarjoavat vielä enemmän lisäarvoa pienille ja keskisuurille yrityksille ja yksityisyrityksille, joilla on entistä paremmat pääsy kirjanpito- ja rahoitustyökaluihin kuin koskaan ennen liiketoiminnan tehostamista.
Pilvipohjainen kirjanpitopalveluntarjoaja AccountantsWorld hyödyntää tätä teknologista muutosta parantaakseen yritysten tuottavuutta osto- ja saatavien, kirjanpidon, inventaarioiden, raportoinnin ja palkanlaskennan suhteen. Filosofia on antaa voima takaisin kirjanpitäjien käsiin ja antaa pienyritysten omistajille huolehtia. yritystä sen sijaan. Vuonna 2003 AccountantsWorld myi vero-ohjelmistoliiketoimintansa Thomson Reutersille ja siirtyi keskittymään yksinomaan pilvipohjaisten ratkaisujen luomiseen kirjanpitäjille. AccountantsWorldin perustajajohtaja ja toimitusjohtaja Dr. Chandra Bhansali toteaa, että yritys käsittelee nyt 30 000 yrityksen palkkalaskelmaa vuosittain ohjelmistonsa avulla.
PCMag puhui Bhansalin kanssa siitä, kuinka pilvipohjaiset ratkaisut muuttavat kirjanpitäjien ja pk-yritysten liiketoimintaa, teollisuuteen vaikuttavat teknologiset suuntaukset ja miten kehittyvät matkaviestinominaisuudet ja tietoturvaongelmat muokkaavat kirjanpidon tulevaisuutta.
PCMag: Mitkä kirjanpito-ongelmista ratkaisit pilvitekniikan ja Internetin avulla?
Dr. Chandra Bhansali: Kysyimme itseltämme, millaisia ongelmia voimme ratkaista Internetin avulla? Huomasimme, että se tarjoaa valtavia ominaisuuksia, joita työpöytä ei ole. Yksi asia, jonka huomasimme, oli, että palkanlaskenta on pohjimmiltaan kirjanpito, koska se liittyy veroihin, mutta tuolloin hyvin harvat kirjanpitäjät tarjosivat palkkahallinnon palveluja. Sinun on oltava sataprosenttisesti tarkka ja täytettävä vaatimukset ajoissa, muuten rangaistukset ovat tiukat. Tilintarkastajilla ei ollut työkaluja tehdä niin, joten he reittivat kaikki asiakkaidensa palkkalaskelmat palveluihin, kuten ADP ja Paychex Accounting Online.
Sanoimme, ettei sillä ole mitään järkeä. Ymmärsimme, että meidän pitäisi pystyä luomaan tehokas prosessointikeskus ja käyttämään palvelimia murto-osalla keskusyksikön käytön kustannuksista. Joten loimme ensimmäisen pilvipohjaisen palkanlaskentakeskuksen kirjanpitäjille ja annimme asiakkaillemme Internet-yhteyden takaisin vuonna 2004. Nyt he voivat käyttää sitä tarjoamaan asiakkailleen erittäin kannattavia palkkahallintapalveluita ohjelmiston avulla tekemällä kaiken kohtauksia heille: suora talletus, vero talletus ja verolomakkeiden sekä W2-, W3- ja 1099-lomakkeiden arkistointi oikein ja ajallaan. Kaikkien kirjanpitäjien ja asiakkaiden on kirjoitettava tiedot. Monille kirjanpitäjille siitä on tullut yksi heidän kannattavimmista palveluista. Joten olemme muuttaneet palkanlaskennan paradigmaa pilvillä; palkkahallinnon tarjoajat ovat seuranneet esimerkkiä tarjoamalla nyt jonkinlaisia kirjanpitäjän työkaluja.
Mitkä ovat muut teollisuuteen vaikuttavat nämä välittömän käytön tapaukset?
Bhansali: Suuntaus on todella kohti integroitumista pilveen kaikilla näillä palveluilla, joita yritykset ja kirjanpitäjät käyttävät päivittäin. Tilintarkastajilla on nyt myös työkalut ottaa haltuunsa suuri osa näistä back-office-toiminnoista auttaakseen pk-yrityksiä tekemään parhaansa ja hoitamaan ja hallitsemaan yritystään tehokkaammin. Se on yhdistelmä näitä tekijöitä. Näen merkittävimmät tuottavuuden kasvut pienyritysten segmentissä.
Teknologia suuntautuu siihen, että kirjanpitäjät voivat tarjota asiakkailleen kokonaisvaltaisia palveluita. Kyse on kaikkien ketjun puuttuvien linkkien tai komponenttien täyttämisestä. Tällä hetkellä liiketoimintaprosessien hallinta (BPM) on kasvualue. Kuinka tehokkaasti kirjanpitäjät hallitsevat sitä? Joten pienille yrityksille suurin osa kirjanpidosta on tähän asti ollut "tee itse" (tee se itse) -kohtaa. Asiakkaat tekisivät jotain loppupäästään ja kirjanpitäjät siivoisivat sen. Tapahtuu suuri muutos kohti "älä tee-tee-itse" -kohtaa (DDIY). Sen sijaan työskentele kirjanpitäjän kanssa. Olemme jo nähneet tilintarkastajilta pois otetut palkanlaskut paluuohjelmien kautta. Ei vain kirjanpitäjien, vaan kaikkien muiden palveluntarjoajien kannalta pienyritysten omistajien ja työntekijöiden back-office-työhön kuluva aika vähenee dramaattisesti, kun he saavat kyvyn purkaa työ kirjanpitäjille.
Kuinka pilvipohjaiset ratkaisut muuttavat kirjanpitäjän ja asiakkaan näkökulmasta liiketoimintaa?
Bhansali: Suuret palkkahallintopalvelut eivät anna kirjanpitäjille yhtä tehokasta ja tuottavaa, ja ne veloittavat paljon asiakkailta. Nyt ne kirjanpitäjät, joihin he luottavat eniten, ja joiden kanssa heillä on suhteita, voivat tarjota pienille yritysasiakkailleen räätälöitävän palkkahallintapalvelun erittäin kustannustehokkaasti ja integroimalla kirjanpito- ja palkkahallintajärjestelmät välille suoran, turvallisen tiedonkulun varmistamiseksi.
Kirjanpitojärjestelmissä yksi merkittävä ongelma on asiakaskirjanpito. Puhuin muutama vuosi sitten eräästä CPA-ystävästäni, joka polvisti yhtä hänen asiakkaistaan, ja hän kertoi koskaan kirjoittavan mitään kirjojen sulkemisen jälkeen. Asiakas lisäsi uuden merkinnän ja se heitti kaiken pois tasapainosta. Hän kertoi viettäneensä 20–30 prosenttia ajastaan korjaamalla sotkua, jonka nämä pienet yritykset tekevät, kun heillä ei ole aavistustakaan kirjanpidosta ja ettei heillä pitäisi olla pääsyä niihin. Aloimme kysyä kirjanpitäjiltä ja havaitsimme, että tällainen asiakaskirjanpito on valtava este. Jos osallistut johonkin kirjanpito- tai CPA-konferenssiin, yksi yleisimmin käydyistä istunnoista on aina kirjanpito. Tämän ratkaisemiseksi käytämme pilviä, jotta muutos antaa tilintarkastajille paremman hallinnan kuin pienyritysten itsensä käyttöön suunnitellut järjestelmät. Annoimme kirjanpitäjille valtuudet mukauttaa järjestelmiä ja käyttöoikeuksia jokaiselle asiakkaalle.
Tilintarkastajien on tarkoitus olla tärkeitä yritysneuvojia asiakkailleen, mutta toistaiseksi he eivät ole pystyneet hoitamaan tätä tehtävää tehokkaasti pienyrityksissä. Joten putkimieslle, joka ei tiedä mitään kirjanpidosta, kirjanpitäjä antaa heille pääsyn vain sekkien kirjoittamiseen ja kassakuittien kirjoittamiseen; siinä kaikki heidän on huolehdittava. Jos asiakas on kirjanpitäjä, hän voi antaa heille pääsyn myyntisaamisiin ja saamisiin sekä muihin. Se on kehittynyt vuosien mittaan, koska asiakaspuolen kirjanpito on tarpeeton paha pienille yrityksille. Näillä pilvipohjaisilla järjestelmillä kirjanpitäjät voivat ottaa hoitaakseen kaiken kirjanpidon.
Noin vuosi sitten esittelemme sovelluksen, jonka avulla asiakas voi ottaa kuvan laskusta, joka menee suoraan maksettavaan järjestelmään. Integroinnit ovat tässä todella avainasemassa, koska ne voivat myös yhdistää tämän asiakkaan Web-portaaliin ja asiakirjanhallintajärjestelmään. Joten lasku menee oikeaan asiakirjahallintajärjestelmän oikeaan kansioon ja samalla kaikki maksut ja luottokorttitapahtumat voidaan skannata ja tunnistaa. Kun kirjanpitäjät kirjautuvat sisään kirjataksesi maksun, kaikki tapahtumat luetellaan. Siellä on myös integrointeja edistyneempiin laskutusjärjestelmiin, aika- ja laskutusjärjestelmiin, aika- ja läsnäolojärjestelmiin sekä 401k-palveluntarjoajiin. Luomme myös avointa sovellusliittymää integroitavaksi lähes kaikkeen.
Pilvitoimisto-ohjelmistojen käyttäjät voivat olla pieni yritys ja heitä palveleva kirjanpitoyritys tai suurempi yritysliike, jolla on sisäinen kirjanpitoosasto. Kuinka nämä käyttötavat eroavat toisistaan vai eroavatko ne?
Bhansali: Näiden ratkaisujen kanssa tapahtuu, että sisään on rakennettu paljon analyyttisiä työkaluja. Pienyritykset tarvitsevat CFO-tason neuvoja, mutta keskisuurilla ja suuremmilla yrityksillä on oma kirjanpitoosasto ja järjestelmissä valmiudet suorittaa tällaista analytiikkaa, Talousjohtaja ja johtaja avustavat asiaa. Pienillä yrityksillä ei ole sitä. Joten pilviratkaisuissa, joissa kirjanpitäjät työskentelevät reaaliaikaisen datan kanssa ja joilla on välineet sen analysoimiseen, kirjanpitäjät voivat suorittaa tällaisen CFO-toiminnon pienemmille yrityksille. Tarkoituksena on auttaa kirjanpitäjiä valjastamaan pilvi, ja ohjelmisto antaa kirjanpitäjille (ja laajasti pienille yrityksille) ominaisuuksia, joita heillä ei ollut varaa ennen.
Mitä vaikutusta matkaviestinnän kasvulla on pilvilaskentaan?
Bhansali: Älypuhelimet muuttavat ehdottomasti tapaamme harjoittaa liiketoimintaa. Erityisesti yksittäisten ammatinharjoittajien kirjanpitoyritysten kannalta yksi syy siihen, miksi he eivät koskaan suorittaneet palkanlaskentaa, oli se, että jos olisimme lomalla, sanokaamme, heillä ei ollut tapaa päästä siihen. Nyt he voivat tehdä kirjanpidon ja palkanlaskennan mobiilisovellusten kautta mistä tahansa. Sovelluksessamme on hyvin yksinkertainen näyttö mobiilitiedon syöttämistä varten. Siellä on myös kyky skannata laskuja ja sekkejä, ja toinen työtä tekevä mobiilisovellus on työntekijöiden kulut, jotta he voivat ottaa kuvan kulutilien tuloista.
Tilintarkastajien ja asiakkaiden mobiililaitteiden toinen tärkeä näkökohta on hälytykset. Jokaiselle yritykselle on kynnysarvot. Jotkut saattavat asettaa ongelman, jos myyntisaamiset ylittävät 50 000 dollaria. Suuremmalle yritykselle se on ehkä 300 000 dollaria ja sama asia pankkisaamisista tai käteisvaroista. Tilintarkastajat voivat asettaa kynnysarvot kaikille näille asiakkaille tärkeille liiketoiminnan ohjaimille ja kun kynnysarvot ylittyvät, kirjanpitäjä voi asettaa hälytyksen ensin vastaanottaa tekstiä ja soittaa sitten asiakkaalle keskustelemaan yksityiskohtaisesti tai asettaa hälytyksen lähteäksesi ulos. sekä heille että asiakkaalle samanaikaisesti. Tilintarkastajaportaaleissa on myös näyttöjä, joilla he voivat nähdä linnun silmänäkymän jokaisen asiakkaan kynnystilasta.
Kuinka siirryt näihin pilvipohjaisiin ratkaisuihin ja käsittelet arkaluonteisia taloudellisia tietoja turvallisuusnäkökohtiin turvallisen siirron, tiedostojen siirron ja varastoinnin varmistamiseksi?
Bhansali: Se on ehdottoman kriittinen. Meille muutimme viisi vuotta sitten Amazon Web Services -palveluun (AWS), joka oli muutos asettaa asiakastietosi erittäin korkeatasoiseen infrastruktuuriin. Lisäksi salaamme kaiken arkaluontoisen tiedon sosiaaliturvanumeroista ja työntekijöiden tunnusnumeroista pankkitietoihin. Lisäksi kerrostamme paljon tietotekniikka- ja tietoturvatekniikoita (ITS) sen vähentämiseksi, jotta järjestelmät ja asiakastiedot olisivat mahdollisimman turvallisia.
