Kotona toimistolla 365

Microsoft Office -yrityksestä kirjoittaminen ei ole kuin tuotteen tarkistaminen; se on enemmän kuin kouluteatterin kirjoittaminen aiheesta "Ilma ympärillämme". Office on niin yleismaailmallista ja hallitsevaa luokassaan, että kuten Google-haulle tai Adobe Photoshopille kuvankäsittelyä varten, ohjelmistopaketin Excel-, PowerPoint- ja Word-ohjelmista on tullut pikakirjoitus taulukkolaskenta-, esitys- ja tekstinkäsittelysovelluksiin.

Yritystoimistojen suhteen potentiaalisen kilpailijan (Lotus SmartSuite, nyt kauan poissa) tuotepäällikkö kertoi minulle kerran, että Office-kilpailut eivät tarkoitaneet yrittää kilpailla Xerox- tai Konica Minolta -kopiokoneiden kanssa. Se oli kuin yrittäisi kilpailla kopiopaperin kanssa.

Metaforit eivät kuitenkaan ole tarkkoja. Vaikka ilma- tai kopiopaperille ei ole korvikkeita, kotitoimiston työntekijät voivat valita useista vaihtoehdoista Office: lle, jonka ominaisuudet ovat riittävän nerokkaita ansaitsemaan ulkoasun tai pitämään Microsoftin varpaissa. Tarkkailen heitä keskittyen Windowsin kuin Macin tai kämmenlaitteiden sijasta neliosaiseen sarjaan, joka suoritetaan joka toinen viikko tässä tilassa. Mutta aloitan tänään Microsoftin hirviöllä, erityisesti sekavalla totuudella, että Office-palveluiden hankkimiseen on enemmän tapoja kuin hotellit, jotka tarjoavat hotellihuoneen varaamiseen.

Toimistojen vuokraus

Voit ostaa Office 2016 -tapahtuman, jolla suurin osa meistä oli tapana ostaa suurimman osan ohjelmistomme: kertaluonteisena ostona asennat yhden tietokoneen ja saat tukea ja virhekorjauksia, mutta et päivitä tuleviin versioihin. Vietä 149, 99 dollaria Office Home & Student 2016 -sovellukseen ja saat Excel-, PowerPoint-, Word- ja OneNote-digitaalisten muistiinpanojen ja vapaamuotoisen sisällönkeruu- ja hakuohjelman. Office Home & Business 2016 (229, 99 dollaria) lisää Outlookin sähköposti-, kalenteri- ja yhteyshenkilöhallinnan, kun taas Office Professional 2016 (399, 99 dollaria) lisää Microsoftin Publisher-työpöytäjulkaisu- ja Access-tietokantasovellukset.

Tämän päivän suositeltava tapa hankkia Office 2016 -sovelluksia on kuitenkin Office 365 -nimisen tilauspalvelun kautta, joka lupaa, että sinulla on aina tuoreimmat päivitykset ja ominaisuudet sekä tallennustila Microsoftin palvelimilla ja lisenssi kädessä pidettäville Office-versioille, kuten Office Mobile Office 365 -tilaajille. Office 365 Personal (6, 99 dollaria kuukaudessa tai 69, 99 dollaria vuodessa) yhdistää yhden tietokoneen tai Macin, yhden tabletin ja yhden puhelimen lisenssit 1 TB: n Microsoft OneDrive -pilvivarastoon.

Internet on myös siellä, missä Microsoft on kohdannut viime vuosikymmenen aikana kovimman kilpailun Office-franchisingin kanssa muilta pelaajilta, jotka ovat ottaneet käyttöön selainpohjaisen tilausohjelmiston käyttöönoton mallin. Tuottavuustilassa kaksi suurta nimeä, jotka aiheuttavat Microsoftin päänsärkyä, ovat Googlen G Suite ja Zoho Docs.

Suosituin valinta käyttäjille, joilla on sekä kannettava tietokone että työpöytä, tai kotitoimistokaveri tai kaksi, on Microsoft Office 365 Home, joka nostaa ennakkoon viisi tietokonetta tai Macia, viittä tablettia, viittä puhelinta ja 1 TB tallennustilaa. käyttäjää kohti. Molemmat versiot antavat pääsyn myös ilmaisiin selainpohjaisiin Office Online -sovelluksiin, jos joudut tekemään joitain nopeita muokkauksia toisesta järjestelmästä.

Virallisesti, jos sinulla on pieni ja keskisuuri yritys (SMB) useiden työntekijöiden kanssa, tuote sinulle on Office 365 Business (8, 25 dollaria käyttäjää kohti kuukaudessa). Tai jos et ole tyytyväinen Internet-palveluntarjoajan tai verkkopalvelimen sähköpostiin, sinun tulisi valita Office 365 Business Premium, joka lisää sähköpostin 50 Gt: n postilaatikolla ja HD-videoneuvotteluiden tuella 12, 50 dollaria käyttäjää kohti kuukaudessa. Mutta niin kauan kuin olet kotitoimistossa toimistorakennuksen sijaan, hyödyntäisin Office 365 Home -yrityksen arvokkuutta.

Jaa ja jaa erä

Joten mitä kaikilla näistä vaihtoehdoista on poissa käytöstä, mitä Office tarjoaa? Kaksi asiaa: joitain huipputekniikkaa, erittäin tehokkaita sovelluksia ja vaikuttavia kykyjä joukkueyhteistyöhön. Jälkimmäinen ei välttämättä ole ensisijainen asia solo-kotitoimistojen työntekijöille, mutta se on hyvä esimerkki Microsoftin monivalintamallista: Voit jakaa tiedoston tai kansion vain luku-tai muokata oikeuksia sähköpostitse tai leikkaa ja liitä -linkin avulla OneDrive-palvelusta, Outlook-viestin luoman linkin kautta, tai määritä monen käyttäjän muokkaaminen version seurannalla. Voit jopa Skypen ääni- tai videopuhelut Office-yhteistyökumppaneiden välillä. Siviili OneDrive näkyy yritystilien OneDrive for Business -sivustolla, joka muuttuu yritystoimintavalmiiksi SharePointiksi.

Editointi yhden henkilön kanssa Online Online -sovelluksen kanssa ja toisen työpöydällä Office osoittautui tuskallisen hitaa. Ja yhdessä vaiheessa minusta ei tullut vähäistä huomiota, kun Word kehotti minua aloittamaan jakamisprosessin tallentamalla paikallisen tiedoston OneDriveen, Word poistui kokonaan. Mutta Microsoft on selvästi asettanut tiimityön ensisijaiseksi tavoitteeksi.

Ditto tietojen etsimiseen Officeista ja siitä. Bing-pohjainen älykäshakutoiminto näyttää ponnahdusikkunat Wikipediasta ja sanakirjojen sanoista tai ilmauksista, kun taas käyttöliittymän (UI) nauhan yläpuolella oleva "Kerro minulle mitä haluat tehdä" -rivi ehdottaa ohjelman ominaisuuksia kirjoittaessasi kyselyjä (vaikka jälkimmäistä ei ole 't psyykkinen; kantoin sen sanoilla "laita laatikko kappaleen ympärille", kun minun olisi pitänyt kirjoittaa "laita raja").

All-Star-sovellukset

Sviitin komponentit vaihtelevat luokkien korvaamattomista, kiistattomista mestareista sovelluksiin, joista harvat käyttäjät tosiasiallisesti välittävät. Access ja Publisher kuuluvat jälkimmäiseen luokkaan eikä vain siksi, että ne eivät ole käytettävissä Macille.

Minulla on pehmeä sijainti Microsoftin sivuasetteluohjelmalla, joka on muuttunut vähän Office 2010: n jälkeen, koska sitä on suhteellisen helppo käyttää, ja luotin siihen kerran luomalla uutiskirjeitä. Mutta nykypäivän ammattilaiset jättävät sen huomiotta paljon tehokkaampien Adobe InDesign- ja QuarkXPress-ohjelmien hyväksi. Pääsy on edelleen tehokas, joskin intuitiivinen tapa luoda raskaita relaatiotietokannan sovelluksia (en ole varma, onko olemassa sellaista asiaa kuin intuitiivinen tapa luoda relaatiotietokannan sovelluksia.)

Askel korkeammalla toivottavuusportaat ovat kaksi ilmaisohjelmaa. Sway on yksinkertainen esitys / verkkosivujen valmistaja, jonka avulla voit järjestää tiedostoja, kuvia, linkkejä, mediaa ja tekstiä. Siinä on myös Remix-painike, joka taiteellisesti järjestää esineet vierivään tai vaihe vaiheelta pilveen tallennettuun kuvakäsikirjoitukseen.

OneNote tarjoaa joukkueystävällisiä muistikirjoja, jotka on jaettu osioihin, jotka sisältävät kirjoitetut (tai tablet-kirjoitetut, ääni- tai videotallennetut tai web-leikatut) katkelmat. Kuten sen Evernote-arkisto, se on kätevä muistiinpanoihin luokan aikana tai kokouspöytäkirjoissa tai vain tehtävien ja satunnaisten ajatusten järjestämiseen. Windows 10 -käyttäjät ovat kuitenkin hämmentyneitä etsimään järjestelmistä kaksi sovellusversiota, nimeltään OneNote 2016 ja vain OneNote. Entisellä on enemmän ominaisuuksia; jälkimmäinen saa uusia ominaisuuksia joka kuukausi; päällekkäisyys on hämmentävää.

Se jättää kolme suurta tai kolme ja puolta laskevan Outlookin, joka on edelleen vahva, jos sellainen keskitie-sähköposti, tehtävät, yhteystiedot ja kalenterinhallintaohjelma - vaikka uusi luettelo äskettäin käytetyistä tiedostoista, joka tulee näkyviin, kun napsauta lisätäksesi liite on kätevä. PowerPoint seuraa kiistatta Applen Keynote-ohjelmaa puolessa vaiheessa kilpailussa tekemällä kisaisimpia kuvaesityksiä, mutta se on silti esitysvoiman esto. Se sisältää runsaasti tapoja järjestää diasi ja muistiinpanosi, käyttää siirtymiä ja animaatioita sekä lisätä kaavioita, kuvia tai multimediaa. Se on myös yllättävän helppo käyttää.

Samoin Corel WordPerfect -laatikot vaativat, että heidän suosikkiohjelmansa päällä on Word 2016 muotoilun ja joidenkin erikoistuneiden asiakirjatyyppien, kuten laillisten kirjelmien, erittäin tarkkaa hallintaa varten. Mutta Microsoftin tekstinkäsittelyohjelma on erittäin tehokas standardi; se houkuttelee tyylien ja teemojen käyttämistä tekstin nopeaan, yhtenäiseen muotoiluun sekä alaviitteiden ja viitteiden käsittelemiseen (valittavissa APA, Chicago, MLA ja muut tyylit). Ainoa raivomukseni siitä, että jotkut toiminnot ovat väistämättä haudattu useita valikkoja syvälle (Tiedosto-asetukset-valikko on erityisen tietosanakirjallinen) huolimatta käyttöliittymänauhasta ja sen leijavinkistä.

Viimeiseksi on Excel, hallitsevan sovelluksen hallitsevin sovellus, joka on yksinkertaisesti ainoa tärkeä laskentataulukko. Sen kaaviot ovat molemmat komeita ja hyödyllisiä, kuten uudet visuaaliset ennusteet, jotka projisoivat tulevaisuutta olemassa olevan tiedon tai erikoisuuksien, kuten sunburst- tai Pareto-kaavioiden perusteella. Sen valintaikkunat opastavat sinut kerran turnauksessa tapahtuviin toimintoihin, kuten kääntötaulukoiden luomiseen, kun taas lisäosien, laajennusten ja yritysanalyysien sekä raportoinnin kojetaulujen arsenaali linkittää sen kaikkeen Google Analyticsista MailChimpiin.

Kutsutko sitä Office 365: ksi tai Office 2016: ksi, Microsoftin sviitti on valtava esimerkki muille tuottavuusratkaisuille. On vaikeata kutsua sitä ensimmäiseksi 100 dollariksi, jonka pitäisi mennä kotitoimistosi vuosibudjettiin, mutta näemme kuinka jotkut vaihtoehdot pinontuvat muihin tämän sarjan osiin.