Järjestäytyminen: poista kansiosta työpöydän kansiot

Järjestäytyminen ja pysyminen siinä on kuin laihdutus. Lyhytaikaiset ratkaisut eivät toimi. Sinun on tehtävä elämäntapoihin muutoksia, joihin sinä ja työntekijäsi tai liikekumppanisi voivat tarttua pitkällä aikavälillä.

Tässä sarjassa annan vinkkejä sekä yrityksen että omien henkilötietojesi järjestämiseen. Edellisessä artikkelissa selitettiin, kuinka tärkeää on ymmärtää, kuinka yrityksesi ajattelee tietoja. Nyt näytän sinulle, kuinka toteuttaa tämä perusta käytännössä tietokonekansioiden nimeämiskäytäntöjen ja rakenteiden avulla. Suurin osa yrityksistä ottaa nämä kansiorakenteet käyttöön joko palvelimillaan tai projektihallintaohjelmissa, mutta niitä voidaan soveltaa yhtä hyvin omalla työpöydälläsi tai sähköpostiohjelmassa.

Mitä kansiot oikeasti ovat?

Kansiot ovat yrityksen luuranko. Kuten rakennuksen rakenne, ne tukevat kaikkea muuta, mikä ympärillä ylittää, luovasta suunnittelusta suoraviivaiseen toiminnallisuuteen.

Olen työskennellyt urani aikana seitsemässä eri toimistossa. Tiimit, joilla oli puhdas ja järkevä kansiorakenne, olivat aina parhaat mahdollisuudet jatkaa menestystä ja kasvua.

Erityisesti pienten yritysten tulisi huomioida tämä tosiasia: Järjestäytynyt yritys on yritys, joka on sijoitettu kasvulle. Saatat ajatella, että koska yrityksessä on nyt vain kaksi ihmistä, voit pitää paljon tietoa päässäsi etkä kartoittaa sitä kansiorakenteeseen. Valitettavasti, kun on aika palkata uusia työntekijöitä ja kasvattaa yritystäsi, tuhlaat paljon aikaa opettamalla heille kiertynyttä järjestelmääsi. Tuhlaat vielä enemmän aikaa ja rahaa korjaamalla virheitä, aikaa ja rahaa, jotka sinun pitäisi kuluttaa kasvulle.

Kansiorakenne heijastaa yrityksesi rakennetta. Kansiot on sijoitettu muihin kansioihin hierarkkisessa järjestelmässä, jonka on vastattava työn hierarkkista järjestystä.

Keskustellessasi siitä, kuinka sinä ja muut yrityksesi ihmiset ajattelevat tietoa (teit sen osan, eikö?), Olet todennäköisesti alkanut nähdä jonkinlaisen hierarkian avautuvan. Suosittelen luonnostamaan tämä rakenne. Ei ole väliä, luonnostellaanko sitä paperille, luettelomerkeille tai muistiinpanosovellukseen, kuten Evernote for Windows (ilmaiseksi 45 dollaria vuodessa, 4, 5 tähteä), vai käytätkö mielenkartoitusohjelmistoa. Sen kirjoittaminen auttaa sinua näkemään, onko epäjohdonmukaisuuksia tai päällekkäisyyksiä.

Esimerkki rakenteesta

Suunnittelusi rakenne on ainutlaatuinen, mutta koska se auttaa valtavasti näkemään esimerkkiä, näytän sinulle perusmalli, jota käytän työpöydälläni.

Kirjailijana työskentelen pääasiassa tuotearvioinneilla. Kun ajattelen arvosteluja, näen mielessäni kolme kategoriaa: 1) ideoita tuotteille, joita voidaan arvioida, 2) käynnissä olevat artikkelit ja 3) valmiit arvostelut. "Valmis" -kategoriassa olen taipuvainen muistamaan arvosteluja niiden julkaisupäivän mukaan, jota yksinkertaistan kuukaudeksi ja vuodeksi, koska yhden kuukauden aikana ei ole koskaan niin paljon, että unohtaisin ne. "Ideat" -kategorian sisällä asiat ovat tavallaan juoksevia. Jotkut ideat kattavat useamman kuin yhden tuotteen, kun taas toiset liittyvät yhteen asiaan. Mutta vain siksi, että ne ovat juoksevia, ei tarkoita, että minulla ei olisi järjestelmää niiden järjestämiseksi. "In-progress" -kategoriassa ajattelen tarkistettavan tuotteen nimeä. Kuinka tämä kääntyy kansioihin?

Tämä järjestelmä toimii, koska minulle on tärkeää nähdä tilannekuva ideoista ja meneillään olevista asioista. Ne ovat oikein kansioiden nimissä, joten näen ne heti, kun avaan REVIEW-kansioni. Minun ei tarvitse nähdä kaikkia tarkistettujen tuotteiden nimiä, joten työnn ne kansioihin julkaisupäivän mukaan. Kaikki kansiot ovat yhdenmukaisia. Kun projektin tila muuttuu keskeneräisestä valmiiksi, vedän ja pudotan sen vastaavaan kansioon, ja sen nimeämiskäytäntö on sama kuin kaikki muut sen mukana olevat kansiot. Voin esimerkiksi vetää roomalaisten numeroiden kansioita, kuten ii, c- ja d-tasoon saakka tarvitsematta nimetä niitä uudelleen, ja se mahtuu suoraan järjestelmään.

Vinkkejä ja temppuja

Numeroita. Huomaa, kuinka kuukausikansiot alkavat neljä numeroa. Kaksi ensimmäistä numeroa ovat vuotta, ja toinen tarkoittavat kuukautta. Tykkään nähdä myös kuukausien nimet, joten panen ne loppuun alaviivan jälkeen. Olen suuri kannattaja, kun käytän nelin- tai kuusinumeroista numeroa päivämääriksi muutamasta syystä. Ensinnäkin, minä henkilökohtaisesti muistan, kun asiat tapahtuivat, joten minun on helppo löytää asioita, jos voin etsiä niitä päivämäärän mukaan. Toiseksi kansiot näkyvät aina päiväysjärjestyksessä, kun lajittelin ne nimen mukaan, koska aakkosjärjestyksessä 1101 tulee ennen vuotta 1102 ennen vuotta 1103 jne.

Päivämäärien käyttäminen on erittäin hyödyllistä, kun joudut arkistoimaan, mistä puhun tulevassa sähköpostinhallintaa käsittelevässä artikkelissa.

Tunnisteet. Käytän esimerkissäni kaikkia isoja kirjaimia kansioissa, jotka alkavat "IDEAS_", koska haluan, että "ideat" pysyvät yhdessä, kun lajittelen nimen mukaan. Mielestäni nämä tunnisteina. Parhaillaan meneillään olevissa arvosteluissa en häiritse tunnistetta. Nimeni kansio vain tuotenimellä. Jos minulla olisi ollut käynnissä yli 20 tuotearvostelua kerrallaan, muuttaisin todennäköisesti kansioiden nimeämistä koskevaa käytäntöä ja lisääisin tunnisteen, jotta kaikki keskeneräiset asiat ripustetaan toisiinsa. "IN-PROGRESS_" olisi todennäköisesti liian pitkä, mutta ehkä jotain niin yksinkertaista kuin "IN_" toimisi.

Osoittautuu, että etenkin "IN_" ei toimisi, ja siksi: Kun luonnostelin koko kansiorakenteeni, käytin sanaa "muualla" muualla tarkoittamaan jotain erityistä. Katso, kuinka tärkeää on hahmotella koko asia ensin?

Ainutlaatuinen. Yksi syy tunnisteiden ja numeroiden käyttöön on, että se auttaa pitämään tiedostonimet yksilöllisinä. Et koskaan halua kahta tiedostoa tai kansiota, joiden nimi on sama asia, koska jos vedät ja pudotat ne vahingossa samaan sijaintiin, toinen voi korvata toisen. Ja tietenkin se on hämmentävä.

Erikoismerkit. Alaviivat ovat paras ystäväni kansioiden nimeämiskäytännöissä. Ne ovat puhtaita ja pitävät tekstin helposti luettavana. Jotkut ihmiset käyttävät välilyöntejä ja tavuviivoja kansioiden nimissä - se on sinun tehtäväsi. Mitä tahansa valitset, ole aina tietoinen siitä, kuinka merkit vaikuttavat aakkoselliseen nimien lajitteluun. Joskus käytän alaviivaa kansion nimen alussa, kun haluan aina, että kansio näkyy yläosassa, kuten "_DONE". Sitten voin helposti vetää ja pudottaa kaiken, joka on valmis, yläkansioon. Vaihtoehtoisesti, jos halusin sitä alareunassa, voisin nimetä sen "z_DONE".

Väri. Mac OS on loistava antamalla sinulle värikoodikansiot nopeasti napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella. Voit tehdä sen PC: llä, mutta se on hankala. Luotin värikoodaukseen työskennellessään erittäin yhteistyöllisissä suunnitteluprojekteissa - kollegani ja minä merkitsimme jaetun palvelimen kansiot keltaisiksi, kun sisällöt olivat uusia eikä niitä ole vielä kiillotettu, oransseiksi, kun tiedostot olivat kuluneet ensimmäiseen suunnitteluvaiheeseensa, ja niin päälle purppura, joka osoitti, että työ oli tehty.

Minkä tahansa järjestelmän käytätkin, pidä kiinni siitä! Johdonmukaisuus on avain organisoitumiseen. Muista, että organisoituminen, kuten muodon pysyminen, vaatii pitkäaikaisia ​​elämäntapojen muutoksia, ei nopeita korjauksia. Yritä käyttää niin paljon kuin mahdollista ja niin paljon kuin on järkevää käyttää samoja perusperiaatteita kaikissa hankkeissa, ryhmissä ja osastoissa koko liiketoiminnassa.

Ota pois

Tämän artikkelin muistamisvaiheet ovat:

1. Piirrä kansiorakenne ennen sen käyttöönottoa.

2. Järjestä tiedot hierarkkisesti ajattelemalla sitä, mitä sinun täytyy nähdä ja tietää tilannekuvanäkymässä, kun katsot kansiota.

3. Käytä kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä kansioiden nimissä saadaksesi ne näkymään älykkäässä järjestyksessä.

4. Ole johdonmukainen nimeämiskäytäntöjen kanssa, kun luot uusia kansioita.