Video: How to Build Innovative Technologies by Abby Fichtner (Marraskuu 2024)
Järjestäytyminen ja pysyminen siinä on kuin laihdutus. Lyhytaikaiset ratkaisut eivät toimi. Sinun on tehtävä elämäntapoihin muutoksia, joihin sinä ja työntekijäsi tai liikekumppanisi voivat tarttua pitkällä aikavälillä.
Tässä sarjassa annan vinkkejä siitä, miten sekä yrityksesi että omat henkilötietosi voidaan järjestää osoittamalla:
1. Kuinka yrityksesi ajattelee tietoja.
2. Kansioiden nimeämiskäytännöt ja miten niitä ajatellaan.
3. Tiedostojen nimeämiskäytännöt.
4. Tietojen jakaminen.
5. Kuinka hallita sähköpostia.
Ruokavalio järjestäytymistä varten
Painonpudotuksen yhteydessä jotkut ihmiset huomaavat, että viiden tai kuuden pienen aterian ruokavalio koko päivän toimii heille, kun taas toiset tarvitsevat kolme ohjelmoitua ateriaa eikä mitään välipalaa välillä. Jotkut ihmiset ostavat kuntosalin jäsenyyden (tosiasiallinen menestys voi johtua käyttämästään rahasta), kun taas toiset sopivat paremmin siihen, että pienet harrastukset otetaan päivittäiseen rutiiniaan, kuten portaiden ottaminen hissin sijasta tai pyöräily töihin.
Asia on, että samat ratkaisut eivät toimi kaikille. Sama on organisoinnin kanssa.
Tietojen pohtimisen tapoja
Järjestäytymisen ja pysymisen on oltava elintapoihin sitoutumista yrityksellesi. Jokaisen työntekijän ja sidosryhmän on jokapäiväisessä toiminnassaan kyettävä pitäytymään ohjelmassa. Järjestelmäsi, jonka haluat organisoida, on muodostettava käytännöistä, jotka sopivat kaikkien rutiineihin, tarkoittaako se pienten askelten johdonmukaista suorittamista, kuten tarpeettomien tiedostojen poistamista meneessäsi tai suurempien vaiheiden suorittamista ohjelmoidussa aikataulussa, kuten varaamista joka perjantai-iltapäivä puhdistukseen lähtevät postilaatikot.
Joten ennen kuin laitat itsesi ja työtoverisi uuden ruokavalion järjestämistä varten, mieti hetki pohtia, kuinka yrityksesi näkee tietoorganisaation. Jotkut mahdollisuudet ovat:
• päivämäärän tai kuukauden mukaan, esimerkiksi silloin, kun jotain tapahtui ensimmäisen kerran tai sen on määrä valmistua
• hankkeen nimellä
• vastuuhenkilön nimellä
• verojaksoittain
Käytäntöjen sovittaminen todellisuuteen
On tärkeää, että et yritä sovittaa yhtä näistä organisaatiojärjestelmistä yritykseesi, jos se ei heijasta sitä, kuinka tiimisi todella toimii. Kysy kollegoiltasi, jos heidän tarvitsisi löytää tietty asiakirja, ehkä lasku tai sopimus, mistä he katsoisivat ensin? Vielä tärkeämpää, miltä ne näyttävät? Etsivätkö he tietokoneestaan tai yrityksen verkosta toimittajan nimen, päivämäärän, tuotekuvauksen perusteella? Avautuvatko kansiot ja lujitetaanko tiedostojen nimet, lajitellaan päivämäärän mukaan vai lajitellaan tiedostotyypin mukaan? Kuinka kauan tietojen hankkiminen vie heille? Hukkaavatko he aikaa, koska etsivät tavalla, joka ei auta heitä kaventamaan tuloksiaan nopeasti?
Sinun ei tarvitse muodollista kokousta tehdäksesi tämän. Jätä vain ohi ja kysy. Se vie sinut kaksi minuuttia.
Vastauksia voi olla useita. Toisinaan saatat muistaa kuukauden ja vuoden, jolloin projekti käynnistyi, kun taas kollegasi saattaa kiinnittää projektin nimen. Ja molemmissa tapauksissa tiedot eivät ole välttämättä staattisia. Ehkä hankkeella oli koodinimi kehitystyön aikana, ja ehkä se käynnistyi myöhään. Seuraavassa kansioiden nimeämissopimuksia käsittelevässä artikkelissa selitän kuinka toteuttaa järjestelmä, joka pystyy käsittelemään tällaisia epäjohdonmukaisuuksia.
Nuku yön yli
Tämän harjoituksen tekemisen pitäisi auttaa muokkaamaan ymmärrystäsi siitä, kuinka yrityksesi tulisi rakentaa tietonsa - mutta nukkua siinä päivä tai kaksi ja kokeilla sitä sitten uudelleen ennen päätöksentekoa tai muutoksia nykyiseen rakenteeseesi. Joskus unohdamme, miksi tietyt käytännöt ovat käytössä, ja niiden äkillinen muuttaminen voi vahingossa tuhota jonkin muun liiketoiminnan perusteen.
Esimerkiksi työskentelin toimistossa, jossa freelancer-sopimukset lajiteltiin kahteen varsinaiseen ripustettavaan kansioon, yksi laskuille ja toinen verolomakkeille. Minusta tuntui olevan paljon järkevämpää yhdistää ne yhdeksi. Miksi kaksi tiedostokaapia ja kaksi kansiota ovat molemmat merkitty "Doe, Jane?" Aina kun tarvitsin pääsyä laskuihin, piti tyypillisesti myös etsiä freelancerin verotietoja. Miksi ei yksinkertaisteta järjestelmää? Yksi syy, joka on minulle itsestään selvä, mutta ei silloin ollut, on se, että monet organisaation ihmiset tarvitsivat pääsyä laskuihin, mutta harvoilla ihmisillä olisi oltava pääsy henkilötietoihin, kuten sosiaaliturvatunnuksiin. On hyvä asia, että johtajani ymmärsi tämän perusteen ja pystyi selittämään sen minulle ennen koko järjestelmän uudelleen organisointia.
Ota pois
Ensimmäiset vaiheet tämän artikkelin poistamiseksi ovat:
1. Kysy kollegoiltasi ja itseäsi: "Kuinka ajattelen tietojamme?"
2. Anna vastausten mietiskellä päätäsi päivän tai kahden ajan, ennen kuin teet johtopäätöksiä.
3. Jonkinlaisen rakenteen pitäisi alkaa muodostua. Kun näet sen, älä murehdi reagoimaan siihen vielä.
Muista, että järjestäytyminen on kuin pysyminen kunnossa. Mikään ei muutu yön yli, ja on tärkeämpää tehdä oikeat elämäntavan muutokset sinulle ja organisaatiollesi - muutokset, jotka pysyvät kiinni.
