Viestintä on jokaisen yrityksen elinehto. Silti liian monet yritysjohtajat, jotka ovat joutuneet päivittäisiin haasteisiin, unohtavat tarpeen antaa työntekijöille käytännön tapoja jakaa tietoa.
"Tietojen jakamisella" tarkoitan suullista viestintää, kirjallista dokumentaatiota, palvelimen ylläpitoa, sähköpostien kirjoittamista ja paljon muuta. Tässä artikkelissa keskityn sähköisiin asiakirjoihin, mutta on erittäin tärkeää pohtia, miten tiedon jakaminen tapahtuu organisaation välillä ja kaikilla tasoilla.
Jakamisen merkitys
Miksi tiedon jakaminen on tärkeää? Mitä parempi tiedon jakaminen on, sitä tehokkaammin yrityksesi toimii. Antamalla työntekijöille työhön menestymiseen tarvittavat tiedot ja tehdä heidät paremmin lisää myös heidän tyytyväisyyttään.
Kun tietoja ei jaeta hyvin, yritykset toimivat vähemmän tehokkaasti ja kuluttavat rahaa. Joka kerta, kun uusi työntekijä liittyy tiimiin - olipa kyse pysyvästä korvauksesta, väliaikaisena (työkyvyttömyys, äitiysloma, sapatti) tai uudessa roolissa -, henkilön on opittava valtava määrä työtehtävästään ja siitä, kuinka yritys toimii. Kun työntekijät jakavat tietoa hyvin, uudet tiimin jäsenet oppivat mitä he tarvitsevat tietää nopeammin. Ja mitä he todella tarvitsevat tietää, on miten ja mistä löytää tietoa, eikä erityisiä vastauksia kysymyksiin. Se on "opeta mies kalastamaan" -periaate.
Yksi kalleimmista kustannuksista yrityksessä on palkkaaminen, koska uusien työntekijöiden saaminen nopeuteen menettää aikaa. Mitä nopeammin työntekijät selvittävät kuinka vastata omiin kysymyksiinsä, sitä nopeammin he voivat antaa merkittävän panoksen tulokseesi. Tavoitteesi parantaa tiedonvaihtoa yrityksessä on tehdä ihmisille helppoa ratkaista omat ongelmansa. Toinen tavoite on minimoida kuinka monta kertaa ihmiset toistavat samat virheet. Kuvittele, kuinka paljon sujuvammin ja kannattavasti yrityksesi voisi toimia, jos minimoit nämä kustannukset.
Tyypit tiedoista Työntekijät jakavat
Tarkastellaan muutamia erityyppisiä tietoja, jotka tulisi jakaa: menettelydokumentaatio, henkilöstöorganisaatiotaulukot, työnkulkukaaviot, henkilöstön yhteystiedot, asiakkaan yhteystiedot ja henkilöstöresurssit. Todennäköisesti yrityksesi on tehnyt HR-lomakkeet helposti kaikkien työntekijöiden saataville - yleensä siksi, että laki sitä vaatii. Kaikkien muiden asiakirjojen osalta on kuitenkin mahdollista, että ne ovat vanhentuneita tai niitä ei ole lainkaan.
Sen sijaan suuri osa kirjoitettavista tiedoista tallennetaan jonkun pään päälle, ja se on ongelmallista monista syistä. Ensinnäkin yhden henkilön ei tulisi koskaan olla minkään liiketoimintakriittisen tiedon ainoa haltija. Se on liian riskialtista. Jos kyseinen henkilö sairastuu, poistuu organisaatiosta tai tulee pahastamaan ihmisiä tai käytäntöjä organisaation sisällä, se voi asettaa liiketoiminnan takavuosien! Toiseksi, kun tietoa on tallennettu jonkun päähän näkyvälle sijalle, kukaan muu ei voi osallistua siihen. Kolmanneksi, muut tiedot tarvitsevat ihmiset eivät ole koskaan varmoja siitä, onko heillä uusin versio. Syyt jatkuvat.
Yksi alkutason työvoiman hämmästyttävimmistä hyödyistä on, että he osaavat etsiä tavaraa. Jos heidän on tiedettävä jotain (kuten kuinka kaavoja kirjoitetaan Excelissä) ja pystytään selvittämään sen kuvaamiseen käytetyt perustermit (esimerkiksi summa, tuote, linkitetyt laskentataulukot), he voivat löytää vastauksen verkosta.
Liian usein yrityksiä ei ole suunniteltu tukemaan tällaista omavaraisuutta. Työpaikalla et voi aina etsiä vastausta. Joskus joudut etsimään ihmisiä ja ravistelemaan tarvitsemiasi tietoja heiltä, kuten mainitsin edellisessä osassa. Vastauksia ei säilytetä haettavassa paikassa. Mutta heidän pitäisi olla!
Ihmisten saaminen jakamaan
Jos luet tätä artikkelia ja ajattelet: "Yritykseni on rikkakasveissa. W: llä ei ole koskaan aikaa tai resursseja tehdä tällaista jälkikäteen tehtävää työtä", älä pelkää. Näin voit jakaa sen nelivaiheiseen hallittavissa olevaan projektiin.
1. Selitä jakamisen tärkeys. Kerro organisaatiosi ihmisille suoraan 15 minuutin kokouksessa, miksi asiakirjojen jakaminen on tärkeää.
2. Varaa puoli päivää dokumentointiprojektiin. Osta kaikille lounas, jos joudut makeuttamaan kaupan.
3. Jos yrityksesi on jaettu ryhmiin, kunkin ryhmän tulisi kokoontua keskustelemaan siitä, mitä asiakirjoja he tarvitsevat kootakseen tai päivittääkseen. He voivat myös priorisoida, mitkä asiakirjat ovat tärkeimpiä luoda sen perusteella, mikä tieto elää vain yhden ihmisen päässä.
4. Puolipäivän projektin aikana jokainen henkilö on vastuussa vain yhdestä asiakirjasta. Kaksi tai useampi ihminen voi olla vastuussa monimutkaisista prosesseista. Hankkeen tavoitteena on laatia asiakirjat, joita yritys tarvitsee - älä viimeistele kaikkia kokonaan sinä päivänä.
Puolipäivän projektin lopussa ryhmän jäsenten (tai koko organisaation, jos yrityksesi on pieni) tulisi kertoa keskenään siitä, mitä he ovat luoneet ja kuinka pitkälle he ovat päässeet. Varmista, että kaikki ymmärtävät, että kaikkien asiakirjojen on tarkoitus tulla eläviksi asiakirjoiksi.
Tämä viimeinen vaihe on ratkaiseva ja ansaitsee yhden tai kaksi selitystä.
Elävät asiakirjat
Elävä asiakirja on asiakirja, joka muuttuu ajan myötä, ja tyypillisesti sen voi muuttaa ihmisryhmä, ei vain yksi järjestelmänvalvoja. On ratkaisevan tärkeää, että jokaisella asiakirja-asiaan vaikuttavalla henkilöllä on mahdollisuus punnita tapaa, jolla niitä käsitellään ja mitä heillä on, jopa nuoremmat toimihenkilöt, jotka saattavat olla tietävimpiä ihmisiä tietyistä tehtävistä.
Elävien asiakirjojen koko tarkoitus on tehdä niistä avoimia ja läpinäkyviä kaikille ihmisille, jotka tarvitsevat pääsyn niihin - eikä vain nykyisille työntekijöille, vaan myös tuleville työntekijöille.
Äskettäin ystäväni piti korjata laskentataulukon, jota hänen organisaationsa oli käyttänyt laskeakseen yksikön kustannuksia. Laskentataulukko sisälsi vääriä kaavoja, ja sen määrittänyt henkilö oli lukinnut tiedoston - ja ollut eläkkeellä muutama vuosi aikaisemmin. Pikku juteltuaan jaetulla palvelimella, ystäväni löysi asiakirjan, johon vain vanhempi henkilökunta pääsi käyttämään, joka sisälsi salasanan. Hänellä oli erittäin onnekas, että edellinen työntekijä oli ajatellut sijoittaa nämä tiedot paikkaan, josta oikeat ihmiset löytävät sen. Kuitenkin edes tässä tapauksessa olisi ollut parempi, jos ystäväni (ja kaikki vanhemmat toimihenkilöt) tietäisivät etukäteen, että tämä salasanalla varustettu asiakirja on olemassa, missä se sijaitsee ja mitä se nimettiin.
johdonmukaisuus
Eläviä asiakirjoja voidaan säilyttää jaetuilla palvelimilla tai hallita wikinä. Jos tiedostoja ylläpidetään palvelimella, sinun on luotava ohjeet yleissopimusten nimeämiselle, jotta ihmiset lisäävät uusia tiedostoja ja kansioita palvelimelle (tai arkistoivat vanhoja tiedostoja) tekemällä niitä johdonmukaisella tavalla. Jos kaikki ovat samalla sivulla, nimet ovat yhdenmukaiset ja kaikki pystyvät löytämään tarvitsemansa nopeasti.
Viimeinen vaihe tietojen jakamisessa on asettaa elävät asiakirjat niitä tarvitsevien ihmisten saataville, ja tätä varten sinun on palattava tiedostojen ja kansioiden nimeämiskäytäntöihin. Vaikka luotkin wikin, haluat, että sinulla on jonkinlainen standardi, jolla sivut nimetään ja järjestetään sivustossa.
Selitä kaikille työntekijöille, mitä nimeämiskäytäntöjä käytetään ja miksi. Selvitä, mitä haluat heidän tekevän ja miksi. Tässä on joitain korostettavia avainkohtia:
1. Järjestäytyminen auttaa meitä menestymään yrityksenä ja joukkueena.
2. Johdonmukaisten nimeämiskäytäntöjen käyttö pitää meidät kaikki samalla sivulla ja lisää tiimimme mentaliteettia.
3. Järjestelmän käyttäminen säästää aikaa, koska löydät asiat nopeasti.
4. Minimoit omat virheet, kuten tietojen poistamisen tai tiedostojen korvaamisen.
5. Organisaation kasvaessa pystymme käsittelemään uutta liiketoimintaa tehokkaammin.
6. Kun palkkaamme uusia työntekijöitä, heidän kouluttaminen vie vähemmän aikaa ja heidän saaminen ajattelumallimme tapahtuu nopeammin.
Ota pois
Tärkeitä ideoita tämän artikkelin poistamiseksi ovat:
1. Tietojen jakaminen on elintärkeää liiketoiminnan menestykselle ja edellyttää kaikkien osallistumista.
2. Elävät asiakirjat voivat ja niiden pitäisi muuttua ajan myötä; Elävien asiakirjojen on oltava saatavissa useille ihmisille, jotka pystyvät muuttamaan niitä, ja kaikkien heidän luottavanaan olevien, mutta nykyisten ja tulevien ihmisten saataville.
3. Asiakirjat, jotka on varustettu merkinnöillä ja säilytetään johdonmukaisella tavalla, on helppo löytää, joten niitä todella käytetään.
