Video: Microsoft Teamsin käyttö tiedostojen käsittelyyn (Marraskuu 2024)
Se, kuinka sinä ja työtoverisi nimeät tiedostosi, on yhtä tärkeää kuin se, kuinka nimetit kansiosi. Tee se älykkäästi, systemaattisesti ja loogisesti alusta alkaen yrityksesi menestyksen, pitkän aikavälin kasvun ja vakauden saavuttamiseksi.
Monilla yrityksillä, jotka harkitsevat uutta organisaatiopyritystä, on todennäköisesti valtava vanhojen tiedostojen kanta, joita he eivät halua nimetä uudelleen (ainakaan ei heti). Ei se mitään. Sinun on aloitettava joskus.
Monissa tapauksissa on järkevää ottaa käyttöön uusi järjestelmä, kun aloitat uuden projektin, tiimin, verokorttelin tai vuoden - riippumatta yrityksesi tärkeimmistä maamerkeistä. On järkevää aloittaa merkittävästä ajankohdasta osittain siitä syystä, kuinka käsittelet epäjärjestyneitä arkistoja. Vuoden sisällä voit löytää ja hallita kaikkea äskettäistä, mitä tarvitset vaivattomasti, mutta et löydä vanhoja asioita, jotka edeltävät uutta järjestelmääsi yhtä helposti. Annan sinulle muutamia temppuja näiden arkistojen käsittelemiseen viettämättä kuukausia (tai harjoittelijan nuorta) nimeämällä ne kaikki.
Tiedostonimet
Kuten kansioissa, tiedostojen nimien on oltava:
• ainutlaatuinen
• osoittaa, mitä tiedosto sisältää
• sen mukaisesti, kuinka yrityksesi ajattelee tietoja
• skannatavissa (ihmisen silmällä) sen mukaan, kuinka sinä ja työntekijäsi löydät tietoa
• luonnollisesti aakkosjärjestyksessä
• johdonmukainen!
Ainutlaatuinen. On ehdottoman tärkeää, että tiedostonimet ovat ainutlaatuisia, varsinkin jos työskentelet yhteistyöympäristössä ja etenkin jos kopioit tiedostoja usein palvelimelle. Jos sinulla ei ole järjestelmää, jolla pidät tiedostojen nimet ainutlaatuisina, voit kirjoittaa ne uudelleen ja kadottaa kaikki tietosi. Yhteistyöympäristöissä on tavallista, että tiedostot korvataan tarkoituksella. Jos, kuten minä, olet kasvanut houkuttelevaksi ponnahdusikkunan varoitukseen ("Haluatko varmasti korvata olemassa olevan tiedoston uudella?"), Mikään ei estä sinua korvaamaan väärää tiedostoa, jos siinä on sama nimi.
Oletetaan esimerkiksi, että minulla on eilen päivätty uusi lasku Gray's Electronicsilta nimeltään Grays-invoice.pdf. Voin kiinnittää sen Laskut-kansion palvelimelle ja saada varoituksen siitä, että kyseisen nimen tiedosto on jo olemassa. Voisin myös olettaa, että koska lasku tuli eilen, joku muu laitti sen sinne - mutta minulla oli vain kirjanpito-osaston allekirjoittama tämä lasku, joten minun on oltava viimeisin, joten korvaan vanhan. Koko asia hajoaa, kun joku pyytää minua myöhemmin sinä päivänä hakemaan Greyn aikaisemman laskun, tiedätkö, kahden kuukauden takaisesta laskun… saman tiedostonimen, joka on nyt poissa.
Suuntaa antava. Vaikuttaa typerältä todeta, että tiedostonimien tulisi ilmaista mitä ne sisältävät, mutta olen nähnyt sen menevän pieleen monta kertaa. Monet ihmiset olettavat, että kun he pesivät kansion sisällä, kansio huolehtii suuremman luokan nimestä. He myös virheellisesti olettavat, että heille asiaankuuluva tiedoston sisältö on myös ilmeinen jokaiselle muulle, jolla on pääsy tiedostoon. Otetaan taas laskutusesimerkki. Oletetaan, että kirjanpitoosasto löytää laskut kolmella tavalla: laskun numero, verotunnus ja verokausi, jonka aikana se maksettiin. Kirjanpito ei voinut välittää vähemmän kuin se, että se on "Greyn lasku".
Käytän henkilökohtaisesti kahta päätunnistetta kaikissa tiedostoissani: numeeriset päivämäärät ja koodit. Kotona blogin useita kertoja kuukaudessa. Kaikki tekstitiedostot ja valokuvat, joita käytän blogissani, luokitellaan nelinumeroisella päivämäärällä (YR MO) ja luokittelijalla "bg" sanalla "blogi". Valokuva syyskuun 2010 matkan aikana otetusta Montrealin markkinoista on nimeltään 1009bg_montreal_market.jpg. Nelinumeroiset numerot toimivat blogitiedostoilleni, koska kirjoitan vain keskimäärin neljä tai viisi viestiä kuukaudessa.
Joskus minulla voi kuitenkin olla kymmeniä valokuvia tietystä kuukaudesta. Tällöin joko koodin ne kuusinumeroisella numerolla lisäämällä päivä loppuun, tai lyhennän jotakin muuta merkitsijää merkkien tallentamiseksi, jotta voin lisätä kuvaavaan tekstiä tiedostojen nimiin. Esimerkiksi:
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg
Tiedän ennen tiedostojen avaamista, että nämä ovat molemmat valokuvia paprikoista, jotka olen postittanut blogiini (bg), otettu syyskuussa 2010 (1009), Montrealissa (mnrl), markkinoilla (mrkt).
Toinen temppu, jos matkustat paljon, käytä sitä lentokenttäkoodin avulla osoittamaan sijainti: YUL Montrealissa, LAX Los Angelesissa, LHR tai LGW Lontoossa ja niin edelleen.
Yhdenmukainen liiketoiminta-ajatteluprosessin kanssa. Kuten olet saattanut arvata yllä olevasta esimerkistä, tiedän, että voin luottaa muistiini kerätäkseni tietoja päivämäärän mukaan. Päättäessään, miten nimeämiskäytännöksesi toimivat, sinun on tiedettävä, kuinka yrityksesi muistaa tiedot. Mutta päivämäärät tappaavat myös kaksi lintua yhdellä kivillä. He koodittavat tiedoston, kun se tapahtui tai oli merkittävä, ja saa sinut puoliväliin yksilöivien nimien saamiseksi. En koskaan vahingossa avaa kuvia Montreal-matkaltamme vuodelta 2006, kun todella haluan kuvia vuodelta 2010, vaikka kuvaisin kuvia markkinoilla molemmat kertaa.
Suosittelen ehdottomasti päivämäärän lisäämistä tiedostojesi nimiin. Ainoa todellinen kysymys on, mikä päivämäärä on yrityksellesi hyödyllisin? Laskun lähetys- tai käsittelypäivä, työn valmistumispäivä tai sopimuksen allekirjoittamispäivä? Yritysten omistajien, tiimijohtajien ja osastopäälliköiden tulisi soittaa viimeinen puhelu, mutta puhua ensin ihmisille, jotka tekevät eniten päivittäistä työtä. He tietävät, mikä on todella järkevää.
Luettavan. Kun avaat kansion, haluat tietää sen sisällön heti, avaamatta tiedostoja tai rypistämättä pikkukuvanäkymissä. Oikean tiedostonimityssuunnitelman laatiminen sisältää kuvan selvittämisen, mitkä avaintiedot ovat kussakin dokumentissa. Kuristan, kun näen jonkun tietokoneen, jonka tiedosto on resume.doc. Mikä jatko on? Milloin sitä päivitettiin? Onko se pitkä vai lyhyt versio? Mihin se lähetetään? 1102_CV_marketing_digital.doc saattaa olla jatko, joka korostaa digitaalisen markkinoinnin kokemustasi, kun taas 1102_CV_short.doc saattaa olla yleinen ammatillinen ansioluettelo, jonka aiot päivittää, kun hakeudut lakikouluun.
Ajattele vain, kuinka paljon tuottavampi sinä ja kollegasi voisi olla, että tiesit varmuudella, mitä kukin tiedosto sisälsi ennen kuin avasit sen.
Luonnollisesti tilattu. Toinen syy, jonka vuoksi haluan käyttää päivämääriä tunnisteina, on se, että kaikki laskee aikajärjestyksessä, kun kansio lajittelee tiedostoja nimen mukaan, mikä on yleensä oletus. Lajittelu tosiasiallisen tiedostopäivämäärän perusteella kertoo vain, milloin tiedostot on viimeksi päivitetty, ja se ei todennäköisesti ole ensisijainen asia, jonka haluat tai jota sinun täytyy tietää. Jos laitat YR MO DA aina tiedostonimen alkuun, sinulla on aina järjestys.
Johdonmukaisuutta. Aikaisemmin tein analogian, jonka mukaan järjestäytyminen on kuin muodon pysyminen. Muutos ei tapahdu yön yli. Palkkiot tulevat pitkällä aikavälillä, ei lyhyellä aikavälillä. Sinun on tehtävä sinulle sopivia muutoksia, jotka kestävät, sen sijaan, että hyppäät villitysruokavaliossa. Kun saat käsityksen siitä, että olet löytänyt ratkaisun, jossa voit elää, pysy siitä!
Käsittele arkistoja tai vanhempia tiedostoja älykkäästi
Kukaan ei odota sinun järjestävän uudelleen ja nimeävän koko tietoarkistosi. Se ei ole arvokas tapa viettää aikaa, ja on naurettavaa ajatella, että voisit jopa vetää sen pois. Joten mitä sinun pitäisi tehdä kaikille niille menneille epäjärjestyneille tiedostoille ja kansioille?
Kaikkien tiedostojen ajattelua kerralla ei voida hallita. Siksi he ovat järjestämättömiä! Helpoin tapa aloittaa arkistojen käsitteleminen on ajatella kahta ryhmää: vanhoja ja todella vanhoja. Se, kuinka määrität vanhan ja todella vanhan, on sinun tehtäväsi.
Minulle "todella vanha" tarkoittaa, että olen yli 99 prosenttia varma, että en pääse tiedostoon enää koskaan - mutta niin voi tapahtua. Minun mielestäni "todella vanhojen" asioiden on oltava myös vähintään kolme vuotta vanhoja. Tiedostot, jotka täyttävät nämä kaksi ehtoa, ovat valmiita arkistoitavaksi levylle.
Tavallinen "vanha" tarkoittaa yleensä tiedostoja, joissa olen työskennellyt yhden ja kolme vuotta sitten. Nämä pysyvät kiintolevylläni tai palvelimellani, missä voin käyttää niitä tarvittaessa, mutta siirryn vuoden kansioihin. Minulla on kansioita, joissa on merkinnät "2010", "2009" ja "2008."
Vanhemman sisällön sijoittaminen kansioihin vuoden mukaan antaa sinulle kevätpuhdistuksen. Oletko koskaan yrittänyt puhdistaa kaappisi perusteellisesti tyhjentämättä sitä? Se ei toimi. Järjestäytymiseen tarvitaan uusi alku. Kaikkien tiedostojen pyyhkäiseminen kansioihin vuoden mukaan antaa sinulle puhtaan alkua poistamatta mitään mitä tarvitset. Sinun täytyy nähdä puhdas ja siisti ikkuna, ennen kuin voit organisoida!
Mitä teet tiedostoon, joka kestää useita vuosia? Kiinnitä se viimeisimmän vuoden kansioon. Työskentelitkö sitä viime vuonna? Sitten sen pitäisi olla viime vuoden kansioissa. Miksi? Jos olet huolissasi et löydä sitä, miksi? Tiedostosi ovat jo sotku! Sinun on todennäköisesti etsittävä tiedostoa joka tapauksessa, joten mitä sillä on merkitystä, jos se on sijoitettu vielä yhden kansion sisään?
Ota pois
Tärkeät takeet tästä artikkelista ovat:
1. Kaikkien organisaation on ymmärrettävä yrityksesi käyttämä tiedostojen nimeämistä koskeva käytäntö.
2. Tiedostojen nimeämiskäytäntöjen pitäisi auttaa ihmisiä löytämään tietoja nopeasti skannaamalla nimiä tai etsimällä päivämääriä tai muita nimessä olevia merkitsijöitä.
3. "Luonnollisesti tilatut" tiedostot on helpompi skannata ja lajitella.
4. Ole johdonmukainen nimeämiskäytäntöjen kanssa.
5. Vältä valtava peruskorjausprojekti yksinkertaisesti arkistoimalla vanhemmat tiedot vuodessa.
