Video: Tiedekulma Live | Koronan jäljet koulussa (Lokakuu 2024)
Brooke Zimet tietää ensinnäkin, millaista on sotkeutua täyttämään työturvallisuuslomakkeet. Nykyään Zimet on henkilöstöhallinnon yhdistys (SHRM) -sertifioitu vanhempi ammatillinen henkilöstöhallinnon konsultti ja TalentShip LLC -yrityksen omistaja Portlandissa, Oressa. Mutta ensimmäisessä HR-assistenttinsa tehtävässään työnantaja sai sakkoa, koska Zimet ei Sinulle ei ole opetettu, kuinka työturvallisuus- ja työterveyshallinto (OSHA) -rekisterit täytetään oikein, kun työntekijät sairastuivat tai loukkaantuivat työssään. OSHA-tarkastajien yllättämä tarkastus paljasti hänen virheet. "Jos se ei ole koskaan tapahtunut aiemmin, niin paljon et tiedä sinun tarvitsevan tietää", sanoi Zimet.
Vuodesta 2017 alkaen yrityksille on entistä tärkeämpää saada työturvallisuusdokumentaatio oikein. Silloin tulee uusi OSHA-asetus, joka vaatii noin 750 000 työnantajaa toimittamaan sähköisesti työntekijöiden vuosittaiset sairaus- ja vammaraportit virastolle, joka julkaisee tiedot verkkosivustollaan.
Työnantajien ei pitäisi olla liian vaikeaa noudattaa niitä. Mutta kuten olen oppinut tekniikan myyjiltä ja teollisuuden sisäpiiriläisiltä, yritykset eivät voi luottaa pelkästään HR-ohjelmistoihin työn suorittamisessa. Ja virheiden tekeminen - tai jopa liian perusteellinen tekeminen - voisi tulla takaisin puremaan sinua.
HR Tech -myyjät tekevät ohjelmistopäivityksiä
Uusi OSHA-asetus, joka valmistui aiemmin toukokuussa, koskee yli 250 työntekijän yhdysvaltalaisia yrityksiä sekä yrityksiä, joissa on vähintään 20 työntekijää monissa kymmenissä riskiteollisuudessa, mukaan lukien rakennus-, ruokakaupat, valmistus ja hoitokodit.
Uuden vaatimuksen mukaan OSHA julkaisee työntekijöiden turvallisuustiedot verkkosivustolleen sillä odotuksella, että "työtapaturmatietojen julkinen julkistaminen kannustaa työnantajia lisäämään ponnistelujaan työperäisten vammojen ja sairauksien ehkäisemiseksi", viraston lausunnon mukaan. Uusi sääntö velvoittaa työnantajat ilmoittamaan työntekijöille, kuinka he voivat ilmoittaa loukkaantumisista, ja estää heitä vastaamasta työntekijöihin tämän vuoksi.
Kun OSHA julkaisi päivitetyt säännöt, otin yhteyttä yli puoli tusinaa teknistä myyjää, mukaan lukien toimipaikat paikan päällä ja pilvipohjaiset henkilöstöhallinnan sekä aika- ja osallistumisohjelmistot. Halusin tietää, suunnittelevatko he päivityksiä auttaakseen asiakkaita noudattamaan niitä.
Sain erilaisia vastauksia. ADP pyrkii lisäämään kykyä palkanlaskenta jättiläisen tiedottajan mukaan. SAP SuccessFactors Perform and Reward -tiedottaja toteaa, että yrityksen "Employee Central Time & Attendance" -moduuli voidaan konfiguroida seuraamaan ja koottamaan poissaoloja tyypin mukaan, mukaan lukien työhön liittyvät sairaudet ja vammat. Käyttäjien on kuitenkin ladattava tiedot OSHA: n hyväksyttävään sähköiseen muotoon siirtääkseen tiedot virastolle.
Muut HR-tekniikan myyjät selvittävät edelleen, mitä he tekevät. BambooHR: n vanhempi tuotepäällikkö Jonathan Rejholec haluaa nähdä, pitävätkö asiakkaat sitä tärkeänä ominaisuutena ennen minkäänlaista toimintaa. Ultimate Software on myös odota-katso-lähestymistapaa ennen päätöksentekoa päivittää sen UltiPro HR -hallintapalvelua vai ei. Kronos tutkii Kronos SaaShr -tuotetta. PlanSource, joka tarjoaa ensisijaisesti etuja hallinto-ohjelmistoja, puhuu tekniikan toimittajien kanssa, joiden kanssa se toimii yhteistyössä muiden HR-toimintojen kanssa selvittääkseen, miten tilanne voidaan parhaiten käsitellä. Zenefitsillä kilpailevan Freemium-pohjaisen HR-alustan perustavan GoCon toimitusjohtaja Nir Leibovich yrittää arvioida, kuinka moniin hänen asiakkaistaan asetus vaikuttaa. GoCo-asiakkailla on tyypillisesti 5–300 työntekijää, ja Leibovichin mukaan hän ei ole löytänyt tietoa siitä, kuinka monta tämän kokoista yritystä kuuluu OSHA: n riskialttiiseen teollisuusnimitykseen.
Yritystoiminnan ja tekniikan kirjoittaja ja puhuja Phil Simon sanoo, että HR-ohjelmiston valmistajat lisäävät toiminnon, jos he haluavat tulla laillisiksi kilpailijoiksi ADP: n, Oraclen, Workdayn ja muiden suurten teollisuusnimien kaltaisille. Toisaalta, "olen varma, että on paljon yrityksiä, jotka pitävät tämän laskentataulukossa tai jotka eivät tiedä HR-tekniikkaansa, voisivat tehdä tämän", kertoi Simon, joka on aiemmin työskennellyt HR-tekniikan toimittajan Lawson Software (nyt osa Infor).
Siirrä tiedot, hanki koulutus ja muut valmistautumistavat
Työnantajat eivät ole täysin uppoantuneita, jos ostamat HR-tekniikan toimittajat eivät päivitä ohjelmistoaan uuden sähköisen raportoinnin säännön mukauttamiseksi. Samoin kuin SAP SuccessFactors Perform and Reward, suuri osa yrityksen resurssisuunnittelusta (ERP) sekä HR-ohjelmistoista ja hallintajärjestelmistä tuottaa jo poissaoloraportteja. Sieltä yritysten on otettava ylimääräinen vaihe poimia merkitykselliset tiedot järjestelmästä ja muotoon, jonka OSHA hyväksyy.
Ennen kuin yritykset voivat toimittaa tietoja, heidän on varmistettava, että se on puhdasta. Päästä siihen pisteeseen voi olla vaikeampaa kuin miltä kuulostaa. Joissakin organisaatioissa työntekijän loukkaantuessa tehdaskerroksessa oleva esimies tai johtaja täyttää tapahtumaraportin tai odottaa HR: tä kertomaan heille mitä tehdä. Seurauksena on, että joskus lomakkeita ei ole täytetty oikein tai ne ovat puutteellisia. "Yhdeksänkymmentäviisi prosenttia kokemuksistani ajasta, järjestelmä ei toimi kunnolla, koska joku ei kiinnittänyt huomiota tiedon laatuun", sanoi Simon.
Varmistaaksesi, että näin ei tapahdu tulevaisuudessa, yritykset voivat laittaa henkilökunnan, joka täyttää rutiininomaisesti työturvallisuuslomakkeet, asiaankuuluvan koulutuksen avulla. Valtion työntekijöiden turvallisuusvirastot, kuten Oregon OSHA, tarjoavat verkkokursseja. Samoin tekee OSHA OSHA Training Institute Education Centers -yrityksen kautta, joka on kansallinen yhdistysten verkosto, joka tarjoaa virastojen valtuuttamia luokkia.
Zimetin mukaan organisaatioiden on myös oltava varovaisia jakamansa tiedon määrän suhteen. Ennen muutosta työnantajat tekivät virheitä varovaisuuden takia ja ilmoittivat liikaa. "Mutta jos teet niin nyt", hän varoitti, "sinua voidaan rangaista. Et halua olla paljon välikohtauksia ja onnettomuuksia, koska se käynnistää tarkastuksen."
Jos pienillä yrityksillä on suurempia kilpailijoita, joiden on noudatettava uusia säännöksiä, Zimet sanoo, että se voisi aloittaa lisää OSHA-tutkimuksia heidän teollisuudessaan. "Joten pienten kaverien on pysyttävä myös vaatimusten mukaisina", hän sanoi.
Zimet työskenteli useiden terveydenhuoltoa ja varhaiskasvatusta harjoittavien yritysten työntekijöiden (tai sopimussuhteiden) parissa, kahdella toimialalla. OSHA arvioi korkeita työpaikkasairauksien ja vammojen riskiä, ja sen vuoksi tarkastaa useammin. Hän arvelee, että hän on käynyt läpi vähintään kahdeksan tarkastusta vuosien varrella. Jos uusi verkkoraportointisääntö laukaisee OSHA-auditoinnin, hän suosittelee yrityksiä luomaan tarkistusluettelon, johon kirjanpitäjät voivat viitata. Tarkistuslistaan tulisi sisältyä ohjeet siihen, mihin tietoja tallennetaan, ja kysymyksiä, joita OSHA yleensä kysyy tarkastuksissa. "Tämä voi olla yhtä helppoa kuin turvallisuusosion omaaminen yrityksen intranetissä tai wikin luominen", hän sanoi. "Niin monilla yrityksillä on nämä asiat vanhentuneet sideaineissa.
