Järjestäytyminen: milloin se on poistettavissa?

Digitaalisen datan tallentaminen on hauska asia. Sen pitämisellä ei ole usein mitään arvoa (kiistanalainen lausunto, ja pääsen siihen), mutta koska se ei vie fyysistä tilaa ja virtuaalitila on halpa, ripustamme sen.

Mutta kaiken säästöllä on seurauksia. Jos kamppailet tietojen säilyttämisen tai poistamisen kanssa, työtiedostoista valokuviksi sähköpostiin, tämä sarake auttaa sinua pohtimaan nykyistä ongelmaasi ja suunnittelemaan uusia strategioita jatkuvasti kasvavan kuorman hallintaan.

Säästäjien psykologia

Jokin heittää tai poistaa on usein psykologinen tai emotionaalinen ongelma enemmän kuin järkevä päätös. Hyvin usein, kun sormemme leijuu poistopainikkeen päälle, asia, joka estää meitä painallumasta, havaitaan potentiaalisena arvona, ei todellisena arvona. Mielestämme "Kyseisessä sähköpostikierrossa voi olla tietoa hankkeesta, joka on valmis kahden vuoden ajan ja jota tarvitsen tulevaisuudessa." Tai "Entä jos jonain päivänä minä opin käyttämään valokuvien muokkausohjelmistoja ja puhdistamaan kuvat, jotka eivät ole nykyään kovin hyviä?"

Kun tallennamme sähköposteja, valokuvia, musiikkia, muistiinpanoja ja muita tiedostoja, monet meistä eivät arvioi datan todellista arvoa sellaisena kuin se on nykyään. Mietimme tulevaisuuden olosuhteita, joita voi tapahtua tai joita ei voi tapahtua. Kiinnitämme asioihin, koska mikä haittaa siinä on? Digitaalinen tallennustila on halvempaa kuin koskaan. Voit saada paljon pilvipohjaista tallennustilaa ilmaiseksi. Ulkoiset kiintolevyt eivät ole niin kalliita. Ja tyypillisen kotitietokoneen, tablet-laitteen ja älypuhelimen tila - jopa jos ostat pienimmän erän - on monta kertaa enemmän kuin koskaan olisi voinut olla kymmenen vuotta sitten.

Yksi ajattelukunta on, että kaiken tämän käytettävissä olevan tilan avulla ei koskaan pitäisi poistaa mitään. Arkistointi on hienoa, mutta tyhjentämisellä ei ole mitään arvoa. Virhe varovaisuuden puolella ja tallenna kaikki. Tämän leirin ihmiset - kutsumkaamme heitä säästäjiksi - kukoistavat usein potentiaalisen arvon käsitettä. "Entä jos yrityksemme selvittää, kuinka kaivoa arvokasta tietoa kaikista vanhoista sähköposteista?" Ja he todennäköisesti suhtautuvat myös konservaationistiseen lähestymistapaan: "Emme vielä tiedä näiden tietojen historian arvoa, joten meidän pitäisi säilyttää ne siihen aikaan, kun teemme."

Kun tallentajat yrittävät käyttää säilyttyjä tietojaan, he joutuvat yleensä kohtaamaan joitain odottamattomia todellisen maailman ongelmia. Ensinnäkin, kuten tietotekniikan osastolla työskentelevä kollegani sanoi: "Varastointi on halpaa, mutta sen ylläpito on kallista". Arkistojen indeksointiin ja hakemiseen liittyy kustannuksia - rahat, aika tai molemmat - sen mukaan, missä ja miten ne arkistoidaan. Jos arvelet, että sinulla on kaikki tarvitsemasi tiedot, koska arkistoit ahkerasti Outlook-tiedostojasi, rohkenen kaksoiskoiran kokeilemaan jotain erityistä. Tiedostojen lähettäminen arkistoon on helppoa. Niiden erottaminen ja etsiminen on niskakipu, ja harvat ihmiset tekevät sen. Säästäjät tallentavat kaiken ei siksi, että he tarvitsevat tietojaan, vaan koska he pitävät ajatuksesta pystyä hankkimaan tietonsa tarvittaessa. Kysy itseltäsi, ovatko ne.PST-tiedostot, jotka olet kieltäytynyt poistamasta viimeisen 10 vuoden aikana, vain turvallisuuspeite.

Toisin sanoen, kun arkistoit jotain, siitä riippuen missä ja miten se arkistoidaan, siitä voi tulla käsiksi ja saada enemmän ongelmia kuin sen hakemisen arvoinen.

Tasapainoinen lähestymistapa tallentamiseen ja arkistointiin

Parempi lähestymistapa on mielestäni erottaa selkeästi henkiset erot "työtiedostot" tai "aktiiviset tiedot" ja muun tyyppiset tiedot. Käytän termiä "tiedostot" kuvaamaan tietoja, joita tarvitsen meneillään oleviin tai äskettäin valmistuneisiin töihin, jotta minulla on kohtuudella mahdollisuus käyttää sitä lähitulevaisuudessa. "Aktiivinen data" tarkoittaa käytännössä samaa asiaa, mutta saattaa kuvata paremmin tietokoneetiedostoja, jotka eivät ole sidoksissa työhön, kuten perhevalokuvia ja viihdettä (musiikki ja videot). Musiikilla, jota aktiivisesti soitat, ja musiikkiin, jonka olet kerännyt keräyksen vuoksi, on todennäköisesti ero, mutta todennäköisesti et soita… koskaan.

Tiedoston ikä ei aina kerro, onko tiedosto aktiivinen. Voit esimerkiksi pitää joitain vanhoja valokuvia aktiivisina, jos aiot jakaa niitä tai sisällyttää ne projektiin, kuten sukuhistoriaan tai seinäkalenteriin. Jos sinulla on kuitenkin 18 versiota samasta valokuvasommittelusta ja 16 niistä on epäselviä, on todennäköistä, että käytät näitä 16 kuvaa tai hyödyt heiltä mitä tahansa arvoa, erittäin pieni. Kun tiedoston arvo on niin pieni, se on roskakorissa. Päästä irti kuvitellusta potentiaalisesta arvosta ja poista se vain.

Mielestäni se auttaa myös ajattelemaan arkistointia, joka on samanlainen kuin poistaminen, mikä tarkoittaa, että kun jotain arkistoidaan, sitä ei voida päästä käsiksi, vaikka sitä ei menisikin hyväksi.

Tässä on erittäin selkeä esimerkki: Yhdysvaltain hallitus sanoo, että amerikkalaisten on pidettävä seitsemän vuoden veroisia verotietoja, joten kaikki nämä tiedot ovat "aktiivisia" ja ne on tallennettava siten, että ne ovat helposti saatavissa. Yli seitsemän vuoden takaiset verotietosi voidaan todennäköisesti arkistoida, koska on erittäin epätodennäköistä, että sinun ei koskaan tarvitse käyttää niitä, mutta sinulla on pieni mahdollisuus, että sinä tai perheesi, liikekumppanisi tai lakimies tarvitset tai haluatte niitä tulevaisuudessa.

Kuinka tietää, milloin poistetaan (tai arkistoidaan)

Kuinka tiedät, milloin tietokoneesi tietojen ja tiedostojen poistaminen on oikein? Itse asettamasi säännöt vaihtelevat todennäköisesti tiedostotyypeittäin, joten tässä on joitain viitteitä tyypillisiin toimistotiedostoihin (tekstinkäsittely, taulukot, esitykset jne.), Sähköpostiin, valokuviin sekä musiikkiin ja videoihin.

Määritä arvo. Käytännöllisesti katsoen, kun on aika tyhjentää sotku, tarkista, mitä tarvitset tai haluat tietää töistä, tiedoista tai tiedostoista ja mistä löydät ne. Etsi sitten paikkoja, joissa se kopioidaan - joka on usein sama paikka, jossa voit alkaa käyttää poistoavainta.

Oletetaan esimerkiksi, että tallennat seuraavat tiedot: lähetettyjen laskujen PDF-tiedostot, kopiot maksettujen laskujen tarkistuksista ja laskentataulukko kaikesta laskutustoiminnasta. Jossain vaiheessa maksun vastaanottamisen jälkeen saatat haluta poistaa (tai arkistoida) laskun PDF-tiedostot. Kauppa on tehty, tarkistus on suoritettu, ja edistysaskel on hyvä.

Poista valokuvat kuvattaessa. Muista valokuvien kanssa, että se, että pystyt tallentamaan kymmeniä tuhansia kuvia, ei tarkoita, että sinun pitäisi tehdä. Saa tapana poistaa tarkennetut kuvat ja muut huonot kuvat ottaessasi niitä (se on loppujen lopuksi yksi kauniista asioista digitaalisessa valokuvauksessa).

Roskakorirutiinit. Poista sähköpostitse rutiiniviestit ja nopea viestintä, joka ei sisällä mitään tietoja, joita saatat tarvita myöhemmin. Suurin osa ihmisistä voi lajitella vastaanottajan mukaan ja tietää missä suurin osa näistä tiedostoista tulee.

Tallenna vain yksi kopio sähköpostin liitteistä. Poista liitteitä sisältävät sähköpostit, mutta tallenna liite paikallisesti tarvittaessa. Tai päinvastoin: säilytä sähköposti, ojota tiedosto. Joka tapauksessa sähköpostiviestien liitteet ovat hyvä paikka tunnistaa päällekkäisyydet, ja tarvitset vain yhden kopion. Lisää vinkkejä sähköpostista erityisesti, katso "Kuinka välttää sähköpostien ylikuormitus".

Poista (tai arkistoi) media, jota et pelaa. Ole realistinen kaikille musiikki- ja videoleikille, mitä tiedostoja toistat. Jos olet todellinen raskaan median käyttäjä, hyödynnä pilvipalveluita, jotka myöntävät lisenssin omistamallesi medialle (a la iTunes Match), jotta sinun ei tarvitse tallentaa paikallisia kopioita tavaroistasi, joita luulet haluamasi, mutta et koskaan oikeasti pelata.

Ehkä se on vain persoonallisuuteni, mutta tunnen vapauden tunteen, kun minua ei häiritä tiedostoja, joita en yksinkertaisesti tarvitse. Pienenkin hyödyttömän datan tai tiedostojen, joilla ei ole todellista arvoa, poistaminen auttaa minua tuntemaan, että keskityn enemmän tietoihin, joilla on merkitystä.