Järjestäytyminen: mikä on paras työkalu kasvavan yrityksen järjestämiseen?

"Mikä työkalu auttaa minua paremmin hallitsemaan kasvavaa yritystäni?" Rafael-niminen lukija kirjoitti minulle viime kuussa kysyäkseni tätä kysymystä. Hän oli lukenut parhaista projektinhallintatyökaluista, työnhallintaohjelmistoista, viestintäohjelmista ja kaikista muista tuottavuussovelluksista, joiden tarkoituksena oli luoda liiketoimintabuumi. Mutta hän ei kyennyt aivan selvittämään, kuka todella toimii parhaiten työnsä johtamisessa.

"Aloitin juuri työskentelyn pienessä kiinteistöalan sijoituspalveluyrityksessä", hän kirjoitti, "ja he todella tarvitsevat todella apua prosessiensa automatisoinnissa. He hallitsevat tavaroita pääasiassa sähköpostitse (argh!) Ja suunnitelmissaan laajentua, se ei ole skaalautuva rakenne tässä vaiheessa. Ajattelin käyttää joko Asana- tai Teamwork Projects -projekteja toiminnan virtaviivaistamiseen ja halusin sinun panostasi. Jotta sinulla olisi jonkinlaista perspektiiviä, tiimi on viisi sisäistä työntekijää, jotka työskentelevät sijoittajien kanssa ostamalla ja myymällä kiinteistöjä."

Rafael selitti edelleen, että hän ajattelee kutakin omaisuutta "projektina" ja halusi pystyvänsä luomaan jokaiselle tehtäväluettelon, joka osoitetaan työntekijöille tarpeen mukaan. Organisaatiot johtavat 150-200 "hanketta" kerrallaan. Ja ajoittain ulkoiset pelaajat tarvitsevat tietoa prosessista.

Hän sanoi myös, että joustavuus ja tiimiyhteistyö ovat erittäin tärkeitä, koska ne ovat monissa yrityksissä. Mutta hän näytti melko valmistautuneelta käyttämään joko Asanaa tai Teamwork Projectsia. Tässä vastaukseni:

Korttipakka vs. lautapeli

Ajattele Asanaa korttipakkana ja ajattele ryhmätyöprojekteja lautapeliksi. Korttikannella voit pelata jonkun muun luomaa peliä tai tehdä oman pelin. Lautapelissä mukana tulee sääntöjä, ja voit taivuttaa niitä halutessasi, mutta yleisesti ottaen lautapeli on suunniteltu pelaamaan kanssasi noudattamalla sääntöjä.

Kokemukseni mukaan Asana vie aikaa oikean toteuttamiseen, mutta viime kädessä voit käyttää sitä haluamallasi tavalla. Ensimmäiset päivät ovat todella hämmentäviä kaikille, jotka oppivat käyttämään järjestelmää. Syynä on, että joukkueesi täytyy asettaa säännöt sen käytölle. Ei ole oikeaa tai väärää tapaa käyttää Asanaa.

Muutaman viikon kuluttua toivottavasti viisi työntekijää on aluksella, ja he todennäköisesti alkavat säätää sääntöjään tässä vaiheessa. Asana kokeilee erehdystä. Se vie myös tiiviin ryhmäviestinnän varmistaakseen, että kaikki käyttävät työkalua samalla tavalla.

Nyt puhutaan ryhmätyöprojekteista. Tiimilläsi kuluu jonkin aikaa, jotta tottumme myös ryhmätyöprojekteihin, mutta toisesta syystä. Ihmiset tutkivat kaikkia ominaisuuksia ja kirjoittavat tehtäviä ensimmäistä kertaa. Tiimisi luo todennäköisesti joukon malleja, joita he voivat käyttää uudelleen seuraavaa myyntiä tai ostamista varten. Mutta ryhmätyöprojektien kanssa on avainta, että käsittelet jokaista kiinteistöjen ostoa tai myyntiä projektina.

Hankkeilla on aina päättymispäivä, ja sinun tapauksessasi on päättymispäivä. Heillä on yleensä välitavoitteita, ehkä sopimuksen tekeminen tai rahan saaminen panttiluottoon. Ja hankkeiden kanssa näiden määräaikojen ja välitavoitteiden päivämäärät ovat tärkeitä. Minulla ei ole aavistustakaan, ovatko määräajat tärkeitä joukkueellesi vai eivät. Sanooko ryhmäsi esimerkiksi "Ostamme tämän kiinteistön 1. lokakuuta mennessä" vai vain "Ostammeko tämän kiinteistön" tietämättä kuinka kauan se vie? Jos sinulla on kiinteät määräajat, ryhmätyöprojektit ovat todennäköisesti parempia.

Projektinhallintatyökalujen, kuten ryhmätyöprojektien, avulla voit luoda riippuvuuksia tehtävien välillä, jotta yhtä tehtävää ei tapahdu ennen kuin kaikki riippuvat tehtävät tapahtuvat. Esimerkiksi, jos et voi tehdä sopimusta ennen kuin tarkastus on tehty, se on mahdollista määrittää ryhmätyöprojekteihin. Asanan kanssa joukkueesi voi valita pelaamisen tämän säännön perusteella, mutta se ei ole osa itse järjestelmää. Voit käyttää molempia työkaluja ilmaiseksi saadaksesi käsityksen siitä, kuinka ne toimivat, ja sitten päivittää maksulliseen tiliin, jossa on enemmän ominaisuuksia.

Työkalun valitseminen

Tarkistin muutaman viikon kuluttua Rafaelilta, onko hän tehnyt päätöksen ja kuinka työkalu toimi joukkueelleen. Hän oli päättänyt kokeilla ryhmätyöprojekteja. Hänen mukaansa myyntikohta oli kyky luoda riippuvuuksia tehtävien välillä. Asennus kesti jonkin aikaa, kuten odotettiin, mutta Rafaelilla oli myös hienoja uutisia jaettavaksi:

"Yksi mainitsemisen arvoinen paljastus on Teamwork Projects Startup -tarjous, jossa he antavat startup-yrityksille vuoden hintaisen ohjelmiston ilmaiseksi! Se oli erittäin hyödyllinen liikkuessa", Rafael kirjoitti.

Lisäresurssit

Aiheeseen liittyviä neuvoja, katso 7 tapaa yksinkertaistaa projektinhallintaa ryhmätyöprojekteissa ja Asanan käyttöä liiketoiminnassa.

Ja lisää yrityssovellussuosituksia, katso paras online-yritysyhteistyöohjelmisto.