Järjestäydy: työkalut parempiin kokouksiin

Asiantuntijat rakastavat sanovan, että kokoukset tappavat tuottavuuden. Tarpeettomat ja huonosti suunnitellut kokoukset todellakin tekevät. Mutta jotkut kokoukset ovat välttämättömiä. Kokoukset voivat sulkea uusia liiketoimintasopimuksia. He voivat käynnistää ryhmän tuottaviin uusiin yrityksiin. He voivat korjata kurssin väärään projektiin. Ja ne voivat helpottaa toveruutta yhteistyökumppaneiden keskuudessa, jotka eivät pysty olemaan yhdessä samassa tilassa. Kun tarvitset kokouksen ehdottomasti, tarvitset joitain vinkkejä tuottavampien kokousten pitämiseen sekä oikean ohjelmiston siihen.

aikataulutus

Outlook todennäköisesti tulee mieleen tyypillisenä toimisto-ohjelmistona, jota käytetään tapaamisten ajoittamiseen, mutta mielestäni monet Outlookin ominaisuuksista ovat hankalia ja vaikeasti opittavissa käytettäväksi suunnitellulla tavalla. Jos kaikki kokouksen osanottajat ovat taitavia Outlook-käyttäjiä, voit todennäköisesti löytää aikaa tavata, joka sopii kaikille, varata kokoushuone ja hankkia kokous kalenteriin käyttämällä vain Outlookia. Tarvitsen jotain yksinkertaisempaa ja olen jonkin verran organisaatiovälineiden harrastaja, joten voin vain kuvitella, kuinka muut voivat suhtautua Outlookiin aikataulutyökaluna.

Doodle.com on yksinkertainen ratkaisu. Se on yksi suosikkini verkkosivustoista kokousten ja tapaamisten suunnitteluun. Doodle.com on ilmainen verkkosivusto ja palvelu, joka tekee ajoittamisesta yhtä helppoa kuin kyselyn luominen. Kutsut ihmisiä kyselyyn (lähettämällä URL-osoitteen ympäri tai kutsumalla heidät suoraan Doodlesta), ja he tarkistavat käytettävissä olevat merkintäajat kyselyn tekijän tarjoamien valintojen perusteella. Se on tehokkuuden unelma.

Lisätietoja Doodlesta on Doodlen perustajan Michael Naefin kanssa tekemäni haastattelussa, joka sisältää videon, joka näyttää Doodlen toiminnan.

Virtuaalikokouksen isännöinti

Webex ja GoToMeeting ovat kaikkein tunnetuimpia virtuaalitapaamispalveluita, joita kokemukseni mukaan yleensä käyttävät ihmiset, joiden yrityksillä on jo tili kyseisessä palveluntarjoajassa. Kummankin osapuolen maksetut tilit on pakattu täyteen ominaisuuksia, kuten mahdollisuus nauhoittaa kokouksia, keskustella muiden osallistujien kanssa, jakaa kaikki mitä tapahtuu jonkun tietokoneen näytöllä, yhdistää useita web-kameroita ja paljon muuta. GoToMeeting edellyttää, että asennettu sovellus asennetaan.

Webex tarjoaa ilmaisen tilin (GoToMeeting ei tarjoa), mutta siihen liittyy joitain tiukoja rajoituksia. Esimerkiksi vain yksi henkilö voi järjestää kokouksia, ja kokouksessa voi olla enintään kolme henkilöä. Kaikkien kokouksen jäsenten on käytettävä VoIP: tä, koska puhelinsoittoa ei tueta ja isäntä voi jakaa työpöydän, valkotaulun ja asiakirjat, mutta ei sovelluksia tai kaikkea muuta. Joten jos käytät jompaa kumpaa näistä palveluista, haluat todennäköisesti maksetun tilin.

Join.me on toinen suosittu vaihtoehto virtuaalisten kokousten järjestämiseen. Kuten Webex, sillä on ilmainen vaihtoehto, mutta rajoituksilla on löysät rajoitukset. Ilmainen Join.me-tili hyväksyy jopa 10 osallistujaa virtuaalikokouksessa, tukee näytön jakamista ja kykyä jakaa hallinta (ts. Luovuttaa osa hosting-tehtävistä toiselle osallistujalle).

MeetingBurner (ilmainen; Pro-tilit alkaen 39, 95 dollaria kuukaudessa) on toinen vaihtoehto, joka toimii selaimessa ilman asennuksia. Ilmaisella tilillä voit pitää jopa kymmenen ihmisen kokouksia, mutta VoIP: tä ei tueta - Skype on kuitenkin ja toimii palvelun sisällä.

Skype ei ole huono työkalu tietyntyyppisten kokousten järjestämiseen, mutta se ei ole aina yhtä luotettava kuin jotkut muut. Kuten muutkin työkalut, ilmaiseen Skype-tiliin sisältyy useita rajoituksia (koko näytön jakaminen ei ole suuri kokouksille ja videoneuvottelut vain yhden muun henkilön kanssa), mutta se voi olla kätevä vaihtoehto, kun äänen on oltava nopeasti soita ihmisille, jotka ovat levinneet ympäri maailmaa… ja joilla jo on Skype-tili.

Yhteistyö kasvotusten

Suurin osa yllä mainituista verkkoseminaarityökaluista helpottaa virtuaalista online-yhteistyötä, mutta kun kaikki ovat samassa huoneessa ja voivat puhua kasvokkain, haluan käyttää työkaluja, jotka ovat vähemmän hallintaintensiivisiä.

Google Drive (ilmainen) on kätevä toimistossa, koska useat ihmiset voivat päivittää asiakirjoja reaaliajassa. Voit nähdä, kun joku muu muokkaa tai tarkastelee samaa auki olevaa asiakirjaa. Google Drive ei valitettavasti ole ihanteellinen mobiililaitteissa. Minusta on silti paljon helpompaa käyttää kannettavaa tietokonetta kokousten aikana kuin esimerkiksi Google Drive iPad -sovelluksen kautta.

Asana on ottanut yhteistyömaailman myrskyn avulla erinomaisella online-yhteistyöllisellä tehtävähallintatyökalulla (ja projektinhallintatyökalulla). Se on hieno palvelu, jota käytetään koko työjakson ajan, ja se osoittaa arvonsa kokouksissa uusien tehtävien luomisessa, kuten ihmisille kokouksen lopussa osoitettujen jatkotoimien luomisessa.

Muistiinpanojen tekeminen

Evernote (ilmaiseksi 45 dollaria kuukaudessa lisämaksusta) on 800 punnan gorilla muistiinpanoja, ja käytän sitä raivoisasti kokousten aikana. Rakastan, että siinä on sisäänrakennettu äänitallennustoiminto, jonka avulla voin kaapata koko keskustelun, jos minun täytyy viitata siihen myöhemmin. Se on erinomainen myös mobiililaitteella kameran ominaisuuksien vuoksi. Napsauta kuva valkotaulusta, lähetä se Evernoteen, ja kaikki kuvan teksti analysoidaan OCR: llä ja siitä tulee täysin haettavissa.

Minutes.io (ilmainen), joka on suunniteltu nimenomaan kokouspöytäkirjojen ottamiseen, toimii selaimessa, mutta toimii sekä verkossa että offline-tilassa. Kun sinua pyydetään tekemään virallisia muistiinpanoja kokouksesta odottamatta, minutes.io käynnistyy nopeasti ja toimii hyvin, antaen sinulle mallin käsillä olevalle tehtävälle.