Järjestäydy: lopeta taistelu sähköpostien kanssa lisää sähköposteja

Sähköpostien ylikuormitus on valtava tuottavuusongelma työpaikoilla. Tapaan koko ajan ihmisiä, jotka valittavat sähköpostista, sanoen, että se hämmentää heitä, toivoen, että kaikissa uusissa viesteissä, jotka kaadetaan postilaatikoihinsa, olisi pois päältä -kytkin.

Monet näistä samoista ihmisistä kuitenkin kiinnittyvät sähköpostiin siten, että lopulta pahentavat ongelmaa. Näen ihmisiä, jotka yrittävät torjua sähköpostia lisäämällä sähköpostia, mikä puolestaan ​​tuottaa yhä enemmän sähköposteja. Koska heitä vaivaa sähköpostin kurjuus, he eivät yleensä näe mitä tapahtuu selvästi, joten heillä ei ole aavistustakaan, että he pahentavat asiaa.

On olemassa muutamia tapoja, joilla olen huomannut ihmisten ampuvan itsensä jalkaan yrittäessään käsitellä sähköpostin ylikuormitusta.

Älä käytä Saapuneet-kansiota tehtäväluettelona

Ensimmäinen esimerkki ihmisistä, jotka pahentavat sähköpostiongelmiaan, ovat tehtävälistat , kuten haluan kutsua heitä. Tehtäväluettelot jättävät sähköpostit postilaatikoihinsa, kun viesti joko sisältää tehtävän tai laukaisee määritetyn tehtävän muistin. Toisin sanoen he käyttävät postilaatikkoa tehtäväluettelona.

Ajattele, miten ihmiset yleensä määräävät tehtäviä sähköpostitse. Harvoin tehtävä selkeästi ilmaistaan ​​aihealueella. Vastaanottajan on avattava ja luettava sähköposti, jotta hän tietää tehtävän yksityiskohdat. Todennäköisemmässä mielessä viestissä ei kuitenkaan ole kaikkia tietoja, joita vastaanottaja tarvitsee, kuten määräaikaa tai muita tehtävää koskevia tietoja. Viestien vaihto edestakaisin selkeyttää tehtävää, ja lopulta luodaan uusi sähköpostiviesti joka kerta, kun se tapahtuu. Lyhyesti sanottuna, sähköpostilaatikot ovat erittäin huonoja tehtävälistoja.

Toinen ongelma on, että tehtäväluetteloiden on tarkistettava jatkuvasti jokainen saapuva posti, onko siinä tehtävä, ja jos ei, he eroavat postista nopeasti. Tehtävälistat lopettelevat jatkuvasti.

Mikä pahempaa, tehtävälistat tottuvat tarkistamaan postilaatikkonsa päivittäisissä tehtävissään, ja usein he usein lähettävät muistutuksia muista asioista, jotka he haluavat saada aikaan.

Jos sähköposti on ongelma, miksi haluat luoda lisää sähköpostia tällä tavalla?

Sitä vastoin tehtävälistat eivät voi nähdä kuinka heidän järjestelmänsä tekee asiasta pahempaa. He väittävät usein, että postilaatikon käyttäminen tehtäväluettelona on ainoa asia, joka toimii. Mutta jos sama henkilö tuntee hätää sähköpostilla, se ei selvästikään toimi. On olemassa muutamia ratkaisuja, ja pääsen niihin hetkessä.

Lopeta Nudgemail-lähetys

Puhuin äskettäin yritysretkellä sähköpostien hallinnasta. Valmistautuaksesi keskusteluun puhuin eräiden työntekijöiden kanssa ja sain tietää, että monet heistä hallitsivat Nudgemailin avulla valtavia määriä sähköpostia, joskus 1 000 viestiä päivässä. Heidän mielestään tämä oli täysin järkevä tapa hallita virtausta.

Nudgemail on freemium-työkalu, jonka avulla voit ensisijaisesti torkkua sähköpostia asettamalla ajan, jolloin se ilmestyy uudelleen postilaatikkoosi uutisena viestinä. "Pohjimmiltaan" on tässä erittäin tärkeä sana.

Useimmat torkkutoiminnot, kuten SaneBoxissa tai parhaimmissa sähköpostiohjelmissa, piilottavat alkuperäisen viestin postilaatikostasi ja saavat sen sitten näkyviin uutta lukematonta postia valitsemaasi aikaan. Nudgemail toimii hiukan eri tavalla. Kun käytät sitä sähköpostin torkkumiseen, alkuperäinen sähköposti pysyy postilaatikossa ja uusi viesti ilmestyy postilaatikon yläosaan, ja alkuperäisen viestin koko säie mainitaan.

Älä ymmärrä minua väärin. Nudgemail on hieno työkalu, ja se on hieno ratkaisu joissakin tilanteissa. Jokainen, joka pitää postilaatikkoa informaationa virtana eikä käsiteltävän viestinnän keräyspisteenä, voi käyttää sitä hyväksi. Mutta kun työntekijät kertovat minulle, että postilaatikoiden suuri määrä viestejä jättää heidät tekemättä työtä, ja 20 prosenttia heidän viesteistään on toistuvia viestejä Nudgemails-muodossa, se on ongelma.

Jotkut Nudgemail-käyttäjät muuttavat sen kainalosauna kuin tehtävälistat, joiden järjestelmä on rikki. He ovat niin jumissa nykyisistä tottumuksistaan, etteivät he osaa kuvitella parempaa ratkaisua.

Älä vastaa niin nopeasti

Hyvin usein sähköpostiin vastaaminen on tapa kuitata jonkun toisen viesti siirtämättä keskustelua eteenpäin. Kuvittele työtoverisi lähettävän sähköpostia kysyäksesi mielipiteesi esityksestä. Et ole vielä katsellut esitystä. Työpaikasta riippuen voi olla hyväksyttävää vastata nopeasti kysymykseen "En tiedä. En ole vielä katsonut", kuin odottaa kaksi tuntia, kunnes olet katsonut ja muodostanut mielipiteen. Kun hyppäät vastaamaan nopeasti, vaikka viesti ei olisikaan aiheellista, saat ylimääräistä sähköpostia. Jos yrityskulttuuri ajaa sinut kohti tätä käyttäytymistä, uskot paremmin, että muutkin ihmiset tekevät sen sinulle.

Henkilö, joka vastaa hitaasti sähköpostiin, voidaan nähdä laiskaisena tai olematta joukkuepelaajana, vaikka vastaaminen sähköpostiin on paljon loogisempi ja tuottavampi tapa edetä siinä. Mutta se on täysin taaksepäin, ja sinun on poistuttava siitä, jos sinusta tuntuu, että se on sähköpostilla uppoutunut.

Loppujen lopuksi tapahtuu, että ihmiset vastaavat viesteihin vain ohittaakseen dollarin. Oletetaan, että Raj kysyy Saaralta mielipidettä jostakin, ja hän vastaa: "Etkö ole varma. Mitä luulet?" Nyt pallo on palannut Raj-tuomioistuimelle, ja hänen on vastattava siihen, jos vain niin, että Saaralla on uusi lukematon viesti postilaatikossaan muistuttaen häntä vastaamaan tällä kertaa.

Toinen esimerkki tukiosaston, kuten tietotekniikan, työntekijöille on se, että he perustavat työntekijöille yleisen sähköpostiosoitteen tukilippujen toimittamista varten, kuten silloin, kun työntekijä harhailee tietokoneensa rikkoutumista ja hänen on saada apua nopeasti, hän saattaa unohtaa yleisen sähköpostin ja lähettää sen sijaan sähköpostia henkilölle, jonka hän tuntee IT: ssä. Pitäisikö kyseisen IT-henkilön huolehtia ongelmasta? Ohitetaanko sähköposti? Vastaa ja kerro työntekijälle, että hänen on käytettävä oikeaa IT-ohjeosoitetta? CC hänen pomo? Mitä oikein tehdä?

Usein paniikin ja turhautumisen aiheuttama vastaus tuottaa vain lisää sähköpostia (ja aiheuttaa jännitteitä). Jälleen kerran, se on esimerkki yrityskulttuurista, joka luo odotuksia nopeasta vastauksesta, joka on ydinohje. Mutta voit irtautua tästä kuviosta häiritsemättä rauhaa ja luoda siitä vähemmän sähköposteja.

Ratkaisuja liialliseen sähköpostiosoitteeseen

Kuinka lopettaa liiallisten sähköpostien luomisen? Jotkut ratkaisut ovat yksinkertaisia ​​ja nopeita, ja henkilö voi tehdä ne ilman yrityksen tukea.

Edellisessä esimerkissä IT-henkilöstö voisi todennäköisesti nipistää ongelman alkuunsa keskustelemalla kasvotusten (tai puhelun etätyöntekijän kanssa) sen sijaan, että vastaisi sähköpostitse. Jos IT-henkilö vastaa sähköpostitse, tarvittava työtoveri ei todennäköisesti lue sitä tarkalleen tarkalleen. Muista, että hän on jo stressaantunut tietokoneongelmastaan. Se voi kuulostaa erittäin huipputeknologialta, mutta työtoverin kohtaaminen henkilökohtaisesti, rauhallisesti ja ammattimaisesti auttaa häntä muistamaan oikean protokollan tukilippujen jättämistä varten tulevaisuudessa, varsinkin jos tietotekniikan henkilö selittää mitä muita töitä pidettiin etusijalla hetki. Henkilökohtainen selittäminen menee pitkälle.

Toinen tapa lopettaa liiallisen sähköpostin luominen itsellesi on löytää hyviä sähköpostiavustajatyökaluja, jotka auttavat sinua vähentämään postilaatikossasi olevia sähköpostia, sen sijaan, että levitä niitä, kuten Nudgemail tekee. SaneBox (noin 7 dollaria kuukaudessa) on ratkaisu, jota suosittelen. Mailbird on sähköpostiohjelmasovellus, joka sisältää torkkuvaihtoehdon ja muita ominaisuuksia, jotka voivat myös auttaa.

Lopeta postilaatikon käyttäminen tehtäväluettelona sekä henkilökohtaisissa tehtävissä että työhön liittyvissä tehtävissä. Nyt on niin paljon hienoja työkaluja, jotka ovat paljon parempia tehtävien osoittamisessa, seurannassa, päivityksessä niitä koskevissa tiedoissa ja niin edelleen, jotka eivät luota sähköpostiin. Pidän Todoistista, vaikka Wunderlist on myös loistava sovellus.

Jos pystyt vakuuttamaan työryhmäsi tai osastosi hakemaan paremman työkalun tehtävien hoitamiseen, olet todella paljon paremmassa kunnossa. Täyden voiman projektinhallintasovellusten lisäksi on myös muita yhteistyösovelluksia, jotka ovat kevyitä, helppokäyttöisiä, nopeammin asennettavia ja ne voivat olla parempi ratkaisu ryhmäsi haasteisiin.

Katso lisätietoja muista vinkkeistäni toimistojen sähköpostien ylikuormituksen vähentämiseksi.