Video: Meet the new Yammer mobile app (Lokakuu 2024)
Kuinka paljon aikaa tuhlaat kokouksiin, koska niitä johtavat ihmiset eivät ole valmiita? Ohjelmaa ei ole. Kollegat saapuvat myöhään. Keskustetussa asiassa on mitään tekemistä sinun tai työsi kanssa. Tuntia myöhemmin, et ole tehnyt mitään, oppinut mitään, etkä ole antanut mitään. Mikä oli järkeä?
Do.com pyrkii auttamaan ihmisiä paremmissa kokouksissa antamalla heille resursseja heidän suunnitteluun ja toteuttamiseen. Monin tavoin se on kuin tarkistuslista tehtävistä ennen kokousta, sen aikana ja sen jälkeen varmistaaksemme, että se on tuottava kaikille osapuolille.
Kokouksemme päivä, sain sähköpostiviestin Do.comista Shahin kautta. Sisältä löysin esityslistan, selkeät kokouksen aloitus- ja lopetusajat, luettelon puheluun osallistuvista ihmisistä ja heidän yhteystietonsa (tässä tapauksessa vain me kaksi) ja linkit taustatietoihin. Kaikki tämä auttoi meitä lentämään jahtaan puhelun aikana, kun Shah selitti, mikä tekee kokouksesta produktiivisen, hänen motivaationsa aloittaa Do.com: n ja kuinka tietotyöntekijöiden tapaamisten luonne muuttuu.
Jill Duffy: Puhutaanpa kokouksista ja miksi ihmiset vihaavat niitä.
Jason Shah: Löydämme sen perusteella, että suurin osa ihmisistä käy kokouksissa, joihin he eivät ole valmistautuneet. Kokoukselle ei ole mitään syytä. Agendaa ei ole jaettu etukäteen. Ihmiset ilmestyvät myöhään, ja jonkun täytyy ajatella asioita uudelleen. Niitä järjestävät ihmiset eivät aina ole miettimiä siitä, kenen täytyy olla siellä, ja päädyt siis suuriin kokouksiin, joissa puolet ihmisistä on valinnaisia ja ehkä puolet ihmisistä ovat ytimiä, joten dynaaminen on pois päältä ja estää tuottavuuden.
Se on ajanhukkaa kiireisiin ihmisiin.
Jos pyydät ketään istumaan huoneessa 30 minuutin ajan etkä tee mitään, he luulevat sinun olevan hullu. Mutta sitä ihmiset tekevät miljoonia kertoja päivässä työpaikalla.
JD: Kuinka kuvailisit tuottavaa kokousta?
JS: Sinulla on oltava muutama keskeinen aineosa. Ensinnäkin sen täytyy todella tapahtua. Jos jotain voidaan käsitellä nopeasti sähköpostitse, tee se. Mutta jos sen on oltava kokous, niin, okei.
Valmistaminen on avainasemassa: käydään läpi sitä, mistä keskustellaan, kuka vastaa mistä, sellaiset asiat, jotka johtavat keskittyneeseen keskusteluun. Kokouksen aikana: pysyminen, ajan pitäminen, muistiinpanojen tekeminen ja aikataulun lopettaminen.
Myös kokouksen aika on tärkeä. Monet ihmiset vain oletuksena tunnin. Huomasin, että olet hyvin tahallinen ja sanoin 25 minuuttia keskusteluun. Mielestäni se on hyvä käytäntö.
Tärkeää on myös se, mitä tapahtuu kokouksen jälkeen. Jos Bob ja Stacey sanovat seuraavansa uutta diakannen versiota, ja Mark sanoo lähettävänsä sinulle myyntinumeroiden, heidän on tosiaankin tehtävä se! Huomaamme, että useimmat ihmiset sanovat: "Hienoa! Hyvää kokousta!" ja he lähtevät, eikä mitään seurata. Ja vaikka siellä olisi, se tapahtuu väärään aikaan, mikä saastuttaa uuden kokouksen tai enemmän tarpeetonta työtä.
Joten valmistelut, kokouksen hyvä ajaminen, onnistunut seuranta jälkeenpäin ovat hyvän kokouksen avaintekijöitä.
JD: Projektinhallintatyökalut ja muut työnhallintatyökalut on suunniteltu työn virtaviivaistamiseen. Ajatuksena on pitää vähemmän kokouksia ja (ja vähemmän sähköpostia). Voit antaa toisilleen tehtäviä ja määräaikoja pitämättä niitä koskevia kokouksia. Ovatko nämä välineet mielestänne muuttaneet tietotyövoiman kokouksia?
JS: Kyllä. Makrotasolla toivottavasti meillä on vähemmän kokouksia näiden työkalujen seurauksena.
Esimerkiksi, jos huomaan, että mallit päivitettiin Dropboxissa, ja mielestäni ne ovat hyviä, minun ei tarvitse tavata suunnittelijaa keskustelemaan niistä. Hänen ei tarvitse edes ilmoittaa minulle. Voin vain laukaista viestin, jossa sanotaan: "Hei, minä näin päivitetyt tiedostot." Jotain kuten Slack, voin nopeasti kysyä joltakin kysymystä joutumatta tapaamaan keskustelemaan kysymyksen luonteesta.
Aikaisemmin ihmiset halusivat vähemmän tekniikkaa, koska esimerkiksi näytölle oli vaikea saada donglea tai se oli häiritsevä ihmisiä.
Toivon, että näiden välineiden nousu johtaa vähemmän kokouksiin, mutta en tiedä, onko vielä olemassa konkreettisia tietoja tämän tueksi, lukuun ottamatta propagandaa, jonka yksittäiset yritykset ovat ottaneet käyttöön. Ja itse kokouksessa luulen, että niiden luonne muuttuu, koska olemme enemmän teknologisesti suuntautuneita. Jos käytämme palveluita kokouksen ulkopuolella, niin myös kokousten on pysyttävä mukana.
JD: Pidän työtapaamisista. Ne ovat yleensä tuottavin minulle. Saan yhdessä joukon ihmisiä, istumme alas ja teemme töitä, jotka meidän on tehtävä siellä, ehkä näytölle projisoitujen työkalujen avulla.
JS: Se saa minut ajattelemaan käännettyä luokkamallia. Luokkahuone on paikka tehdä töitä sen sijaan, että seurata vain esitystä, aivan kuten kokousta ei pitäisi kutsua vain selaamaan kannen läpi, joku voisi helposti lähettää sinulle sähköpostia.
JD: Puhutaanpa vähän Do.comista. Antakaa minulle 30 sekunnin selitys siitä, mikä Do.com on, ja sitten puhumme tarkemmin kuinka käytät sitä.
JS: Do.com on yhteistyöohjelmisto kokouksiin. Sillä ei ole mitään tekemistä videon ja äänen kanssa. Kyse on kokousten tuottavuudesta.
Do: n avulla ihmiset voivat asettaa esityslistat, jotta he tietävät mistä puhua. Hän voi tehdä muistiinpanoja reaaliajassa ja antaa tehtäviä, jotka ovat vuorovaikutuksessa muiden työnkulkujen kanssa. Olemme integroituneet Google Appsin, Microsoft Office 365: n, Slackin, Salesforcen jne.
Meillä on ollut yli 1, 5 miljoonaa ihmistä osallistumaan kokouksiin yli 20 000 yrityksessä. Autamme periaatteessa ihmisiä pitämään vähemmän kokouksia, parempia kokouksia ja toivottavasti olemme tyytyväisempiä ja tuottavampia työssä.
JD: Ja se on freemiummalli.
JS: On. Voit rekisteröityä ilmaiseksi, ja meillä on paljon ilmaisia käyttäjiä.
JD: Yksi asioista, jotka minua hämmästelivät Do.comista, on se, että se todella kannustaa ihmisiä ryhtymään oikeisiin toimiin sen sijaan, että olisi ratkaisu itsessään. Mielestäni paljon asioista, kuten motivaatiosta ja siitä, kuinka emme aina käyttäytyy parhaan edun mukaisilla tavoilla. Joten mielestäni se on siistiä, kun löydän työkaluja, joiden tarkoituksena on pikemminkin ohjata meitä kuin antaa meille jotain. Minulla on tunne, että siitä Do.com on kyse.
JS: Kyllä, olen samaa mieltä. Uskomme, että kokoukset ovat yhtä paljon ihmisille kuin teknologiaongelmia. Emme esimerkiksi tarvitse sähköpostisovellusta estämään Bobia kirjanpidosta lähettämästä erittäin pitkää viestiä, jota on vaikea ymmärtää. Se luultavasti liittyy yrityspolitiikkaan, Bobin kykyyn olla ammattilainen, tiimidynamiikka, sellaiset asiat. Jotkut verkkoselaimeen jumittuneet käyttöliittymät eivät aio muuttaa Bobia.
Täältä olen ajatellut paljon, kun työskentelin aiemmin Yammerissa. Yammer yritti tehdä yrityksistä avoimempia. Mutta rehellisesti, Yammer oli työkalu avoimille yrityksille, koska on erittäin vaikea muuttaa organisaation kulttuuria.
Do.com on todellakin tuote, joka yrittää auttaa ihmisiä olemaan parempia ja antaa heille tekniikan, jonka avulla he voivat tehdä sen sen sijaan, että tekisivät sitä puolestasi. Suoraan sanottuna, en edes tiedä, voisimmeko kääntää kytkimen ja tehdä kokouksesta tuottavamman. Se olisi aika maagista!
Uskomme todella, että sillä on pysyvä voima. Jos se tulee toimimaan, sen täytyy olla peräisin ihmisiltä, ja me annamme heille mahdollisuuden tulla heidän parhaimmaksi itsensä.
JD: Kerro minulle Do.comin alkuperäistarina ja miksi olet intohimoinen tähän projektiin ja yritykseen.
JS: Työskentelin Yammerissä ennen kuin Microsoft osti Yammerin. Ja kuten voitte todennäköisesti kuvitella, sen jälkeen kun Microsoft osti yrityksen, kulttuuri alkoi muuttua paljon, mukaan lukien lisäämällä byrokratiaa ja kokouksia.
Tutkin noin vuoden sen jälkeen, kun hankinta oli havainnut, että asioiden tekeminen oli todella vaikeaa. Se oli hullu minulle etenkin siksi, että olemme yritys, joka alun perin rakennettiin parantamaan työtä ihmisille!
Lyhyt tarina, istuin eräänä päivänä kauheassa kokouksessa 10 ihmisen kanssa ja ajautuiin ajattelemaan: "Mitä minä teen täällä?" Sen hulluus vain löi minua.
Jos kutsuin sinut illallisjuhlaan, enkä valmistautunut etukäteen hankkimaan ainesosia ja minulla oli konsepti, jonka halusin vieraiden nauttivan, he tulevat esiin ja sanon: "Hei, mennään ruokakauppaan ja teemme tämä illallinen ", he sanoivat:" Se on hullua! Emme aio selvittää tätä kanssasi. Tulimme tänne illallisjuhlaan! " Mutta niin kokoukset ovat!
Minusta se oli hullua, ja olin kutinut lähteä ja perustaa uuden yrityksen.
JD: Mitä muita tuottavuussovelluksia tai palveluita käytät? Onko sinulla hyviä käytänteitä pysyäksesi tuottavina?
JS: Voinko antaa epätavallisen vastauksen? Mielestäni jotkut parhaimmista tuottavuussovelluksista eivät ole oikeastaan tuottavuussovelluksia. Esimerkiksi Uber antaa minulle paljon enemmän tuottavuutta kuin Asanan kaltainen sovellus. Saan paikkoja nopeammin ja tuhlaa vähemmän aikaa seisomaan sateessa odottamassa autoa.
Käytössä on toinen työkalu nimeltään BetterSnapTool, ja se ei taaskään ole klassinen tuottavuuden työkalu. Asetin näytön kolmella sarakkeella ja Windows Snap -sovelluksella osin pikavalintanäppäimen, ja kaikki ikkunat napsahtavat paikoilleen.
Käytämme täällä myös Trelloa ja Slackia. Käytämme Instacartia päivittäistavaroissamme toimistossa. Se, että kenenkään ei tarvitse huolehtia, on hyödyllistä ja tekee siitä jotenkin tuottavamman.
JD: Entä parhaat käytännöt tai henkilökohtaiset tuottavuuskäytännöt?
JS: Olen alkanut estää aikoja päivästäni kalenterissa varmistaakseni, että tavaraa ei käytetä läpi. Olen piristynyt aamulla meditaatiolta auttaakseni minua nollautumaan ja saamaan selville tärkeistä asioista.
Toinen epätavallinen on asioiden siirtäminen. Se ei ole neljän tunnin työviikon äänihaava, mutta minulla on persoonallisuus, joka saa minut haluamaan tehdä kaiken itse. Ollessani tietoinen tarpeesta laiminlyödä delegointi toisin kuin oletuksena tehdä itse asioita, olen todella vaikuttanut.
Minulle se on sekoitus mielisempää, aika-nyrkkeilyasioita ja delegointia. Olen paljon enemmän rauhassa ja keskityn kahteen tai kolmeen asiaan, jotka ovat päivittäin tärkeitä. Perustajana voit häiritä mitä tahansa yritykseen liittyvää, olipa kyse sitten sijoittajasuhteista vai PR-tilaisuudesta, joten delegointi on tehnyt minusta tuottavamman.
JD: Kuinka suuri henkilöstösi on?
JS: Kymmenen ihmistä. Siirtäminen on helpompaa, mutta se on tietysti erittäin pieni yritykselle.
JD: Kyllä, mutta muiden yrittäjien on tärkeää tietää, että vaikka työskentelisitkin hyvin pienen joukkueen kanssa, valtuuskunnan toiminta on silti tärkeää.
