Järjestäytyminen: kuinka kopioida yhteystietoja sovelluksesta toiseen

Missä ovat yhteystietosi? Ovatko ne asiakassuhteiden hallintaohjelmissa (CRM), sähköpostitilillä, puhelimellasi tai sähköpostimarkkinointisovelluksessa, kuten MailChimp? Yhteystietoluettelosi voidaan jakaa kaikkialle. Hei, se tapahtuu. Joskus sinun täytyy puhdistaa ne, yhdistää ne tai kopioida ihmisten tietokanta ja heidän yhteystietonsa paikasta toiseen.

Yleisesti ottaen on kolme tapaa kopioida yhteystietoja paikasta toiseen.

1. Synkronointi. Ensinnäkin, voit synkronoida yhteystiedot, mikä on ylivoimaisesti helpoin vaihtoehto, kun se on käytettävissä. Seurauksena on, että sinulla on kaksi yhteystietokantaa, jotka ovat täsmälleen samat, ikuisesti ja ikuisesti, kunnes lopetat niiden synkronoinnin.

2. Käytä yhteyshenkilösovellusta. Markkinoilla on muutama yhteyshenkilösovellus ja -palvelu, kuten Yhteystiedot + (entinen Koko yhteyshenkilö), jotka imevät yhteystietoja monista lähteistä (Facebook, Gmail, LinkedIn), kokoavat ne ja sylkevät sitten takaisin missä tahansa Haluan sen. Pidä näiden sovellusten avulla mielessä sekä kontaktisi että yhteystietosi. Et halua syöttää kaikkia yhteystietojasi sovellukseksi, joka vain kääntyy ympäri ja myy sen.

3. Vienti / tuonti, jota seuraa mahdollisesti uusien muutosten synkronointi. Toinen tapa on suorittaa yhteystietojen joukkolähetys. Voimme kutsua tätä vienti- / tuontimenetelmäksi. Täältä voit ladata kaikki yhteystietosi yhdestä lähteestä massalla ja sitten ladata ne uuteen lähteeseen. Se on kertaluonteinen siirto. Vaihtoehtoisesti voit lisätä vaiheen niin, että tästä lähtien kaikki ensimmäisessä tietokannassa luomasi tai muutetut uudet yhteystiedot päivittyvät toiseen.

Tarkastellaan näitä vaihtoehtoja nähdäksesi, mitä ne sisältävät.

Yhteystietojen synkronointi

Mitä on suoraviivaisia ​​esimerkkejä siitä, missä ja miten voit synkronoida yhteystiedot? Jos käytät iCloudia, voit synkronoida yhteystiedot iPhonen, iPadin ja Mac-laitteiden välillä. Helppoa, eikö? Vaikuttaa siltä, ​​että kysymys on yksinkertaisesti siitä, että Apple-yhteystiedot -sovellus on kaikilla laitteillasi, mutta tosiasiassa sinun on myös sallittava synkronointi myös iCloudin kautta, jotta se toimisi. Jos et ota synkronointia käyttöön, Yhteystiedot-sovellusten tiedot ovat erilaiset jokaisella laitteella.

Tämä ensimmäinen esimerkki käyttää yhtä sovellusta. Tässä on esimerkki kahdesta sovelluksesta. MailChimp- ja Eventbrite-sovellusten välillä on synkronointivaihtoehto, jonka avulla voit tuoda Eventbrite-osallistujatiedot MailChimp-sovellukseen, jotta voit luoda heille sähköpostikampanjoita helposti. Voit määrittää sen valitsemalla ryhmät, jotka haluat synkronoida, ja siitä lähtien, kunnes poistat sen käytöstä, kaikki valitut tiedot ovat samat kahden sovelluksen välillä.

Kun haluat synkronoida yhteystiedot, integroinnin etsiminen on yleensä paras vaihtoehto. Heitä on paljon. Voit esimerkiksi integroida Outlookin ja Salesforcen synkronoidaksesi yhteystiedot näiden kahden sovelluksen välillä, ja voit synkronoida Gmail-yhteystiedot monien CRM: ien kanssa.

Käytä Yhteystiedot-sovellusta

Markkinoilla on paljon kontaktisovelluksia, jotka keräävät tietoa useista lähteistä, kokoavat ja yhdistävät sen ja auttavat sinua ymmärtämään sitä. Jos sinulla on yhteystietoja useissa sähköpostitileissä, LinkedInissä, Twitterissä ja muissa paikoissa, jotka haluat yhdistää nopeasti ja helposti, yhteyshenkilösovellus tekee juuri sen. Nämä sovellukset synkronoivat usein tuloksena olevat tiedot takaisin minne haluat. Joten esimerkiksi, jos vedät tietoja iCloudista, Google-yhteystiedoista, LinkedInistä ja Facebookista, voit synkronoida sen takaisin esimerkiksi Google-yhteystietoihin ja iCloudiin.

Kuten mainittiin, muista pitää yksityisyys mielessäsi tutkiessaan kontaktisovelluksia. PCMag ei ​​ole tarkistanut monia niistä, ja muutama niistä, joita meillä ei ole, enää toimi. Yhteystiedot + on ainoa, jota olen tottunut käyttämään missä tahansa määrin, ja suosittelen sitä mukavasti, mutta on varmasti muitakin. Älä lue niitä ainakaan vähän ennen kuin luotat heihin.

Export / Import Plus mahdollisesti synkronoi uudet muutokset

Sinulla ei ole aina mahdollisuutta synkronoida kontaktit kahden järjestelmän välillä kokonaan. Tällöin lataa tai vie kontaktisi yhdestä sovelluksesta, lataa ne toiseen ja synkronoi sitten valinnaisesti kaikki tulevat muutokset toisistaan.

Tarkat ohjeet yhteystietojen viemiseksi yhdestä sovelluksesta vaihtelevat sen mukaan, mikä sovellus se on. Sähköpostisovelluksissa, kuten Gmail ja Outlook, yhteystietojen vienti on melko yksinkertaista. Kiireellisin kysymys on yleensä mitä tiedostomuotoa haluat käyttää, CSV tai vCard. Joten keskustelemme eroista ennen kyntämistä eteenpäin.

Mikä on CSV-tiedosto?

CSV tarkoittaa pilkuilla erotettuja arvoja, ja se on yleisimmin hyväksytty tiedostomuoto osoitekirjan tiedoille. Ne ovat samat pilkuilla erotetut arvot, jotka saat, kun viet laskentataulukon tekstinkäsittelytiedostoon. Jokainen laskentataulukon tietorivi kääntyy tekstiriviksi solun sisällön ollessa pilkuilla erotettu. CSV-tiedostot ovat luettavissa ihmisille, joustavia ja kevyitä siinä mielessä, että tiedostokoko ei koskaan ole valtava. Joten miksi et käytä sitä? Hyvin, vienti CSV: hen voi johtaa tietojen menettämiseen, mukaan lukien yhteystietojesi valokuva, lempinimi, verkkosivusto ja joskus "muistiinpanot" -kenttä. CSV-tiedostot käsittelevät erikoismerkkejä huonosti, joten jos sinulla on yhteystietoja toisessa käsikirjoituksessa tai tunnet ihmisiä, joiden nimessä on korostusmerkkejä, ne katoavat tai vääristyvät.

Mikä on vCard?

vCard on sähköinen käyntikortti. Se on kattavampi yhteystietojen vientimuoto, mikä tarkoittaa, että tuloksena oleva tiedosto on todennäköisesti suurempi kuin CSV. Vienti vCard ei menetä niin paljon tietoa ja se tukee enemmän (mutta ei kaikkia) erikoismerkkejä ja vieraita aakkosia. Voit kuitenkin menettää lempinimet, verkkosivustot ja AIM-tiedot, kun viet vCard-tiedostoon. vCard liittyy yleensä OS X- ja iOS-sovelluksiin, vaikka myös Outlook ja jotkut muut Windowsissa toimivat sähköpostiohjelmat voivat käyttää sitä.

Takaisin vientiin / tuontiin ja mahdollisesti synkronointiin. Kun olet selvittänyt, mitä muotoa haluat käyttää, ja tarkistamalla, että se toimii mielessäsi olevien sovellusten ja tietokantojen kanssa, voit ladata yhteystietosi yhdestä ja ladata ne toiseen. Ei ole huono idea tarkistaa muutama tuloksena olevista yhteystiedoista varmistaaksesi, että se toimi oikein.

Nyt kun olet kopioinut yhteystiedot sovelluksesta toiseen, haluatko, että yhdessä sovelluksessa tehdyt uudet muutokset näkyvät automaattisesti toisessa sovelluksessa? Jos niin, tarvitset työhön kolmannen osapuolen työkalun. Joitakin esimerkkejä ovat IFTTT, Zapier ja Microsoft Flow. Niitä kutsutaan joskus yhdessä automaatiotyökaluiksi.

Automaatiotyökalut voivat yhdistää sovelluksia, jotka eivät välttämättä integroidu itse. Toisin sanoen sinulla on sovelluksia A ja B, ja kumpikaan niistä ei ole luonut yhden kosketuksen integrointia toisen kanssa. Automaatiotyökalu astui sisään ja rakensi sinulle integraation A ja B välillä, ja nyt se voi auttaa sinua määrittämään ja hallitsemaan näiden kahden sovelluksen välistä tiedonkulkua.

Automaatiotyökalujen avulla et usein voi kopioida olemassa olevia tietoja sovelluksesta toiseen samalla tavalla kuin voit viedä / tuoda itse. Google Sheets -yritykseen liittyy joitain oivallisia kiertotapoja, mutta niiden luominen voi olla turhauttavaa ja niiden hankaaminen on vaikeaa. Voit kuitenkin käyttää automatisointityökalua asettaaksesi säännön siten, että kaikki uudet muutokset yhdessä sovelluskopiossa toiseen tapahtuvat, mikä on suosittelema menetelmä.

• Järjestä: Sähköpostiyhteydet Järjestä: Sähköpostiyhteydet
• Yhteystietojen käyttäminen Windows 10: ssä Yhteystietojen käyttäminen Windows 10: ssä
• 5 uutta Gmail-ominaisuutta Check out Now - 5 uutta Gmail-ominaisuutta Check out -ominaisuuteen

Voit esimerkiksi asettaa säännön niin, että kun automaatiotyökalu havaitsee päivityksen iCloud-yhteystietoihisi, se hakee muutoksen ja kopioi sen esimerkiksi Google-yhteystietoihin. Tai päinvastoin. Voit määrittää sen minkä tahansa kahden sovelluksen joukosta, joita automaatiotyökalusi tukee.

Todellinen temppu on varmistaa, että ymmärrät, mikä on ja mitä ei tapahdu, kun asetat automaation. Sinun on varmistettava, että tiedät mihin suuntaan synkronointi tapahtuu ja onko viive muutoksen tekemisen ja sen näkymisen välillä toisessa sovelluksessa.

Ei enää kopiointia ja liittämistä

Yhteystietojen kopiointi kahden sovelluksen välillä on täysin mahdollista, eikä se luota siihen, että painat ctrl-c, ctrl-v yhä uudelleen. Sinulla on useita vaihtoehtoja riippuen siitä, mitä haluat tehdä, ja ne ovat kaikki melko yksinkertaisia.