Järjestäytyminen: kuinka käyttää tekniikkaa yhteydenpitoon

Olen todella huono soittaessani äidilleni. En ole yksin. "Soita äidille" on yleisimmin suorittamatta jääviä tehtäviä ihmisten tehtäväluetteloissa. Heinäkuussa 2015 kumppanimme ja muutimme Yhdysvalloista Intiaan, ja lupasin tehdä todellisia ponnisteluja pitää yhteyttä ihmisiin kotona ja etenkin äitini. Se ei ole ensimmäinen kerta, kun asun ulkomailla, ja toivoin oppineeni aiemmista kokemuksista, kuinka olla parempi siinä. Ponnisteluistani huolimatta tulokset ovat olleet vaihtelevia, joten päätin oppia ihmisiltä, ​​jotka tekevät sen paremmin kuin minä.

Ensin kerron teille, mitä yritin.

Muutama viikko ennen lähtöä maasta perustin pysyvän viikoittaisen Skype-päivämäärän äidilleni ja kaikille sisareilleni. Meillä oli mahdollisuus Skypeen yhdessä muutaman kerran, kun olin vielä Yhdysvalloissa, tekemässä useita kuivia juoksuja. Perusteluni oli, että olisi parempi testata vedet ja oppia virheistämme ennen kuin olin puolivälissä maailmaa aivan eri aikavyöhykkeellä. Koko asia tekemällä viikoittain on niin, että kiinniottojen välillä ei kulua liian paljon aikaa, jos joku jättää puhelun täältä.

Järjestelmä on auttanut minua pitämään yhteyttä kolmeen sisareeni, samoin kuin veljentytär ja veljenpoika, jotka ilmaantuvat kehykseen ajoittain. Äitini ei kuitenkaan ole pystynyt pysymään ajan tasalla. Muutama kuukausi sitten hän otti samanaikaisesti uuden viikoittaisen velvoitteen. Lisäksi kun hän liittyi meihin, kaistanleveys ei tukenut videopuhelua, joten hänellä oli vain ääni ja hän tunsi olevansa poissa.

Toinen asia, jonka tein ennen suurta muutosta, oli TinyLetter-sähköpostiluettelon perustaminen jakamaan viikoittain päivityksiä Intian elämästä. Valitsin sähköpostin eikä blogin, koska en halunnut pettää ihmisiä tarkistamaan blogia koko ajan. (Kyllä, tiedän, että on mahdollista tilata blogipäivityksiä sähköpostitse, mutta kaikki perheeni eivät tee sitä.) Sähköpostiluettelo on opt-in. Ihmiset voivat sivuuttaa viestit halutessaan. Pidän myös kyvystä seurata luettelon jäseniä. Suurin osa päivityksistä on lyhyitä ja sisältävät valokuvan tai kaksi. Kun TinyLetter-viesti on erityisen hyvä, kourallinen ihmisiä vastaa, mikä antaa minulle palautetta siitä, mitä ihmiset pitävät kiinnostavana.

Pyrin myös tietoisesti lisäämään viestejä myös Instagramiin. Palautin vanhan WhatsApp-tilin. Annoin jopa Google Voice -puhelinnumeroni, jolla on Yhdysvaltain suuntanumero, jotta ihmiset voivat soittaa minulle murehtimatta kansainvälisistä numeroista. Kaikkien, jotka lähettävät minulle sähköpostia, pitäisi tietää jo nyt, että voin vastata pitkään vastaukseen päivän sisällä.

Mutta olen edelleen pettynyt tuloksiin, ainakin muutamien tiettyjen ihmisten osalta. Puhun harvoin äitini kanssa, enkä edes aloita minua isäni kanssa.

Onneksi minulla on paljon ystäviä ja tuttavia, jotka ovat ehdottomia asiantuntijoita yhteydenpidossa. Otin yhteyttä joihinkin heistä neuvoa varten, sekä tälle sarakkeelle että itselleni. Heidän tarinansa korostavat etäviestinnän tekemisen salaisuudet.

Candice ja äiti: Chit-Chatterit

Ensimmäinen henkilö listallani, joka kysyi neuvoja, oli siskoni Candice, joka asuu New Yorkissa. Hän käyttää teknologisen ratkaisun yksinkertaisinta, matkapuhelinta. Hän puhuu kirjaimellisesti Floridassa asuvan äitimme kanssa useita kertoja päivässä. Minulla ei ollut aavistustakaan siitä, kuinka hän onnistui siinä, joten kysyin.

"Soitan äidille yleensä pari kertaa päivässä, enimmäkseen vain arkisin", hän kertoi minulle sähköpostitse. "Tekstiviestitämme toisinaan harvoin - vain kun olen yrittänyt soittaa hänelle muutaman kerran peräkkäin eikä hän ole vastannut."

Kuulostaa mahdottomalta, eikö niin? Mutta Candicella on muutama avain sen toimivuuteen:

• pitää keskustelut lyhyinä ja chit-chatty,
• tehdä tapa soittaa tiettyyn aikaan, ja
• löytää rytmi.

"Emme syventynyt syviin keskusteluihin elämästä. Puhumme päivittäin. Mihin aikaan herätit? Kuinka koira? Kuinka tänään työskenteli? Millainen sää on? Mitä teet tällä viikonloppuna? " hän kirjoitti.

Candicen rutiinina on soittaa aina, kun hän on matkalla, mikä johtaa keskusteluihin yleensä luonnollisen lopun. Hän soittaa, kun kävelee metroon, ja pysähtyy, kun juna saapuu. Tai hän kutsuu lounastauolleen ja se päättyy, kun hänen on palattava takaisin töihin. Olen nähnyt sen ensikäden. Kävelemme jonnekin, ja Candice ottaa puhelimensa pois: "Anna minun soittaa äidille todella nopeasti. Hei äiti. Mitä sinulla oli aamiainen? Kuinka menee? Voi minä? Olen Jillin kanssa, ja olemme matkalla X. Voi, minun täytyy mennä!"

Candice sanoi, että nämä lyhyet, usein tapahtuvat vuorovaikutukset saavat hänet tuntemaan myös läheisemmän. "Jos emme puhu muutama päivä tai viikko, on rehellisesti vaikeampaa päästä siihen rytmiin. Se on kuin olemme kauempana ja meidän on katettava ensin laajemmat aiheet, kuten 'Kuinka voit? terveysasiat? '"Chit-chat-luonne saa sen toimimaan.

Tässä vientotapa on se, että sinun ei tarvitse välttämättä olla hienoa sovellus- tai palvelupohjaista ratkaisua yhteydenpitoon, jos pystyt hyödyntämään paremmin ja kohdennetummin tekniikkaa, jolla sinulla on epäilemättä jo käsillä.

Meredith Ruotsissa: Käytä jokaista sovellusta, ole spontaani

Meredith on ystävä ja entinen PCMag-kollega, joka muutti äskettäin Tukholmaan, Ruotsiin. Hänen lähestymistavansa on erilainen kuin siskoni, koska hän yrittää pysyä kaikissa New Yorkin ystävistä aina ei-tech-taitavaan isoäitiinsä.

Hänen temppunsa ovat:

• käyttää monenlaisia ​​iPhone- ja Android-sovelluksia sekä viestintämenetelmiä ja
• tavoita hetki, kun ajattelet jotakuta.

Kun kysyin Meredithiltä, ​​pitäisikö hän pysyvää päivämäärää, kuten minä siskoni kanssa, hän sanoi: "Minusta on paljon luonnollisempaa kirjoittaa tekstiin tai lähettää napsautus jollekin sillä hetkellä, kun ajattelen heitä. Ja niin monien kanssa kommunikaatiotyökaluja, jotka on helppo tehdä."

Hän on ehdottomasti nainen monista työkaluista. "Jos ystävälläsi on iPhone", hän sanoi, "yritän jatkaa iMessagen käyttöä. Isälläni on Android, joten käytämme WhatsAppia." Hän puhui ystävien kanssa työaikoina Gmailin chat-sovelluksessa, mutta sanoi, että nyt on vaikeampaa työskennellä eri aukioloaikoina. "Latasin Hangouts-sovelluksen, jotta voin jutella heidän kanssaan heidän ollessaan töissä, vaikka en olisikaan", hän sanoi pitävänsä aiemmin vakiintuneita tapojaan elossa.

"Käytän myös FaceTimeä (ääni ja video), Facebook Messenger, Snapchat ja Skype." Toisin sanoen Meredith käyttää mitä tahansa sovellusta tai työkalua, jonka ystävät ja perheenjäsenet ovat mukavinta käyttää tai joilla on jo tapana käyttää. Erilaisten viestisovellusten käyttö auttaa häntä myös pitämään viestinnän vapaana.

Kysyin häneltä, kuinka hän onnistuu pysymään ajan tasalla kaikessa. "Joskus kun minulla on muutama minuutti, selaa iMessagejani takaisin ja katson, onko täällä joku, johon en ole kirjautunut sisään jonkin aikaa, mutta muuten tavoitan, kun henkilö ylittää mieleni", hän kirjoitti.

"Snapchat on todella aliarvioitu työkalu yhteydenpitoon", hän lisäsi. "Rakastan sitä, että se tekee viestinnästä hauskaa ja spontaania. Minulla ei ehkä ole mitään tärkeätä sanottavaa, mutta jos lähetän napsautuksen ystävälleni, joka näyttää työpöytäni tai näkymäni ikkunastani, se antaa hänelle välähdyksen jokapäiväiseen elämääni."

Amanda ja Annie: Lisää päivämäärä kalenteriin ja sitoutu

Viime vuonna ystäväni Amandan hääissä hänen ystävänsä Annie piti puheen. Annie kiitti puheessaan Amandaa kyvystään pitää yhteyttä, enimmäkseen Skypen kautta, koska Annie muutti Iso-Britanniaan vuonna 2006. Se on kymmenen vuoden pitkän matkan ystävyys.

Se ei kuitenkaan ollut minulle yllättävää. Kaksi Amandan parhaista piirteistä on, että hän on suunnittelija ja hän on sanansa nainen. Molemmat auttavat häntä pitämään yhteyttä Anniean ja muihin kaukana asuviin ystäviin. Mutta tangoon kuluu kaksi.

"Olen ylpeä siitä, että voin pitää hyvissä yhteyksissä ystävien kanssa, jotka ovat kiinnostuneita tekemään sitä kanssani", Amanda kirjoitti sähköpostitse. "Olen käyttänyt puhelinta, Skypeä (ja harvemmin, mutta mukavasti pysyäksesi kosketuksissa, sähköpostissa, chatissa ja tekstissä)." Hän sanoo mieluummin puhelimen tai Skypen pysyvän lähempänä yhteyttä. "Mutta kokemukseni mukaan viestintätavalla ei ole oikeastaan ​​merkitystä niin paljon, että molemmat ihmiset priorisoivat sen."

Tässä on mitä Amanda tekee tätä varten:

• pitää aina olla kalenterissa tuleva päivämäärä, jolloin seuraavaksi puhua,
• luottaa siihen, että toinen osapuoli sitoutuu siihen päivämäärään, ja -
• hakea seuraava päivämäärä kalenterista yhdessä puhelin- tai videopuhelun aikana.

Amanda on huomannut, että jos hän ja Annie molemmat suunnittelevat seuraavaa keskusteluaan ollessaan vielä puhelimessa tai Skypessä, niin vastuu ei kuulu pelkästään kumpaankaan heidän harteistaan. He molemmat suunnittelevat ja sitoutuvat yhdessä.

"Ihmiset tekevät yleensä selväksi, ovatko he valmiita ja kykeneviä sitoutumaan. Se auttaa, jos molemmat ihmiset ovat suunnittelijoita ja haluavat laittaa jotain kalenteriin", Amanda kirjoitti. "Mielestäni molemmilla ihmisillä on oltava asenne siitä, että se on todellinen päivämäärä, ei asia, jota voidaan syrjäyttää, jos muita henkilökohtaisia ​​suunnitelmia syntyy."

Hän lisäsi: "Ihmisten on tietenkin oltava järkeviä konflikteissaan noustessaan. Mutta kuten sanoin, mielestäni todellinen avain on sen priorisointi."

Iris ja hänen perheensä Filippiineillä: pysyvä päivämäärä

Irisin vanhemmat jäivät eläkkeelle Filippiineille vuonna 2014. Koska aikaero oli huomattavasti New Yorkista, hän tiesi, että yhteydenpito vaatii vaivaa.

"Alun perin oli vaikea pitää yhteyttä, koska emme olleet asettaneet tiettyä puhumisaikaa. He vain asettuivat asumaan ja olivat kiireisiä. Lisäksi he olivat 12 tuntia eteenpäin eivätkä olleet aina verkossa, kun yritin soittaa heille., " hän sanoi.

Lopulta he päättivät, että paras ratkaisu heille olisi asettaa viikoittain määrätty aika puhua videopuhelulla Facebook Messengerin avulla. Iris käyttää yleensä videopuheluihin Google Hangoutsia, mutta hänen vanhempansa tunsivat Facebookin paremmin, joten he valitsivat sen sijaan kyseisen alustan. Iris nyt:

• pitää pysyvän päivämäärän
• puhelu on aina suunniteltu hänen kalenteriinsa.

He puhuvat nyt joka sunnuntai-ilta New Yorkin aikaa, joka on maanantaiaamuna Filippiineillä.

"Se on toiminut meille", hän kirjoitti sähköpostitse. Iris sanoi myös, että hän katsoo kalenteriinsa pakkomielteisesti, joten pysyvän päivämäärän pitäminen hänen tapahtumaluettelossaan on ensiarvoisen tärkeää. "Olen varmasti unohtanut, jos en ole. Oletan, että sunnuntai-illan puheluista on tullut tapana ja muistan todennäköisesti nyt, mutta on parasta olla ottamatta riskiä!"

Rebekah ja hänen vanhempansa Etiopiassa: työskentele rajoitetusti

Rebekah asuu tällä hetkellä Jamaikalla ja vietti aiemmin viisi vuotta Perthissä, Australiassa. Perthia kutsutaan joskus maailman eristyneimmäksi kaupungiksi, Rebekah kertoi minulle. Katso kartta Australiasta. Huomaa, että tuskin kukaan asuu maan sisustuksessa. Löydä nyt Perth.

Mutta Rebekah oppi jo jonkin verran temppuja yhteydenpitoon ihmisiin pitkiä matkoja vielä aiemmin. Kun hän oli lapsi, isoisänsä asui kaukana ennen takaisin, kun Internetissä oli paljon. Hän perusti pysyvän päivämäärän, jonka Rebekah ja hänen perheensä pitivät erittäin vakavasti.

"Kuukauden ensimmäisenä sunnuntaina meidän aikamme iltapäivällä (tämä oli Etiopiassa) odotimme hänen puhelunsa. Puhelua ei sopeutettu uudelleen, koska sähköpostia ei ollut. Pitkään pitkään aikaan emme voineet soittaa, mutta se oli kiinnitys lapsuudessani ja aina kun olin kotona aikuisena ", Rebekah kertoi sähköpostitse.

Sittemmin hänestä on tullut taitava:

• ollaan joustavia kommunikoimaan ja
• työskentely muiden ihmisten rajoissa.

Yksi Rebekan ainutlaatuisista haasteista on löytää paras tapa kommunikoida vanhempiensa kanssa, jotka edelleen asuvat Etiopiassa. Internet-yhteys on siellä kallis ja epäluotettava, hän sanoi, että videopuhelut ovat huono vaihtoehto yhteydenpidolle.

Työskennelläkseen vanhempiensa rajoissa, Rebekah aloitti Tumblr-sivun, jonka hän päivittää kuvilla hänen poikastaan. Hän pitää kuvan tarkkuuden melko alhaisena, jotta heillä on helpompi saada ne ladattavaksi.

Mainitsin Rebekalle, että yksi tapa pysyä äitini kanssa on pelaamalla Sanoja ystävien kanssa. Meillä on ainakin yksi peli avoinna jatkuvasti. Meillä ei ole syviä keskusteluja sovelluksen viestiosassa tai vastaavia, mutta näen sen silti olevan jotenkin koskettava tukikohta. Se toimii vain, koska tiedän, että äitini pelaa innokkaasti. Jos hän ei käyttäisi kyseistä sovellusta, en myöskään.

"En ollut oikein ajatellut tätä tietoisesti, mutta teen myös sen. Keskustelen yhden ystävän kanssa melkein yksinomaan Facebookissa, vaikka en yleensä käytä Facebook Messengeriä. Olemme kompromisseja ja käytämme Google Hangoutsia keskustellaksemme joskus, " hän kertoi minulle.

Hallitse yhteydenpidon taito

Olla hyvä yhteydenpito tarkoittaa vaihtelevan miten teet sen sopimaan eri ihmisille. Oikea viestintäväline, sopiva keskustelupituus, oikea taajuus tulee todennäköisesti olemaan erilainen kaikille. Se riippuu henkilöstä, etäisyydestä, aikavyöhykkeistä ja millaisesta suhteesta sinulla on ja haluat ylläpitää.

Jos olet se, joka välittää yhteydenpidosta, ketteryys on todennäköisesti vastuusi. Jonkinlaisen tavan kehittäminen näyttää myös olevan valtava temppu. Jopa suunnittelemattomalta tuntuva viestintä, kuten Candicen chit-chat-puhelut tai Meredithin spontaanit Snapchat-viestit, tapahtuu tietyn liipaisimen jälkeen. Candicen tapauksessa se on matkalla. Meredith viestii ihmisille heti, kun hän ajattelee heitä.

Olen oppinut kaikista näistä ideoista, kuinka ihmiset pitävät yhteyttä, lähinnä kokeilla enemmän. Siskoilleni tarkoitettu viikoittainen Skype-päivämäärä ei toimi äidilleni, joten minun on kokeiltava muita keinoja, kunnes laskeudumme johonkin, josta voimme molemmat muuttua tapaksi.