Sisällysluettelo:
Aivan ensimmäisen todellisen työni ensimmäisenä päivänä minua palkaneen aikakauslehden vanhin toimittaja vei minut valtavaan vuokaavioon, joka oli kiinnitetty seinälle. "Näin artikkeli siirtyy kirjoitetusta julkaistuksi", hän sanoi. Hän seurasi minua koko prosessin ajan, korostaen niitä osia, joihin ryhmämme ja minä olimme mukana. Tämä oli vuosi 2001, ennen kuin yhteistyöohjelmisto oli vapaasti saatavana, mutta tuona päivänä opitut kokemukset pätevät myös tähän Asanan ja Slackin ikään.
Kun ajatellaan asiaa, nämä työtakit olivat Asanan kaltaisten nykypäivän työnkulkuohjelmien edeltäjä ja fyysinen osoitus. Seinään kiinnitetty työnkulkukaavio oli erinomainen suuntaus minulle niin uudeksi työntekijäksi kuin kenelle tahansa muullekin, joka on mukana. Se antoi minulle kristallinkirkkaan kuvan siitä, mitä organisaatio teki ja miten.
Nykymaailmassa, jossa vaadimme paperittomia ympäristöjä ja olemme siirtyneet suurelta osin sähköisiin tiedostoihin ja kansioihin, on helpompaa luopua tällaisten työnkulkuasiakirjojen luomisesta ja pitämisestä ajan tasalla. Mutta kaikille yrityksille ja jopa harrastajatason ryhmätyöprojekteille on erittäin tärkeää dokumentoida työnkulku.
Miksi asiakirjan työnkulku?
Miksi sinun pitäisi dokumentoida työnkulku? Muutamia ehdottomasti kriittisiä syitä, muun muassa seuraavat:
- Se auttaa yritysomistajia ja johtajia täysin ajattelemaan ja ymmärtämään, mitä tapahtuu liiketoimintaprosessin jokaisessa vaiheessa ja miksi;
- Se mahdollistaa tarpeettomien vaiheiden tunnistamisen ja prosessien lopettamisen.
- Se muistuttaa työntekijöitä tai tiimin jäseniä, jotka voivat olla kaukana tietyistä liiketoiminnan vaiheista, miksi he ovat olemassa ja minkä arvon he tarjoavat;
- Se on välttämätöntä ryhmän jäsenille pääsylle;
- Se on yksi parhaista tavoista selittää potentiaalisille kollegoille, asiakkaille ja sijoittajille, miten yritys toimii; ja
- Sen avulla joukkue voi alkaa tehokkaammin käyttää yhteistyövälineitä.
Viimeiseen kohtaan olen jo maininnut Asanan. Asana on työnkulun hallintatyökalu, sellainen kuin tehtäväluettelo steroideissa. Se on hyvin samanlainen kuin job-jacket-järjestelmä, jota käytin ensimmäisessä julkaisutoiminnassa. Asanan avulla voit seurata suoritettavia tehtäviä ja ajaa ne läpi prosessin. Jokaisella tehtävällä on historia kaikista vaiheista tai alitehtävistä, jotka se on käynyt läpi. Kun yksi henkilö on saanut valmiiksi käsillä olevan alitehtävän, hän osoittaa sen seuraavalle vaiheelle ja ohjaa henkilölle tai osastolle, joka seuraa sen.
Olen tehnyt analogian aiemmin, että Asana on kuin korttipakka, kun taas projektinhallintaohjelmisto on kuin lautapeli. Kun avaat lautapelin, sinulla voi olla jotain lautaa, erilaisia pelipaikkoja ja selkeä ohjekirja pelin pelaamiseen. Jokainen pelaaminen suostuu ennalta määrättyihin sääntöihin. Voit poiketa säännöistä, mutta peli on suunniteltu maksimaaliseen nautintoon, kun noudatat näitä sääntöjä, niin et.
Kun pelaat kortteja, kaikkien pelaavien on kuitenkin sovittava, mitä peliä pelataan ja mitä sääntöjä noudatat. Voit pelata sydäntä tai pelata sylkeä. Jotkut korttipelit ovat tunnettuja vakiintuneilla säännöillä, kuten Texas Hold'em. Sitten on muita pelejä, joilla on muunnelmia, kuten rommi (gin rummy, suora rummy, 500 rommy ja niin edelleen), ja sinun on hajautettava säännöt kaikkien pöydässä olevien kanssa varmistaaksesi, että olette kaikista samaa mieltä kuinka pelata. On myös mahdollisuus keksiä omalle korttipelellesi, ainutlaatuisilla säännöillä, jotka sinun on opetettava kaikille pelaamista varten.
Asana (ja monet muut yhteistyövälineet; annan lisää esimerkkejä hetkessä), kuten sanoin, on kuin korttipakka. Joten jotta Asana toimisi, kaikkien täytyy tietää, kuinka peliä pelataan, mitkä ovat säännöt, mikä on tavoite ja kuinka peli loppuu.
Entä Kanban?
Kanban-levyt ovat toinen esimerkki yhteistyövälineistä, jotka ovat enemmän kuin korttipakka. Trello on yksi esimerkki verkkokanban-työkalusta. Ohjelmistokehitys- ja ohjelmointiryhmät käyttävät kanbania usein hyvin määritellyllä ja ennalta määrätyllä tavalla (kuten Texas Hold'emin pelaaminen), kun taas kanbania henkilökohtaiseen käyttöön käyttävät voivat laatia kaikki haluamansa säännöt.
Jos sinulla on dokumentoitu työnkulku, voit helposti kartoittaa työnkulun Asanaan. Asanan käytön aloittaminen on paljon helpompaa, kun sinulla on jo dokumentoitu työnkulku, koska se tarkoittaa, että olet jo ajatellut koko yritystoiminta- tai tiimiprosessia ylhäältä alas. Asanan käyttöönotto vie jonkin verran kokeilu- ja virhevirheitä, mutta se on paljon sotkuisempaa ja turhauttavampaa, jos teet sen ilman, että olet koskaan dokumentoinut työnkulkuja aiemmin.
Työnkulkujen kartoitus
Työnkulkuohjelmistojen avulla tapahtuu yleensä jotain, joka valmistuu, vaikka koko prosessi olisi käynnissä. Mikä tahansa voidaan suorittaa, on yleensä tehtäväsi tai alatehtäväsi.
Projektinhallintaohjelmistojen ajatus valmistumisesta on hyvin erilainen. Projekti on määritelmän mukaan jotain, joka on valmis ja toimitettu määräpäivänä. Mutta kaikki työtyypit eivät ole hankkeita. Lehden kustantamassa, jossa työskentelin, artikkeli olisi valmis, kun se painettiin. Samoin jokaisella lehden numerolla oli päättymispäivämäärä, jona se toimitettiin. Mutta kopioiden muokkaaminen ei ollut koskaan valmis. Se oli jatkuvaa työtä. Sitä oli vielä seurattava. Sillä oli konkreettisia tehtäviä - kopioi muokata tätä artikkelia -, mutta kopion muokkauksella itsellään ei ollut lopetuspäivää tai toimitusta.
Työnkulun kartoitusprosessi sisältää myös sen tunnistamisen, mitkä prosessit tai menettelyt on nimenomaisesti määritettävä ja seurattava. Tämä tarkkuus ja yksityiskohtaisuus on erittäin tärkeää.
Ajattele resepti ruoanlaittoon. Reseptit eivät sisällä kaikkia vaiheita, koska monet niistä ovat oletettuja tai ymmärrettyjä. Reseptit eivät kerro munien halkeilua, tyhjentämistä niiden sisällöstä ja kuorien heittämistä pois, koska "lisää munia" tarkoittaa jo sitä, ja kaikkien näiden vaiheiden luetteleminen on tarpeettoman vaivalloista. Samoin työympäristössä voidaan ymmärtää, että "artikkelin muokkaaminen" tarkoittaa "tarkista otsikko, tarkista sivulinja, kopioi muokkaa pala ja jätä kysymykset tekijälle".
Joissakin tilanteissa saatat joutua kuitenkin ilmaisemaan yksityiskohtaisemmin. Olen työskennellyt kerran sanomalehtien kustantamisessa, jossa otsikoiden, valokuvien, päiväyksen alareunassa ja sivunumeron tarkistamisen olisi pitänyt olla erillinen vaihe kopioinnista, koska ne jätettiin usein huomiotta.
Toisin sanoen sinun on selvitettävä, mikä yksityiskohtaisuus on tarpeen. Liian monta vaihetta, ja ohjelmistoa käyttävät ihmiset ohittavat toimenpiteen. Liian vähän, ja kriittisiä virheitä voi tapahtua. Se vie todennäköisesti jonkin verran kokeiluja ja virheitä saadaksesi sen oikein, mutta joudut tekemään joitain päätöksiä ennen aloittamista.
Ajatusten kartoitus
Työnkulkuja kartoittaessasi käytät myös aikaa selvittää, miten organisaatiosi ajattelee yhdessä. Mikä on organisaatiosi ajattelutapa projekteista, ihmisistä tai kiinnostavista aiheista? Se on relevantti Asanassa ja muissa yhteistyövälineissä.
Löysyys on hyvä esimerkki. Slack on viestintäalusta, joka painottaa ilmoitusten lähettämistä pikemminkin kuin push-ilmoituksia, joten kyse on vastaanottamasi viestien valitsemisesta. Jotta näihin ilmoituksiin saataisiin hyviä suodattimia, sinun on luotettava osittain kanaviin. Kanavat ovat kuin ryhmiä, ja jotta voit tehdä kanavia tehokkaasti, sinun on tiedettävä, kuinka ryhmäsi ajattelee kaikkea. Luuletko osastojen tai hankkeiden suhteen? Luuletko aiheista tai asiakkaista? Jos johdat kiinteistöyhtiötä, saatat ajatella kaupunkialueita, kiinteistöjen arvokynnyksiä tai edustajia. Sinun on selvitettävä ryhmäsi ajattelutapa ennen kanavien luomista, jotta ne todella helpottavat ryhmätyötä.
Yhteistyövälineisiin sisältyy usein enemmän tapoja organisoida tietoja, kuten esimerkiksi värikoodaus, merkinnät ja joskus jopa värikoodatut merkinnät. Muistatko ne värikoodatut työtakit, jotka kuvasin aiemmin? Sama juttu. Oikein käytettynä värikoodaus on visuaalinen merkki, joka välittää tiedot välittömästi selvästi. Tästä syystä värikoodaus lisää tuottavuutta. Suosittelen erittäin voimakkaasti värikoodausta yhteistyökaluissa, kunhan ensin varmistat, että ymmärrät ryhmän ajattelutavan siitä, miksi jotain pitäisi ensin värikoodata. Mitä tietoja on välitettävä välittömästi ja ilman sanoja? Sinun on ymmärrettävä ryhmäsi ajattelutapa voidaksesi vastata tähän kysymykseen.
Kulttuuri mukaan lukien
On tärkeää dokumentoida työnkulut ennen niiden kartoittamista yhteistyövälineeksi, ja on yhtä tärkeää ymmärtää ja kartoittaa ajattelutapaa. Viimeinen kappale on kulttuuri.
Yhteistyövälineet heijastavat yrityskulttuuria ja päinvastoin. On todella tärkeää laatia yleiset sitoutumista koskevat säännöt, jotka koskevat ammattitaitoa, muodollisuustasoa ja sitä, missä on ja ei ole tarkoituksenmukaista poistua aiheesta.
Työntekijän tai tiimin jäsenen näkökulmasta yhteistyövälineitä käytetään hyvin usein höyryn puhalluspaikkana. Kokemukseni mukaan ihmiset ilmaisevat valituksensa riippumatta siitä, antavatko yhteistyövälineet heille erityisen tilan siitä. Jotkut organisaatiot arvostavat avointa keskustelua ja jopa kiihkeitä keskusteluja työstä, kun taas toiset pitävät sitä häiritsevänä ja mahdollisesti vaarallisena.
Pelkästään yhteistyövälineet eivät voi sanoa, tyhjennetäänkö ja erimielisyyttä sopivissa paikoissa. Sen on oltava lähtöisin yrityskulttuurista. Johtavissa asemissa olevien ihmisten on tehtävä selväksi, haluavatko ryhmän jäsenet puhua valituksista ja perusteluista työn yhteydessä tai sen ulkopuolella. Kenen on tiedettävä, kun on ongelmia? Haluatko ryhmän jäsenet nimettömänä ennen huolenaiheen tai valituksen esittämistä? Onko valitus tehty katarsisesta tai korostetaanko työn ja työnkulkujen mahdollisia ongelmia? Jos se tapahtuu muutenkin (ja niin on), on parempi ottaa se huomioon ja tehdä päätöksiä siitä sen sijaan, että teeskennellä, että sitä ei tapahdu.
Lisäresurssit
Toinen resurssi, joka helpottaa työnkulkujen kartoittamista, on mielenkartoitusohjelmisto; Katso nämä vinkit siitä, kuinka mielenkartta voi hajottaa projektijohtamisen. Jos olet jo alkuvaiheessa käyttämässä projektihallintaohjelmistoa, näiden neljän aloitusvinkin pitäisi olla apua. Asanan syventämiseksi se auttaa lukemaan joitain vinkkejä Asanan käyttöön.
