Järjestäytyminen: kuinka peruuttaa lähetysten näkymät | Jill Duffy

Joskus paras tapa olla tuloksellinen sähköpostissa ei ole lähettää viestiä ollenkaan, varsinkin jos sen sisältö on väärä tai harkitsematon. Testattuaan Kumoa lähetys -painikkeesi Gmail-käyttäjien ryhmässä useiden vuosien ajan, Google on asettanut tämän rakastetun ominaisuuden kaikkien saataville. Kumoa lähetys on vikasuoja, joka antaa sinulle jopa 30 sekuntia aikaa peruuttaa sähköpostin lähettäminen. Se on vain tarpeeksi aikaa kuristaa, vetää jalka suustasi ja varmistaa, että viesti ei koskaan näe päivänvaloa. Kaikki eivät ymmärrä, että Microsoft Outlookilla on myös useita asetuksia ja vaihtoehtoja viestin hakemiseen, viestin lähettämisen viivästymiseen ja niin edelleen - ehkä siksi, että niitä ei ole helppo löytää tai ymmärtää. On olemassa vaihtoehto, joka on samanlainen kuin Gmail Kumoa lähetys -painike, mutta se ei ole intuitiivinen löytää tai käyttää. Näin se toimii ja miten se määritetään.

Kuinka lähettämisen kumoaminen toimii

Ymmärtääksesi kuinka kumoa lähetys toimii Outlookissa, se auttaa ensin ymmärtämään, miten se toimii Gmailissa. Saadaksesi Kumoa lähetys -painikkeen Gmailissa, sinun on otettava ominaisuus käyttöön ja valittava aika, jonka haluat antaa itsellesi, jotta voit estää viestin lähettämisen. Enimmäisaika on 30 sekuntia, ja sitä suosittelen.

Kun otat asetuksen käyttöön, luod automaattisen pysähtymisen tai viiveen jokaiselle lähetetylle viestille, mikä puolestaan ​​luo mahdollisuuden ikkunan peruuttamiseen. Joten et oikeastaan ​​kumoa mitään. Pysäytät vain toiminnan ennen kuin se alkaa. Tietysti "kumoa lähetys" on ytimekäs ja helpompi ymmärtää kuin "viivästyttää lähettäminen rajoitetun ajan tilaisuudessa peruuttaa".

Microsoft tarjoaa tyypillisellä täsmällisyyden puutteella saman asian Outlookissa, paitsi että se on kaksivaiheinen prosessi ja vaatii lisää työvoimaa asennukseen.

Kuinka perustaa kumoa lähetys Outlookissa

Kuten totesin, Gmailin Undo Send -painikkeen vastaavan asettaminen Outlookissa on kaksivaiheinen prosessi. Ensinnäkin sinun on luotava sääntö, joka viivyttää kaikkien viestien lähettämistä. Teen yhteenvedon ohjeista täältä:

1. Valitse Tiedosto> Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä> Uusi sääntö.
2. Tutustu tähän kohtaan Aloita tyhjästä säännöstä. Valitse "Käytä sääntöä lähettämistäni viesteihin". Älä lisää muita sääntöjä (ts. Jätä valintaruudut tyhjiksi).
3. Valitse toimintoluettelosta "lykätä toimitusta minuutteilla". Voit viivästyttää toimitusta jopa 120 minuutilla, mutta se on liian pitkä. Suosittelen 1 minuuttia, joten kirjoita "1" (tai kuinka monta minuuttia haluat), kohtaan "useita".
4. Tallenna ja nimeä sääntö noudattamalla ohjeita ja muista valita "Ota tämä sääntö käyttöön" -valintaruutu ennen poistumista.

Seuraava vaihe on vaihe, jonka otat, kun osit vahingossa Lähetä-viestin ja haluat pysäyttää sen ennen kuin se todella menee.

Viestisi on lähtevässä. Siellä se roikkuu minuutin viiveellä.

Nopein tapa varmistaa, että se ei mene mihinkään, on napsauttaa Työskentele offline -painiketta (Lähetä / vastaanota-välilehden alla). Nyt voit joko vetää viestin luonnokset-kansioon muokataksesi sitä lisää, tai napsauttaa hiiren kakkospainikkeella viestiä ja poistaa sen.

Kuka voi käyttää kumoa lähettämistä?

Valitettavasti Outlookin Undo Send -ominaisuus ei ole kaikkien käytettävissä. Outlook Mac -sovelluksella ei yksinkertaisesti ole sitä. Se on kuitenkin saatavana Outlook for Windows 2016, 2013 ja 2010 -käyttöjärjestelmiin.

Mainitsin aiemmin, että Outlookilla on muita vaihtoehtoja viestien "palauttamiseksi". Miksi et käytä sitä vain viive- ja poistomenetelmän sijasta? On olemassa muutamia erittäin hyviä vastauksia.

Ensinnäkin kaikilla Outlook-käyttäjillä ei ole käytettävissä olevia muistutusominaisuuksia. Microsoft Exchange -tilien kanssa järjestelmänvalvojan on asetettava asetukset saataville. Monet organisaatiot päättävät jättää sen tekemättä, ja puolustuksessaan se on melko hämmentävä ominaisuus. Toiseksi, voit vain muistaa organisaatiosi muille ihmisille lähetetyt viestit, joten se ei toimi kaikkialla. Kolmanneksi, jos vastaanottajat ovat jo avanneet viestin, olet onnekas. Neljänneksi, vastaanottajat voivat ottaa käyttöön oman ominaisuutensa, joka käytännössä estää muistamisen tapahtumasta.

Toivottavasti hämmentävä palautettujen viestien liiketoiminta riittää vakuuttamaan, että otat sen sijaan käyttöön viiveviestitoiminnon ja käyttää sitä eduksesi. Se on parempi vaihtoehto, ja se voisi säästää paljon surua!

Lisää vinkkejä sähköpostista saat lukemalla myös 5 tapaa lähettää sähköpostia paremmin, kuinka tappaa sähköpostia oikealla projektinhallintasovelluksella ja lopettaa sähköpostin torjunta lisää sähköposteja.