Järjestäytyminen: miten pitää parempia taukoja tuottavuuden parantamiseksi

Et tule koskaan olemaan paras, mitä voi olla, jos haluat olla sataprosenttisesti tuottava koko ajan. Kenenkään työntekijän on mahdotonta työskennellä jatkuvasti ilman, että maksetaan hintaa, olipa se sitten laadun, tuotannon tai turvallisuuden heikkeneminen. Meidän kaikkien on pidettävä taukoja.

Yleensä tietotekniikan työntekijät (minä mukaan lukien) ovat vastuussa omasta taukoaikataulustaan. Meidän on itse päätettävä, milloin pitää 2 minuutin tauko surffata Facebookissa tai kuinka hitaasti kävellä salilla alas saadaksesi lasillisen vettä.

Ihmiset tekevät usein intuitioon perustuvia taukoja, ottamatta huomioon kuinka kauan heidän tarvitse toipua tai milloin seuraavaan taukoon. Eikä kaikilla ole hyvää intuitiota. On helppo päästä Internet-kanin reikään taukoa pitkin. Yksi tehtävä on myös helppo lopettaa, kun toivotaan tauon tekemistä vain saadaksesi kiinni sähköpostin tarkistamiseen, ja se ei ole tauko.

Tauotusteoria

Jos haluat pitää hyödyllisiä taukoja, jotka todella antavat meille mahdollisuuden olla tuottavampia, se auttaa ymmärtämään teoriaa miksi ja miten ne toimivat.

Kuvailemalla työpaikkojen palamista, jota yritämme välttää taukojen tekemisessä, suurin osa tutkijoista kääntyy kohti jotain, jota kutsutaan luonnonvarojen säilyttämismalliksi. Stevan E. Hobfollin 1980-luvun lopulla kehittämä teoria selittää kuinka ihmiset käsittelevät stressiä. Lyhyesti sanottuna sanotaan, että meillä kaikilla on sisäisiä resursseja stressiin selviämiseen ja että voimme käyttää resurssejamme jonkin aikaa, mutta meidän on jossain vaiheessa rakennettava uudelleen menetettyjä resursseja.

Aikana, jolloin Hobfoll keksi tämän teorian, asiantuntijat alkoivat ymmärtää, että stressi on jatkuvaa ja kaikkialla olevaa, sen sijaan, että se johtuu vain yksittäisistä tapahtumista. Toisin sanoen koemme stressiä vain työskentelemällä. Työssä ei tarvitse olla traumaattista tapahtumaa, joka aiheuttaa stressiä. Stressi on aina olemassa, ja käytämme aina resurssejamme käsittelemään sitä. Kun resurssit ovat loppuneet ja jäljellä olevat resurssimme ovat uhattu, se on palanut.

Muut tutkijat ovat edelleen kyseenalaistaneet olosuhteet, joita tarvitaan palauttaaksemme resursseja, jotka menettämme stressin selviytymisessä. Esimerkiksi kaksi loman vaikutuksia tutkinut tutkija totesi, että positiivinen työn pohdinta, hallitseminen (ts. Taitotyö) ja rentoutuminen auttavat palauttamaan resursseja. Näyttäisi myös olevan apua viikonlopun seurusteluun, koska se ei käsittele työhön liittyviä vaivoja, kun sinun pitäisi työskennellä.

Voimme viedä pois sen, että meidän on vapauduttava työstressistä

1. ei toimi ja
2. tehdä jotain nautittavaa.

Se voi kuulostaa tervettä järkeältä, mutta jos olet joskus ottanut tauon työtehtävästä tarkistamalla sähköpostia (mikä on edelleen työtä ja tuskin nautinnollista), et todellakaan pitänyt tauota, eikö totta?

Millaiset tauot ovat parhaita?

Millaiset työtaukat ovat tehokkaita jättämättä viikonloput ja lomamatkat? Toisin sanoen, mitä meidän on tehtävä lopettaaksemme edelleen resurssien menetykset tai jopa rakentaaksemme vähän varmuuskopioita?

Tutkimukset työpaikan taukoista, mukaan lukien ne, jotka viettivät surffailun verkossa, ja mikä tekee niistä tehokkaita ehdottaa taukoja

• lyhyt,
• ajoittainen, ja
• nautittavaa.

Kuten aiemmin mainittiin, tauon on tosiasiassa oltava myös ero työstä ja työhön liittyvistä asioista. Sähköposti ei ole tauko, eikä käy ilmi, että hän valittaa työstään työtovereiden kanssa, niin katartaista kuin se voi olla.

Numeroiden asettaminen tauon pituuteen ja taajuuteen on hankalaa. Jotkut tutkimukset ovat yrittäneet sitä tietotyöntekijöille, mutta useissa tutkimuksissa ei ole sovittu lukumäärää. Suositussa ja usein uudelleen blogaamassa 2014 -museossa The Muse sanotaan, että ihanteellinen taukoaikataulu on työskennellä 57 minuuttia, jota seuraa 17 minuutin tauko, mutta en luottaisi siihen liian voimakkaasti. Nämä numerot, jotka ovat peräisin tietokonevalvontaohjelmistoyritykseltä, eivät sisällä mitään rikkaita yksityiskohtia aiheista, heidän työsuunnistaan, raakatiedoista tai siitä, kuinka sitä analysoitiin.

Parempi tutkimus havaitsi, että optimaalinen taukojakso on noin 12 prosenttia työpäivästä, ja taas lyhyet ajoittaiset tauot todettiin olevan parempia kuin yksi tai kaksi pitkää taukoa. Jos otamme 12 prosenttia ja sovellamme sitä 8 tunnin työpäivään, niin saamme noin 58 minuutin tauon aika. Esimerkiksi viisi noin 12 minuutin taukoa tekevät tempun.

Työkalut, jotka auttavat sinua toteuttamaan älykkäämpiä taukoja

Tehokkaiden taukojen tekemiseen on paljon muutakin kuin sen tiedostamiseen, miksi he ovat hyödyllisiä, millaisten pitäisi olla ja kuinka usein pitää niitä. On myös tärkeää pysyä tekemisissäsi tauoissa ja palata töihin, kun ne ovat ohitse.

Sovellus, jota käytän aika ajoin, kun minun on pidettävä enemmän työssäni / taukokuvassani, on tiukka työnkulku. Tämä Chromen laajennus toteuttaa Pomodoro-tekniikkaa tietokoneellasi löysästi (mutta ilman tavaramerkkirikkomuksia).

Pomodoro-tekniikka on työmenetelmä, joka jakaa ajan työvaiheisiin ja katkaisuvaiheisiin. Joten työskentelet x minuuttia, tauko y minuuttia ja toista. Nimi on peräisin keittiöajastimien käytöstä, jotka olivat usein tomaatin muotoisia, vaiheittain. Chrome-laajennus ei ole muuta kuin ajastin, joka muuttaa väriä ja sumuttaa hälytyksen, kun jompikumpi vaihe on ylös. Yksi lisäosana lisäosien käytöstä keittiöajastimen sijaan on, että työskentelyvaiheessa voit asettaa tiukan työnkulun estämään sinua pääsemästä tietyille URL-osoitteille, jotka saattavat häiritä sinua töistä, kuten Facebook ja Twitter.

On myös muita break-sovelluksia, jotka toimivat käyttöjärjestelmässä kuin selaimessa, kuten Time Out for Mac. Break-sovellukset eivät vain vie sinua ja lukitsevat sinut verkkosivustoilta, jotka estävät sinua työskentelemästä työvaiheen aikana. Ne lukitsevat sinut myös koko tietokoneeltasi tauon aikana pakottaen sinut lopettamaan työskentelyn. Näyttö avautuu vasta, kun asettamasi tauon aika loppuu.

Break-sovelluksia käyttävät yleensä ihmiset, jotka yrittävät välttää toistuvia stressivahinkoja ja tietokoneisiin liittyviä silmien rasituksia, koska ne kaikki paitsi lupaavat poistua työasemaltasi jokaisen tauon aikana. Jos nautit surffailusta verkossa osana tauota, käytä sen sijaan laajennusta. Tai tee itsellesi sääntö, että harrastat Internetissä vain vapaa-aikaa mobiililaitteella.

Vielä yksi tapa varmistaa, että lisäät taukoja päiväsi, on nousta ylös ja poistua työpöydältä joka kerta, kun vapaa-ajan hälytys värähtelee kunto-seurannassasi. Monilla kuntosalinseurantajilla on nyt tämä ominaisuus. Asetetun ajanjakson aikana, kuten kello 8–18, jos seurantalaite saa sinut istumaan paikallaan pidempään kuin niin monta minuuttia, se värisee ja vilkkuu joskus myös viestin näytöllä. Useimpien seurantalaitteiden oletus on 60 minuuttia lepotilaa, mutta usein voit mukauttaa sen. Aseta se esimerkiksi 55 minuutiksi, jotta annat itsellesi muutaman ylimääräisen minuutin ajattaaksesi ajatuksesi ennen kuin nouset ylös ja pidät asianmukaisen tauon.