Järjestäytyminen: kuinka räätälöit sähköpostisi vastaanottajan persoonallisuuteen

Päästä pisteeseen ja pidä se lyhyenä. Siksi haluan ihmisten kirjoittavan sähköpostitse minulle. Valitettavasti se ei ole neuvoja, joita Crystal antaisi. Crystal on palvelu, joka neuvoo, kuinka kirjoittaa sähköpostia, joka palvelee vastaanottajan persoonallisuutta. Palvelu tarjosi minulle aluksi huonoja neuvoja kirjoittamisesta, ja jotkut sen oletuksista ovat kyseenalaisia, mutta se voi silti tarjota todellista apua niille, jotka kamppailevat sähköpostin kirjoittamisen kanssa.

Crystal etsii verkosta, mukaan lukien Twitter, LinkedIn ja Facebook, ja analysoi kieltä, jota ihmiset käyttävät persoonallisuusprofiilien luomiseen. Kun joudut lähettämään sähköpostia jollekin ja haluat neuvoja kommunikointityylistä, johon he suhtautuvat parhaiten, Crystal voi antaa sinulle erityisiä neuvoja, joiden tarkoituksena on auttaa sinua räätälöimään kirjoittamasi vastaamaan vastaanottajan persoonallisuutta.

Tässä on joitain ilmeisiä mahdollisia ongelmia. Jotkut ihmiset esimerkiksi esittävät hyvin erilaisen online-persoonallisuuden kuin todellinen persoonallisuutensa. Ja kaiken kaikkiaan tuote on hiukan vähentävä tuoksussaan. Jotkut saattavat pitää manipuloitavana muuttaa luonnollista kirjoitustapaaan saadaksesi paremman pakotteen joku ottamaan kokouksensa tai tarjoamaan heille korotuksen.

Toisaalta niin monet ihmiset kamppailevat kirjoittamisen kanssa, että jokainen pieni hyviä neuvoja kannattaa antaa. Olin utelias, voisiko Crystal todella tehdä jotain hyvää.

Olemmeko me sitä mitä ajattelemme olevansa?

Katsoin Crystalin analyysin muutamasta ystävästä ja lähetin heille tulokset. Yksi ystävä sanoi, että hänen analyysi oli erittäin tarkka. Se kiinnitti hänet ystäväksi, joka suosii ystävällistä ääntä ja ei pidä välittömästä toimintakehotuksesta. "Minusta tulee todella ahdistuneita tapaamisia ja arvostan pääsyä yhteisymmärrykseen sen sijaan, että minua painostettaisiin puhumaan tässä paikassa torstaina kello 14 tai muuten! "

Se kertoi minulle myös, että yksi kaikkein turmeltuneista ystävistäni oli "suhteisiin keskittyvä, ilmeikäs ja avoin, ja pitää parempana ennakoitavissa olevaa suunnitelmaa välittömien toimien sijaan". Hän sanoi, ettei "voinut olla väärin", kutsuen itseään "yksinäiseksi, solipsistiseksi, ahdistuneeksi ja jotenkin omituiseksi".

Verkkokieli ja verkossa ilmaistamme persoonallisuus eivät välttämättä heijasta todellista persoonallisuutta todellisessa elämässä. Muita ihmisiä voi hallita online-henkilöitä tai ne voidaan suunnitella sopimaan tiettyyn kuvaan.

Ihmisillä ei myöskään aina ole selkeää tietoa itsestään. Se, miten reagoimme eri ääniin ja kieliin, ja miten luulemme vastaavamme, eivät välttämättä ole samoja. Lisäksi persoonallisuusanalyysiin on ladattu tunnisteita, ja on kauhea lukea niitä ja olla huolissaan siitä, että nuo sanat koskevat meitä, kun toivomme, etteivät ne niin olisi. Se selittää miksi hylkäsin Crystalin alkuperäisen analyysin minusta.

Crystal ajatteli olevansa "ihmiskeskeinen: tukeva ja luonnollisesti empaattinen, jolla on taipumus sukeltaa pitkiin, syviin keskusteluihin suorien, tehokkaiden keskustelujen sijaan". Yksi juoksevista vitseistäni persoonallisuudestani - ja se perustuu tosi tarinaan - on, että papukaija lukee kerran omaisuuteni ja kertoi minulle, että olen tuomitsematon ja hyväksyi kaikki; vastaukseni oli "Tuo papukaija on idiootti."

Lähetän mielelläni jollekin pitkän, perusteellisen kirjeen, mutta vasta kun asiayhteys ja intohimoni aiheeseeni sitä edellyttää. Todennäköisemmin jätän sähköpostin roskakoriin avamatta sitä koskaan, koska teen yli 60 prosenttia uusista viesteistä päivittäin. Ei vastaus tarkoittaa ei. Jos se ei ole "tehokasta", en tiedä mikä on.

Kun olen luonut tilin Crystalilla, minulla oli tilaisuus vastata joihinkin kysymyksiisi itsestäni saadaksesi uuden analyysin, joka informoi ihmisiä eri tavalla siitä, kuinka olla kanssani kanssani. Tulokset olivat täysin erilaisia.

Osoittautuu, että olen "rohkea, käytännöllinen, skeptinen, erittäin päämäärätietoinen ja mukavin hallita". Hitto oikein, olen!

Kun jokin ehdotus on parempi kuin ei mitään

Tarpeeksi minusta. Sallikaa minun jakaa joitain Crystalin ehdottamista kielistä, jota minun tulisi käyttää sähköpostitse solipsistiselle ystävälleni.

Jotkut ehdotuksista kuulostivat asioilta, joita voisin tosiasiallisesti kirjoittaa ("Mistä sinusta tuntuu…?"), Kun taas toiset olivat niin kaukana luonnollisesta sävystäni, se saattaa saattaa ystäväni ajattelemaan, että joku olisi hakkeroinut sähköpostini ("Just ajatella ääneen…").

Suhtaudun kuitenkin erityisesti sanavalintoihini, eivätkä kaikki muut ole. Ihmisille, jotka kamppailevat kirjoittamisen suhteen, voi olla valtava apu ehdotuksilta, kuinka aloittaa herkkä yrityssähköposti. Onko sillä todella merkitystä, houkutteleeko kieli vastaanottajaa? Niiden mallien käyttäminen, jotka esittävät ehdotuksia käytettäviksi sanoiksi, näyttää arvokkaalta muista syistä.

Kristalli ei ole kauhea työkalu, mutta se on todennäköisesti hyödyllisempi kehottaja kuin neuvoja. Toisin sanoen sen mallit voivat auttaa kirjoittajaa välttämään tyhjän sivun oireyhtymää ehdottamalla lähtökohtaa, mutta en ota sen äänisääntöjä liian vakavasti.

Palvelussa ei myöskään käsitellä sitä tosiasiaa, että ihmisillä on vakava rakkaus-viha-suhde sähköpostiin, yleensä voimakkaasti vinoon vihan puoleen. Yleensä on parasta kirjoittaa lyhyt ja sanoa mitä tarkoitat. Siirry ensimmäisen virkkeen kohtaan. Ole selkeä. Ja jos olet huolissasi siitä, että joku lukee väärää sävyäsi, varmista, että suljet riemukilpailun ja huutomerkin.

Lisäresurssit

Lisätietoja vinkkejä sähköpostisi hallinnasta on seuraavissa artikkeleissa:

• Parhaat mobiilisähköpostiohjelmasovellukset
• Vatkaa postilaatikkosi muotoon näillä sovelluksilla
• Lopeta sähköpostin torjunta lisää sähköposteja
• Haastattelu: SaneBoxin Dmitri Leonov sähköpostien hallinnasta
• 4 tapaa torjua sähköpostin ylikuormitusta toimistossa