Järjestäytyminen: kuinka keskittyä henkilökohtaiseen kanbaniin

Kuvittele elämäsi hallintajärjestelmä, jota on helppo oppia käyttämään, pitää kaiken organisoituna, estää sinua suorittamasta moniajoja ja auttaa saavuttamaan tavoitteesi. Se on henkilökohtainen kanban.

Vaikka kanban on saanut suosiota projektijohtamiseen toimistoympäristöissä, ihmiset lainaavat siitä myös perusajatuksia järjestämään henkilökohtaista elämäänsä, kaiken häiden suunnittelusta perheen askareiden hallintaan. Joten mikä on henkilökohtainen kanban, miten se toimii ja mitä se voi tehdä sinulle?

Mikä on Kanban?

Kanban on japanilaisten autoteollisuuden tehtaissa alkanut työskentelytyyli, joka on nykyään suosittu ohjelmistokehittäjien ja ammattilaispalveluissa työskentelevien keskuudessa.

Se riippuu korteista, joille kirjoitat tietoja, ja taululle, jolle kortit järjestetään. Osa syystä se on suosittu ohjelmisto- ja palveluteollisuudessa, koska se luo visuaalisen esityksen sellaiselle, joka muuten ei ole visuaalista.

Kanban-ohjelmisto alkaa taululla. Ajattele sitä pöydällä, jolla voit järjestää muistilappuja. Niitä nuotteja kutsutaan korteiksi. Voit siirtää kortteja haluamallasi tavalla, vaikka virtuaalikortit jakautuvat aina siististi sarakkeisiin. Sarakkeet on perinteisesti merkitty vasemmalta oikealle tehtäväksi, tekemiseksi ja valmistetuksi. Joissakin työkaluissa voit mukauttaa sarakkeiden tarkoitusta tai tarraa.

Kanban-työkalut ovat yleensä yhteistyötä tekeviä; niin monilla kaikilla on pääsy samaan tauluun ja kortteihin. Korteilla on jossain elämän vaiheessa tyypillisesti edustaja, jonka tehtävänä on suorittaa niissä oleva tehtävä. Jokainen joukkueen jäsen voi nähdä kaikki kortit tai tehtävät, missä he ovat elinkaarestaan ​​ja kuka vastaa niistä.

Henkilökohtainen kanban ottaa joitain kanban-ideoista, mutta jättää pois tai tekee valinnaisiksi monia ammatilliseen tuottavuuteen ja toimistotyöhön liittyviä sääntöjä. Riippuen siitä, mitä laitat kanban-taululle, saatat jakaa sen perheenjäsenten, ystävien, talonmiesten, tutorien tai hääsuunnittelijan kanssa.

Muutamia markkinoilla olevia kanban-sovelluksia ovat SwiftKanban ja Trello, vaikka Trellon toimitusjohtaja Michael Pryor kertoi minulle, että hänen yrityksensä työkalu ei ole teknisesti kanban-levy, vaan pikemminkin inspiroinut niitä.

Kuinka henkilökohtainen Kanban toimii

Henkilökohtaisen kanbanin ytimessä on visualisointi siitä, mitä tarvitset hallita ja miten se tehdään.

"Visuaalista hallintaa on olemassa erilaisia ​​muotoja, ja yksi kanbanin tarjoama etu on se, että se rajoittaa meneillään olevaa työtä", kertoi Janan Linden-Reed, LeanKanban-yliopiston presidentti. Organisaatio opettaa kanbania ammattilaisille ja edistää sen käyttöä. "Sillä on tapa käsitellä moniaikaisiin tehtäviin liittyviä kysymyksiä ja se auttaa ihmisiä keskittymään, jotta he eivät ole hukkuvia. Asia, joka tekee siitä kanbanin eikä pelkästään tehtävätaulua, rajoittaa meneillään olevaa työtä ja virtausta."

Linden-Reed selitti, että kanban on pikemminkin pull- kuin push-järjestelmä. "Otat vain niin paljon työtä kuin pystyt käsittelemään milloin tahansa", hän sanoi. "Jos haluat olla vain kolme tehtävää kerrallaan, sinulla on kolme, ja kun olet valmis yhden, voit vetää seuraavan. Jos sinulla on rajoitettu vetojärjestelmä, se voi auttaa sinua pysymään keskittyneenä ja järjestäytyneenä." Toisin sanoen, jos sinulla on Tehtävä, Tekeminen ja Valmis -asetus, sinulla ei olisi koskaan enemmän kuin kolme korttia Tehtävä-sarakkeessa.

Kun puhuin Pryorin kanssa kanbanista ja henkilökohtaisista kanbanista, hän selitti, että hänen yrityksensä työkalun Trello tarkoituksena oli "tislata alas jotain hyvin yksinkertaista, joka on vain luetteloiden luettelo, samalla tavalla kuin laskentataulukko on numeroryhmä, ja jos vaihdat yhtä solua, toinen solu muuttuu. Se on vain tapa järjestää visuaalisesti mitä ajattelet. " Tässä mielessä Trello on loistava henkilökohtaisen elämäsi hallintaan, koska se ei auta sinua käyttämään rakennetta ja kieltä, jotka löydät kanban-sovelluksista, jotka on tehty yritysprojektien hallintaa varten.

Miksi henkilökohtainen Kanban toimii

Tärkein syy siihen, että kanban auttaa ihmisiä pysymään järjestäytyneinä, on se, että se pakottaa heidät ajattelemaan mitä halutaan hallita, jotta se kartoitettaisiin kanban-aluksella.

Otetaan esimerkiksi henkilökohtaisen kanbanin käyttö perheen askareiden järjestämiseen. Ensin on selvitettävä, mitkä sarakkeet ovat. Ne voivat olla tehtäviä, tekeviä, tehtyjä, mutta ne voivat olla myös yksityiskohtaisempia. Yhden tehtävän sarakkeen sijasta sinulla saattaa olla tehtävä päivittäin, tehtävä viikoittain ja tehtävä kuukausittain. Ehkä kuukauden ensimmäisenä sunnuntaina lapsesi on vastuussa yhden työn tekemisestä kuukausisarakkeesta. Ehkä joka lauantai kumppanisi on vastuussa kahden viikoittaisesta työstä. Riippumatta siitä, mitä päätät, prosessin kirjoittaminen kartoittamalla se kanban-paneeliin pakottaa sinut pohtimaan kuinka työ tapahtuu luonnollisesti ja miten haluat sen johtavan.

Linden-Reed käytti henkilökohtaista kanbania hoitaa askareita, kun hänen tyttärensä oli vain kuusi vuotta vanha. Se antoi tyttärelleen viraston ja myös opetti hänelle kuinka hoitaa vain yksi tehtävä kerrallaan.

Tonianne DeMaria Barry on kirjoittanut henkilökohtaiseen kanbaniin : Mapping Work 'Navigation of Life . Hän sanoo, että henkilökohtainen kanban luo kertomuksen teoksesta. "Henkilökohtainen Kanban muuttaa työmme tarinaksi, järjestelmäksi. Se vie kaikkein tylsimmät tehtävät ja muuttaa niistä pelin, joka on sopiva ja houkutteleva kaiken ikäisille", hän kertoi minulle sähköpostitse. Kun joku piirtää tehtäväluettelon taululle, "työ lakkaa olemasta toisiinsa liittymättömien tehtävien kokoelma ja tulee sen sijaan tapahtumien ja vaihtoehtojen sarjaksi, jotka vaikuttavat toisiinsa ja kulkevat yhdestä toiseen."

Henkilökohtainen Kanban toiminnassa

Yksi parhaista tavoista saada käsitys siitä, kuinka kanbania voidaan käyttää järjestämään ja hallitsemaan henkilökohtaisen elämän osa-alueita, on kuulla kuinka muut ihmiset käyttävät sitä. Alla löydät joitain esimerkkejä sekä linkkejä, jotka selittävät tarkemmin heidän työskentelynsä kanban-järjestelmässä:

• häiden suunnittelu ja järjestäminen
• viinikellarivaraston hallinta
• kotitöiden hoitaminen (katso yllä)
• fantasiaurheilujoukkueen laatiminen
• säästää ideoita lomille ja matkoille (katso kuva alla).

Kuka voi hyötyä henkilökohtaisen kanbanin käytöstä?

Erilaiset ihmiset kiinnostavat erityyppisiä ohjelmistoja pitämään ne järjestäytyneinä. Kysyin Linden-Reediltä ja Pryorilta heidän mielipiteensä siitä, millaisista ihmisistä kanban sopii parhaiten. He molemmat sanoivat, että visuaalisesti suuntautuneet ihmiset pärjäävät hyvin kanbanin kanssa, ja lisäsivät sitten vielä muutamia ajatuksia.

"Linden-Reedin mukaan kaikki, jotka kamppailevat ylikuormittumisen tai työhön liittyvien laatuongelmien, määräaikojen ylittäjien, ihmisten, joilla on ongelmia odotusten täyttämisen kanssa", voivat hyötyä kanbanista.

DeMaria Barry totesi, että Aspergerin lapset pärjäävät usein hyvin, kun he käyttävät henkilökohtaista kanbania. "Kinesteettinen palaute ja serotoniinin lisäys, joita he saavat vetämällä ja näkeessään työnsä Valmis-sarakkeessa, pakottavat heidät suorittamaan sen sijaan, että keskittyisivät intensiivisesti yhteen tai useampaan tehtävään", hän sanoi. Hän kertoi myös, että ADHD-lapset onnistuvat usein sen takia, koska "keskeneräisen työn rajan toteuttaminen pakottaa heidät keskittymään käsillä oleviin tehtäviin sen sijaan, että häiritsevät aloittamalla monia, mutta suorittamatta mitään".

Pryor sanoi, että melkein kaikki sopivat hyvin kanbaniin, koska se on tehty vastaamaan sitä, mitä jo ajattelemme.

"Jos tarkastellaan tapaa, jolla ihmiset yrittävät organisoida elämäänsä - jos tarkastelet tietokonetta, jonka päällä on Post-It-muistilappuja, jääkaappia, jonka muistilappuja oven edessä on, ihmiset tekevät hakemistokortteja ja asettavat ne eteenpäin - meillä on erittäin tilallinen muisti ", Pryor sanoi. "Ideoiden visuaalinen organisointi voi olla erittäin hyödyllinen ihmisille."

Lue lisää ohjeista lukemalla nämä vinkit kirjoittajien muistiinpanojen järjestämiseen, lomaostoksen järjestämiseen ja temppuja itsesi motivoimiseksi.