Järjestäytyminen: kuinka sähköpostipohjat määritetään

Sisällys

• Järjestäytyminen: Sähköpostimallien määrittäminen
• Sähköpostimallien käyttäminen Gmailissa

Sekä työpaikalla että henkilökohtaisessa elämässämme monet meistä lähettävät uudestaan ​​ja uudestaan ​​olennaisesti samaa sähköpostia. Se saattaa sanoa jotain, "Tässä ovat viikoittaisia ​​myyntinumeroita…" tai "Kulta, muista lähettää vuokraa postitse tai ennen…"

Jos olet kohtuullisesti järjestäytynyt ja tehokas henkilö, voit kopioida ja liittää edellisen sähköpostiviestin uuteen viestiin aina, kun on aika lähettää säännöllisesti lähetetty sähköposti. Se ei ole huono menetelmä, mutta jättää sinulle mahdollisuuden tuoda virheitä. Saatat unohtaa päivittää aiheen, päivämäärän, taloudellisen luvun, datapisteen ja niin edelleen.

Kun aloitin urani mediassa ja julkaisemisessa, toimin lähinnä joidenkin akateemisten lehtien linjatoimittajana työskenteleessäni niiden kirjoittajien kanssa, jotka kirjoittivat tiedostoihin merkitsemäni muutokset. Tärkein sääntö, jonka opin artikkeleiden merkitsemisessä konekirjoittajalle, oli tämä: Mitä vähemmän näppäimistöjä heidän on tehtävä, sitä vähemmän heillä on mahdollisuuksia lisätä virheitä. Toisin sanoen minun tehtäväni oli korjata kaikki kirjoitusvirheet ja saada kirjoittajien muutokset sivulle samalla minimoimalla myös, kuinka paljon kirjoituslaitteiden kirjoittajien oli tehtävä.

Samalla rivillä, kun käytät uutta vanhaa sähköpostia, joudut syöttämään paljon turhia näppäinpainalluksia, kuten poistamaan ja päivittämään sitten aihekentän, muuttamaan avaintietoja ja niin edelleen.

Parempi järjestelmä on perustaa sähköpostiviestit, joita voit käyttää uudestaan ​​ja uudestaan ​​entistä tehokkaammin, "sähköpostimalli" (Microsoft Outlookin termi) tai "säilötty vastaus" (Googlen termi)

Ladataan…

Sähköpostimalli on tarkalleen mitä odotat sen olevan, ääriviivat sähköpostiviestistä, jossa on tyhjää tilaa, jossa päivitetyt tiedot ilmestyvät. Kun annat itsellesi tyhjän tilan päivitettävän numeron tai osan sijasta, teet vähemmän näppäinpainalluksia ja vähennä siten mahdollisesti esiintyvien virheiden määrää. Et koskaan lähettänyt vahingossa viime viikon raporttinumeroita; pahinta mitä voi tapahtua on jättää jotain tyhjää. Tällöin vastaanottajat huomaavat heti ja pyytävät puuttuvia tietoja. Jos lähetät väärät tiedot, vastaanottajat eivät kuitenkaan koskaan tiedä niitä.

Voit määrittää sähköpostimallit kahdessa yleisimmin käytetyssä sähköpostiohjelmassa: Outlook ja Gmail.

Sähköpostimallin määrittäminen Outlookissa

Outlook viittaa tällaisiin säännöllisesti lähetettyihin viesteihin "sähköpostipohjina". Ominaisuus on saatavana Outlookin työpöytäohjelmassa, mutta se ei ole käytettävissä Outlook.com-sivustossa.

Outlook 2007: ssä . Aloita uusi sähköpostiviesti. Kirjoita sähköpostiosoitteeseen ja aiheeseen niin paljon tietoja kuin tarvitset uudelleenkäyttöön. Muista jättää itsellesi selkeä ja näkyvä tyhjä tila minne ikinä annat uusia tietoja, kun lähetät viestin. Tässä on esimerkki:

	Otsikkorivi:		Viikoittainen sivun katseluraportti päättyvälle viikolle
	Runko:		Tässä on verkkosivun viikoittainen sivun katselukertomus. Päivämäärä: sivunäytöt: Kiitos kaikille! Kerro minulle, jos sinulla on kysyttävää.

Siirry viestiruudun vasemmassa yläkulmassa Tiedosto> Tallenna nimellä.

Näkyvässä valintaikkunassa sinun on vaihdettava tiedostotyyppiksi Outlook Template (*.oft). Voit sitten nimetä mallillesi mitä haluat.

Kun olet valmis kirjoittamaan uuden viestin mallin avulla, mallipohjaan pääsyprosessi on valitettavasti hiukan tehoton.

Siirry kohtaan Uusi> Valitse muoto

ja valitse avattavasta ylävalintaruudusta Käyttäjämallit tiedostojärjestelmästä. Kaikkien tallentamiesi mallien pitäisi olla siellä. Valitse haluamasi viesti, ja se avautuu uutena sähköpostiviestinä, jonka voit päivittää tarvittaessa.

Microsoft Outlook 2010: ssä . Aloita uusi sähköpostiviesti. Kirjoita sähköpostiosoitteeseen ja aiheeseen niin paljon tietoja kuin tarvitset uudelleenkäyttöön. Muista jättää itsellesi selkeä ja näkyvä tyhjä tila minne ikinä annat uusia tietoja, kun lähetät viestin. (Katso yllä oleva esimerkki.)

Kun olet lopettanut mallin suunnittelun, siirry Tiedosto-välilehteen ja valitse Tallenna nimellä.

Näkyvässä valintaikkunassa sinun on vaihdettava tiedostotyyppiksi Outlook Template (*.oft). Voit sitten nimetä mallillesi mitä haluat. Hit Tallenna.

Kun olet valmis käyttämään mallia, siirry kohtaan Uudet kohteet> Lisää kohteita> Valitse muoto

ja valitse avattavasta ylävalintaruudusta Käyttäjämallit tiedostojärjestelmästä. Kaikkien tallentamiesi mallien pitäisi olla siellä. Valitse haluamasi viesti, ja se avautuu uutena sähköpostiviestinä, jonka voit päivittää tarvittaessa.

Jakeluluettelo . Haluat todennäköisesti pariliitellä sähköpostimallin jakeluluettelon kanssa, jotta voit lähettää viestin ihmisryhmälle yhdellä otoksella.

Siirry Outlookin Yhteystiedot-osioon. Valitse Uusi> Jakelulista.

Jos käytät yritys- tai yrityssähköposteja, sinun kannattaa parhaiten valita jäsenet sen sijaan, että käytät Lisää uusi -toimintoa. Valitse jäsenet todennäköisesti tuo esiin luettelon käyttäjistä, jotka ovat käytettävissä yrityksesi sähköpostijärjestelmässä. Toisaalta Lisää uusi antaa sinun kirjoittaa sähköpostiosoitteen manuaalisesti.