Järjestäytyminen: miten skannata, tallentaa ja silppua veroasiakirjojasi

Veroasiakirjojen järjestäminen on jatkuva prosessi. Ensinnäkin jokaisessa asiakirjassa on tehtävä jotain jokaisesta asiakirjasta, kun vastaanotat sen, olipa se sitten kuitti yrityskuluista tai W-2-lomake työnantajalta. Saatat skannata sen. Voit tallentaa sen kansioon. Mitä tahansa teetkin, sinun on viitattava siihen uudestaan ​​veroja suorittaessasi, joten sinun on pystyttävä paikantamaan se. Saatat joutua myös luovuttamaan jotkut näistä asiakirjoista jonain päivänä jollekin toiselle, kenties kirjanpitäjälle, mutta ainakin IRS: lle verotuspäivään mennessä. Lopulta haluat hävittää asiakirjat oikein yksityisyyden suojaamiseksi.

Jos hajotat koko prosessin ennakoidaksesi, miten käytät ja viitat veroasiakirjoihin myöhemmin, voit keksiä menetelmän tiedostojen skannaamiseen, tallentamiseen ja lopulta murskaamiseen, jotta et vahingossa tehdä enemmän työtä itsellesi matkan varrella.

Mitä veroasiakirjoja sinun tulisi säästää?

Tallenna kaikki työnantajien sinulle postittama asiakirja sekä kaikki kiinteistöihin, pankkitileihin, lahjoituksiin tai sijoituksiin liittyvät asiakirjat. Toisin sanoen, tallenna muiden luomat asiakirjat, jotka on toimitettu sinulle vuoden lopun verotustarkoituksia varten.

IRS-sivuston vinkkien mukaan IRS-verkkosivustossa todetaan, että tietueisiin sisältyy "laskut, luottokortti- ja muut kuitit, laskut, mittarilokit, peruutetut, kuvatut tai korvaavat tarkastukset, maksutodistukset ja muut tietueet, jotka tukevat vähennyksiä tai hyvityksiä. väität paluustasi."

Veroasiakirjojen skannaaminen

Voit todennäköisesti ottaa kaikki veroasiakirjat ja laittaa ne laatikkoon, laatikkoon tai kansioon. Se on hieno, kunhan löydät ne nopeasti myöhemmin, kun tarvitset niitä.

Nopein ja kätevä tapa varmistaa, että löydät asiakirjat myöhemmin, on digitoida ne skannaamalla. Asiakirjojen skannaamisella saat myös hyötyä varmuuskopion luomisesta, joten jos fyysisille kopioille (tulipalo, tulva, neljä-vuotias) tapahtuu jotain, sinulla on varaosa.

Voit käyttää isoa työpöytälukijaa tai monitoimitulostinta, joka sisältää skannerin. Tästä on hyötyä, jos sinulla on suuria pinoja skannattavia sivuja. Jos sinulla on vain kourallinen irrallisia asiakirjoja, kannattaa ehkä käyttää mobiiliskannaussovellusta.

Monet mobiiliskannaussovellukset ovat ilmaisia. Ne muuttavat puhelimesi skanneriksi. He löytävät asiakirjojen reunat automaattisesti ja muuntavat kuvat PDF-tiedostoiksi. Jos et ole koskaan käyttänyt yhtä aikaisemmin, kehotan ehdottomasti kokeilemaan yhtä. Ne ovat erittäin helppokäyttöisiä.

Veroasiakirjojen tallentaminen ja nimeäminen

Kun skannaat asiakirjasi, hyödyllisin asia, jonka voit tehdä itsesi auttamiseksi myöhemmin, on nimetä tiedostot älykkäästi ja kiinnittää ne kansioon, jolla on erittäin selkeä nimi, kuten "2016 VEROKOKOKEET".

Käytä sekä veroilmoitusvuotta että sanoja "vero" ja "verot" tietokoneesi kansiossa ja tiedostojesi nimissä. Tällä tavalla, kun tarvitset tiedostoja myöhemmin, voit etsiä niitä, vaikka et muista tarkalleen, mihin ne laitettiin.

Sisällytä tiedostonimiin myös lomakkeen nimi, kuten 1099-INT tai W-2, ja kaikki muut yksityiskohdat, jotka ilmoittavat sinulle tai jollekin muulle, joka käsittelee asiakirjojasi tarkalleen, mitä tiedosto sisältää. Esimerkiksi hyvä tiedostonimi vuodelle 2016 1099-INT Duffy Bankilta olisi: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

Verotusasiakirjojen murskaaminen

Ei haittaa digitaalisten kopioiden tallentaminen veroasiakirjoistasi toistaiseksi, mutta voit tietysti turvallisesti hävittää paperikopion muutaman vuoden kuluttua. Kuten mainittiin, IRS: llä on ohjeet siitä, mitkä asiakirjat on tallennettava, kuinka kauan. Jos erehtyisit mieluummin varovaisuuden suhteen, seitsemän vuotta on muistettava luku, koska se on pisin ajanjakso, jota hallitus vaatii.

Koska haet vuotta 2016 tänä vuonna, voit silppua turvallisesti mitä tahansa vuodesta 2009 tai aiemmasta. Jos sinulla on pieni yritys tai sinulla on paljon arkaluontoisia asiakirjoja, omien murskauslaitteiden omistaminen on tapa. Ne eivät ole niin kalliita, ja parhaat PCMagilla testatut silppurit vaihtelevat 159–329 dollarista. Swingline Style + Super Cross-Cut -leikkuri on halvin suosituimmista malleista.

E-arkistoida verosi

Nyt kun ymmärrät kuinka käsitellä verodokumenttejasi, on aika aloittaa verojen tosiasiallinen suorittaminen - ja mitä aikaisemmin, sitä parempi. Vaikka sinulla on teknisesti 18. huhtikuuta aikaa tehdä niitä, verojen saaminen aikaisemmin on mielenrauhaa varten. Jos saat hyvityksen, saat sen nopeammin - ja kuka ei halua sitä? Jos joudut maksamaan, niin sinulla on enemmän aikaa myös selvittää, miten käsitellä myös tätä.

Lisäksi, jos puuttuu asiakirja tai joku niistä osoittautuu epätarkkoksi, on paljon parempi selvittää asia nyt kuin lähellä viimeisen päivän keskiyötä. Voit tietysti aina saada laajennuksen, mutta kukaan ei halua käsitellä tällaista viime hetken stressiä, jos he voivat välttää sen. Huomaa myös, että jos joudut ottamaan yhteyttä tukeen valitsemassasi veroilmoituspalvelussa, mahdollisuutesi tavoittaa joku on nyt paljon parempia kuin jos lähetät verot viime hetken.

Meillä on kaksi suosittua verojen valmistelupalvelua vuoden 2016 veroille (ne, jotka sinun on arkistoitava vuonna 2017). TurboTax-itsenäiset ammatinharjoittajat ovat suosituin valinta niille, jotka haluavat ystävällisimmän käyttöliittymän ja laajimman tuen, mukaan lukien mahdollisuuden videoneuvotteluihin ammattilaisten kanssa, jotka voivat tarkastella palautumistasi reaaliajassa. TaxAct Online Premium on toimittajien valinta verojen tekemiseen budjetista, jos et tarvitse yhtä paljon kädenpidosta. Katso lisätietoja parhaasta verojen valmistelu-ohjelmistostamme.