Järjestäytyminen: kuinka tehdä kodin ja yrityksen tärkeimmät hätäasiakirjat alle tunnissa

Jos hallitset toimistoa, onko verkossa tallennettu pohjapiirros, jos tapahtuu onnettomuus tai jokin muu syy siihen, että tilolle tuntemattomien on pääsy siihen? Jos vuokraat lomakohteen tai jopa vain huoneita kodissasi, annatko vieraillesi riittävät hätäaputiedot? Missä on hätäpoistumiskartta perheellesi ja vieraillesi, jotka saattavat yöpyä kanssasi?

Hätätilanteisiin varautumisen ajatteleminen ei ole koskaan hauskaa, mutta eteenpäin suunnitteleminen ja varautuminen on paljon parempi kuin toivominen, että olisit tehnyt niin katastrofin jälkeen . Tässä on yksinkertainen projekti, jonka avulla voit paremmin valmistautua: Luo hätäpoistumistiedot, pohjapiirrokset ja muut tarvitsemasi asiakirjat ja tee se noin tunnissa.

Tämän projektin lyhyt salaisuus on käyttää kaavamaisia ​​sovelluksia, jotka ovat vapaasti saatavilla verkossa ja ovat kuolleita yksinkertaisia ​​käyttää. Yhtä tärkeätä on, että näissä sovelluksissa on malleja kaikenlaisille kaavioille, karttoille, kaavioille ja niin edelleen.

Kun työskentelet näiden mallien perusteella, sinun on tehtävä vain kalusteet uudelleen, kuten se oli. Sinun ei tarvitse piirtää mitään tyhjästä.

Mitä ohjelmointisovellusta käytetään?

Olettaen, että et tiedä mitään suunnittelusta tai vektoripiirrosohjelmistosta, suosittelen kahta sovellusta hätäpoistosuunnitelmien, pohjakarttojen ja muiden kodin, lomakohteesi ja yrityksesi tärkeiden asiakirjojen laatimiseen. Ne ovat Lucidchart ja SmartDraw.

Kokemukseni suhteen näihin sovelluksiin Lucidchart on hiukan helpompi käyttää, mutta SmartDraw-ohjelmassa on enemmän malleja hätävalmiuteen. He ovat kuitenkin molemmat erittäin hyödyllisiä. Molemmilla on ilmainen palvelutaso, joten sinun ei tarvitse maksaa mitään näiden kriittisten tiedostojen tekemiseksi. Ja heillä molemmilla on Web-sovellus, joten voit käyttää sovellusta suoraan selaimessasi asentamatta mitään ohjelmistoja.

Hätätilanteisiin valmistautumista koskevat asiakirjat

Haluan tarjota joitain esimerkkejä hätätilanteisiin varautumisasiakirjoista, koska et usein tiedä mitä tarvitset, kunnes sinulla on mahdollisuus selata joitain vaihtoehdoista. Muutamia yleisiä ovat:

• Kerrosten evakuointisuunnitelma / kartta,
• Rakennuksen evakuointisuunnitelma / kartta, mukaan lukien turvallinen kohtauspaikka,
• Koti evakuointisuunnitelma / kartta, mukaan lukien turvallinen kohtauspaikka,
• Liiketoiminnanjatkuvuussuunnitelma,
• Hätäyhteystiedot (jokaisessa kodissa pitäisi olla yksi jääkaapissa tai postitettu jonnekin näkyvästi),
• Hätäpuhelupuu,
• Ensiapu - ja CPR - tiedot, sekä
• Metsäpalo, tulva, maanjäristys ja suoja-asteikot paikalla.

Voisin jatkaa, mutta toivottavasti tämä luettelo laukaisee ideoita asiakirjoista ja kaavioista, jotka sopivat sinun sijaintiisi ja olosuhteisiisi. Kaikki dokumentit eivät tietenkään ole sopivia jokaiselle kodille tai yritykselle. Jotkut näistä asiakirjoista, kuten CPR- ja ensiapukartat, ovat yksinkertaisesti tulostettavissa. Toiset ovat niin yksinkertaisia ​​ja selkeitä tehdä, että voit jopa piirtää ne nopeasti tekstinkäsittelysovelluksessa. Saatat jopa olla houkutus kirjoittaa ne käsin. Suosittelen digitaalisen kopioinnin sijasta, koska silloin on helpompaa pitää digitaaliset kopiot tallennettuna pilveen. Digitaalisten kopioiden tallentaminen pilveen tarkoittaa 1), että voit päivittää ne helposti ja 2) saada tietoja, vaikka et olisikaan tulostetun paperin edessä.

Kuinka tehdä hätäasiakirjoja

Käyttämällä yhtä näistä kahdesta aiemmin mainitsemastani sovelluksesta, SmartDraw tai Lucidchart, tekee tästä projektista nopeaa ja tehokasta. Saatat jopa nauttia työkalujen käytöstä.

Aloita tarkastelemalla sovelluksen tarjoamia malleja. Ohjelmistokaaviossa "malli" tarkoittaa näyteasiakirjaa, joten saat paljon muutakin kuin vain tiedoston, jolla on asianmukainen muotoilu. Otetaan esimerkki toimistojen evakuointikartasta. Mallipohjassa on jo piirretty näytteen pohjapiirros ja evakuointitie (sen sijaan, että antaisi sinulle tyhjän kankaan ja kirjaston sopivista esineistä iskutellakseen sitä). Ainoa mitä sinun täytyy tehdä, sekä kirjaimellisesti että metaforisesti, on siirtää huonekaluja. Vedät ja pudotat esineitä, jotka edustavat oviaukkoja, ikkunoita, työpöytiä, tuoleja, ruukkukasveja, vesijäähdyttimiä, kylpyhuoneita, kaappeja ja niin edelleen, kunnes näytteen pohjapiirros on morfi, edustamaan todellista toimistotilaa. Samoin liikut ja kiertävät, pidentävät tai lyhentävät punaisia ​​nuolia, jotka osoittavat lähimpään uloskäyntiin.

Et ehkä löydä tarkkaa mallia, mutta voit aina valita muita vastaavia kaavioita tarkoitukseen. Esimerkiksi pystysuora organisaatiokaavio ei ole kaikkein yhtä kattava puhelinpuusta.

Ota tunti paremmin valmistautumiseksi

Ohjelmasovellusten avulla on muutaman hätätilannetta koskevan asiakirjan muokkaaminen niin helppoa, että sinun pitäisi pystyä purkamaan pois useimmat tarvitsemasi tuontitunnit noin tunnissa. Ota mikä tahansa perjantai-iltapäivä toimistossa, kun olet polttunut muista töistä tai lauantaiaamuna kotona henkilökohtaisten asiakirjojen saamiseksi, ja tee muutama tärkeä tiedosto.

Tietenkin, tämä on vain jäävuoren huippu, kun halutaan suunnitella pahinta. Mitä teet, jos virta sammuu? Entä jos ransomware iskee tietokoneesi? Varmuuskopioidaanko kaikki tietosi pilvelle? Kun aika sallii, sinun tulisi lukea kuinka suojata yrityksesi katastrofiturvallisuudesta, joka sisältää tietoa katastrofivalmiuden suunnittelusta, toteuttamisesta ja koulutuksesta.