Järjestäytyminen: miten pitää työ- ja henkilökohtaiset tiedostosi erillään

Minun kaltaiset tietotyöntekijät tarkistavat usein työsähköpostimme viikonloppuna. Tai voimme edetä tärkeällä esityksellä myöhään illalla kotoa, jos silloin tuottoisimmat aikamme ovat (tai jos olemme tekemässä projektia). Olemme yhtä alttiita vastaamaan henkilökohtaisiin viesteihin ollessamme töissä tai skannaamamme kot vakuutusasiakirjaa toimistokopiokoneella. Tietotyöntekijät yleensä pitävät tällaisesta joustavuudesta, mutta jos et ole varovainen työn ja henkilökohtaisten tiedostojesi erottamisessa, saatat joutua itsesi ja tietosi vaikeuksiin.

Riskiä aiheuttavat käytännöt työn ja elämän harmaalla alueella voivat vaarantaa arkaluontoiset tiedot. Esimerkiksi, vaikka monet ihmiset voivat skannata henkilökohtaisen asiakirjan täällä ja siellä sijaitsevassa toimistossa, et halua skannata mitään arkaluontoista, koska ellet ole IT-päällikkö, sinulla ei ole aavistustakaan, mihin monitoimitulostin tallentaa kopioita skannattavista tiedostoista. Ne ovat todennäköisesti itse skannerin kiintolevyllä, ja ne voidaan tallentaa myös suojaamattomiin jaettuihin palvelimiin.

Lisäksi työ- ja yksityiselämän tasapainon ylläpitämiseksi on hyödyllistä saada vihjeitä, jotka muistuttavat sinua, kun teet yhden tyyppistä työtä, kun olet toisella kellolla. Oletetaan, että olet saapumassa joihinkin sähköposteihin kolme päivää perhelomalle. Saatat arvostaa, että sinulla on joustavuus ja mahdollisuus tarttua kiireellisiin asioihin, mutta kannattaa myös palata takaisin nauttimaan Splash Mountain -lapsestasi. Muutamalla yksinkertaisella strategialla henkilökohtaisten ja työtiedostojesi erottamiseksi, et koskaan pääse imettämään työn tekemistä liian kauan, kun nautit henkilökohtaisesta ajasta ja päinvastoin.

Lokeroi tiedostojasi

Tärkein temppu työ- ja henkilökohtaisten tiedostojen erottamisessa on osien jakaminen osiin. Tiettyjen asioiden pitäminen erillisissä paikoissa luo paitsi järjestystä, myös varmuutta. Se toimii sekä fyysisessä että digitaalisessa maailmassa. Jos laitat avaimet aina oikeaan taskuun ja puhelimesi vasempaan, et koskaan lopu takkisi hakuun jompaakummasta näistä esineistä.

Digitaalitiedostoissa periaatteet ovat samat, mutta todellisuus on hiukan erilainen. Voit pitää kaikki työtiedostot yhdessä kansiossa ja henkilökohtaiset tiedostot toisessa, mutta asuvatko ne samassa palvelimessa, tietokoneessa, sovelluksessa vai mobiililaitteessa? Haluatko heidät?

Joskus erotamme työtiedostot henkilökohtaisista tiedostoista rajojen ylläpitämiseksi, jotta emme väsy työhön, kun meidän pitäisi viettää aikaa perheen ja ystävien kanssa, tai niin, että meillä ei ole kiusausta lopettaa veroilmoituksen tekemistä samalla kun olemme kello.

Vuosien varrella olen kehittänyt joitain strategioita, jotka auttavat minua jakamaan työni ja henkilökohtaiset tiedostosi siten, että ne täyttävät nämä ehdot:

• He ovat aina erillisiä
• Ne ovat käytettävissä riippumatta siitä, missä olen, mutta
• Minusta on hiukan hankalaa käyttää työ tiedostoja, kun olen kotitilassa, ja kotitiedostoja, kun olen työtilassa.

Käytä erilaisia ​​käyttöliittymiä eri asioihin

Ensin puhutaan digitaalisista asiakirjoista, kuten tekstinkäsittelyasiakirjoista, laskentataulukoista, esityksistä, PDF-tiedostoista ja kuvista.

Helpoin tapa, jonka olen löytänyt pitää asiakirjat erillisinä ja silti saatavissa, on tallentaa ne online-synkronointipalveluun ja käyttää erilaisia ​​palveluita erityyppisiin tietoihin. Käytän Dropboxia henkilökohtaisten tiedostojen tallentamiseen, varmuuskopiointiin ja synkronointiin, ja luotan työhöni Google Driveen. Näiden kahden palvelun lisäksi on paljon vaihtoehtoja, joista voit lukea PCMagin luettelosta parhaista online-tallennuspalveluista. Mutta asia on aloittaa jakamalla tiedostosi kahteen eri palveluun.

Miksi en halua valita suosikki tallennuspalveluani ja luoda kaksi eri tiliä sen sijaan, että käyttäisin kahta eri palvelua? Eri käyttöliittymä omistaa minulle tarvittavat rajat työ- ja henkilökohtaisten tiedostojen välillä.

Jos tarkastelen Google Drive -verkkokäyttöä, minusta tuntuu, että työskentelen. Jos tuijotan Google Drivea lomallani, äänestäni kuitenkin kuuluu kelloja, jotka muistuttavat minua tekemään töitä, kun minun pitäisi olla lomalla uima-altaan äärellä. Mutta jos työstän viikonloppuna Dropboxin ympärillä ja järjestän henkilökohtaisia ​​valokuvia, aivoni eivät anna minulle samaa "sinä työskentelet" -signaalia. Ajan myötä olen kehittänyt vahvan yhteyden kunkin käyttöliittymän ja sen välillä, mitä teen siinä. Minulle on vielä tärkeämpää olla selkeät työ- ja elämärajat, koska työskentelen kotitoimistosta. Kun työskentelin kokopäiväisesti toimistorakennuksessa, käytin samanlaisia ​​strategioita samaan vaikutukseen.

Luo visuaalisia viitteitä käyttöjärjestelmään ja teemiin

Jotkut tallennuspalvelut, kuten ne, jotka integroituvat tiiviisti käyttöjärjestelmään, eivät näytä lainkaan millään (paitsi jos käytät Web-sovellusta). Niillä ei välttämättä ole erillistä käyttöliittymää. Toinen tapa, jonka avulla voit jaotella osiin edes tajuamatta sitä, on käyttää erilaista käyttöjärjestelmää töissä ja kotona. Jos sinulla on Windows-kone toimistossa ja Mac kotona, saatat jo kokea saman ymmärryksen tunnetta, kun teet toimistotyötä kotona Macilla.

Toinen ongelma saattaa olla se, että käytät joitain samoja työkaluja työ- ja henkilökohtaisessa elämässäsi, koska pidät niistä. Et halua valita kahta erilaista työkalua tai käyttöliittymää. Haluat käyttää molemmille haluamaasi. Jotkut ystävistäni esimerkiksi käyttävät Slackia henkilökohtaiseen viestintään ja käyttävät Slackia myös työssä. Tässä tilanteessa suosittelen vaihtamaan kahden Slack-tilisi teema (eli värimaailma) niin, että ne fyysisesti näyttävät erilaisilta. Yhdistät nopeasti yhden värimallin työhön ja yhden yksityiseen henkilökohtaiseen chattiin.

Erotella selaimen mukaan

Toinen vaihtoehto työn jakamiseen osiin ja visuaalisten vihjeiden luomiseen, jotka muistuttavat sinua siitä, minkä tyyppistä työtä teet, on pysyä yhden tyyppisissä selaimissa työssä ja toisessa kotona. Visuaaliset vihjeet saattavat olla hienovaraisempia, mutta saat silti tapana julkaista esimerkiksi Chrome for work ja Firefox henkilökohtaisia ​​tavaroita varten.

On myös hyödyllistä käyttää kahta erillistä selainta pitämään verkkohistoria erillään. Voit esimerkiksi olla valppaampi selaimen välimuistin tyhjentämisessä työtiedostoille, koska ne sisältävät arkaluonteisia yritystietoja, mutta haluat ehkä säilyttää henkilökohtaisen verkkohistorian, jotta voit etsiä nopeasti muutama päivä sitten käymät sivustot (tai päinvastoin).

Käytä sähköpostiasiakassovelluksia etuna

Matkapuhelimissa on todella helppo tapa erottaa työsähköposti henkilökohtaisesta sähköpostista riippumatta siitä, käytätkö samaa sähköpostipalvelua, kuten Gmailia, sekä töissä että kotona. Ratkaisu: Käytä erilaisia ​​sähköpostiohjelmia.

Gmailissa on itsenäinen sovellus, mutta sinun ei tarvitse valita sitä sovellukseksi, jolla käytät Gmailia. Voit käyttää iPhonessa osakepostisovellusta. Tai mihin tahansa puhelimeen, voit asentaa kolmannen osapuolen sähköpostiohjelmasovelluksen, joka toimii Gmailissa, kuten Boxer tai Inboxcube.

Haluan käyttää erillisiä sovelluksia työhön ja henkilökohtaiseen sähköpostiin. Saan saman hyödyn, jos minulla on kaksi erillistä rajapinta. Lisäksi, kun yritän olla imemättä töihin, voin lopettaa ja sulkea työviestin pitäen henkilökohtaisen sähköpostiosoitteeni helpommin saatavana tai päinvastoin.

Voi olla, että pidät todella yhdestä sähköpostiohjelmasovelluksesta ja haluat käyttää sitä sekä työhösi että henkilökohtaiseen sähköpostiisi. Monien sovellusten avulla voit todentaa useita tilejä ja vaihtaa niiden välillä haluamallaan tavalla. Se tarjoaa helpon käytön, jota et kuitenkaan ehkä halua. Menetät kahden erillisen käyttöliittymän edun ja menetät mahdollisuuden sulkea sovelluksen sillä tilillä, jonka haluat tehdä tällä hetkellä vähemmän houkuttelevalta. Ehkä haluat, että tekniikkasi on hieman vähemmän käyttäjäystävällinen oman psykologian vuoksi.

Lokeroitu parempaa työ- ja perhe-elämän tasapainoa varten

Jos tarvitset selkeämpiä rajoituksia työsi ja henkilökohtaisen elämäsi välillä, tietojen jakaminen eri sovelluksiksi, palveluiksi, käyttöjärjestelmiksi ja selaimiksi auttaa erittäin paljon.

Kaksi erillistä virtuaalitilaa, joissa käytät tiedostoja, luo vihjeitä, assosiaatioita ja pääsyn esteitä, jotka voivat auttaa minimoimaan vapaa-ajan työskentelyn tai henkilökohtaisten askareiden tekemisen töissä ollessasi, silti antamalla sinun saada ne suorittamaan, kun se on välttämätön.