Järjestäytyminen: kuinka pitää siistinä siistinä, skannaavissa ja ei liian kiireisinä

Hieno tekee kommunikoinnin joukkueen sisällä paljon helpompaa kuin sähköpostin käytön, mutta sovelluksella on taipumus näyttää sotkuiselta lasten leikkihuoneelta. Jos ryhmäsi jäsenillä on syvä intohimo animoituihin gifiin tai he eivät ajattele kanavien nimeämistä, henkilökohtainen käyttöliittymäsi on todennäköisesti täysin järjestäytymätön. Nämä yhdeksän vinkkiä voivat auttaa sinua hallitsemaan uudelleen tätä tärkeintä yritysviestintäsovellusta.

1. Tee löysät viestit kompaktemmiksi

Kaksi asetusta tiukentaa Slack-käyttöliittymääsi virtaviivaisemmaksi. Siirry kohtaan Asetukset> Viestit ja media. Valitse Teema-kohdasta Kompakti. Valitse sitten heti sen alapuolelle nähdäksesi vain näyttönimet.

Yhdessä nämä asetukset poistavat ylimääräiset merkit ja välilyönnit Slackista. Se ei välttämättä ole suosikkisi tyyli, mutta se kannattaa kokeilla, jos haluat tehdä Slack-tilaasi näyttävämmältä ja vähemmän kiireiseltä. Jos haluat pystyä skannaamaan paljon tietoa ilman paljon vierittämistä, saattaa olla syytä kokeilla tätä.

2. Pysäytä löysä sivupalkki

Ei ole mitään syytä, että sinun ei tarvitse nähdä kaikkia kanavia ja viestejä, jotka on lueteltu sivupalkissa oletuksena. Tähtikanavat ja suorat viestit, joita käytät yleisimmin. Se saa heidät istumaan yläosassa tähdellä merkityn otsikon alla, jolloin voit keskittää huomioni tähän kuratoituun luetteloon.

Jos Slack-tilisi on turmeltunut vakavasti, harkitse myös asetusten muuttamista niin, että näytetään vain tähdellä merkityt viestit ja lukemattomat viestit. Siirry kohtaan Asetukset> Sivupalkki> Sivupalkin asetukset> Ulkonäkö ja valitse Lukemattomat ja tähdellä merkityt keskustelut.

3. Tukahduta kuvan sotku

Jos tärkein valitus Slackista on, että kollegasi lähettävät liian monta animoitua gifiä, hymiöitä ja linkkejä valtavien esikatselukuvien kanssa, voit yksinkertaisesti tukahduttaa ne mielestäsi. Katso kohdasta Asetukset> Viestit ja media. Pohjassa ovat valintaruudut, joiden avulla voit piilottaa erityyppisiä kuvia.

Jos haluat lopullisen siistimmän Slack-kokemuksen, aseta ne näin:

4. Mukauta ilmoituksia

Liian monien ilmoitusten saaminen tekee niistä kaikista melua. Mukauta ilmoitukset, jotka saat Slack-tilassa kolmessa vaiheessa.

Mykistä ensin kanavat, joissa suurin osa uusista viesteistä ei ole tärkeitä. Siirry kanavalle, napsauta hakukentän vieressä olevaa cog-kuvaketta ja valitse vaihtoehto mykistää kanava.

Toiseksi, vaihda ilmoitusasetuksesi joko Suorat viestit, maininnat ja avainsanat tai Ei mitään. Jos valitset Ei mitään, näet merkkejä, jotka osoittavat uusia viestejä, mutta et saa äänihälytyksiä tai muita näytön ilmoituksia.

Kolmanneksi, kiinnitä huomiota kahta viimeistä vaihtoehtoa, jotka näkyvät tässä osiossa: Ilmoita minulle vastauksista, joita seuraan, ja Käytä eri asetuksia mobiililaitteille. Riippuen siitä, kuinka sinä ja joukkuetoverisi käytät kierrettyjä keskusteluja, kannattaa ehkä valita vaihtoehto vastaanottaa ketjuilmoituksia. Mobiililaitevaihtoehtojen suhteen erilaisten asetusten valitseminen puhelimellasi voi auttaa sinua keskittymään. Kun seuraavan kerran sinun on työskenneltävä keskeytyksettä, sulje Slack-työpöytäsovellus ja kirjaudu ulos verkko-sovelluksesta, mutta pidä puhelimesi lähellä tärkeiden Slack-ilmoitusten saamiseksi.

5. Käytä etuliitteitä samanlaisten löysäkanavien klusterointiin

Tässä on taktiikka, jota näen säännöllisesti joukkueiden käyttävän Slackissa: Luo etuliitteitä kanaville, jotka tulisi ryhmitellä. Kaikilla kanavilla, jotka on tarkoitettu esimerkiksi yksinomaan myyntitiimin käyttöön, tulee käyttää etuliitettä "myynti-", jotta sinulla voi olla # myyntiyhteyksiä, # myyntivihjeitä, # myyntivoittoja ja niin edelleen. Kanavat, jotka ovat vain huvin vuoksi, voivat käyttää etuliitettä "hauska" tai "vesijäähdytin".

Etuliitteiden käyttö saa samanlaiset kanavat ryhmittymään automaattisesti toisiinsa sekä sivupalkissa että täydessä kanavaluettelossa aina, kun sinun on tutkittava niitä.

6. Käytä kyselytyökaluja (tai tätä hakkerointia)

Kun kysyt joukkuetovereidesi tutkimuksen tyyliin liittyvää kysymystä, kuten "Mihin aikaan kaikki voivat tavata tänään iltapäivällä?" käytä äänestyssovellusta. Kyselyyn annettujen vastausten lukeminen on paljon helpompaa ja tarpeellisempaa kuin sivuilla kommentit.

Polly for Slack on yksi tunnetuimmista kysely- ja kyselysovelluksista. Asenna se Slack-lisäosana ja kirjoita sitten "/ polly" aina, kun haluat luoda kyselyn.

Voit ohittaa kyselytyökalut myös tällä yksinkertaisella hakkeroinnilla: Kirjoita kysymyksesi ja anna mahdolliset vastaukset reajilla. Ryhmätoverisi selvittävät, että heidän tulisi lisätä asianmukainen reakji kysymykseen osoittaakseen etusija. Käytä kyselyvaihtoehtoja, joissa ei ole selviä kuvakkeita, jotka vastaavat, käytä numerorežiota tai värillisiä pisteitä. Tulokset ovat tiukka, siisti ja helppo lukea.

7. Luo ketjujen etiketti

Viestiketjut ovat loistavia pitämään Slack organisoituneena, mutta vain kun käytät niitä tavalla, joka toimii tiimisi kannalta. Viestiketju on keskustelu, joka siirtyy pääkanavalta sivupalkkiin. Ihmiset voivat valita keskustelun tai pysyä siitä poissa. Viestiketjussa sinä ja joukkuetoverisi voivat käydä yksityiskohtaisen keskustelun yhdestä aiheesta ilman, että sitä keskeytetään.

Kun ketjuja on kuitenkin liian paljon, on vaikea skannata kanavaa ja seurata mitä tapahtuu viime aikoina. Siksi sinun on löydettävä oikea tasapaino langankäytössä ja siihen liittyvä etiketti. Ei ole sääntöä siitä, kuinka se tehdään.

Työskentelin aiemmin ryhmän kanssa, joka lisäsi säie-emoji-kelan minkä tahansa viestin loppuun, jonka he halusivat siirtää pois pääkanavalta. Ajan myötä olemme kaikki valinneet epäviralliset säännöt viestien jakamiselle, ja kaikki näyttivät mielellään noudattavan niitä.

Vinkki: Jos haluat lisätä mukautetun hymiön, napsauta työtilaa vasemmassa yläkulmassa, valitse Mukauta löysää ja lähetä valitsemasi kuva Hymiöt-välilehdeltä. Huomaa, että järjestelmänvalvojat voivat rajoittaa sitä, kuka voi lisätä mukautettuja hymiöitä.

Jos olet halunnut edistyneempiä nipistysaskeleita, kannattaa ehkä oppia myös rakentamaan löysä robotti.

8. Järjestä ajatuksesi muotoilulla

Järjestä Slack-viesteissä kirjoittamasi muotoilun avulla. Muiden ihmisten on helpompi skannata kanava ja poimia tärkeät asiat.

Slack käyttää Markdown-muotoilua lihavoituina, kursivoituina, alleviivattuina ja koodimuotoina. Kun kirjoitat enemmän kuin muutama merkki, huijausarkki tulee näytön alaosaan auttamaan sinua ulos.

Lisää lisäksi rivinvaihdot viestiin käyttämällä vaihtoa + paluuta. Tämän näppäilyyhdistelmän avulla voit luoda kappaleita lähettämättä viestiä (jos painat paluuta ilman vaihtoa, viesti lähetetään). Kun olet tehnyt sen, voit kirjoittaa pidempiä viestejä, joita on helppo lukea ja muokata, sen sijaan, että joudut lähettämään viisi tai kuusi peräkkäistä viestiä. Tästä käytännöstä voi olla hyötyä Slack-hakutuloksillesi, jos käytät ilmaista tiliä, joka rajoittuu etsimään vain viimeisimmät 10 000 viestiä.

9. Luo automaattisia hälytyksiä

Automaattinen hälytys Slackissa on ilmoitus, jonka saat automaattisesti, kun jokin toimenpide tapahtuu. Voit esimerkiksi luoda hälytyksen, kun joku täyttää yrityksesi verkkosivun. Muutamia muita ideoita: Voit saada hälytyksen joka kerta, kun myynti sulkeutuu verkkokaupassasi, aina kun uusi kommentti ilmestyy verkkosivustollesi tai heti, kun joku ryhmästäsi avaa tai sulkee ongelman Githubissa.

Automaattisia hälytyksiä voi määrittää ja hallita muutamalla tapaa. Yksinkertaisin on Slackin integroiminen App Appsin muiden työkalujen kanssa. Yhdistä esimerkiksi Slack Freshdeskiin, ja voit saada ilmoituksia joukkueellesi lähetetyistä tukilipuista.

Toinen tapa on käyttää Slack-sovellusta Saapuva Webhooks, jonka asennukseen tarvitaan vähän teknistä tietämystä, mutta jonka avulla voit saada hälytyksiä toiminnoista, jotka voivat olla Slack-sovellusten alueen ulkopuolella. Viimeinen vaihtoehto on käyttää kolmannen osapuolen automaatiotyökalua, kuten IFTTT, Workato tai Zapier. Nämä palvelut antavat sinun yhdistää sovelluksia toisiinsa, ja Slack-sovelluksen yhteydessä voit yhdistää sovelluksen, vaikka Slack ei tue sitä luonnollisesti. Automaatiotyökalut voivat myös antaa sinulle enemmän vaihtoehtoja hälytyksen mukauttamiseksi.

Signaali vs. melu

Slack lupasi auttaa korjaamaan joitain sähköpostiin liittyviä signaali-kohina-ongelmia. Se lupasi myös antaa ihmisille tavan kommunikoida, joka oli hauskempaa. Siitä on tullut sovellus, joka onnistuu pääosin molemmilla alueilla, mutta toimiessaan siitä on kasvanut erilainen peto, joka voi tuntua turhaltä. Puhdistamalla Slack-käyttöliittymäsi voit vähentää melua merkittävästi ja luoda keskittyneemmän tilan kommunikointiin.

Jos kaikki muu epäonnistuu, voit aina hypätä laivaa tutkimalla näitä 17 vaihtoehtoa Slackille. Jos olet sitoutunut pysymään sovelluksen kanssa, muista opettaa itsellesi lisää vinkkejä ja temppuja Slackille.