Järjestäytyminen: kuinka parantaa viestintää projektinhallinnan parantamiseksi

Jokaisen projektin aikana on kriittistä osata kommunikoida ja milloin käyttää projektinhallintapalvelua viestintään. Projektijohtamisinstituutin raportin mukaan viestintä kaikkien sidosryhmien kanssa on tärkein tekijä projektijohtamisen menestyksessä. Huono viestintä on liian usein syy muihin ongelmiin, jotka johtavat projektiin suunnasta tai upposivat sen kokonaan.

Mitä selkeä, avoin ja tehokas viestintä tarkoittaa projektinhallinnassa ja miten teet sen? Viime viikon Get Organized -sarakkeessa tarkasteltiin kuinka päästä aloittamaan projektin hallinnointi. Tärkeimmät toteutettavat asiat olivat hankkeen määrittelemistä (ja sen varmistamista, että se on projekti eikä vain meneillään olevaa työtä) ja sen vaatimuksia, laajuutta, suoritteita, välitavoitteita ja toimijoita, mukaan lukien sidosryhmät. Jos et ole vielä lukenut sitä, suosittelen tekemään se ennen tämän artikkelin käsittelemistä.

Kuinka huono viestintä vaikuttaa projektinhallintaan

PricewaterhouseCooperin tutkimuksen mukaan kolme suurinta ongelmaa, jotka estävät projektin onnistumisen, ovat laajuuden muutokset, huono arvio suunnitteluvaiheessa ja huonosti määritellyt tavoitteet. Mutta ProjectManager.comin toimitusjohtaja Jason Westland näkee nämä kaikki erilaisista syistä johtuvista kysymyksistä: huonosta viestinnästä.

"Jos projektipäälliköllä ei ole alaa tai jos pelaajat eivät tiedä aikajanaa, asiat hajoavat tai toimitetut eivät täytä vaatimuksia", Westland sanoi, kun puhuin hänen kanssaan hiljattain projektinhallinnan parhaista käytännöistä.

Westland, joka kirjoitti myös projektinhallinnan elinkaaren , lisäsi: "Tavallisesti tapahtuu, että projektipäälliköllä ei ole todellista käsitystä projektin laajuudesta. Tiimi ei oikeastaan ​​tiedä mitä he toimittavat. Kukaan todella tietää, mitkä ovat välitavoitteiden tai tärkeimpien suoritusten päättymispäivät. Ja koko projektin ajan kukaan ei pidä heitä ajan tasalla kokonaisnäkemyksestä, syystä miksi he tekevät sen. Ja asiat vain liukuvat."

Westland kasvoi Uudessa-Seelannissa. Hän kertoi minulle analogisesti lampaiden karjaamisesta isänmaallaan ja projektin hallinnasta.

Kuvittele nuorta poikaa, jonka on siirrettävä 300 lammasta yhdestä varikosta toiseen käyttämällä vain muutamaa koiraa. "Olet jatkuvassa kommunikoinnissa koiriesi kanssa pillin kautta", hän sanoi. "Koirat liikkuvat jatkuvasti jakamaan ryhmiä tai yhdistämään ryhmiä." Työ voi tuntua vaikealta yhdelle pojalle ja muutamalle koiralle, mutta jos viestinnässä ei koskaan ole katkoa ja poika muistuttaa jatkuvasti tavoitteestaan, se voidaan tehdä.

Katso iso kuva

Projektin aloituskokouksen aikana kaikkien projektissa työskentelevien pelaajien on poistuttava kokouksesta selkeästi kuvaus siitä, mitä lopullinen projekti sisältää. Toisin sanoen jokaisella ei tulisi olla vain visio, vaan myös kirjoitetut yksityiskohdat.

Kuvittele projekti, jonka toteuttaminen vie yhden vuoden. Muutaman kuukauden kuluessa projektiin on täysin mahdollista, että visio jonkun mielen silmässä on tajuttu vähän ensimmäisestä päivästä. Projektipäällikön on muistutettava jokaiselle lopullisen projektin kuvausta - ja hänen on tehtävä niin usein. Tällainen visioviestintä voi tapahtua säännöllisesti järjestetyn kokouksen aikana (enemmän siitä hetkessä) tai tuomalla projekti-asiakas toisinaan muistuttamaan joukkuetta siitä, mitä he työskentelevät.

Lisäksi kaikki projektitiimin jäsenet ovat vastuussa viestinnästä, kun jokin tehtävä tai tehtäväsarja eroaa seuraavasta toimituksesta tai projektin lopullisesta kuvauksesta. Kun syntyy tehtävä, joka ei kuulu soveltamisalaan, työntekijöiden on puhuttava ja projektipäälliköiden on kuunneltava. Viestintä on kaksisuuntaista katua. Samoin, jos joukkue uskoo, ettei se saavuta määräaikaa, heidän on ilmoitettava projektipäällikölle, kun he ovat vaarassa, ei sen jälkeen, kun on liian myöhäistä. Tällaista viestintää kuuleva projektipäällikkö voi tehdä päätöksiä vastaavasti. Ja kuten saatat arvata, projektipäällikön on ilmoitettava joukkueelle kaikista tehdyistä muutoksista ja pyydettävä palautetta.

Kiinnitä huomiota hienoihin yksityiskohtiin

Sen lisäksi, että projektipäälliköt usein palaavat visioon ja pitävät laajuuden hallussaan, niiden on tiedettävä kaikki hienot yksityiskohdat. "Projektin aikana on todella tärkeää, että projektipäällikkö on täysin tietoinen jokaisesta tehtävästä ja sen merkityksestä", Westland sanoi.

Hankkeilla voi olla helposti tuhansia tehtäviä, mikä on paljon tietoa jokaiselle projektipäällikölle muistettavissa. Juuri tästä syystä projektinhallintapalvelu on niin arvokas. Kaksi esimerkkiä ovat Zoho- ja ryhmätyöprojektit, vaikkakin markkinoilla on kymmeniä erikokoisia ja monimutkaisia ​​joukkueita.

Kun joukkueet käyttävät projektinhallintaympäristöjä, kaikki tehtävät tallennetaan järjestelmään ja ovat näkyviä kaikille, jotka heidän täytyy nähdä (tai joskus ne ovat kaikkien nähtävissä työkalusta riippuen). Jokaisella tehtävällä on toimeksiantaja ja eräpäivä. Siellä on myös yleensä lisätietoja, jotka kuvaavat, ei oleko tehtävä tällä hetkellä vielä kenenkään levyllä, aktiivinen tai suoritettu. Jotkut alustat tarkkailevat vielä yksityiskohtaisemmin kunkin tehtävän suorittamisen prosenttitasoa. Joten projektipäällikkö voi tarkistaa tehtävän milloin tahansa nähdäksesi sen tilan ilman, että sinun täytyy kävellä jonkun pöydän yli, napauttaa kyseistä henkilöä olkapäällä ja kysyä. Se muuttaa täysin viestinnän luonnetta.

Projektinhallintatyökalut keskittävät tiedon ja antavat kaikille pääsyn siihen. Loppujen lopuksi dokumentointi on vain yksi viestinnän muoto.

Maestro Development -yrityksen johtaja Peter Clarkson, joka muodostaa projektinhallintaalustan Maestro Project Office, on entinen projektipäällikkö, joka on johtanut tuhansia hankkeita. "Tein paljon tilintarkastuksia huonoissa projekteissa. Minut tunnettiin pelastamaan taiteilijana", hän kertoi minulle. "Se on aina sidottu metodologian puuttumiseen ja tietämättömyyteen siitä, mitä projektissa tapahtui: kokousten, asioiden ja toimien dokumentoinnin puuttuminen."

Kun Clarkson kuvailee päiväään projektipäällikkönä, viestinnän ja projektipäällikön yhteyden merkitys jokaiseen viestinnän osaan tulee ilmeiseksi. "Projektipäällikkönä väitin ​​aina olevani laiska, koska en ole koskaan antanut mitään itselleni", hän sanoi. "Tein vain kävellä ympäri ja keskustella ihmisten kanssa, lukea raportteja tai tarkistaa tietokannasta asioita, jotka olivat panimoita ja tallennuksia, mutta kukaan ei tehnyt mitään. Luin kokouspöytäkirjoja useista kokouksista, joita en tehnyt" t todella mennä. " Hänen mukaansa hän vietti helposti kolmanneksen työpäivästään missä tahansa projektinhallintatyökalussa ja tietokannassa, jota ryhmät käyttivät.

Pidä kokouksia

Suurin osa hankkeista ja projektiryhmistä luottavat jossain määrin kokouksiin. Kuten Westland selittää: "Ennen verkkotyökaluja projektipäälliköt järjestivät yleensä viikoittaisen stand-up-kokouksen, jossa jokainen yksinkertaisesti kertoi, mitä tehtäviä he työskentelevät, mitkä tehtävät he ovat suorittaneet ja muiden suoritteiden tai tehtävien tilan." Mutta jos projektinhallintaympäristö on olemassa, jossa kaikki nämä tiedot tallennetaan ja tehdään näkyväksi, onko silti syytä kokouksiin?

Itseasiassa kyllä. Vaikka online-työkalut parantavat viestintää huomattavasti, kokoukset ovat silti hyödyllisiä. "Ei ole niin, että sinulla ei vieläkään ole stand-up-palveluita; tarkoitus muuttuu. Viikoittain tehtävän tehtäväpohjaisen stand-up-tilan sijaan siitä voi tulla kahden viikon välein pidettävä kokous, jossa projektipäällikkö uudistaa vision ja varmistaa, että kaikki tietää minne heidän on mentävä, tai tuo asiakkaan mukaan puhumaan projektin toimittamisen syystä. Siitä tulee enemmän strategiaistuntoa kuin toteuttamisistuntoa ", Westland sanoi.

Suunnitelma postimortemille

Viestintä on avain jokaisen projektin onnistumiseen paitsi suunnitteluvaiheessa ja aloituskokouksessa, myös koko projektin ajan ja jopa sen päätyttyä. Mortem-kokoukset antavat tiimin jäsenille yhden viimeisen mahdollisuuden kommunikoida projektin oikean ja väärän aseman kanssa.

Tiimin jäsenten tulee olla rehellisiä ja avoimia palautteellaan, mutta yhtä tärkeätä on, että projektipäällikkö kuuntele palautetta, tallentaa se ja viittaa siihen seuraavan kerran, kun samanlainen projekti syntyy.

Projektinhallintaympäristöt voivat myös olla loistava lähdeaineisto hankkeen päättymisen jälkeen. Useimmat joukkueet hyötyvät projektien raporttien ja historian tarkistamisesta saadakseen paremman käsityksen siitä, mitä tapahtui, kun jotain meni pieleen.

Lisää vinkkejä PCMag: n kahden Editors 'Choice -projektinhallintapalvelun hyödyntämiseen saat lukemalla 7 tapaa yksinkertaistaa projektinhallintaa ryhmätyöprojekteissa ja 5 Zoho-projektiominaisuutta yrityksen organisoimiseksi.