Järjestäytyminen: kuinka siirryin työskentelemään pilvessä

Kun olen työskennellyt vuosia hybridijärjestelmässä, jossa jotkut tiedostot olivat paikallisia ja jotkut olivat pilvessä, muutin äskettäin kokonaan verkossa työskentelemiseen. Päätin käyttää Google Drivea, mutta se olisi saattanut yhtä helposti olla mikä tahansa samanlainen palvelu, kuten Microsoft Office Online.

Tässä on miten muutin uuteen ympäristöön, joitain etuja ja haittoja työskennellessäni kokonaan verkossa, ja neuvoja, jos ajattelet myös vaihtamista.

Miksi muutin Google Driveen

Olen jo pitkään käyttänyt Google Drivea, mukaan lukien Google-dokumentit, Sheets ja Slides. Mutta en ole koskaan käyttänyt sitä yksinomaan kaikkeen työhöni viime aikoihin asti.

Edellisessä asennuksessani jotkut tiedostot oli tallennettu paikallisesti tietokoneelleni (tietenkin varmuuskopioitu) ja vain kourallinen tiedostoja, jotka elivät Google-dokumenteina, ja muita online-tiedostoja. Käytin Google Drivea useimmiten yhteistyöhön liittyvissä tiedostoissa, kuten dokumentissa, joka suunnitteli lomaa ystävien kanssa.

Yksi tärkein syy, jonka vuoksi päätin siirtyä kokonaan pilveen, oli se, että olen käyttänyt paljon erilaisia ​​laitteita, paljon enemmän kuin koskaan ennen. Jokaisena päivänä haluan ehkä saada töitä mistä tahansa noin viidestä eri laitteesta riippuen siitä, olinko kotona, kokouksessa, matkalla vai muualla. Minulla on tietokonepöytäkone Mac, Chromebook Pixel, joka on kannettava, mutta ei mahtava kokouksiin, älypuhelin ja kannettava tietokone. Ja toisinaan työskentelen jonkun toisen tietokoneella.

Aina kun mahdollista, teen mieluummin muistiinpanoja ja muokkauksia suoraan tiedostoihini sen sijaan, että kirjoitan muistiinpanon tekemiseen erillisen muistiinpanon siitä, mitä minun on tehtävä myöhemmin tiedostolle. Pilvissä työskenteleminen vastaa tähän tarpeeseen, ja Google Drive vastasi myös suurimman osan muista tarpeistani, kuten yhteensopivuus Microsoft Office-tiedostomuotojen kanssa, paljon tallennustilaa ja tuki kaikille laitteille, joita minulla on.

Kun kaikki työsi on pilvessä, sinulla on pääsy tiedostoihin suoraan. Voit muokata tiedostoja niin kauan kuin sinulla on Internet-yhteys (ja joskus jopa ilman). Kesti muutama vuosi, kunnes Google Drive pääsi tähän pisteeseen, mutta nyt, kun se on täällä, käytän sitä hienoilla tuloksilla.

Vinkkejä pilveen siirtymiseen

Kun päätät pitää kaiken työsi pilvessä ja tallentaa mitään niistä paikallisesti, sinulla on yksi iso haaste: selvittää, mitä tehdä kaikille vanhoille tiedostoillesi. Neuvoni on, että älä huolehdi vanhoista tiedostoista liikaa. Älä tuhlaa aikaa yrittäessäsi siirtää tai organisoida täydellisesti kaikki vanhat tietosi, joita et ehkä koskaan katso enää uudestaan.

Keskity sen sijaan siihen, miten järjestelet tai tallennat uutta tietoa eteenpäin. Tapauksessani aloin käyttää Google Drivea kaikissa uusissa asiakirjoissani heti. Loin verkossa Google Driveen uusia kansioita, jotka kuvasivat samaa organisaatiojärjestelmää, jota käytin työpöydälläni. Kun aloitin uuden tiedoston, tein siitä Google-dokumentin. Kiinnitin enemmän huomiota nykyisyyteen kuin menneisyyteen.

Minulla oli muutama tiedosto, joita luokittelisin vanhoiksi tai uusiksi, mutta "meneillään oleviksi". Käynnissä oleva tiedosto on tiedosto, jonka olen luonut kauan sitten, mutta se on edelleen ajankohtainen ja käytössä tänään. Minun tapauksessani ne ovat yleensä laskentataulukoita, joissa kirjaan työt loppuun. Minulla on esimerkiksi käynnissä oleva tiedosto, jossa seuraan kirjoittamasi artikkelit, niiden julkaisupäivät ja muut metatiedot. Lisään sitä jatkuvasti, ja se on aina hyödyllinen ja osuva, vaikka olen luonut sen vuosia sitten.

Siirtääkseni nämä käynnissä olevat tiedostot latasin ne yksitellen Google Driveen ja muunnin ne Google-muotoisiksi tiedostoiksi. Excel-tiedostoista tuli Google Sheets. Helppo.

Syy, että tein heidät yksi kerrallaan, oli tarkistaa ja varmistaa, että ne avautuvat ja että sisältöä ei pilaantu. Onneksi kaikki sujui sujuvasti. Pidin kuitenkin näitä arvokkaita alkuperäisiä tiedostojen alkuperäisiä kopioita tietokoneellani noin kuukauden ajan, joka mahdollistaa uuden neuvon: Pidä tärkeiden tiedostojen alkuperäisiä kopioita päällekkäin.

Jos jotain menee pieleen muuttoliikkeessä, haluat alkuperäiset. Se on kuin se, kun talletat paperitšekin etäkäyttöä mobiilisovelluksella, ja pankki työntää sinulle viestin, jossa sanotaan: "Miksi et roikku siihen sekkiin, kunnes se tyhjenee?"

Toinen neuvo on testata, että palvelu toimii kaikilla laitteillasi. Avaa erilaisia ​​tiedostoja. Sammuta nyt Wi-Fi ja yritä avata ne. Onko mahdollista, ts. Oliko sinulla offline-kopioita tiedostoista, joita odotit (enemmän offline-tilassa hetkessä)? Voitko muokata? Onko sinun asentaa sovelluksia tai laajennuksia tehdäksesi haluamasi työn? On vaikeampaa kuin luulet ajatella tekevän aikaa näiden kokeiden suorittamiseen, mutta se varmasti lyö näyttämistä jonnekin eikä kykene tekemään mitään suunnitteltasi.

Kun sain liikkua uuden järjestelmän kanssa, joka toimii kokonaan Google Drivessa (mutta silti päällekkäisyyden aikana ennen kuin pyyhkin kaikki paikallisesti tallennetut tiedot), asensin Google Drive -synkronointikomponentin tietokoneelleni ja varmuuskopioin viimeiset kaksi vuotta ” arvoinen tieto pilvelle. En testannut kaikkia tiedostoja varmistaakseni, että ne muunnettiin puhtaasti Google Driveksi, kuten tein tärkeillä käynnissä olevilla tiedostoillani, mutta tunsin paremmin tietäessäni, että olin vetänyt paljon vanhoja tietojani vain siinä tapauksessa, että tarvitsen niitä koskaan. Neuvoston etuosa: Varmuuskopioi vanhat tiedostot, mutta älä viettää siihen liikaa aikaa.

Punnittaessani riskejä ja palkintoja, mukavuuksia ja haittoja tunsin, että minulle riitti varmuuskopioiminen vanhaan tietooni, jota en todennäköisesti enää koskaan tarvitse, Google Driveen ja kutsua sitä päiväksi.

On myös muita etuja ja haittoja. Huomaa, että en luetele kaikkia ammattilaisia ​​ja con-tyyppejä, mutta vain muutamia, jotka liittyvät Google Drive -sovelluksen käyttämiseen yksinomaan työ tiedostoihin.

Työskentely pilvessä: Hyödyt

Automaattiset varmuuskopiot. Tiedän, että useimmat ihmiset, jotka eivät nyt varmuuskopioi tietojaan, eivät aio aloittaa pian. Kun työskentelet Google Drivessa, sinun ei tarvitse miettiä varmuuskopiointia. Se tapahtuu automaattisesti ja usein.

Niin paljon tilaa! Google Drivessa on runsaasti tilaa. Jokainen, jolla on Google-tili, saa vähintään 15 Gt, mutta ostaa enemmän on halpaa. Lisäksi on olemassa muita porsaanreikiä, jotka antavat sinulle enemmän tilaa. Esimerkiksi Google Drivessa luomia tiedostoja, kuten Google Docs, ei lasketa tallennustilaasi! Se on valtava.

Yhteensopiva Office-kanssa. Luodessani ja muokkaamalla tiedostoja yksinomaan Google Drivessa, kaikki yhteistyökumppanit eivät tee sitä. Monet ihmiset käyttävät edelleen Microsoft Officea. Google Driven avulla voit viedä minkä tahansa Google-tiedostotyypin Microsoft-muotoon. Muutamalla napsautuksella voin muuttaa Google-dokumentin Word.docx-tiedostoksi.

Yhteistyötä. Yhteistyössä reaaliajassa mikään ei estä Google Drivea. Voit jakaa tiedostoja muiden käyttäjien kanssa, hallita sitä, kuka voi tarkastella ja muokata niitä, ja jopa keskustella yhteistyökumppaneidesi kanssa, kun työskentelet tiedoston kanssa yhdessä.

Paikallinen synkronointi. Kuten mainitsin, pystyin varmuuskopioimaan vanhat tiedostani nopeasti Google Driveen, koska siinä on paikallinen synkronointikomponentti. Tämän ominaisuuden avulla Google Drive voi suorittaa kaksinkertaisen velvollisuuden online-yhteistyötoimistosarjana sekä tiedostojen synkronointi- ja varmuuskopiointiohjelmana.

Hinta. Google Drive on ilmainen. Microsoft Office maksaa noin 100 dollaria vuodessa. Tarvitseeko sanoa enempää?

Työskentely pilvessä: haitat

Yksityisyyttä ja turvallisuutta koskevat huolenaiheet. Ihmiset, jotka eivät halua käyttää pilvipalvelua ollenkaan, ovat melkein aina huolissaan yksityisyydestä ja turvallisuudesta. Joku muu tallentaa tietosi sijaintiin, jota et todennäköisesti pysty selvittämään. Google salaa oletuksena Driveen tallennetut tiedostosi, mutta yritys hallinnoi myös avaimia sinulle, joka on punainen lippu joillekin. Jos et luota tiedostojesi varastointiyritykseen tai jos tiedostosi sisältävät erittäin arkaluontoisia tietoja, siirtäminen pilveen ei ehkä ole sinulle.

Offline-käyttö. Pilvessä työskentely tarkoittaa, että tarvitset Internet-yhteyden. Siirtyminen verrattuna offline-sääntöihin ja kokoonpanoihin voi olla todellinen kipu. Joskus asiat menevät pieleen tai eivät niin kuin odotit.

Google Driven avulla on mahdollista työskennellä offline-tilassa, mikä on hienoa, paitsi että on olemassa paljon huomautuksia, ja rehellisesti sanottuna minulla ei ole niiden muistamista. Tiedän, että minun on käytettävä Chrome-selainta, jotta se toimii, mutta unohdan yksityiskohdat usein. Olen huomannut, että tiedostojen lataaminen, joissa haluan työskennellä, ennen kuin poistun alueelta, jolla on Wi-Fi, on hyvä ratkaisu, mutta jälleen kerran, jos käytän Chromea. Sitten voin työskennellä näiden tiedostojen kanssa helposti (niin kauan kuin en vahingossa sulje välilehteä).

Mutta se voi tulla sotkuinen.

Kun olen muokannut offline-tilassa, minun on silti kytkettävä laite Internetiin saadakseni muutokset pilveen. Joskus se aiheuttaa ongelmia. Oletetaan, että työskentelen offline-tilassa kannettavalla tietokoneella lentokoneen ollessa. Kone laskeutuu, saan taksilla ja muistan sitten uuden muutoksen, jonka haluan tehdä. Jos avaan puhelimeni ja ladan tiedoston datayhteydellä, näen vanhan kopion ennen kaikkia koneessa tekemiäni muutoksia, koska en ole vielä synkronoinut niitä. Oletetaan, että unohdan sen ja teen muutaman muutoksen puhelimitse. Kun yhdistän vihdoin kannettavan tietokoneeni Internetiin, Google aikoo kertoa minulle, että jotain on tyhjä. On olemassa ratkaisuja, mutta yksikään niistä ei ole puhdasta tai yksinkertaista. Ole valmis kopioimaan ja liittämään.

Haku toimii, paitsi jos se ei toimi. Kun tallennat tiedostojasi Googlessa, etunimessä Internet-haussa, sinulla on korkeat odotukset hakutyökalulle. Tiedostojen löytäminen Google Drivesta on vaikuttanut tai kaivannut minua. Kun etsin tiedostonimen perusteella, löydän todennäköisesti tarvitsemani, mutta ei aina. Varsinkin tiedostonimien alaviivat näyttävät heittävän Googlelle silmukan. Minulla on tiedosto nimeltä 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart, mutta kun etsin "Yhteistyö", alla olevassa kuvassa näkyy, mikä näkyy.

Google etsii tiedostojesi sisältöä, mikä auttaa, mutta se voi silti viedä jonkin verran kokeiluversiota löytääksesi tarvitsemasi. Kun muut yhteistyökumppanit jakavat tiedostoja kanssasi, minulla on usein vaikein aika löytää niitä, haun kanssa tai ilman. Luotan lopulta tähtiin merkittyihin tiedostoihin (suosikkeihin) sekä luetteloon viimeisimmistä tiedostoista, joita Google Drive tarjoaa melko paljon.

Online-häiriötekijät. Google Docs -sovelluksen työskentelemiseksi sinulla on oltava selainikkuna auki, ja joillekin ihmisille verkossa oleminen on liukas kaltevuus. Minulle se ei ole suuri ongelma. Käytän useita työkaluja ja temppuja tuottavuuden lisäämiseksi ja häiriöiden minimoimiseksi. Mutta muille yksinkertaisesti online-oleminen on kutsu surffailla verkossa ja saamatta aikaan todellista työtä. Jos onnistut paremmin työskentelemään, kun irrotat Internet-yhteyden, pilvessä työskenteleminen ei todennäköisesti ole sinulle.

Pitäisikö sinun siirtyä pilveen?

Pelkästään pilvessä työskentelyllä on etuja, mutta siihen liittyy myös joitain turhautumisia. Kuten totesin, verkossa työskenteleminen ei välttämättä tarkoita Google Driven käyttöä, mutta monet edut ja haitat ovat samat samanlaisissa ratkaisuissa. Joitakin kysymyksiä, jotka sinun tulee kysyä itseltäsi ennen siirtymistä pilveen, ovat:

• Onko minulla luotettava Internet-yhteys suurimman osan ajasta?
• Olenko valmis oppimaan offline- tai online-työskentelyä koskevat säännöt?
• Antaako pilvessä työskentely minulle pääsyn tiedostoihin tavalla, jota minulla ei nyt ole ja jota käytän tosiasiallisesti?
• Olenko valmis järjestämään missä työni varastoidaan, jotta voin löytää sen helposti?
• Voinko vastustaa kiusauksia surffata verkossa, jos olen aina yhteydessä?

Lisätietoja on 30 Google Drive -vinkissä.