Järjestäytyminen: miten tehdä yhteistyötä microsoft-toimistossa 5 helpossa vaiheessa

Microsoft Office 2016: n suurin uusi ominaisuus on, että se mahdollistaa reaaliaikaisen yhteistyömuokkauksen. Useampien henkilöiden salliminen työskennellä tiedostossa samanaikaisesti ja saada kaikki osapuolet näkemään muutokset, kun yhteistyökumppanit tekevät niistä, on jo pitkään ollut kilpailijoiden toimistopakettien, nimittäin Google Driven, sen dokumenttien, taulukkojen ja muiden online-palveluiden myyntipiste. tuottavuussovellukset. Live-kirjoittaminen Officessa on tervetullut, jos myöhässä, Office-sovellusten lisäys. Yhteistoiminnallisten muokkaustoimintojen käyttäminen vie hiukan asennusta ja osaa tietotaidosta. Nämä viisi vaihetta auttavat sinua pääsemään alkuun.

1. Tarkista nimesi

Kuinka ihmiset tietävät kuka olet, kun kirjaudut heidän tiedostoihisi ja aloitat muokkaamisen? Avaa sovellus, kuten Word tai Excel, ja siirry kohtaan Tiedosto> Asetukset, ja sitten Yleiset-välilehdellä näkyy otsikko nimeltä "Muokkaa Microsoft Office -kopioasi". Mac-käyttäjät löytävät tämän vaihtoehdon kohdasta Asetukset> Käyttäjä. Täällä voit päivittää nimesi, alkukirjaimesi ja muut tunnistetiedot. Näet todennäköisesti joitain tietoja, jotka on jo täytetty Microsoft-tilisi tai yrityksen tilin järjestelmänvalvojan toimittamien tietojen perusteella.

Joka tapauksessa nimen ja nimikirjaimien päivittäminen on hyödyllistä, jos ihmiset tuntevat sinut jollain muulla kuin laillisella nimelläsi tai kirjoitetulla nimellä. Tunnistettavien alkukirjainten valitseminen auttaa myös, jos jaat alkukirjaimesi yhteistyökumppaneidesi kanssa. Esimerkiksi muutin hyvin yleiset nimikirjaimesi, JD, JED: ksi.

2. Tallenna tiedostot pilveen

Kukaan ei voi käsitellä tiedostoa kanssasi, jos tiedostoa ei ole tallennettu jaettuun tilaan. Sinulla on helpompi seurata tiedostojasi, jos tallennat ne jaettuun tilaan get-go-tiedostosta sen sijaan, että odotat, että Office 2016 kehottaa sinua kopioimaan jaettuun tilaan (mitä se tekee aina kun yritä jakaa tiedosto, joka on tallennettu paikallisesti).

Valitse Tiedosto> Tallenna nimellä ja valitse sijainti OneDrivessä (kotikäyttäjät valitsevat tämän ensimmäisen vaihtoehdon), OneDrive for Business tai SharePoint.

3. Kutsu yhteistyökumppaneita

Yhteistyökumppanien kutsumiseen tarvitaan Jakamisasetukset-valikko, joka on oikeassa yläkulmassa. Etsi "henkilö plus-merkillä" -kuvake. Täältä voit valita Kutsu ihmisiä.

Kutsu ihmisiä avaa ruudun samassa ikkunassa, johon kirjoitat sähköpostiosoitteet, lisäät valinnaisen viestin ja jaat tiedoston sähköpostitse. Office 2016: n Mac-version Mac-versioissa Jaa-painike tarjoaa myös Kopioi linkki ja Lähetä liite -vaihtoehdon, jonka Windows-käyttäjät voivat löytää Tiedosto> Jaa-ruudusta. Jaa-paneelin alaosassa on "Hanki jakamislinkki" -valinta, joka kopioi tiedostolinkin leikepöydälle, jonka voit liittää mihin tahansa haluamaasi viestintä- tai yhteistyöalustaan.

4. Kun reaaliaikaiset muokkaukset eivät tule näkyviin, päivitä nähdäksesi muutokset

Jos sinä ja kaikki yhteistyökumppanisi käytät tiedostojen tallentamiseen samaa OneDrive for Business- tai SharePoint-sijaintia ja käytät kaikkia samaa Office 2016 -versiota, sinun pitäisi pystyä näkemään tiedostosi muutokset niiden tapahtumien yhteydessä, ja jokaisen henkilön kirjoittama merkitsee väri ja yksilöivä alkukirjaimet tai kuva.

Mutta jos yhteistyökumppanisi käyttävät jaettua tiedostoa eri tavalla, kuten Wordin online-version kautta, kuten yhteistyökumppanini teki testauksen aikana, et välttämättä näe muutoksia reaaliajassa. Minun piti päivittää tai päivittää tiedosto manuaalisesti.

Etsi ikkunan alaosasta rivi, joka sanoo "päivityksiä saatavana".

Päivitä asiakirja napsauttamalla kyseistä tekstiä, niin yhteistyökumppaneidesi muutokset tulevat näkyviin.

5. Lukitse sisältö muutosten estämiseksi

Joskus kutsut yhteistyökumppaneita auttamaan asiakirjan muokkaamisessa, mutta siellä on jotain sisältöä, jonka heidän ei pitäisi muuttua. Voit lukita sen käyttämällä Estä kirjoittajat -työkalua, jota ei nimetä niin intuitiivisesti. Kuulostaa siltä, ​​että se peruuttaa muokkausoikeudet, vaikka se vain lukitsee sisällön, jonka valitset muokattavasta.

Korosta lukittava sisältö. Siirry arvosteluun> Estä kirjoittajat. Korostetun osan vieressä on nyt kuvake, joka osoittaa, että kukaan muu kuin voit muuttaa sitä.