Järjestäytyminen: kuinka puhdistaa postilaatikkosi | Jill Duffy

Sähköposti aiheuttaa vakavia ongelmia tuottavuudellemme ja psyykellemme. Ylitäytetty postilaatikko painaa mieltä. Palaaminen siihen yhä uudelleen luo enemmän "työtä työstä", kuten sanotaan, mikä on erittäin tehotonta ja harvoin tosiasiallisesti keskeistä todellisessa työssä, joka meidän on tehtävä. Jos tämä kuulostaa elämältäsi, on aika puhdistaa kyseinen postilaatikko.

Menetelmäni terveiden suhteiden ylläpitämiseksi sähköpostitse perustuu erittäin pieniin ja konkreettisiin toimiin, joita suoritan päivittäin - tutustu 11 vinkkini sähköpostin hallintaan. Toisin sanoen postilaatikkoni ylläpitäminen ei ole kertaluonteista puhdistustyötä. Mutta mitä voit tehdä, jos postilaatikkosi on niin kamala, että et näe sen valtavan ja välittömän esteen takia, että käsittelet sitä ensin? Tällöin on aika istua alas ja huoltaa postilaatikko.

Näin voit tehdä sen.

Vaihe 1. Pyyhi postilaatikko

Unohda jokaisen postilaatikossasi olevan viestin käsittely. Sitä ei tule tapahtumaan, eikä suuria voittoja ole. Lakaista on parempi.

"Pyyhkäisy" tarkoittaa koko joukon sotkujen siirtämistä massiivisesti toiseen. Asenna muutama uusi kansio sähköpostiohjelmasi mukaan ja nimeä ne vuoden, vuosineljänneksen tai kuukauden mukaan (lukuun ottamatta kuluvaa vuotta, vuosineljännestä tai kuukautta; ts. Älä vielä luo "2013" -kansiota) Saapuneet-kansiossa ja miten ajattelee aikaa. Voit esimerkiksi luoda nämä kansiot:

• 2010
• 2011
• 2012

Tai sinulla voi olla:

• 2012_Q4
• 2013_Q1
• 2013_Q2

Syy siihen, että et luo kansiota kuluvalle vuodelle, vuosineljännekselle tai kuukaudelle, on se, että Saapuneet-kansiosi on nyt "nykyinen" kansio.

Seuraavaksi lajittele tai suorita haku käyttämästäsi sähköpostiohjelmasta riippuen eristääksesi kaikki viestit tietystä ajanjaksosta ja siirtää ne massiivisesti vastaavaan kansioon.

Mitä postilaatikossasi on jäljellä - ne ovat viestejä, joiden käsittelystä voit tosissasi huolehtia, ehkä tänään, ehkä huomenna, mutta todennäköisemmin, se tulee vähitellen parin seuraavan päivän aikana. Et halua ottaa liikaa kerralla.

Kaikki vanhat viestisi ovat edelleen läsnä - ne ovat vain poissa tieltä. Ehkä käsittelet jonain päivänä heidän kanssaan, mutta lyön vetoa, että et. Se on yksi sähköpostin pahimmista ongelmista. Luulemme, että aiomme siirtyä lukemaan, vastaamaan tai muuten reagoimaan niin moniin viesteihin, mutta emme koskaan. Lakaisu antaa sinun päästä heidät pois tieltä ilman, että todella päästä eroon niistä. Joten voit jatkaa uskoaan, että saatat jonain päivänä käsitellä kaikkia vuoden 2012 sähköposteja (vaikka et todennäköisesti tee).

Katso videosta kuinka pyyhkäistä Gmailissa.

Vaihe 2. Lokeroitu

"Lakaisu" hoitaa jo olemassa olevat viestit, mutta se ei tee mitään viesteille, jotka liikkuvat nyt sekunnissa. Joten kun sinulla on postilaatikko, joka ei tunne tukahduttamista, sinun on luotava suodattimia tai muita tapoja lokeroitua automaattisesti eteenpäin.

Yksi tapa tehdä se on käyttää erilaisia ​​sähköpostitilejä eri tarkoituksiin sen sijaan, että kaikkea käytetään. Minulla on itse asiassa neljä erilaista sähköpostitiliä, joita käytän säännöllisesti: yksi yritystoimintaan, yksi henkilökohtaiseen viestintään, yksi verkkokaupoissa (missä pidän kuitit, seuraan paketteja, saan pankki- ja sähköisiä veroilmoituksia koskevia ilmoituksia) ja toisen kutsulleni " roskaa." Roskari-tilini ei oikeastaan ​​ole roskapostia suppeimmassa merkityksessä. Se on osoite, jota kirjaudun saamaan uutiskirjeitä tai uusia verkkopalveluita, joita haluan kokeilla, mutta jotka eivät lopulta ole tärkeitä. Toinen nimi tällaiselle sisällölle on graymail. Se ei ole aivan roskapostia, koska pyysit sitä ja tavallaan haluat. Mikään operaation kannalta kriittinen ei koskaan mene tähän roskapostitilille, joten jos en tarkista sitä useita päiviä, se ei ole iso juttu. Avan myös harvoin roskapostitiliä tai ostostiliä työskennellessäni, joten ei ole koskaan edes silmien sisällä houkutella minua.

Toinen tapa saada sama vaikutus on kansioiden ja automatisoidun lajittelun avulla. Tämä on erityisen hyödyllinen tapa hallita uutiskirjeitä ja päivittäisiä tarjouksia. Outlook.com on tässä suhteessa melko hienostunut, ja myös Gmail on siinä melko hyvä.

Asennatko suodattimia ja kansioita tai alat siirtää uutiskirjeitä ja ostoskuitteja toiseen sähköpostiosoitteeseen, tämä vaihe vie jonkin aikaa. Tarvitset todennäköisesti 30 minuuttia tunnissa perustaaksesi lokerointimenetelmän.

Vaihe 3. Poista

Toivottavasti postilaatikkoosi jää vain murto-osa siitä, mitä siellä oli aiemmin. Seuraava asia, jonka tekisin, on yrittää poistaa kaikki, mikä ei yksinkertaisesti ole tärkeätä. Tämä vaihe voi viedä hetken, mutta en tuhlaa siihen paljon aikaa.

Skannaa postilaatikkosi viestit ja kun laskeudut poistettavaan viestiin, yritä lajitella postilaatikko lähettäjän mukaan ja tarkista, onko saman saman henkilön muita viestejä poistettava. Usein saan useita seurannasähköposteja yhdeltä ihmiseltä, jotka sanovat samaa, ja heidän kaikkien tulisi olla leikkauslohkossa.

Poista niin paljon kuin pystyt tarttumatta yhden viestin sisältöön. Jos et ole varma viestistä, jätä se vain nyt.

Poistaminen on minulle tärkeää, koska se edustaa päästöä. Jos viesti ei ole tärkeä eikä sisällä kriittisiä tietoja, sen poistaminen on merkki siitä, että minun ei tarvitse koskaan ajatella sitä uudelleen. Se vapauttaa minut henkisesti velvollisuudesta, jota sähköposti edustaa.

Haluat ehkä myös luoda "myöhemmin" -kansion, johon tiedostoja, jotka eivät ole todella tärkeitä, mutta joihin sinulla on edelleen psykologinen liite. Nämä ovat viestejä, jotka aiot käsitellä "myöhemmin". Kokemukseni mukaan "myöhemmät" viestit ovat yleensä roskakorit, joita en ollut vielä valmis antamaan irti.

Upea palvelu, nimeltään SaneBox (6 dollaria kuukaudessa), tarkistaa tosiasiallisesti postilaatikkosi ja työntää merkityksettömät sähköpostit automaattisesti uuteen kansioon nimeltä "@SaneLater". Testatessani SaneBoxia, huomasin, että se teki uskomattoman työn tunnistaakseen tärkeän ja ei-tärkeän.

Vaihe 4. Kehitä järjestelmä, käännä se tottumuksiin

Kun hallittavissa olevat postilaatikot ja perusrakenne ovat paikoillaan sähköpostien arkistointiin, tarvitset nyt järjestelmän, jolla voit lähettää sähköpostisi. Sen lisäksi, että "kesäkuun 2013 artikkeleihin liittyvät sähköpostit menevät 1306_JUN-kansioon", pääsääntöjen lisäksi, mutta milloin laitat heitä siellä? Kuinka usein etsit niitä läpi? Mitä aiot tehdä viesteillä ennen arkistointia?

Tämä vaihe on vaikein, koska se vaatii sinua luomaan sääntöjä ja kehittämään tapoja noudattaa niitä pitkällä aikavälillä. Luomiesi sääntöjen tulisi olla selkeitä. Sinun pitäisi pystyä artikuloimaan ne. Mutta niiden ei tarvitse olla täydellisiä tai ehdoton. Ei hätää, jos harhautte niitä ajoittain. Haluat järjestelmän, joka antaa anteeksi huonon päivän täältä, sellaisen, jonka avulla voit palautua takaisin helposti, kun liukasat.

Tässä on joitain sääntöjäni sähköpostin käsittelemiseksi, jotta voisimme antaa sinulle kuvan siitä, kuinka säännöt pelataan.

Poista nopeasti. Jos sähköposti ei vaadi toimenpiteitä, mukaan lukien uudelleenlukeminen tai arkistointi viitteeksi, heittää sen heti pois. Rakastan viestien poistamista nopeasti tapana poistamalla ensin joukkoviestejä joka aamu. Saapuessani työpöydälleni poistan niin monta viestiä kuin mielestäni sopivana. Se on yleensä noin 60 prosenttia uusista lukemattomista viesteistäni.

Vastaa kriittisiin viesteihin heti tai pidä ne postilaatikossa. Jos sähköposti on kriittinen - tarkoittaen, että se vaatii välitöntä toimintaa tai perusteellista uudelleenlukemista ja mahdollisesti vastausta -, toimin sen kanssa välittömästi tai jätän sen pysymään postilaatikossa, kunnes toimin sen perusteella, yleensä päivän tai kahden kuluessa. Se voi pysyä postilaatikossa noin kuukauden ajan. Kuukauden kuluttua minun on toimittava sen suhteen. Se on määräaika.

Tiedosto päivän loppuun mennessä. Jos viesti sisältää tarvitsemiasi tietoja, mutta ei vaadi välittömiä toimia, se tulisi siirtää vastaavaan kansioon (tai tallentaa paikallisesti työpöydälleni) päivän loppuun mennessä - tai viikon loppuun, jos olen todella kiireinen.

Siivoo postilaatikko perjantaina iltapäivällä. Perjantai-iltapäivällä annan itselleni 10 - 20 minuuttia lajitella kaiken, mikä on postilaatikossa, ja toimia ehkä kohteiden kanssa, jotka eivät vaadi pitkää vastausta. Kun menen toimistosta, minun pitäisi pystyä näkemään tuuma tai kaksi valkoista tilaa alareunassa (huone täyttyy uudelleen viikonloppuna).

Katso postilaatikon alaosa. Päivittäin tämä sääntö on se, jonka asun kaikkein perustavimmalla tasolla: katso aina postilaatikon alaosa. Toisin kuin Inbox Zero, pyrin siihen, että Saapuneet-kansion viestejä ei olisi enemmän kuin voin nähdä näytöllä. Se on yksinkertaista. Se on anteeksiantava. Se on joustava. Se on kohtuullinen ja saavutettavissa oleva tavoite. Ja tämän säännön johdonmukainen noudattaminen ei vie paljon. Se toimii tapana siinä, että kun aloin pyrkiä näkemään postilaatikon alaosan, siitä tuli alitajuinen tavoite.

Pitkäaikainen ratkaisu sähköpostin hallintaan

Kaikki organisaatiot todella kypsyvät sääntöihin, ja lynchpin, joka pitää sääntöjä yhdessä, on tapoja. Tottumukset ovat miten teet säännöt. Jos sääntö on tyhjä sähköpostin roskakorista päivän lopussa, tapa on napsauttaa hiiren kakkospainikkeella jätät roskakorin ennen kuin lopetat sähköpostiohjelman (tai määrität sähköpostiohjelmasi poistamaan roskakorin automaattisesti lopettamisen yhteydessä). Jos pääsääntö on, että vastaat aina pomosi sähköpostiin aina päivän päätteeksi, tapana saattaa olla lajitella automaattisesti pomosi viestit erityiseen kansioon ja tarkistaa kansio joka päivä klo 16.00.

Sähköpostin hallinta hyvin ja tehokkaasti koskee käyttämääsi järjestelmää, ei käyttämääsi ohjelmistoa. Sovellukset, ominaisuudet ja laajennukset voivat auttaa ratkaisemaan sähköpostilla ilmeneviä erityisongelmia, mutta ellei niistä muodostu kattavampaa sääntöjä tai tapoja syventää menetelmää, niistä ei tule pitkäaikaista voittoa.