Järjestäytyminen: kuinka saada kiinni kuluraporteistasi ennen vuoden loppua

Se on tulossa lähellä vuoden loppua. Työskentelet hiljaa pöydälläsi, kun uusi osasto saapuu kirjanpito-osastolta. Tuulet ääneen aihepiirillä, ja kaikki työtoverisi kääntyvät katsomaan mikä on vialla. Posket huuhtelevat myöntäessään, että tähän päivään asti olet unohtanut jättää kuluraportin. Sähköpostiviestin mukaan määräaika on tänään. Poskien lämpö muuttuu pelkääväksi tunneksi, joka kulkee rinnassa ja vatsan kuoppaan. Yrityksesi on sinulle velkaa muutama sata dollaria, ja voit käyttää sitä vuodenaikana. Älä hätää! Nämä yksinkertaiset vaiheet voivat auttaa sinua hallitsemaan kulujasi.

Jotkut organisaatiot tekevät kustannusraporttien toimittamisen todella helpoksi, vaikka ne myöhästyisivät. Esimerkiksi kustannusraportointijärjestelmään sidottujen yritysluottokorttien käyttö auttaa valtavasti, mutta kaikilla ei ole sitä ylellisyyttä. Joten hengitä syvään ja noudata näitä vaiheita saadaksesi viivästyneet kuluraportit lähettää mahdollisimman pian.

Huomaa, että suuri osa tästä artikkelista koskee myös itsenäisiä ammatinharjoittajia, joiden on tultava tuloja vuoden lopussa vaatiakseen yritysmenojen verovähennyksiä.

1. Kysy milloin todellinen määräaika on ja voiko tiedosto myöhästyä

Riippuen siitä, milloin organisaatiosi asettaa tilikauden ja kuinka se käsittelee siirtovelkoja, kuluraporttien jättämisen määräaika on ehkä jo ohitettu. Mutta se ei välttämättä tarkoita, että on liian myöhäistä toimittaa kuittisi. Älykkäät ihmiset asettavat määräaikoja. Jos joku kertoo määräajan päättyvän perjantaina, on suuri mahdollisuus, että todellinen määräaika on maanantaiaamuna tai myöhemmin.

Kysy tilinpidosta tai toiselta esimieheltäsi selkeät tiedot kustannusraporttien todellisesta määräajasta ja siitä, voitko tehdä jotain, jos unohdat sen. Usein on. Jos voit jättää ilmoituksen myöhässä, ole ystävällinen ja ystävällinen ihmisille, jotka auttavat sinua sen tekemisessä, ja taipu taaksepäin toimittaaksesi juuri sen, mitä he kysyvät. Ole yksityiskohtainen. Muista, että he tekevät sinulle palveluksen. Tee parhaasi palauttaaksesi sen tekemällä heidän työstään helpompaa.

2. Tarkista kuittisäännöt

Jos olet jättänyt kuluraportteja aiemmin, tiedät todennäköisesti kuittien toimittamisen perussäännöt. Mutta tiedätkö hienot yksityiskohdat? Kun jätät kuluraportin kauan kulujen syntymisen jälkeen, saatat olla kadottanut joitain kuitteja. Ota selvää, onko olemassa käytäntöä, kuten vaaditaan kuitit vain yli 10 dollarin kuluista. Kysy myös, voitko näyttää maksutodistuksen toimittamalla luottokorttilaskelma korostetun rivikohdan kanssa. Nämä yksityiskohdat voivat muuttaa maailmaa eroajan kuluessa kuluraportin laatimiseen.

3. Suorita esineiden ja päivämäärien ääriviivat

Kun on aika tosiasiallisesti aloittaa erääntyneiden kuluraporttien luominen, tee karkea luettelo tärkeimmistä kuluista, joita tarvitset, kuten ostetut tavarat, matkat ja asiakkaan vieraanvaraisuus. Jos jätät vain yhden kohteen tai yhden matkan, ohita tämä vaihe.

Jos luettelosi kohde on tapahtuma, kuten asiakasvierailu tai konferenssi, merkitse päivämäärät. Luo sitten tapahtuman alapuolelle merkintä jokaiselle päivälle seuraavasti:

Konferenssi X: 1.-3. Kesäkuu

1. kesäkuuta

2. kesäkuuta

3. kesäkuuta

4. Kuvittele kulut

Kun yhdistetään matkoihin tai tapahtumiin liittyviä kuluja, mielestäni se auttaa ensin listaamaan suurimmat kulut (esimerkiksi lento-, hotelli- ja osallistumismaksut) ja yrittämään sitten muistuttaa tai muuttaa kuvaa päivittäin pienempien kulujen kattamiseksi. Tee tämä jokaisen päivämerkinnän alla.

Haluan tehdä karkean esityksen mahdollisista kuluista, sitten täyttää sen muistan ne (vaiheet 5-7 sisältävät muutamia temppuja aukkojen täyttämiseen, kun muisti epäonnistuu). Raportin tulisi sisältää niin monta näistä kohdista, jotka liittyvät päivämääriisi:

• Lähtöpaikka. Missä nukkui? Onko sinulla mitään kuluja tässä paikassa, kuten Wi-Fi-maksuja?
• Paikallinen matka. Menitkö mihin tahansa, ja jos on, kuinka pääset sinne (auto, taksi, autopalvelu, julkinen liikenne)? Kuinka palasit? Mikäli matka oli ajettu kilometrimäärän perimisestä, mikä oli ajomatka?
• Aterioita. Missä söit aamiaisen, lounaan ja illallisen? Oletko ostanut juomia, myös pullotettua vettä ja kahvia, tai välipaloja?
• Tarvikkeet. Tarvitsitko ostaa jotain odotettua tai odottamatonta päiväsi aikana?
• Päättymispaikka. Missä lopetit päiväsi? Mitä sinä maksoit siellä?

Usein vain näiden kysymysten esittäminen itsellesi auttaa muistamaan menot, jotka muuten olet unohtanut.

5. Selaa kuittisi

Jos sinulla on pino kuitteja, selaa ne nyt ja sovi ne luomaasi ääriviivaan asti. On syytä, etten tee tätä vaihetta ensin. Joskus kuitit muuttavat muistomme tavalla, joka jättää osan päivästä. Oletetaan esimerkiksi, että tarkastelet kuitit ja näet, että sinulla oli nopea aamiainen kahvilassa ja söit myöhemmin lounasta konferenssipaikassa. Sinulla on nyt muistettava elävästi näistä kahdesta tapahtumasta ja olet valmis siirtymään seuraavaan kuitiin. Mutta muistisi on saattanut jättää 15 dollarin Uber-ajomatkan näiden kahden sijainnin välillä yksinkertaisesti siksi, että sinulla ei ollut fyysistä kuittia muistin laukaisemiseksi. On helppo unohtaa yksityiskohdat, kun meillä ei ole liipaisimia.

6. Skannaa kalenterisi

Kalenteri voi sisältää enemmän muistutuksia, joiden avulla voit luoda tarkan kustannusraportin. Kun täytät päiväsi, avaa kalenterisi ja skannaa se tarkistaaksesi matkapäivät ja merkittävät tapahtumat. Tietyt merkinnät saattavat laukaista muistosi kuluista, samoin kuin kulujen puuttumisesta. Esimerkiksi, jos liikekumppani lähetti sinulle kalenterikutsun illalliselle matkustavana päivänä, ja hän maksoi, sinun ei tarvitse huolehtia etsimästä ateriaasi kuitti sinä yönä.

7. Ota rahapaja

Toinen hieno paikka etsiä puuttuvia kuluja on Rahapaja. Minttu on henkilökohtainen rahoitussovellus, joka yhdistää kaikki rahoitustransaktiot yhdeksi haettavana olevaksi verkkosivustoksi ja sovellukseksi. Rahapajan avulla voit suodattaa kaikki luotto- ja pankkikorttikulut päivämäärän mukaan, mikä saattaa auttaa sinua paljastamaan unohtuneet kulut. Tässä esimerkissä, jonka annoin aiemmin Uber-kuitista, voit löytää tiedot etsimällä päivämäärää Rahapajasta, mikä helpottaa todellisen kuitin löytämistä sähköpostistasi.

Voit myös lisätä tunnisteita Rahapajassa rivikohdan kauppoihin, ja jos olet tehnyt sen koko vuoden yrityskuluja varten, löydät helposti kaikki vaadittavat kulut.

Mainitsin aikaisemmin, että jos et löydä kuittia, saatat kysyä, voiko lähettää kopion luottokorttilaskelmasta, jossa korostetaan rivikohta kustannuksiksi. Minttu auttaa jälleen täällä, koska se kertoo käyttämäsi luottokortin.

8. Älä unohda vinkkejä ja pysäköintia

Kaksi menoluokkaa, joista on helppo jättää huomiotta, ovat vinkit ja pysäköinti. Pieniä käteisellä maksettuja vinkkejä, kuten hotellien siivoushenkilöstölle ja kellotauluille, ei tule koskaan kuitteilla. Pysäköintimaksut saattavat myös olla käteisellä ilman kuittia. Mutta ne lisääntyvät, ja niitä kannattaa vaatia, jos tekit ne.