Järjestäytyminen: kuinka välttää sähköpostin ajan imeminen

Sähköposti tuhoaa tuottavuutta, ja melkein kukaan ei ymmärrä kuinka pahasti. Aika, jonka ihmiset viettävät sähköpostiohjelmiin, on huikea, leijuen lähes 30 prosenttia päivästä. On kuitenkin tapa saada siitä käsitys. Ja voit todella voittaa sähköposti-ongelman välttämättä vähentämällä sähköpostissa viettämääsi kokonaisaikaa. Ratkaisu, jota jaan alla, riippuu ensin ongelman paremmasta ymmärtämisestä.

Sähköposti on pahempaa kuin Facebook

Sähköposti on tutkimuksen mukaan huonompi tuottavuudelle kuin Facebook, ja ongelmana on, että ihmiset eivät ymmärrä kuinka paljon aikaa viettävät sähköpostissa.

RescueTimen tuotekehitysjohtaja Robby Macdonell on samaa mieltä siitä, mitä hän näkee ja kuulee käyttäjiltä. RescueTime on aikahallintatyökalu, joka seuraa tietokoneesi ja mobiililaitteesi käyttämiä sovelluksia ja verkkosivustoja. Sitten se tuottaa raportteja siitä, kuinka käytät aikaa.

Kysyin Macdonellilta, mitkä tuottavuuden kehityssuunnat hän ja hänen kollegansa RescueTimessa näkevät, kun he katsovat käyttäjiltään kerättyjä tietoja kokonaisuutena. "Suurin näkemämme suuntaus on, että viestintäsovellukset hallitsevat yleensä ihmisten aikaa. Erityisesti sähköposti on se, joka tietomme mukaan on aina lähellä huippua."

"Yksi asia, jonka kuulemme ihmisiltä, ​​jotka kirjautuvat RescueTimeen, on, että" olen peloissani nähdäkseni tiedot, koska en halua nähdä kuinka paljon aikaa vietän Facebookissa tai Redditissä. " Usein, viikkoa myöhemmin, he sanovat: "Se ei ollut niin paha kuin luulin, mutta voi luoja, vietän paljon aikaa sähköpostissa", "Macdonell lisäsi.

Miksi sähköposti on huono?

Joten miksi sähköposti on huono? Jotkut tuottavuusasiantuntijat sanovat, että se johtuu siitä, että sähköposti on "työtä työstä" eikä itse työtä. Toinen argumentti, joka on todennäköisesti tarkempi, on se, että sähköposti keskeyttää meidät jatkuvasti. Sähköpostissa vietetty aika ei ole ongelma. Se on, että aika on levinnyt koko päivän.

Erityisesti tietotekniikan työntekijät tarvitsevat yleensä keskeytymättömän ajanjaksoja, jotta todella tärkeä työ saadaan aikaan. "Useimmat ihmiset kiiltävät sitä tosiasiaa, että sähköposti on toiminta, joka vetää sinut pois luovasta ajatuksesta toistuvasti koko päivän ajan", Macdonell sanoi.

Sähköpostin lukeminen useammin kuin kerran aiheuttaa ylikuormitusta ja väsyttää sinua, kertoo EasilyDo-sovelluksen toimitusjohtaja Mikael Berner, sovellus, joka automatisoi pienet elämäsi näkökohdat ja auttaa sinua vapauttamaan aikaa. Kun tarkistamme sähköpostia koko päivän, emme tosiasiassa käsittele tai hoitaa sähköpostia, ja nämä sekunnit vievät hukkaan aikaa. "Jos aiot avata sähköpostin, tee joko jotain sen kanssa, kuten vastaa siihen, poista tai poista tai arkistoi se. Älä edes avaa sähköpostia, ellet voi käsitellä sitä silloin."

Lisäksi viestintäjärjestelmät on suunniteltu ilmoittamaan sinulle uuden viestin saapuessa. "He pingottavat sinua ilmoituksilla koko ajan", Macdonell sanoi. "On yhä harvinaista, että saat enemmän kuin muutama minuutti ennen kuin sinut vedetään johonkin muuhun toimintaan." Vaikka et lukenut kaikkia postilaatikkoosi saapuvia sähköpostiviestejä kokonaan, huomiosi jakautuu, kun saat ilmoituksen uuden sähköpostin saapumisesta. Ja vaikka sinulla ei olisi ilmoituksia käytössä, rikot silti oman keskittymäsi joka kerta, kun tarkistat postilaatikon nähdäksesi, yrittääkö joku lähettää sinulle sähköpostia kiireellisestä asiasta.

"Ei ole niin, että 30 prosenttia jonkun ajasta vietetään sähköpostissa päivän alussa ja sitten loput päivästä käytetään muiden asioiden tekemiseen", hän sanoi. "Se on hyvin hajaantunut, mikä viittaa siihen, että sinut keskeytetään jatkuvasti."

Kuinka torjua sähköpostia

Voit päästä pois sähköpostista ja takaisin todelliseen, kovaan työhön. Se voidaan tehdä vain muutamassa viikossa ja viidessä yksinkertaisessa vaiheessa.

1. Asenna aikaseurantaohjelma, kuten RescueTime tai Toggl, ja anna sen seurata kuinka paljon aikaa vietät sähköpostissa päivittäin ja milloin. Varmista, että kaikki sähköposti- ja chat-sovelluksesi on luokiteltu oikein viestinnäksi.

2. Odota noin kaksi viikkoa, jotta sinulla on tarpeeksi tietoa. Valitse sitten satunnainen päivämäärä ja katso tunnin raportti. Olet hyvässä kunnossa, jos viestintääsi käytetään keskittymään yhteen tai kahteen kertaan päivässä. Olet huonossa kunnossa ja sinun on tehtävä muutoksia, jos viestintäsovellustesi käyttö jakautuu pieniksi viipaleiksi koko päivän ajan, kuten alla olevassa kuvassa näkyy.

Tavoitteena ei ole välttämättä vähentää tuntimäärää, jonka vietät sähköpostissa. Tavoitteena on vähentää sähköpostinkäyttöä vähemmän hajaantuneena ja keskittyneempää, jotta raporttisi näyttävät tällaiselta:

3. Tunnista mallisi perusteella yksi tai kaksi kertaa päivässä, jolloin et tarkista sähköpostia. Monille ihmisille aamu, joka kestää noin tunti ennen puolivälin tauota, ja iltapäivä, joka alkaa noin tunnin kuluttua puolivälin tauostasi, ovat ihanteelliset ajat. Noina aikoina sulje sähköpostisovellukset ja estä verkkoposti asentamalla häiriöiden poistotyökalu, kuten StayFocusd. Jos sinulla on RescueTime Premium -tili, voit estää sitä pääsemästä verkkopostiisi sen työkalujen avulla.

4. Valitse myös aika, jolloin tarkistat sähköpostit. Oletetaan, että muu kuin sähköpostiosoite on keskimäärin klo 9.00–11.30 ja sähköpostiistunto on kello 11.30 lounasaikaan. Jos on kello 11:10 ja tunnet houkutusta tarkistaa sähköposti, on helpompaa jättää se pois, jos sinulla on ennalta määrätty aika, jolloin avaat kyseisen postilaatikon.

5. Jos olet paranoidi, että kiireellinen ja tärkeä viesti saapuu yrittäessäsi työskennellä, perusta VIP-hälytysjärjestelmä. iOS-käyttäjillä on jo yksi sisäänrakennettu heidän Mail-sovellukseensa. Jos et käytä iOS: ää tai haluat VIP-hälytysjärjestelmän, jolla on enemmän vaihtoehtoja ja mukautuksia, kokeile AwayFind. Kummassakin tapauksessa voit saada hälytyksen, kuten push-ilmoituksen puhelimeesi tai jopa tekstiviestin, kun erittäin tärkeä henkilö lähettää sinulle sähköpostia. Tämä tarkoittaa, että voit tarkistaa sähköpostin vain, jos saat ilmoituksen, joka toivottavasti tulee harvoin. Kaikki muut sähköpostit voivat odottaa.

Toinen temppu, jota henkilökohtaisesti käytän, on viivyttää sähköpostiohjelmien avaamista, kun aloitan työskentelyn. Haluan käydä läpi sähköpostiviestin ensimmäisenä asiana aamulla puhelimellani vain tarkistaakseni mitään todella kiireellistä. Syy, että käytän puhelinta, on se, että minun on helpompi sammuttaa kuin kannettavaa tietokonetta tai pöytätietokonetta, jos mikään ei edellytä välitöntä huomiota. Jos näen sähköpostin, joka on tärkeä, mutta ei kiireellinen, voin lisätä tähden. Jos se on todella kiireellistä, vastaan ​​suoraan puhelimitse. Mutta koska en pidä puhelimen lukemisesta tai kirjoittamisesta, minulla ei ole houkutusta imeytyä muihin sähköposteihin, jotka eivät ole todella kiireellisiä.

Tällaiset pienet temput lisäävät suuria hyötyjä, jotka pitävät sinut sähköpostista poissa ja vie sinut takaisin tärkeään työhön.