Järjestäytyminen: kuinka välttää sähköpostien ylikuormitus

Viimeinen pala organisaatiopalvelusta - ja siitä ihmiset yleensä pelkäävät eniten - on sähköpostin hallinta.

Kuten kansioiden hallinta ja tiedostojen nimeämiskäytännöt, myös sähköpostin hallinta vaatii elämäntaparatkaisua. Sinun on kehitettävä säännöt ja periaatteet, joiden kanssa voit elää joka päivä. Muista, että järjestäytyminen on samanlainen kuin ruokavalion ja liikunnan pitäminen. Ei tekeminen ja organisaation kohtelu, kuten se on yhden päivän kevätpuhdistusprojekti, on samanlainen kuin törmäysruokavalion käyttäminen. Kaikki näkemäsi tulokset ovat erittäin lyhytaikaisia.

Ennen kuin sukellat sähköpostin uudelleenjärjestelyprojektiin, ymmärrä hetki, että sinun ei tarvitse olla täydellinen. Tavoitteena on laatia sellaiset elintasäännöt, joita voit kohtuudella noudattaa ja jotka tekevät työstäsi tai henkilökohtaisesta elämästäsi helpompaa, tuottavampaa ja parempaa. Jos asentamalla hieno uutta Microsoft Outlook -laajennus on asia, joka saa aikaan postilaatikon puhdistusmoottorin, kokeile Xobni (ilmainen, 29, 99 dollaria Plus-versio, 4 tähteä), joka indeksoi tiedostosi, tai Evernote for Windows Premium (45 dollaria vuodessa, 4, 5 tähteä), jonka avulla voit lähettää sähköpostia Evernoteen, missä voit hyödyntää kyseisen ohjelmiston erinomaisia ​​hakuominaisuuksia.

Katso laatikon alaosa

Se hetki, kun tajusin, että tarvitsin järjestelmällisen lähestymistavan sähköpostiin, avasin ensimmäisen kerran postilaatikkoni ja minulla oli yli kolme sivua tavaroita vain istuen siellä. Suurimmalla osalla tiedostoista oli merkintä "lue", mutta koska en ollut toiminut niiden suhteen, jätin ne postilaatikkoon. Muistan olevani uupunut ja ajatellut, että jos en alkaisi heittää sähköpostiviestejä tuon toisen sekunnin aikana, ongelma olisi pahempi tunnin sisällä ja se olisi varmasti sietämätön seuraavana aamuna.

Asetin sen vuoksi itselleni yhden yksinkertaisen tavoitteen: Näe aina postilaatikon molemmat alaosat. Toisin sanoen haluan nähdä viimeisimmän vastaanotetun viestin ja vanhimman viestin merkinnät yhdessä ruudussa.

En pidä itseäni tässä normissa joka päivä joka päivä. Se olisi neuroottista ja haitallista. Pyrin kuitenkin näkemään postilaatikkosi pohjan ennen kuin lähden töistä joka päivä, ja jos se epäonnistuu, ainakin perjantaisin. Pidän myös järkevänä sähköpostien ylikuormituksesta, kun olen sairas päivässä tai vietän aikaa. Palattuaan lomalta annan itselleni vähintään viikon seurata sähköpostia ja yrittää olla stressamattomana siitä ensimmäisenä päivänä tai kahdessa takaisin toimistossa.

Kuukaudesta kuukauteen

Tapa, jolla hallitsen yrityksesi sähköpostitiliä, on aivan sama tapa hallita elektronisia tiedostoja kansioihin. Kaikki menee kansioon.

Ensin luon muutaman peruskansion projektin mukaan, kuten projektin A, B ja C. Jokaisessa projektikansiossa luon alikansioita jokaiselle kuukaudelle, joissa on kaksinumeroinen vuosi ja kuukausi, alleviivatut kuukausikirjaimen lyhenteet. Esimerkiksi kesäkuun 2011 kansion nimi on 1106_JUN.

Kun uusia sähköpostiviestejä tulee, ne istuvat usein postilaatikossani muutama tunti, päivä, ehkä jopa viikko tai kaksi. Mutta he eivät koskaan hukku minua, koska minulla on järjestelmä, joka pitää kaiken hallittavalla tasolla. Tässä ovat järjestelmäni säännöt. Nämä eivät ehkä ole sinulle sopivia, mutta ne voivat tarjota esimerkin yhdestä ratkaisusta. Räätälöi oma ratkaisusi sääntöillä, jotka sopivat elämäntyyliisi.

Sääntö 1. Jos sähköposti ei vaadi toimia (mukaan lukien uudelleenlukeminen), heitän sen heti pois.

Sääntö 2. Jos sähköposti on kriittinen - tarkoittaen, että se vaatii välitöntä toimintaa tai perusteellista uudelleenlukemista ja mahdollisesti vastausta -, se pysyy postilaatikossa, kunnes toimin sen perusteella. Se voi pysyä postilaatikossa jopa kuukauden. Kuukauden kuluttua minun on toimittava sen suhteen. Se on määräaika. Kun olen ryhtynyt toimiin, sähköposti arkistoidaan vastaavaan kansioon.

Sääntö 3. Jos sähköposti sisältää tarvitsemani tiedot, mutta se ei vaadi välittömiä toimia, se olisi siirrettävä vastaavaan kansioonsa päivän loppuun mennessä tai viikon loppuun, jos olen varattu. Jos pelkään unohtaani toimia, koska se ei ole heti näkyvissä postilaatikossa, voin luoda kalenterimerkinnän muistutuksena. Sähköposti on tallennettava kansioon. Ei poikkeuksia.

Sääntö 4. Perjantai-iltapäivä, annan itselleni 10 - 20 minuuttia lajitella kaiken, mikä on postilaatikossa, ja toimia ehkä kohteiden kanssa, jotka eivät vaadi pitkää vastausta. Kun menen toimistosta, minun pitäisi pystyä näkemään tuuma tai kaksi valkoista tilaa alareunassa (huone täyttyy uudelleen viikonloppuna).

Sääntö 5. Vuoden kuluttua arkistoi se tai istukaa se. Pidän yleensä sähköpostitietoja noin vuoden ajan ja arkistoin kaiken muun, mikä on erittäin helppoa tehdä, kun tietosi on lajiteltu kansioihin kuukauden ja vuoden mukaan.

Toinen organisaatiomenetelmä, jota suosittiin takaisin fyysisen paperityön päivänä, on luoda 31 kansiota, joissa on merkinnät numeerisesti, ja jokainen numero vastaa kuukauden päivää. Päivittäisen tehtäväluettelon luomisen sijasta sinun on arkistoitava paperityöt ja muistutukset (ja syntymäpäiväkortit sekä maksettavat laskut jne.) Kansioihin, jotka vastaavat toimenpidepäivämäärää. Kun päivämäärä saapuu, avaat kansion ja sinun on nyt tehtävä huolehtia kaikesta, mikä on sisällä.

Vielä yksi menetelmä on lokerointi. Jos käytät projektinhallintatyökalua, kuten Basecamp (ilmainen, 4 tähteä ja Editors 'Choice), sinun ei koskaan tarvitse tallentaa kyseisessä järjestelmässä hallittuihin projekteihin liittyviä sähköposteja. Basecamp tekee sen puolestasi. Monet ihmiset käyttävät osittaista jakamista henkilökohtaisessa sähköpostiosoitteessaan omistamalla yhden verkkopohjaisen tilin luettelopalveluille ja postituslistoille varaamalla toisen viestimiseen ystävien ja perheen kanssa. Miksi et käytä samaa käsitettä liiketoiminnassa?

Päästä eroon sähköpostin ahdistuneisuudesta

En missään nimessä puolusta sitä, että järjestelmäni tai 31 päivän kansiojärjestelmäni olisi kaikille sopiva. Järjestelmäni toimii minulle, koska minulla on tapana muistaa asiat sen perusteella, milloin ne tapahtuivat. Lisäksi odotan tosissaan niitä muutamia minuutteja jokaisen viikon lopussa, kun teen kerran uudelleen postilaatikossani. Viimeisenä tavoitteena on aina nähdä postilaatikon alaosa antaa minulle mukavuutta. Yhden visuaalisen näytön yli vuotavan tiedon näkeminen minussa on jonkinlainen tippa kohta. Se tuntuu sietämättömältä, koska en löydä mitään ja en koskaan kaivaa tiensä pois.

Muut ihmiset saattavat kuitenkin olla ahdistuneita joutuessaan hallitsemaan yli tusinaa kansiota tai noudattamaan itsensä aiheuttamia määräaikoja. Saattaa olla tuottavampaa, jos näet sähköpostisi yhdellä vieritysruudulla. On vaarana tulla liian koskettavaksi ja feeseksi, joten ei ole huono idea kirjoittaa muistiin sellaisia ​​asioita, jotka saavat sinut tuntemaan hämmästystä, koska jos pystyt tunnistamaan, mitä et halua sähköpostissasi, voit luoda sääntöjä ja ohjeita estääksesi se.

Mitä organisaatiojärjestelmää luot itsellesi tai yrityksellesi, keskity elämäntapamaisiin tapoihin ja yleisiin sääntöihin. Sinun ei tarvitse olla täydellinen joka päivä. Sinun on vain keksittävä järjestelmä, joka pitää sinut tiellä.

Ota pois

Tärkeitä ideoita tämän artikkelin poistamiseksi ovat:

1. Hallittavissa olevan määrän sähköpostien saaminen helpottaa ja parantaa työelämääsi.

2. Kehittäessäsi sähköpostin käsittelyperiaatteita keskity elämäntapoihin pikemminkin kuin kovien ja nopeiden sääntöjen sijaan.

3. Määritä, kuinka käsittelet sähköpostia päivittäin, viikoittain ja kuukausittain, sekä kuinka usein arkistoit sähköpostitietoja.

4. Selvitä, mitä et halua sähköpostistasi, ja luo sitten tapoja, jotka estävät sen tapahtumista.