Järjestäydy: tiedostojen synkronointipalvelut pelastamiseen

Sisällys

• Järjestä organisointi: Tiedoston synkronointipalvelut pelastamiseen
• Vinkkejä tiedostojen synkronointiin

Sotkuiset ja järjestämättömät ihmiset jättävät ikuisesti tärkeät asiat taakse. Tuo esitys, jota tarvitsit konferenssiin? Se on pöytätietokoneesi toimistossa. Ne kuvat Mikin ensimmäisestä syntymäpäiväjuhlasta, jonka aiot näyttää isoäiti vieraillessasi? He ovat edelleen kannettavalla tietokoneellasi, joka istuu 300 mailin päässä kotona sohvalla.

Teknologit ovat melko loistavasti ratkaisseet tämän ongelman yhdistelmättömille ihmisille. Vastaus on tiedostojen synkronointi, ja on paljon yrityksiä, jotka tarjoavat tätä palvelua ilmaiseksi.

Vaikka tiedostojen synkronointipalvelut eivät muuta persoonallisuuttasi ja tekevät sinusta siistiä ja huolellista henkilöä, ne voivat toimia turvaverkkona, auttaen sinua välttämään tuhoisat seuraukset järjestäytymisellesi.

Mikä on tiedostojen synkronointi?

Tiedostojen synkronointipalvelun tarkoituksena on antaa sinulle pääsy kaikkiin tärkeimpiin, nykyisiin tiedostoihisi mistä tahansa tietokoneesta tai Internet-yhteyden muodostavasta laitteesta, kuten älypuhelimesta tai tablet-laitteesta, milloin tahansa, missä tahansa. "Nykyinen" tarkoittaa tässä tapauksessa tiedostoja, joita sinun on kohtuudella käytettävä pääsyä lähitulevaisuudessa, eikä sellaisia ​​asiakirjoja, jotka ovat jo valmiissa tilassa ja jotka sinun pitäisi tosiasiallisesti arkistoida (kirjoitan lisää siitä, miten arkistoidaan tulevassa artikkelissa). Ja tiedostot voivat olla mitä tahansa asiakirjoista valokuviin tai musiikkiin.

Näin se toimii: Kirjaudut tilille tiedostojen synkronointipalvelulla (joko ilmaiseksi tai liittymämaksulla; nimeän tietyt tarjoukset vähän myöhemmin), asennat tiedostojen synkronointiohjelmiston tietokoneellesi ja päätät, mitkä tiedostot tai kansiot, jotka haluat synkronoida. Kun tiedostot on merkitty synkronoitavaksi, palvelu tekee niistä kopion ja tallentaa ne verkkoon, ja - tämä on tärkeä osa - täältä lähtien se päivittää kopion, kun muutat tiedostoa paikallisesti. Nyt, kun kirjaudut palveluun joko älypuhelimella tai jonkun muun tietokoneella tiedostojen synkronointipalvelun verkkosivuston kautta, sinulla on pääsy asiakirjoihisi.

Yksityiskohdat siitä, kuinka palvelut toimivat, voivat vaihdella hiukan, mutta lähtökohta on, että aina kun muutat tiedostoa, muutettu kopio tallennetaan verkossa ja milloin tahansa olet kirjautunut palveluun - joko verkkosivuston kautta tai vain pitämällä itsesi kirjautuneena tietokoneellesi tai mobiililaitteeseesi asennetun ohjelmiston avulla - palvelu varmistaa, että näet viimeisimmän kopion. Palvelu "synkronoi" jokaisen tiedoston uusimman kopion kaikille laitteille, joita käytät niiden käyttämiseen. Jotkut palvelut tallentavat myös versioita, jotka säilyttävät muutosten historian tiettyyn numeroon saakka. Tällä tavalla sinun ei tarvitse huolehtia "version 1" ja "version 2" asiakirjojen kopioiden tallentamisesta. Tiedostojen synkronointipalvelu tekee sen automaattisesti.

Tiedoston synkronointipalvelun avulla voit tuntea olosi järjestäytyneemmäksi, koska se tekee tiedoston jättämisen taakse erittäin vaikeaksi. Sinun ei tarvitse lähettää jatkuvasti sähköpostia itsellesi siitä asiakirjasta, jolla työskentelet. Niin kauan kuin sinulla on Internet-yhteys, voit hakea työsi. Useimmissa palveluissa on myös jonkinlainen jakamisen taso, jonka avulla voit lähettää tiedostoja helposti muille nähdäksesi, ja joissakin on yhteistyöominaisuuksia, jotta useat ihmiset voivat lähettää tiedostoja jaettuun paikkaan.

Käytä tapauksia tiedostojen synkronointiin

Joskus on vaikea kuvitella, miksi tarvitsisit tiettyä palvelua, kunnes kuulet kuinka muut ihmiset käyttävät. Tässä muutamia esimerkkejä:

Varattu ammattilainen. Jokainen, joka tekee jopa hiukan ammatillista työstään kotoa - tai ehkä jonakin päivänä on tarpeen - voi kuvitella tiedostojen synkronointipalvelun hyödyllisyyden. Kuvittele, että huono sää estää sinua pääsemästä töihin, mutta projekti on suoritettava loppuun määräajan noudattamiseksi. Ja viimeisin kopio projektista elää paikallisesti toimistotietokoneellasi. Kun tiedostojen synkronointipalvelu on paikallaan, voit tarttua projektiin sekunneissa.

Matkustaja. Usein matkustavat, jotka eivät halua kantaa kannettavaa kannettavaa tietokonetta, voivat varmistaa, että kaikki tiedostot ovat heidän saatavillaan riippumatta siitä missä he kirjautuvat sisään. Matkustajat voivat myös synkronoida ottamiaan valokuvia ja saada ne näkymään kotitietokoneessasi melkein heti.

Hakijalle. Käytin hiljattain tiedostojen synkronointipalvelua käydessäni pitkää sovellusprosessia, johon osallistui useita osapuolia. Aina kun sain asiakirjan, skannain sen ja tallensin sen synkronointipalveluun. Sitten, kun yksi osapuolista otti minuun yhteyttä pyytääkseen kopioita jostakin, minun ei melkein koskaan tarvinnut faksata tai kopioida ja lähettää mitään. Sen sijaan voisin painaa nappia ja lähettää asiakirjoja kenelle tahansa, mitä niitä tarvitaan, riippumatta siitä, olinko kotona, töissä vai muualla.

Opiskelija. Opiskelijat, jotka työskentelevät väitöskirjan, esseiden tai todella minkä tahansa projektin parissa, voivat tallentaa omaisuutensa tiedostojen synkronointipilveen ja saada heidät milloin tahansa idean osuessa. Ne, jotka pitävät yhtä tietokonetta kotona, jakelevat sitä ehkä kämppiksensä kanssa ja käyttävät julkisia tietokoneita kirjastossa tai tietokonelaboratoriossa, palvelisivat ehdottomasti hyvää työnsä synkronointiin.

Sähköpostitse. Jos sinulla on tapana lähettää tiedostoja sähköpostitse itsellesi niin, että ne tallennetaan verkossa helppoa käyttöä varten, haluan vakuuttaa, että olet tärkein ehdokas tiedostojen synkronointipalveluun. Ne ovat paljon huonompia kuin ad-hoc-menetelmä. Ja sähköpostin liitteet voivat tukkia tallennusrajoitettuja postilaatikoita.