Järjestäytyminen: henkilökohtaisten asiakirjojen digitointi

Sisällys

• Järjestäytyminen: Henkilöasiakirjojen digitointi
• Mitä ei digitoida

Tietokoneet etsivät erittäin hyvin. Tietokoneet ovat myös erinomaisia ​​noudettaessa. Riippumatta siitä, kuinka nopeasti ja tehokkaasti luulet löytäväsi ja noutavan tietoja talostasi paperille, voit olla varma, että tietokoneet voivat tehdä sen nopeammin.

Tästä syystä sinun on digitoitava monia henkilökohtaisia ​​asiakirjojasi numero yksi.

On myös muita syitä, kuten se, että et voi edes tutustua kyseisen tulvavakuutusasiakirjan tietoihin, kun se on keittiössäsi olevalle paperille, kun peruutettu lento on jättänyt teidät loukkuun St Kittsiin johtuen hurrikaani takaisin kotiin. Eikö tämä ole kätevä aika saada digitaalinen asiakirja, joka on käytettävissä kannettavalla tietokoneella, älypuhelimella tai tablet-laitteella?

Tässä on toinen: Olet vaihtanut lääkäreitä, vakuutusohjelmia ja apteekkia useita kertoja viime vuosina, ja apteekkihenkilökunnan on nyt tiedettävä sinut, jos olet koskaan ottanut tiettyä lääkitystä. Eikö olisi hyödyllistä kirjautua johonkin suojattuun järjestelmään, jossa on tietueet kaikista lääkärisi kirjoittamista resepteistä, koska napsautit puhelimesi kameraa ennen niiden täyttöä?

Tai ehkä olet motivoitunut digitoimaan enemmän henkilökohtaisia ​​asiakirjojasi yksinkertaisesti päästäksesi eroon sotkuisuudesta. Syitä sen tekemiseen on loputtomia, ja myös tekosyyt aloittamatta jättämiseen ovat. Tässä muutamia vinkkejä, jotka jättävät sinulle tekosyyn tehtävän lykkäämiseen enää.

Mitä digitoida

Ennen kuin voit vähentää kotisi paperimäärää, sinun on päätettävä, mitkä asiakirjat pitävät arvoa digitaalisesta tekemisestä. Monissa tapauksissa haluat säilyttää alkuperäiset asiakirjat tekemällä digitaalisesta asiakirjasta lähinnä varmuuskopion. Tämä luettelo voi auttaa sinua luomaan ideoita:

• verot

• verovähennyskelpoiset tulot

• palkkapalvelut

• teot ja vuokrasopimukset

• takuut

• passit (monissa maissa on hyvin erityiset säännöt passien kopioiden tekemisestä; tarkista hallitukseltasi)

• perhearkistot, kuten syntymätodistukset, adoptioasiakirjat, avioliittotodistukset, kuolintodistukset ja maahanmuuttoasiakirjat

• vakuutuslomakkeet

• lääketieteelliset ja hammaslääketieteelliset tiedot ja reseptit

Jos työnantaja ei tarjoa sähköisiä palkkalaskelmia, sinun on ehdottomasti säilytettävä alkuperäiskappaleet vähintään kuusi kuukautta, ellei koko vuoden. Pankit ja vuokranantajat vaativat usein näitä asiakirjoja verolomakkeiden lisäksi (W2: n yhdysvallat) täydentäessään talous- tai asuntoasiakirjoja.

Ole passien ja joidenkin muiden virallisten juridisten asiakirjojen kanssa varovainen kopioiden tekemistä koskeville säännöille. On yleensä hyvä idea kutistaa tai suurentaa kuvaa vähintään 10 prosentilla (joten ei näytä siltä, ​​että yrität väärentää sitä).

Vaikka et usko, että sinun ei koskaan tarvitse toimittaa jäljennöksiä näistä asiakirjoista, on varmasti aikoja, jolloin sinun on viitattava passin numeroon (sanottava sovellus) tai muuhun tietoon niistä. Se on niin paljon tehokkaampaa etsiä tietoja tietokoneelta kuin aloittaa kaivaminen paperikaapin läpi.