Järjestäytyminen: yhteistyön työkalupakki

Sisällys

• Järjestäydy: Yhteistyökalupakki
• Tehtävien hallinta, Projektinhallinta, Näyttöjako

Kaksi ystäväni kertoivat minulle äskettäin kertoivat minulle puhaltavan heidän mieltään. Miten? Helppo. Akselin sähköpostilangan, joka meillä oli suunnittelemassa suuren illallisen retken järjestämistä (tiedät kuinka nuo ketjut räjähtävät ja kukaan ei voi pysyä sen kanssa, kuka sanoi, että he olivat vapaita mihin päivämäärään mennessä) ja käytin sen sijaan Doodlea. Doodle on ilmainen verkkosivusto, jonka avulla voit luoda online-kyselyn esimerkiksi päivästä ja päivästä, jolloin ihmiset voivat vapaasti kokoontua. Olen käyttänyt sitä vuosien ajan yhteistyöhön, lähinnä aikataulujen kokoamiseen ihmisten kanssa, jotka asuvat ympäri maailmaa ja ovat eri aikavyöhykkeillä.

Niin monia upeita sovelluksia on tarjolla yhteistyön avuksi. Ehkä puhalsi ystäväni mieleni tehokkuudellani, mutta se puhalsi mieleni ymmärtääkseni, että he eivät olleet koskaan törmänneet Doodleen!

Auttaaksemme ihmisiä siinä vaivalloisessa yhteistyöorganisaattorin velvollisuudessa, halusin kertoa parhaista työkaluista, joita olen löytänyt loistavien mielen ja ideoiden saamiseksi yhteen.

aikataulutus

Doodleista on tullut mennä ajointisovellukseeni, koska se on ilmainen eikä edellytä osallistujien rekisteröitymistä käyttämään. Aseta kysely, lähetä linkki ja anna ihmisten vastata vain siirtymällä verkkosivustolle ja valitsemalla ruudut. Se on korvaamaton tapaamisten tai sosiaalisten tapahtumien ajoittamiseen suuren ryhmän kanssa.

Kun kaikki käyttävät samaa kalenterijärjestelmää, kuten Outlookin kalenteria, voit yleensä tehdä kalenterisi näkyväksi muille ryhmän jäsenille, mikä voi auttaa ajoittamisessa, mutta nämä olosuhteet eivät aina toimi kaikille. Toinen vaihtoehto on Tungle.me, joka sisältää joitain samoja Doodlen elementtejä sekä mahdollisuuden tehdä ilmaiset ja kiireiset ajasi julkisiksi tai tietyille ihmisille näkyviksi.

Asiakirjojen ja kansioiden jakaminen

Kuinka annat tiedostot kaikkien ihmisten saataville, joiden kanssa teet yhteistyötä? Älä lähetä sähköpostia heille ympäri! Se on huolimaton ja vaikea seurata. Tarvitset paremman tavan jakaa asiakirjoja ja kansioita.

Yksinkertaisimmat ratkaisut ovat tiedostojen synkronointipalvelujen muodossa, kuten Dropbox tai SugarSync. Käytän tosiasiallisesti sekä SugarSync-tiedostoa työtiedostoihin että Dropboxia henkilökohtaisiin tiedostoihin. Olen käyttänyt niitä jakamaan asiakirjoja kaikenlaisille ihmisille, mukaan lukien toimittajat ja jopa lakimieheni.

Mielestäni Dropboxin ja SugarSyncin asennus ja käyttö - ja vakuuttaa muut ihmiset käyttämään - on paljon yksinkertaisempaa kuin FTP-sivustot, mikä on vanhemman koulun tapa jakaa tiedostoja ja kansioita.

Editointi yhteistyössä, asynkronisesti

Vielä yksi syy käyttää Dropboxia, SugarSynciä tai muuta tiedostojen synkronointipalvelua yhteistyön järjestämiseen on, koska niiden avulla useat ihmiset voivat muokata yhtä asiakirjaa, vaikka yleensä asynkronisesti. Toisin sanoen, et voi katsoa, ​​että toinen henkilö muokata tiedostoa reaaliajassa. Muutokset tapahtuvat paikallisesti ja muuttuvat ryhmälle näkyviksi vasta, kun muokkausta tekevä henkilö lataa asiakirjan takaisin jaettuun sijaintiin.

Nämä palvelut eivät anna sinulle hienoa yksityiskohtaa siitä, mitä yhteistyökumppanit voivat ja eivät voi (et voi esimerkiksi antaa Katelle kykyä muokata tiedostoja X ja Y, mutta ei Z ), mutta ne tarjoavat perusoikeudet. Voit esimerkiksi jakaa lähettämällä vain luku -linkkiä, tai voit kutsua ihmisiä käyttämään täysimääräisesti tietyn jaetun kansion sisältöä.

Editointi yhteistyössä, synkronisesti

Google Drivessa (entinen Google Docs) on yksi vaikuttavimmista yhteistyöominaisuuksista, mitä olen koskaan nähnyt: kyky muokata yhteistyössä reaaliajassa.

Tein kerran työskentelyä toisessa osavaltiossa olevan kumppanin kanssa, ja meillä oli viikoittaisia ​​puhelintapaamisia, joiden oli tarkoitus olla "työtapaamisia". Toisin sanoen keskustelimme projektin tilasta samaan aikaan saaden aikaan töitä, jotka paransivat projektin tilaa. Käytimme Googlessa yksinkertaista laskentataulukkoa tehtävien kirjaamiseen ja merkitsemme ne ensisijaisella arvosanalla. Viikon aikana voimme lisätä muistiinpanoja tarpeen mukaan. Sitten kokouksemme aikana voimme käydä läpi luettelon, suorittaa tehtäviä reaaliajassa puhelimessa ollessaan ja merkitä ne pois. Joskus hän kuitenkin näki jotain luettelossa ja sanoi: "Mitä se tarkoittaa?" Selitän. Ja hän muutti tehtävän kirjoittamista, suoraan silmäni edessä, niin että olin varma, että hänen tehtävänsä käännös tarkoitti samaa mitä tarkoitin. Se oli autuaasta yhteistyössä.

Googlen työkalut toimivat laskentataulukoiden lisäksi myös esitys- ja tekstiasiakirjoissa.