Järjestäytyminen: 7 tapaa järjestää yhteystiedot automaattisesti Jill Duffy

Kuinka monta sähköpostiosoitetta käytät? Kuinka monta yhteystietokantaa sinulla on seurauksena? Osoitekirjan pitäminen ajan tasalla on tuskaa, koska se vaatii usein päivityksiä. Onneksi on olemassa joitain tapoja automatisoida yhteystietoluettelosi päivittäminen ja varmuuskopiointi.

Täällä jaan kanssasi seitsemän tapaa, joilla voit järjestää automaattisesti yhteystietoluettelosi. Viidestä temppusta käytetään IFTTT: tä, ilmaista verkkosivustoa ja palvelua, joka tarkoittaa "jos tämä, niin se". IFTTT toimii näin: Valtuutat sen käyttämään erilaisia ​​käyttämiäsi verkkotilejä, kuten Gmail, Evernote, iOS Contacts ja niin edelleen. Sitten luot "jos tämä, niin" sen skenaarion (tai "reseptin", kuten niitä kutsutaan), jonka palvelu suorittaa. Näytän sinulle joitain esimerkkejä hetkessä. Sinun ei tarvitse tietää, kuinka koodata tai kirjoittaa skriptejä reseptien luomiseen. Se on todella yksinkertaista.

Pidän mieluummin IFTTT-verkkosivustoa täysikokoisena tietokoneen tai kannettavan tietokoneen näytössä, mutta siinä on IFTTT iPhone -sovellus ja äskettäin julkaistu IFTTT Android -sovellus, jos haluat työskennellä mobiililaitteella.

Joten tässä on viisi tapaa käyttää IFTTT: tä (ja kaksi bonustapaa käyttämällä muita työkaluja kuin IFTTT), joiden avulla voit järjestää, varmuuskopioida ja yleensä ylläpitää osoitekirjaasi. Tilaa ilmainen IFTTT-tili ja etsi näitä reseptejä sivuston "Selaa" -osiosta. Huomaat, että tähän sisältyvät reseptit ovat luonteeltaan samanlaisia, mutta käyttävät erilaisia ​​palveluita. Lisätietoja automaatiota koskevista suosituksista on kohdassa 101 parasta ifttt-reseptiä.

1. Jos uusi Gmail-sähköposti tulee, lisää sitten "Osoitteesta" Google Driveen

Ota tämä resepti käyttöön ja kun uusi Gmail-viesti saapuu, sinulle tallennetaan automaattisesti lähettäjän sähköpostiosoite Google Drive -taulukkoon. Testaamalla tätä reseptiä huomasin, että saat kopioita, mikä on tavallaan ärsyttävää ja vähemmän kuin ihanteellinen. Jos sinulla on älykäs ja automatisoitu tapa huijata tämä luettelo, jaa se kommentteihin!

2. Jos uusi yhteyshenkilö lisätään iOS-yhteystietoihin, lisää sitten "Osoitteesta" Google Driveen

Tämä automaatio toimii samalla tavalla kuin edellinen, paitsi että se käyttää iOS-yhteystietoja uusien saapuvien Gmail-viestien sijaan. Tämän seurauksena se ei kärsi yllä mainitusta päällekkäisestä ongelmasta. Alaosassa se on tarkoitettu vain Applen käyttäjille.

3. Jos uusi yhteyshenkilö lisätään iOS-yhteystietoihin, kutsu sitten yhteys LinkedInissä

Ota tämä resepti käyttöön, ja se auttaa sinua ylläpitämään tietokantaa LinkedIn-yhteyksistä. Voit käyttää sitä muiden iOS-yhteyshenkilöiden reseptien lisäksi (et ole rajoittunut vain yhteen), mutta taas vain, jos olet Applen käyttäjä.

4. Jos uusi sähköposti tulee Gmailiin, liitä lähettäjän sähköpostiosoite Evernoten muistiinpanoon

Tämä resepti on ainoa tässä luettelossa, jota ei ole ennalta valmistettu IFTTT: ssä ja joka on saatavilla "Selaa" -osiossa, mutta olen jakanut sen, joten sen pitäisi olla julkisesti saatavilla nyt. Kuten edellisessä Gmail-resepissä (numero yksi tässä luettelossa), sinulla on kaksoiskappaleet uusien sähköpostien saapuessa, mutta ainakin sinulla on varmuuskopio yhteystiedoistasi.

5. Jos uusi yhteyshenkilö lisätään iOS-yhteystietoihin, lisää sitten huomautus Evernoteen

Tässä on toinen iOS-käyttäjille. Varmuuskopioi iOS-yhteystiedot Evernoteen. Kuten kirjoitettu, tämä resepti tallentaa lähettäjän nimen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen, osoitteen, jäsenyyden (organisaatio / yritys), työnimikkeen, muistiinpanot ja lisäyspäivän. Voit muokata reseptiä, jos haluat, sulkea pois nämä kentät.

Kaksi bonustemppua

Vaikka IFTTT on erinomainen palvelu, jota on helppo käyttää, minulla on kaksi muuta taktiikkaa yhteystietojen järjestämiseen.

6. Lähetä viestit edelleen Gmail-osoitteesi mukautettuun muunnelmaan

Yksi käyttää vanhaa Gmail-temppua. Vaikuttaa siltä, ​​että Gmail-osoitteesi jaksot eivät vaikuta postin toimittamiseen sinulle. Joten, ja molemmat toimittavat samalle tilille. Temppu on sitten asettaa Gmailiin sääntö, joka suodattaa Gmail-osoitteesi eri variaatiot. Asetin säännön, että jos saapuvat postit lähetetään henkilökohtaiseen Gmail-osoitteeseeni, jonka nimessä on kaksi erityisesti asetettua jaksoa, viesti ohittaa Saapuneet-kansion ja merkitään Yhteystiedot. Käytän tätä osoitetta, kun saan sähköpostiosoitteeni, joka lähetetään työosoitteeseeni joltakin, josta tulee myös henkilökohtainen yhteyshenkilö: välitän viestin erityiseen muunnelmaan Gmail-osoitteeseen tai vastaukseen. Seurauksena on, että nuo ihmiset ja sähköpostihistoria ovat nyt henkilökohtaisessa Gmailissani, täysin tutkittavissa, mutta poistettu näkyvistä postilaatikostani.

7. Lisää automaattisesti yhteystietoihin saapuvat ja olemassa olevat sähköpostit

Toinen temppu on käyttää ilmaista sovellusta EasilyDo for Android tai EasilyDo for iPhone. Se on henkilökohtainen avustajasovellus, jossa on kymmeniä automaatioita, jotka voit mahdollisesti ottaa käyttöön. Sillä on automaatio nimeltään Yhteystiedot, joka etsii uusia ja olemassa olevia yhteystietoja sähköpostitileiltä, ​​joihin annat sille pääsyn. Sitten se lisää löytämänsä ihmiset sinulle Yhteystiedot-, Evernote-, Salesforce- ja LinkedIn-tilit tai sen, kumpi valitset. EasilyDo tunnistaa yleensä, kun yhteyshenkilö on jo olemassa, päästämällä eroon kopiointiongelmasta, jonka havaitsin joissain muissa automaatioissa, ja siinä on jopa kopioinnin automaatio, jonka voit suorittaa puhdistaaksesi olemassa olevat yhteystiedot.

Yhteystietojen pitäminen järjestettyinä, varmuuskopioina ja ajan tasalla on yksi niistä askareista, joka vaatii jonkin verran ylläpitoa. Mutta kun automatisoit ylläpidon, hartioillesi ei käytännössä jää mitään työtä.