Järjestäytyminen: 7 välttämätöntä vinkkiä käyttäjille

Monet joukkueet siirtävät sisäistä viestintäänsä pois sähköpostista ja viestisovelluksiin, kuten Slackiin. Siipistä on tullut yksi suosituimmista työkaluista, joita ryhmät käyttävät kommunikointiin ja yhteistyöhön, mutta se ei välttämättä ole yhtä tehokasta kuin sähköposti yksin.

Saadaksesi kaiken irti löysästä, sinun on varmistettava, että käytät joitain tärkeimmistä ominaisuuksista, jotka tekevät sovelluksesta erilaisen kuin sähköposti.

Paljon tuottavuuteen liittyviä vinkkejä, jotka olen nähnyt Slackille, ovat pikanäppäinten oppiminen, kolmansien osapuolien sovellusten yhdistäminen ja automaattisten komentojen asettaminen IFTTT: n avulla. Tällaiset asiat ovat todella hyödyllisiä, mutta mielestäni voit saada enemmän tuottoa sijoitetun ajan kuluessa keskittymällä tärkeimpiin ominaisuuksiin, mukautuksiin ja parhaisiin käytäntöihin. Nämä ovat molemmat helppoja oppia ja todennäköisesti vaikuttavat suuremminkin Slack-tehokkuuteen.

1. Lisää avainsanojen ja lauseiden ilmoitukset

Yksi ensimmäisistä säätämistäsi asetuksista on ilmoitukset, jotta voit tuottaa kokemusta Slackista. Sinun tulisi keskittyä erityisesti ilmoituksiin sanoista, joilla on sinulle erityinen merkitys.

Napsauta nimesi vasemmassa yläkulmassa ja valitse Asetukset. Siirry ilmoitusasetuksiin. Vieritä alas kohtaan, jossa näet Korostetut sanat. Kaikki täällä kirjoittamasi sanat tai ilmaukset laukaisevat hälytyksen, kun joku käyttää niitä.

Sinun ei tarvitse käyttää lainausmerkkejä useamman kuin yhden sanan termeihin, eikä sanoissa ole kirjainkoolla merkkejä.

2. Muokkaa kanavailmoituksia

Kaikki liitetyt kanavat eivät ole välttämättä yhtä tärkeitä kuin muut, ja et ehkä halua kuulla bing-, soitto-, ding-, summe- tai äänimerkkejä joka kerta, kun joku kanavan mainitsuista saa @everyoneen huudon. Samoin jotkut kanavat voivat käyttää sinulle tärkeitä avainsanoja, mutta niiden käyttö tietyllä kanavalla ei ole. Voit sulkea pois avainsanojen ja lauseiden ilmoitukset valituista kanavista.

Aloita siirtymällä kanavalle, jota haluat säätää. Napsauta sivun yläosassa kanavan nimeä ja valitse sitten Kanavan ilmoitusasetukset. Tee muutokset näkyviin tulevaan ruutuun.

3. Käytä @Everyone ja @Channel säästeliäästi

Tämä tuottavuusvihje koskee enemmän Slack-etikettiä kuin mitä tahansa erityisominaisuutta tai vaihtoehtoa: Käytä @everyone ja @channel säästeliäästi.

Kummankin huomautuksen käyttäminen vastaa sähköpostin räjähdyksen lähettämistä kaikille, jota sinä ja joukkueesi yrität välttää käyttämällä Slackia ensisijaisesti.

4. Lisää Slack Email-aliakset yhteystietoihisi

Rakastan sitä, että joukkueet voivat lähettää viestejä Slackiin lähettämällä sähköpostia erityiseen osoitteeseen. Mutta vihaan, että sähköpostiosoitteet ovat gobbledygook.

Tee itsellesi palvelus lisäämällä Slack email-aliakset osoitekirjaasi ja antamalla heille mieleenpainuvampi nimi. Esimerkiksi, jos käytät sähköpostin edelleenlähettämistä ilmoittaaksesi joukkueellesi lehdistölle, nimeä Slack-sähköpostiosoite Slack Press Coverage. Jos käytät sitä uutisten välittämiseen, kutsu sitä Slack News -sivuksi. Tällä tavalla, kun aivosi ajattelevat sähköpostin lähettämistä Slackille, sormesi voivat alkaa kirjoittaa "Slack", mikä on vain järkevää.

Löydä sähköpostin aliakset (tai määritä ne) siirtymällä ryhmän Sovellukset ja mukautetut integraatiot -asetukseen. Uusi sivu aukeaa. Valitse oikeasta yläkulmasta Määritä. Etsi sähköposti. Jos haluat saada jo määritettyä sähköpostiosoitetta, valitse Muokkaa kokoonpanoja. Voit kopioida ja liittää aliaksen sieltä.

5. Kirjoita / komentoille ja pikavalinnoille

Voit käyttää paljon aikaa komentojen ja pikanäppäinten oppimiseen, mutta mielestäni Slackin käyttäjille, jotka eivät ole virrankäyttäjiä, on parempi käyttää aikaa muistaa, että voit kirjoittaa eteenpäinviivan minkä tahansa viestin alkuun ja nähdä luettelon komentojen vaihtoehdot.

Valitse haluamasi komento luettelosta kirjoittamalla komennon seuraava kirjain.

6. Lisää muistutuksia

Kun avaat nopeiden komentojen maailman Slackissa, oppimisen arvoinen on muistutukset. Kirjoita "/ muistutus" ja anna Slackin kehottaa sinua täyttämään loput.

Voit lisätä muistutuksia itsellesi, joukkuetovereillesi tai koko kanavalle. Voit asettaa muistutuksen esimerkiksi hälyttämään ryhmäsi kaikkia tyhjentämään jääkaapin perjantaina klo 16.40

7. Lisää väri sivupalkkiisi

Jos käytät Slackia useammassa kuin yhdessä ryhmässä tai tarkoituksessa, siirtyminen tililtä tilille voi olla hämmentävää, ellet määritä sivupalkeille erilaisia ​​teemoja.

Suosittelen, että valitset teemat, jotka eroavat toisistaan ​​eniten, jotta voit tunnistaa nopeasti ja helposti, mihin joukkueesi olet milloin tahansa.